Les réunions témoignent généralement d'une volonté de travailler de façon plus horizontale et elles ont une fonction sociale et structurante particulièrement forte depuis que le télétravail s'est démocratisé. Pourtant, bon nombre d'employés les jugent inutiles. Pour préserver la productivité et la créativité de tous, les entreprises doivent donc réinventer leur façon de se réunir.
Les réunions inutiles, un coût important pour les entreprises
En 2018, les cadres Français ont passé 27 jours en réunion, soit plus que le nombre de jours de congés dont ils disposent. La tendance à se réunir à outrance est telle qu'un nom a même été inventé pour décrire ce phénomène : la réunionite.
Si certaines réunions semblent indispensables au bon fonctionnement d'une entreprise et à la productivité des collaborateurs qui la composent, d'autres sont inutiles et représentent une perte de temps et d'argent considérable. En 2019, Doodle a estimé que plus de 24 milliards d'heures seraient consacrées aux réunions inutiles aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Suisse et en Allemagne pour un coût de 541 milliards de dollars.
Au-delà de la perte de temps et d'argent, il semblerait que les réunions inutiles aient également un impact sur la qualité du travail. Plus d'un quart des professionnels sondés par Doodle estiment que les réunions mal organisées affectent leurs relations avec leurs clients et ils sont plus de 40 % à juger qu'elles créent de la confusion et impactent leur capacité à travailler correctement.
Selon le professeur Steven Rogelberg, de l'Université de Caroline du Nord, « il n'existe peut-être pas d'activité professionnelle aussi courante et pourtant aussi critiquée que la réunion ». En effet, d'après une étude menée par OpinionWay, une réunion sur deux est jugée non productive et plus d'un quart des salariés ne voient pas la nécessité de leur présence. Résultat : ils sont plus de 4 sur 10 à utiliser leur smartphone ou leur ordinateur pour faire autre chose.
Faut-il supprimer les réunions ?
Ces entreprises qui tournent le dos aux réunions
Le coût des réunions inutiles est tel que certaines organisations font le choix de leur tourner le dos : c'est le cas d'Alan. Spécialisée dans l'assurance santé des professionnels, cette entreprise a banni les réunions en 2017 et affirme qu'elle ne reviendrait sur sa décision pour rien au monde. « Nos réunions étaient pensées pour être courtes, bien organisées et produire des décisions. Mais, très souvent, on dérapait – les discussions sont très difficiles à maîtriser. On était déçus des résultats, on avait du mal à se rappeler ce qui s'était dit, c'était compliqué avec les personnes absentes et celles à distance », explique Jean-Charles Samuelian-Werve, cofondateur d'Alan. Pour remédier à cette difficulté, il a fait le choix avec ses collaborateurs de changer du tout au tout : « maintenant, quand on a besoin de l'intelligence de l'équipe pour résoudre un problème, approfondir un sujet, valider des solutions, au lieu de programmer une réunion, on ouvre une issue sur GitHub. Une issue est un fil de discussion écrit par lequel on échange avec les personnes concernées dans le but d'atteindre une conclusion actionnable. Comme sur un forum en ligne, on échange sans avoir remué ciel et terre pour rassembler tout le monde dans la même pièce ». Par ailleurs, pour que chacun puisse s'organiser comme il le souhaite et décider à quel moment il veut interagir avec le reste de l'équipe, les notifications ont été supprimées. « Nous n'allions pas tout faire pour avoir l'esprit libre et continuer à nous faire déranger à chaque fois qu'on reçoit un message ».
L'entreprise voit de nombreux avantages à cette organisation. Elle estime gagner du temps, prendre de meilleures décisions mais aussi être plus transparente avec l'ensemble de ses collaborateurs : « avec notre système d'issues, tout le monde peut participer à toutes les discussions. Pas de bruits de couloir, pas de secrets, pas de politique : tout le monde a la même information ».
Si certaines entreprises, comme 360Learning, font le même pari qu'Alan, d'autres se montrent plus mesurées et décident de tourner le dos aux réunions certains jours seulement. Ainsi, depuis 2013, Asana n'organise pas de réunion le mercredi. L'objectif est de permettre à tous les employés de bénéficier de longues plages de travail, sans interruption, pour avancer sur des projets particulièrement chronophages ou continuellement repoussés par exemple. Évidemment, il peut exister certaines exceptions à la règle et Asana encourage ses équipes à « faire preuve de jugement ». Toutefois, les résultats sont là : selon l'entreprise, le mercredi est le jour où le plus grand nombre de tâches sont accomplies. Par ailleurs, c'est aussi le jour préféré de nombreux collaborateurs.
Durant la crise sanitaire provoquée par la pandémie de Covid-19, HubSpot a pris une décision similaire en encourageant ses employés à éviter les réunions en interne le vendredi.
Les réunions utiles existent
Évidemment, il n'y a pas que des réunions inutiles. Certaines sont bénéfiques. Selon, Victor Carreau, cofondateur de Comet Meetings, une entreprise spécialisée dans la location de salles de réunion et lieux atypiques, « la réunion utile, c'est celle qui aboutit sur une décision stratégique, impactant l'entreprise et ses équipes au cœur de leur activité. Ce qui pose le plus grand défi d'une réunion, c'est le cadre, mais pas seulement. Le lieu, le service, le contenu sont également à prendre en compte. En tout, on ne dénombre pas moins d'une centaine de facteurs qui peuvent influencer la qualité d'une réunion. Outre les aspects tangibles et visuels, les éléments du « contenant », il y a également l'interaction entre les collaborateurs réunis – un simple instant d'inattention de l'un d'entre eux peut conduire à un résultat amoindri ». C'est donc à chaque entreprise, selon sa culture, ses valeurs et ses objectifs, de mettre en place des solutions pour mieux se réunir tout en gardant à l'esprit cette réflexion d'Henry Ford : « se réunir est un début, rester ensemble est un progrès, travailler ensemble est la réussite ».
Louis Vareille, réuniologue et fondateur de l'École Internationale de Réuniologie, souligne quant à lui la fonction sociale et collaborative de la réunion : « dans toute organisation, la réunion est le lieu où s'apprivoise et s'épanouit le collectif, et où les individus peuvent contribuer aux décisions et au déploiement de la vision. C'est la responsabilité du management que d'en créer les conditions ». Pour changer, il estime que les entreprises doivent trouver le courage de modifier leurs habitudes, se focaliser sur un petit nombre d'actions simples et faire en sorte que chaque réunion soit une source d'apprentissage.
De nouvelles façons de se réunir
Le cas particulier des réunions hybrides
La crise sanitaire provoquée par la pandémie de Covid-19 a conduit de nombreuses entreprises à opter pour une organisation plus flexible. D'après un sondage réalisé par OpinionWay pour Slack, plus de deux tiers des entreprises pratiquent le télétravail depuis septembre 2021. Ce changement majeur a profondément modifié les méthodes de travail et notamment les façons de se réunir. Pour qualifier ces temps d'échange où une partie des participants se trouve dans une salle et une autre en télétravail, Louis Vareille parle de réunions asymétriques. Selon lui, « ces réunions font vivre une expérience déséquilibrée aux participants, une expérience qui n'est clairement pas la même pour ceux dans la salle et ceux qui sont à distance ». De ce fait, il n'est pas rare que des difficultés soient rencontrées. Il arrive en effet que les personnes qui travaillent à distance se sentent mises à l'écart, aient du mal à participer ou soient victimes de Zoom fatigue, un phénomène lié à l'utilisation intensive d'outils de visioconférence. Toutefois, il arrive aussi que ce soit les personnes présentes en salle de réunion qui souffrent de cette organisation particulière. Elles peuvent en effet avoir plus de difficultés à suivre que les autres participants lorsque des écrans sont partagés ou que l'activité sur le chat est importante.
Qu'elles soient choisies ou subies, les réunions hybrides exigent donc un certain nombre d'adaptations de la part des entreprises. Louis Vareille conseille tout d'abord de recréer les conditions de la symétrie en s'assurant que les personnes en présentiel sont dans les mêmes conditions que les personnes en télétravail. Afin de favoriser l'inclusion, il suggère également de commencer la réunion en s'adressant aux personnes à distance, de les citer régulièrement et de veiller à mettre un terme aux discussions dès qu'elles se déconnectent de la plateforme de visioconférence. Enfin, il recommande de faire les investissements technologiques nécessaires pour faciliter ces temps d'échange singuliers et de créer des petits moments de convivialité, similaires à ceux qui pouvaient être partagés de façon spontanée dans les couloirs de l'entreprise.
Les réunions debout
Comme leur nom l'indique, les stand-up meetings consistent à se réunir debout, généralement durant une quinzaine de minutes, afin de permettre à chaque membre de l'équipe de présenter ses priorités et les difficultés qu'il rencontre. Ces réunions peuvent avoir lieu tous les jours ou être organisées de façon un peu plus espacée. Toutefois, les participants doivent systématiquement répondre aux questions suivantes :
- Sur quoi avez-vous travaillé depuis la dernière réunion ?
- Sur quoi travaillez-vous actuellement ?
- Y a-t-il des obstacles qui limitent votre progression ?
Sopra Steria a opté pour ce type de réunion, en y ajoutant un gardien du temps. Selon Damien Delbart, directeur de projets, « se réunir debout permet de gagner en rapidité. Chacun a deux minutes de parole. Ainsi, nous ne sommes plus assis, à disserter. Le partage de l'information se fait plus rapidement ».
Le cowalking
Le cowalking est aussi appelé « walk and talk ». Il consiste à se réunir en petit comité à l'occasion d'une promenade afin de favoriser les échanges et la créativité tout en effaçant les liens hiérarchiques. Popularisée par Steve Jobs, le fondateur d'Apple, cette méthode apparaît comme une réponse aux problèmes des réunions trop longues et de la sédentarité au travail. Cependant, pour qu'elle apporte les bénéfices escomptés, il est préférable de se limiter à 4 participants, de respecter une durée précise et de déterminer par avance le parcours qui sera emprunté.
AXA France fait partie des entreprises qui pratiquent le cowalking. Selon Valérie Leselbaum Stepler, directrice médias, réputation et influence, « ce n'est pas une réunion en extérieur mais un temps d'échange lorsque nous avons besoin de réfléchir à un projet ou débriefer. On s'écoute vraiment. On est côte à côte et plus face-à-face ».
Les all hands meetings
Un all hands meeting est une réunion rassemblant tous les membres d'une entreprise. Ce format est généralement utilisé pour communiquer de manière transparente tout en resserrant les liens et en renforçant l'engagement.
Si Zoom en réalise deux fois par an, d'autres, comme TravelPerk, en font toutes les semaines. Cette entreprise, qui compte plus de 600 employés, refuse de revoir son organisation malgré son expansion : « nous donnons à toute l'équipe TravelPerk la chance d'être entendue avec un ordre du jour ouvert et une session de questions-réponses ». Elle estime que les all hands meetings ont 4 principaux avantages : elles créent un fort sentiment d'appartenance, elles permettent de mieux intégrer les nouvelles recrues, elles renforcent la culture d'entreprise et sont l'occasion de communiquer de façon plus transparente.
Les silent meetings
C'est Jeff Bezos, le fondateur d'Amazon, qui aurait inventé les réunions silencieuses plus connues sous le nom de silent meetings. Contrairement à ce que leur nom peut laisser penser, elles ne consistent pas à garder la bouche close durant toute la durée de la réunion mais plutôt à se taire pendant un certain temps pour mieux s'exprimer ensuite. Cette méthode permettrait de rendre les interventions des participants plus concises, plus pertinentes mais aussi de donner la parole à des personnes qui n'ont pas l'habitude de la prendre.
L'entreprise Square a opté pour ce format. Le principe est simple : durant trente minutes, les participants travaillent en silence sur un Google Doc, formulant des questions et répondant à celles de leurs collègues via les commentaires. Grâce à ce temps de réflexion et à l'usage de l'écrit, des points-clés sont alors identifiés et le groupe peut ensuite échanger oralement, de façon plus ciblée. « La première fois que j'ai participé à une telle réunion, cela m'a semblé un peu étrange mais j'ai vite réalisé que nous pouvions accomplir plus de choses dans le même laps de temps », confie Alyssa Henry, vice-présidente de Square.
Astuces pour optimiser les réunions de travail
Évaluer la qualité des réunions
Donner la parole aux participants
Les participants d'une réunion sont les mieux placés pour juger de ses points forts et de ses points faibles. Il faut donc leur donner la parole pour identifier des axes d'amélioration. Cela peut être fait de plusieurs manières :
- En réalisant un tour de table à la fin de chaque réunion pour permettre à tous les membres de l'équipe d'exprimer leur avis quant au temps d'échange qui vient d'avoir lieu.
- En créant un questionnaire en ligne composé de questions précises auxquelles il faut répondre par oui ou par non. Les discussions ont-elles été constructives ? L'ordre du jour était-il clair ? Les objectifs ont-ils été atteints ?
- En utilisant un outil agile pour mesurer le retour sur investissement du temps consacré à chaque réunion. L'application Roti.express permet par exemple d'obtenir de façon automatisée des feedbacks instantanés et de suivre leur évolution dans le temps sous forme de graphiques.
Faire appel à un réuniologue
Il peut être utile de faire appel à une personne extérieure à l'entreprise pour évaluer, avec recul, la qualité et la pertinence des réunions organisées. Il peut s'agir d'un coach professionnel ou d'un réuniologue qui, après un temps d'observation, donnera des clés pour optimiser la préparation de la réunion, son déroulement et son compte-rendu.
Écourter les réunions
Bien les préparer
Pour bien préparer une réunion, il faut définir un ordre du jour et un objectif clairs. Par ailleurs, il est important de choisir un format adapté. Si la conférence est pertinente pour informer, un atelier de créativité est idéal pour mener une réflexion commune. Enfin, il faut déterminer une durée. En 2018, les réunions duraient en moyenne entre 54 minutes et 1h17. S'il est souvent d'usage de consacrer des créneaux d'une durée invariable aux réunions, le temps nécessaire varie pourtant d'un événement à l'autre et il est donc préférable de réaliser une estimation précise.
Une fois toutes ces informations écrites, il faut les envoyer aux participants rapidement de manière à ce qu'ils aient le temps d'en prendre connaissance, d'organiser leur planning en conséquence et de poser des questions. Cela peut être fait au moyen d'un simple Google Doc. Lors de la réunion, il sera ainsi plus facile de répondre aux questions qui auront été posées en amont.
42 % des cadres estiment que les réunions auxquelles ils assistent sont rarement préparées correctement. Il s'agit pourtant d'une étape si importante qu'il peut être utile de lui réserver un créneau dans son agenda.
Limiter le nombre de participants
Selon une enquête menée par HelloWork (ex Cadreo) auprès de 630 cadres, le nombre idéal de participants à une réunion se situerait entre 4 et 6. S'il peut être difficile de respecter cette fourchette, il est toutefois possible de ne pas inviter trop de personnes inutilement. Ce collaborateur a-t-il vraiment besoin d'être présent ? Un compte-rendu bien rédigé pourrait-il suffire à l'informer ? Telles sont les questions qu'il faut se poser avant de lancer les invitations.
Selon Jeff Bezos, il ne faudrait pas avoir besoin de plus de deux pizzas pour nourrir l'ensemble des participants d'une réunion efficace.
Choisir un lieu approprié
Le lieu d'une réunion peut influencer de manière significative les capacités d'attention des participants. Une étude a par exemple démontré que deux tiers des salariés préfèrent se réunir en huddle space plutôt qu'en salle de conférence ou en salle de réunion classique. Par ailleurs, la présence de plantes, de lumière naturelle ou tout simplement de sièges confortables contribue à la performance d'une équipe. Il ne faut donc pas négliger tous ces détails.
Vérifier le matériel
Selon une étude menée par Barco, l'utilisation d'appareils technologiques en réunion peut être une source de stress importante pour les employés. En 2016, ils étaient d'ailleurs 11 % à déclarer que les soucis techniques rencontrés en salle de réunion avaient entraîné des pertes de contrat. Avant de débuter une rencontre, il est donc essentiel de s'assurer que l'ensemble du matériel fonctionne correctement.
Donner des rôles aux participants
Le fait de donner des rôles aux participants contribue à structurer une réunion et à améliorer son efficacité.
- L'animateur rappelle l'ordre du jour, la durée et l'objectif de la réunion. Il distribue la parole et veille à l'équilibre des échanges. Il peut également effectuer une synthèse à la fin de la rencontre.
- Le gardien du temps veille au bon respect du timing. Il rappelle régulièrement l'heure qu'il est afin que tous les participants soient conscients du temps qui s'est déjà écoulé.
- Le scribe prend des notes tout au long de la réunion. Ce faisant, il permet ainsi aux autres participants de se concentrer pleinement sur les échanges.
- Dans le cadre des réunions hybrides, Louis Vareille conseille de créer un autre rôle : le régulateur empathique. L'objectif ? Faciliter l'intégration des personnes à distance en régulant les activités qui pourraient nuire à leur expérience.
Bien gérer le temps
46 % des cadres estiment que les réunions auxquelles ils assistent sont souvent ou systématiquement trop longues. Pour bien gérer le temps lors d'une rencontre, il faut commencer par se montrer intransigeant sur la question de la ponctualité. En effet, en forçant l'animateur à répéter ce qui a été dit et en interrompant les échanges, les retardataires font perdre un temps considérable à l'ensemble de l'équipe. Par ailleurs, il peut être utile d'utiliser une méthode de gestion du temps comme la technique Pomodoro. Celle-ci préconise une période de travail de 25 minutes suivie d'une pause de 5 minutes.
Dynamiser la réunion
Pour dynamiser une réunion, il est possible d'échanger les rôles des participants ou de changer de lieu afin de rompre avec les habitudes qui ont été prises. Il peut aussi être intéressant d'utiliser une technique spécifique pour encourager la participation et libérer le potentiel créatif de chacun. La méthode Lego Serious Play consiste par exemple à utiliser des briques Lego pour créer un langage commun.
Surveiller son comportement
Selon un sondage réalisé par Doodle, 5 principaux facteurs seraient à l'origine d'une réunion inefficace : l'utilisation du téléphone, se couper la parole, ne pas écouter les interventions des autres, parler pour ne rien dire pendant un long moment et arriver en retard ou partir avant la fin. En veillant à se montrer respectueux, en s'interrogeant toujours au préalable sur la pertinence des informations qu'ils partagent avec le groupe, les participants peuvent donc contribuer à optimiser la qualité et la durée des réunions auxquelles ils participent.
Réduire le nombre de réunions
Encourager le travail asynchrone
Pour limiter les réunions, l'entreprise Alan a adopté un fonctionnement entièrement basé sur le travail asynchrone et développé une importante culture de l'écrit. « En opposition au travail synchrone, où l'on doit être tous dans la même salle, au même moment pour prendre une décision. Avec le travail asynchrone, on peut être à des endroits différents dans des moments différents pour prendre des décisions ensemble », explique Jean-Charles Samuelian-Werve.
Utiliser des outils de collaboration en ligne
49 % des cadres éprouvent des difficultés à exprimer leurs idées en réunion. Pour réduire leur nombre et améliorer la performance d'une équipe, il peut alors être utile d'utiliser un outil de collaboration en ligne. Asana, par exemple, permet de partager des documents, planifier des projets ou des tâches, coordonner le travail et communiquer plus efficacement.
Bien réfléchir avant de planifier une rencontre
Avant de planifier une réunion, il est indispensable de s'assurer qu'elle répond à un besoin précis et qu'elle sera utile à l'ensemble des personnes conviées. Une fois la liste des participants dressée, l'ordre du jour et les objectifs clairement établis, il faut questionner leur pertinence. Est-ce une démarche constructive ? Existe-t-il une façon plus efficace d'apporter des solutions aux problèmes soulevés ? Qu'est-ce qui montrera que le temps consacré à cette réunion aura été correctement utilisé ? Prendre le temps de se poser ces questions avant d'envoyer les invitations peut contribuer à éviter une réunion inutile.
Organiser scrupuleusement le calendrier
Il est important d'avoir une vue d'ensemble de son agenda pour observer la fréquence des réunions qui y sont programmées. Il est possible de les répartir de façon plus équilibrée, en veillant toujours à réserver du temps entre deux rencontres, voire même de supprimer celles qui semblent être les moins utiles.
Récapituler les points-clés
Lors d'une réunion, le fait de récapituler chaque point-clé avant de passer au suivant permet de s'assurer que des réponses concrètes ont été apportées à la question de départ et que tout le monde est d'accord quant aux tâches à mener. Par ailleurs, cela contribue à simplifier le travail du scribe et donc la rédaction du compte-rendu final.
Effectuer un bon compte-rendu
48 % des réunions auxquelles les cadres assistent sont rarement suivies d'un compte-rendu. Il s'agit pourtant d'un document essentiel résumant les points qui ont été abordés et les décisions qui ont été prises. Pour un maximum d'efficacité, il est conseillé d'envoyer le compte-rendu juste après la fin de la réunion. Des outils digitaux, tels que Aster, permettent de simplifier sa rédaction et d'automatiser son envoi.
De l'entretien individuel aux réunions d'équipe en passant par les all hands meetings, en distancielles ou en présentielles, toutes les réunions peuvent être optimisées. C'est à chaque entreprise de saisir cette opportunité pour enfin partager « un moment collectif de production, d'engagement et de développement, au service de l'efficacité collective et de l'épanouissement individuel » estime Louis Vareille.
Pour aller plus loin, téléchargez cet e-book gratuit sur la productivité et découvrez comment gagner en productivité.
