Budgétisation d'un projet : comment faire ? (+ exemple)

La budgétisation prévisionnelle d'un projet fait partie du processus de financement qui comporte cette budgétisation, mais aussi en amont l'évaluation du coût du projet et en aval la maîtrise des coûts. La budgétisation d'un projet permet de recenser, d'identifier et de classer les dépenses et les recettes acquises ou en cours d'acquisition.

L'importance de la budgétisation d'un projet

Il est primordial de budgétiser un projet, car cela permet d'évaluer les coûts prévisionnels et de les comparer aux bénéfices estimés. De cette manière, il est facile de voir la rentabilité potentielle d'un projet. La budgétisation d'un projet met ainsi en avant des indices sur l'intérêt de la réalisation du projet et sur ce que celui-ci va rapporter à l'entreprise ou aux investisseurs. Cette budgétisation permet également de s'assurer que l'entreprise dispose du budget nécessaire et donc qu'il y aura assez de fonds pour mener le projet à terme. Elle permettra de réaliser des ajustements tout au long de celui-ci et de viser l'équilibre ou la marge espérée. Budgétiser un projet augmente également ses chances de réussite.

Attention, la budgétisation n'est qu'une étape dans le processus de lancement de projet. Pour étayer son projet, l'entreprise doit également réaliser une étude de faisabilité et un business case qu'elle pourra présenter aux différents investisseurs.

Comment budgétiser un projet en 8 étapes ?

• Évaluer le plus précisément possible les délais de réalisation du projet.
• Prendre en compte les coûts directs.
• Tenir compte des coûts indirects.
• Estimer les dépenses « valorisées ».
• Déterminer une marge de manœuvre budgétaire.
• Trouver des sources de financement.
• Estimer les coûts d'avancement à chaque étape du projet.
• Choisir avec attention un outil de gestion de projet.

Évaluer le plus précisément possible les délais de réalisation du projet

Il faut savoir que les collaborateurs d'une entreprise auront toujours tendance à être optimistes et sous-estimeront en général la durée effective nécessaire à leurs différentes tâches. Il est tout de même important de les inclure dans l'évaluation pour partir d'une estimation de base. Ensuite, il faut se servir des expériences passées ou de celle d'autres entreprises pour faire une estimation plus précise et ajustée des coûts humains du projet. Il faudra également tenir compte du fait que les collaborateurs et autres intervenants ne sont productifs en moyenne que sur 80 % de leur temps réel de travail. Enfin, lors de l'élaboration de la budgétisation d'un projet, il faut également définir une marge pour tout ce qui concerne les changements de tâches.

Prendre en compte les coûts directs

Il est important de tenir compte des dépenses à prévoir et donc de calculer les coûts directs d'investissement. Parmi ces postes d'investissement, il faut déterminer :

• la somme des salaires au prorata d'heures estimées dédiées au projet et donc les équivalents temps plein (ETP) ;
• les charges d'exploitation ;
• la main-d'œuvre externe ;
• les différents achats et la location de matériel ;
• les frais de communication ;
• les frais de déplacement, de réunion et autres.

Tenir compte des coûts indirects

La budgétisation d'un projet tient également compte des coûts indirects. Parmi ces postes budgétaires, il faut distinguer :

• les frais de gestion qui comprennent les salaires des services transverses de l'établissement ou sous-traités ;
• les charges diverses qui pèsent sur l'entreprise (loyer, eau, électricité, téléphonie, etc.) ;
• les charges financières comme un emprunt ou des agios ;
• les impôts et les taxes ;
• les frais généraux de communication et autres.

Estimer les dépenses « valorisées »

Les dépenses « valorisées » désignent les dépenses d'un projet qui ne peuvent pas être confirmées par une facture, mais qui expriment la réalité des dépenses et des ressources. Il peut s'agir du prêt d'une salle ou de matériel ou encore de bénévolat. Ce type de dépenses est notamment très important pour une association qui fait des demandes de subventions ou pour une entreprise qui a des partenaires.

Lors de la budgétisation d'un projet, le plus souvent, il est nécessaire de traduire les sommes demandées aux investisseurs en pourcentage du projet total. Par exemple, en insérant une salle « valorisée », le budget total va augmenter et donc la part demandée en pourcentage à un financeur va baisser.

Déterminer une marge de manœuvre budgétaire

Il y a toujours une part d'incertitude dans un projet et c'est là un élément difficile à prévoir dans le budget prévisionnel. En effet, il peut y avoir des retards ou des ajustements en cours de process. L'entreprise devra alors procéder à des révisions budgétaires même si les estimations des coûts initiaux étaient précises. Il faudra donc prévoir dès le début un fond d'urgence, autrement appelé contingence.

Ce capital est toutefois difficile à définir. Il faut faire attention à ne pas surestimer le montant qui pourrait alors paraître irréaliste pour les personnes validant le budget. Il est donc recommandé d'ajouter 10 % aux dépenses globales pour ces imprévus.

Trouver des sources de financement

Trouver des sources de financement est primordial pour la réalisation d'un projet et particulièrement pour un projet en milieu associatif avec des demandes de subventions. Un budget prévisionnel doit diversifier ses sources de financement. Cela rassure les investisseurs puisqu'un unique partenaire n'assumera pas, à lui seul, toute la charge du projet. De plus, cela permettra d'assurer la réalisation du projet même dans le cas du désistement d'un des financeurs. Avoir différentes sources de financement permet de trouver un certain équilibre financier pour mener à bien la réalisation du projet.

Enfin, lorsque qu'une entreprise entreprend la budgétisation d'un projet, il est important de savoir qu'une partie autofinancée permet d'obtenir un équilibre valorisable entre les dépenses et les recettes. Cela permet en effet de montrer son implication dans le projet. Les recettes peuvent être obtenues par :

• l'autofinancement ;
• la vente de produits ;
• les prestations de services ;
• les partenariats ;
• les subventions et autres.

Estimer les coûts d'avancement à chaque étape du projet

Lors de la budgétisation d'un projet, il est important de déterminer les coûts d'avancement à chaque phase. En début de projet, ces coûts seront approximatifs, mais ils se préciseront à chaque étape. Afin d'obtenir la validation de tous, la budgétisation d'un projet doit être la plus détaillée et la plus précise possible. Ensuite, elle s'ajustera selon les besoins et les évolutions du projet.

Réaliser un budget sur toute la période et les phases de vie d'un projet permet d'avoir une meilleure visibilité sur sa réalisation et une meilleure adaptabilité aux différentes contraintes. La marge d'erreur sera alors moindre.

Choisir avec attention un outil de gestion de projet

Pour optimiser la budgétisation d'un projet, l'entreprise peut opter pour l'achat ou l'abonnement à un outil de gestion de projet. Véritable plateforme collaborative, cet outil doit être très complet et permettre de planifier toutes les étapes d'un projet et de le suivre au jour le jour. Il permettra de suivre le budget en temps réel, mais également de comparer les prévisions et le réel. L'utilisateur pourra y créer des interdépendances entre les différents projets et modifier ou déplacer des tâches en fonction de l'évolution du projet.

Exemple de budget prévisionnel d'un projet

Voici l'exemple du budget prévisionnel des ressources humaines d'une entreprise souhaitant lancer la création d'un site internet. Ce tableau représente les différentes phases de l'initialisation à l'exploitation du projet avec les besoins en ressources. Pour chaque étape, le tableau indique les charges estimées par tâche.

Source : https://openclassrooms.com/fr

Dans cet exemple de budgétisation d'un projet web, lors de la phase initiale, la tâche « étude de faisabilité » est estimée au coût suivant : 130,8*0,5 + 138,5*0.5 + 115,4*0.5 soit 192,35 €. Ce chiffrage représente une demi-journée de travail pour une équipe constituée d'un chef de projet (à 130,8 € la journée), d'un développeur (à 138,5 € la journée) et d'un graphiste (à 115,4 € la journée).

Pour la définition des ressources internes, il faut estimer leur coût journalier en fonction du salaire brut des collaborateurs intervenant dans le process. Ensuite, il faut augmenter ce coût du nombre de jours d'intervention prévus pour mener à bien les tâches et finir le projet dans sa globalité. Enfin, il faudra évaluer les coûts annexes, dont le coût des licences, des logiciels nécessaires au projet, des serveurs de tests et de ceux de production.

Après avoir évalué les charges, il faut calculer les recettes (subventions, partenariats, autofinancement, etc.) pour ensuite vérifier l'équivalence entre les coûts et les financements et obtenir a minima un équilibre budgétaire.

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