Comment faire une to-do list ? Conseils et outils

Une to-do list est une liste de tâches à effectuer. Cet outil pratique est de plus en plus utilisé dans le domaine professionnel pour planifier des missions et visualiser leur réalisation, mais la to-do list peut aussi être utile dans la vie personnelle. De plus, une to-do list peut être mise en forme sur ordinateur, sur téléphone mobile ou sur papier. Alors, comment créer une to-do list efficace ?

Comment faire en sorte qu'elle donne une vraie motivation pour avancer dans ses tâches ? Quels sont les dispositifs en ligne appropriés pour concevoir des to-do lists au quotidien ?

Comment faire une to-do list efficace ?

Même si élaborer une to-do list revient tout simplement à lister les tâches en cours, il est important de respecter une certaine mise en forme afin d'en faire un véritable outil de productivité :

• Commencer la description de chaque mission par un verbe à l'infinitif.
• Séparer le court, le moyen et le long terme.
• Créer un ordre de priorité entre les tâches.
• Alterner entre les tâches prenantes et les plus automatiques.
• Estimer le temps à consacrer à chaque tâche.
• Laisser une marge pour les imprévus.

Dans un premier temps et pour plus de clarté, il est conseillé d'utiliser des verbes d'action à l'infinitif pour décrire la mission à cocher sur la liste. Mieux vaut également séparer le court, le moyen et le long terme afin que la liste soit plus efficace et pérenne.

Ensuite, une to-do list se doit d'être fixée dans le temps pour éviter la dispersion. Idéalement, il faut aussi créer un ordre de priorité entre les tâches afin de cocher les plus urgentes en premier et ainsi gagner en motivation au fur et à mesure de l'avancement dans les missions. Alterner entre les tâches chronophages et les plus automatiques est également un bon moyen de créer un sentiment d'accomplissement en effectuant des actions moins répétitives.

Enfin, établir des délais est essentiel pour la réussite de la to-do list. Il convient alors d’estimer le temps à consacrer à chaque mission tout en prévoyant une marge pour la gestion des imprévus.

Structurée ainsi, l'efficacité de la to-do list est décuplée et permet de gagner en motivation tout au long de l'avancée de ces tâches.

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Trello

Flexible, Trello est un outil de création de to-do lists, qui peuvent ensuite être partagées au sein d'une équipe. Ses fonctionnalités plus avancées permettent aussi de formaliser d'autres méthodes de productivité.

Trello fonctionne avec un système de tableaux, de listes et de cartes sur lesquels les membres d'un groupe peuvent intervenir. Il permet alors d'allouer des tâches, d'insérer des commentaires sur le déroulé d'un projet ou encore d'ajouter des pièces jointes. L'outil est relié à de nombreuses plateformes : il est, par exemple, possible de partager un document Google directement sur une carte Trello.

En somme, Trello est aussi bien adapté aux petites qu'aux grandes entreprises, grâce à son potentiel de personnalisation.

Google Keep

Google Keep est l'outil de to-do list idéal pour la vie personnelle, mais aussi pour les professionnels qui recherchent une structure simple. Ce dispositif repose sur un système de post-it et de listes à organiser sur une interface très intuitive.

Sur Keep, les listes sont partageables. Un code couleur permet de hiérarchiser les notes, mais celles-ci sont également classées par format : note avec image ou pièce jointe, note vocale, note partagée ou non, etc.

Comme tous les outils Google, Keep est synchronisé avec les différents appareils de l’utilisateur, qui peut visualiser ses tâches depuis son ordinateur, sa tablette ou son téléphone.

Todoist

Todoist a déjà été adopté par près de 1,5 milliard de personnes à travers le monde. Son interface fluide comprend une barre latérale à gauche, sur laquelle tous les projets s'affichent. En cliquant sur l'un d'entre eux, l'utilisateur accède à la to-do list en cours pour ce projet.

Grâce aux catégories et aux codes couleur de Todoist, il est possible d'ajouter des attributs à chaque action d'une liste. Par exemple, une catégorie « personnel » permet de distinguer les tâches de la vie courante des missions professionnelles au sein d'une même to-do list quotidienne.

De plus, Todoist intègre un calendrier des 7 jours à venir afin d'offrir à l'utilisateur une synthèse de ses prochaines to-do lists. En outre, l'outil est disponible sous forme d'application pour la plupart des systèmes d'exploitation mobiles.

Easynote

Totalement gratuite, Easynote est une application facile à prendre en main qui s'adapte à tous les supports. Son plus par rapport aux autres applications de la sélection réside dans la possibilité qu’elle offre d'ajouter un critère de priorisation pour chaque tâche (critique, standard, long terme, etc.).

Easynote est aussi pensé pour le travail en équipe, avec un système de commentaires autorisant toutes les parties prenantes à intervenir au cours du déroulement d'un projet et l'envoi de notifications régulières par e-mail à toutes les personnes concernées dès qu'une to-do list est modifiée.

Comme la plupart des applications d'organisation, Easynote comprend une barre latérale synthétique à gauche de son interface. L'application propose également de nombreuses intégrations avec d'autres outils, tels que la plateforme Slack ou le logiciel Microsoft Excel.

Pour aller plus loin, la version Prime de Easynote permet d'ajouter des widgets pour renforcer la précision des to-do lists.

Any.do

Any.do est une application gratuite de gestion des tâches. Son interface minimaliste en fait un outil simple, flexible et facile à utiliser au quotidien. Les listes peuvent être classées par catégories, elles-mêmes visibles sur l'interface générale, quel que soit l'appareil utilisé.

Sur Any.do, les missions sont répertoriées dans des calendriers correspondant aux court, moyen et long termes : pour le jour-même, pour les 3 jours à venir et pour le mois qui arrive. Un système de code couleur fait aussi partie du fonctionnement de Any.do.

En résumé, c'est l’application parfaite pour commencer à mettre en place des to-do lists dans son quotidien, notamment si le fait de gérer ses tâches sur son téléphone mobile constitue un critère important.

Pomotodo

Pomotodo est un outil de réalisation de to-do lists qui fait appel aux méthodes GTD et Pomodoro. Il est un peu plus avancé que les autres applications de la sélection puisqu'il intègre des éléments de statistiques (principalement des rapports de temps) pour mesurer le succès de la planification des tâches.

Créer une liste des tâches sur Pomotodo est simple, mais il est possible d'ajouter un certain nombre de caractéristiques si le projet nécessite de définir des priorités, de mettre en avant une mission urgente ou bien de classifier une tâche dans plusieurs catégories à la fois.

Pomotodo reste donc un outil de to-do list qui s'adresse plutôt aux professionnels souhaitant optimiser leur flux de travail et gagner en productivité.

Habitica

Habitica présente une particularité par rapport aux autres outils de création de to-do lists. Ce dispositif repose en effet sur un principe de gamification afin de motiver l'utilisateur à accomplir ses tâches tout au long de la journée ou de la semaine. À chaque mission cochée, ce dernier reçoit des pièces, puis valide des items et des niveaux de jeu. À l'inverse, l'utilisateur perd des points de vie lorsqu'un objectif n'est pas atteint.

Habitica propose donc une manière originale de booster sa productivité, à condition d'être ouvert à la dimension ludique de l'application.

Asana

Asana est un outil de planification orienté équipes. Plus précisément, il est conçu pour optimiser l'avancement de tâches impliquant plusieurs personnes. L'application et le site web d'Asana permettent de créer des plans de projet avec des codes couleur correspondant à différents statuts de progression et d'attribuer des échéances et des responsables à chaque mission.

Dans l'ensemble, Asana est apprécié par les entreprises pour sa flexibilité et la fluidité de son interface. L'outil apporte une dimension graphique à la gestion de projets et améliore ainsi la productivité de tous les membres d'une équipe.

Notion

Notion est une application récente de prise de notes et d'organisation de bases de données. Elle est de plus en plus prisée par les professionnels du fait de sa grande flexibilité. Notion propose des formats de to-do list préétablis, mais les utilisateurs les plus aguerris peuvent mettre en forme leurs propres bases de données afin d'ajouter des attributs plus précis à leurs listes de tâches.

Dans ce cas, la to-do list communique avec d'autres bases de données de l'outil Notion (par exemple, la liste des fournisseurs des entreprises peut représenter une base de données à part entière). Avec Notion, la création d'une base de données dédiée permet d'intégrer une ou plusieurs personnes chargées du projet, d'associer une mission en particulier à un projet d'ensemble, ou de relier cette base de données à une catégorie.

En résumé, Notion est un dispositif très intéressant pour les professionnels. Il requiert un certain délai de prise en main, mais représente un gain de temps et de productivité tout en allant bien au-delà de la simple réalisation de to-do lists.

Things

Things est l'application de planification de tâches des utilisateurs d'iOS. Elle est disponible sur tous les produits Apple. Très simple en matière d'interface, c’est néanmoins un outil complet. Things permet de trier les différentes missions, de les classer dans des catégories elles-mêmes définies par l'utilisateur et de les intégrer à plusieurs calendriers différents, sur le court et le long terme.

L'avantage principal de Things réside dans une particularité du système d'exploitation Apple : la synchronisation sur tous les appareils de l'utilisateur.

NowDoThis

NowDoThis est l'application la plus simple de cette sélection. Accessible en ligne, elle permet une approche tâche par tâche. Dans un premier temps, l'utilisateur entre sa liste de tâches dans l'ordre dans lequel il souhaite les effectuer. Puis, il ne lui reste plus qu'à appuyer sur « Ready » pour voir s'afficher la mission correspondante en grand sur son écran. Dès que cette tâche est terminée, il peut cliquer sur le bouton « Done » et NowDoThis révèle la tâche suivante et ainsi de suite.

En résumé, NowDoThis est une application intéressante pour prendre l'habitude de respecter des to-do lists.

Wrike

Wrike constitue un outil avancé de planification des tâches. Comme de nombreuses applications de to-do lists, il est tourné vers le projet en équipe avec la possibilité de mettre en forme des flux de travail personnalisés. Il s'agit d'un dispositif flexible : Wrike est en effet très simple, mais comprend de multiples options pour concevoir des diagrammes de Gantt ou encore appliquer la méthode GTD.

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