13 applications de planning partagé à connaître

Dans leur quotidien professionnel, les commerciaux enchaînent les rendez-vous clients et les réunions d'équipe, par téléphone ou en présentiel. Chaque commercial peut organiser son emploi du temps de manière individuelle, et noter ses tâches sur son propre agenda. Manager, collègues et clients : ces interlocuteurs doivent néanmoins pouvoir accéder, dans une certaine mesure, à des informations liées aux disponibilités du commercial. C'est tout l'objet d'une application de planning partagé.

Avec une application de planning partagé performante, le commercial diffuse les informations nécessaires aux bonnes personnes. L'organisation est fluidifiée, et la communication est facilitée.

Les avantages d'un planning partagé

Un planning partagé offre l'avantage de faire gagner du temps à tous au moment d'organiser une réunion ou un rendez-vous. La productivité augmente en conséquence.

• Au lieu d'appeler ou d'envoyer un e-mail, les interlocuteurs réservent directement un créneau horaire dans le planning partagé. Au-delà du gain de temps, l'outil à cet égard améliore l'expérience client au moment de la prise de rendez-vous, car la démarche est ludique.
• Le commercial n'est pas interrompu dans son travail. Il reçoit une notification automatique et instantanée, sur son ordinateur ou sur son mobile, dès qu'un interlocuteur réserve un créneau. Il reçoit en outre un rappel avant l'échéance : il ne risque pas d'oublier le rendez-vous.
• Un manager peut planifier une réunion de groupe récurrente en quelques clics. Toute l'équipe est informée, et les occurrences de l'évènement sont réitérées automatiquement dans le planning partagé. Cela évite de multiples échanges, la gestion du temps est optimisée.
• À titre subsidiaire, le planning partagé est un bon moyen pour le manager de surveiller la fréquence des réunions. Avec une vision globale sur le calendrier, il limite ainsi le risque de réunionite. Le temps économisé est investi dans des tâches plus productives, et la pénibilité au travail est réduite.

Un planning partagé présente également un avantage sur le plan de l'organisation interne. Le manager a une vision claire sur le calendrier des tâches de ses collaborateurs. Il peut ainsi suivre l'avancement des tâches, et planifier la suite des opérations en connaissance de cause. Il connaît en outre le lieu de travail de ses collaborateurs en temps réel. Si un collaborateur est en congé ou en rendez-vous client, par exemple, le manager sait qu'il ne peut pas le joindre. La supervision globale du travail est facilitée, et le risque de chevauchement des réunions est supprimé.

Des applications de planning partagé proposent des fonctionnalités avancées, pour offrir encore d'autres avantages.

HubSpot CRM

L'agenda partagé de HubSpot est un outil gratuit qui permet aux équipes commerciales et de service client de partager leur calendrier en quelques secondes via un lien.

Les caractéristiques de HubSpot :

• Le calendrier peut être partagé via un lien ou intégré directement à un site web.
• La prise de rendez-vous est facilitée grâce au partage des disponibilités de la personne de l'équipe concernée. Si un nouveau prospect prend rendez-vous sans être attribué à un commercial spécifique, le calendrier « choisit » en fonction des disponibilités de chacun.
• Grâce à l'intégration native au CRM de HubSpot, une trace des prospects et clients est automatiquement conservée dans une fiche contact afin de faciliter le suivi.
• L'application est compatible avec Google Agenda et Outlook / Office 365.

Prix : l'outil est disponible gratuitement. Certaines fonctionnalités premium sont incluses dans les abonnements Starter, Pro et Entreprise du Sales Hub.

Google Agenda

Google Agenda est une application de planning partagé très populaire, à la fois pour un usage personnel et pour un usage professionnel. Son interface et ses fonctionnalités sont intuitives : les clients savent l'utiliser sans difficultés, les collaborateurs prennent rapidement l'outil en main.

Les spécificités de Google Agenda :

• L'application permet de tenir un agenda personnel et un agenda professionnel. Les tâches sont différenciées par un code couleurs, l'organisation au quotidien est facilitée.
• Google Agenda s'interconnecte avec les autres outils Google, tels que Gmail et Google Drive. L'accès aux données est optimal, et leur transfert est fluide.
• L'outil propose des fonctionnalités avancées pour la gestion des tâches. Exemples : des filtres intelligents pour améliorer la lisibilité des informations et des rapports analytiques pour évaluer sa gestion du temps.

Prix : Google Agenda est disponible en version gratuite. Pour accéder à certaines fonctionnalités premium, il faut souscrire un abonnement à partir de 5,75 € HT par utilisateur et par mois.

Calendrier Outlook

Calendrier Outlook est une alternative à Google Agenda pour les entreprises qui utilisent le service de messagerie Outlook de Microsoft. La synchronisation avec la boîte e-mail permet de recevoir les notifications et les alertes.

Le fonctionnement du planning partagé de Calendrier Outlook :

1. Sélectionner un calendrier à partager.
2. Ajouter les personnes autorisées à accéder au calendrier.
3. Pour chaque personne, paramétrer les droits d'accès : visibilité plus ou moins détaillée, ou édition.
4. La personne qui accède au calendrier partagé peut le superposer au sien, pour faire correspondre les disponibilités.

Prix : Calendrier Outlook est inclus dans l'abonnement Microsoft 365, accessible à partir de 8,10 $ par utilisateur et par mois pour un usage professionnel.

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Setmore

Setmore est un logiciel de prise de rendez-vous en ligne, qui se synchronise avec Google Agenda ou Calendrier Office365 pour afficher les seuls créneaux disponibles.

Pour bien comprendre le fonctionnement de Setmore :

• Setmore propose un système de réservation en ligne, ce n'est pas une application de planning partagé à part entière. Il faut synchroniser les données de son agenda Google ou Outlook pour afficher les disponibilités.
• De nombreuses intégrations sont disponibles : des intégrations avec des réseaux sociaux et des CMS permettent d'afficher la page de réservation de rendez-vous sur de multiples canaux en ligne, des intégrations avec Zoom et Google Meet permettent de faire les réunions en visioconférence, des intégrations avec des CRM tels que HubSpot permettent de collecter les données clients.

Prix : Setmore est disponible gratuitement, jusqu'à quatre utilisateurs, avec des fonctionnalités limitées. Les abonnements payants coûtent à partir de 5 $ par utilisateur et par mois.

SmartAgenda

SmartAgenda est un logiciel français, conforme RGPD, destiné aux professionnels et adapté à divers secteurs : PME, start-ups, secteur de l'éducation ou encore professionnels de santé. L'application permet de configurer un planning partagé, et de gérer des rendez-vous en ligne avec des clients et des collaborateurs.

Les fonctionnalités de SmartAgenda :

• Un agenda facile à paramétrer, via une interface intuitive, et accessible sur ordinateur, tablette et mobile.
• Un formulaire de prise de rendez-vous en ligne, avec possibilité de personnaliser les champs et d'ajouter des pièces jointes.
• Un système de rappels de rendez-vous par SMS, avec des messages personnalisés.
• Une solution de paiement en ligne via Stripe.

Prix : SmartAgenda propose une version d'essai gratuite pendant 14 jours. Au-delà, les abonnements sont accessibles à partir de 39 € HT par mois.

YouCanBookMe

YouCanBookMe est un planificateur de rendez-vous et de réunions : l'utilisateur affiche ses disponibilités sur une page de réservation accessible en ligne, ses collègues et ses clients peuvent réserver un créneau directement.

À retenir à propos de YouCanBookMe :

• L'application offre des possibilités de personnalisation accrues, pour renforcer son professionnalisme et son image de marque.
• Les clients et les collaborateurs peuvent ajuster divers paramètres pour leur rendez-vous : la durée et le lieu, par exemple.
• De nombreux outils peuvent s'intégrer à l'application : outil d'e-mailing, CRM, outil de web analytics ou encore plateforme de vidéoconférence.
• En 2024, YouCanBookMe est récompensée pour sa rapidité d'installation et de prise en main.

Prix : YouCanBookMe existe en version gratuite. Pour des possibilités étendues, notamment en matière de synchronisation des calendriers et de personnalisation des modules de prise de rendez-vous, compter à partir de 7,20 € par mois. Il est possible de tester l'application gratuitement pendant deux semaines, pour choisir la formule la mieux adaptée.

Joynit

Joynit est une application de planning partagé éditée par une entreprise française, conforme RGPD. Cet outil s'adresse aux particuliers et aux entreprises.

Les atouts et les faiblesses de Joynit :

• Le manager peut accéder aux plannings de tous ses collaborateurs, pour avoir une vision globale et gérer efficacement son équipe.
• Les témoignages clients attestent de la simplicité de mise en place et d'utilisation.
• Un système de filtres par couleurs facilite la lisibilité.
• Le planning partagé peut être modifié par les utilisateurs autorisés, auquel cas les participants concernés sont alertés.
• Joynit n'est pas conçue pour la prise de rendez-vous clients et prospects en ligne. L'agenda toutefois peut être rendu accessible à un secrétariat externe pour synchroniser les données et notifier le collaborateur concerné.

Prix : Joynit est gratuit pour un nombre d'utilisateurs très restreint. Compter 39 € HT par mois pour un usage professionnel, avec 5 comptes administrateurs et 12 comptes membres inclus.

Doodle

Doodle est à l'origine une application pour faire des sondages de disponibilités. Le succès de la plateforme a conduit au développement de fonctionnalités enrichies. Désormais, Doodle propose de configurer un agenda en ligne partageable.

Les caractéristiques du planning partagé Doodle :

• Prise de rendez-vous : le commercial partage le lien vers la page de réservation de son agenda, où apparaissent les plages horaires disponibles. L'interlocuteur réserve un créneau en quelques clics. Le commercial est notifié, et l'interlocuteur est alerté avant le rendez-vous pour ne pas l'oublier.
• Intégrations : Doodle s'interconnecte avec des solutions de vidéoconférence telles que Zoom et Google Meet. Le lien de la vidéoconférence s'ajoute automatiquement. Doodle propose en outre des intégrations avec Outlook, pour gérer l'agenda avec l'outil Microsoft et générer les pages de réservation via Doodle.

Prix : Doodle est disponible gratuitement, mais des annonces publicitaires s'affichent. En marque blanche, l'application est payante : compter à partir de 6,95 € par utilisateur et par mois. À ce tarif, les pages de réservation et les invitations à des réunions sont illimitées.

Calendly

Calendly est une application de planning partagé pour les particuliers et les professionnels. L'outil propose une interface simple et ludique.

Les possibilités de Calendly :

• Calendly génère un module de planification de réunions et rendez-vous, à intégrer sur le site web de l'entreprise.
• Le module peut inclure une liste des collaborateurs : l'interlocuteur choisit la personne de son choix, selon son besoin.
• Un e-mail ou un SMS de rappel peut être envoyé automatiquement, pour s'assurer que les personnes honorent le rendez-vous.
• L'utilisateur du planning partagé peut ajouter des membres de son équipe, pour les inviter à participer au rendez-vous ou à la réunion.
• Calendly propose de multiples intégrations, notamment avec des CRM.

Prix : l'abonnement basique à Calendly est gratuit. Pour accéder à des fonctionnalités avancées, telles que la création d'évènements de groupe, il faut souscrire un abonnement payant à partir de 10 $ par utilisateur et par mois.

SimplyBook.me

SimplyBook.me est un logiciel de réservation de rendez-vous qui permet de partager ses disponibilités aux clients. Le commercial édite son planning, et le partage en ligne.

Les avantages de SimplyBook.me :

• La page de réservation peut être intégrée au site web de l'entreprise, mais également sur ses réseaux sociaux et sur sa page Google My Business.
• Réservation, annulation ou changement d'horaire : à chaque évènement, le client et le collaborateur sont automatiquement notifiés par e-mail ou par SMS.
• Les données clients générées via SimplyBook.me peuvent être ajoutées automatiquement à une liste de diffusion de campagne d'e-mailing.
• Le cas échéant, les clients peuvent payer au moment de la réservation. SimplyBook.me dispose d'intégrations avec des services de paiement tels que PayPal et Stripe.

Prix : SimplyBook.me est gratuit dans la limite de 50 réservations par mois. Au-delà, des abonnements sont proposés à partir de 8,25 € par mois pour cinq utilisateurs.

TIMIFY

TIMIFY est une application de planning partagé qui permet la prise de rendez-vous clients en ligne, et l'organisation de réunions d'équipe.

Le calendrier partagé de TIMIFY :

• Le calendrier en ligne permet de gérer les plannings des équipes. Les données sont synchronisées en temps réel, sur tous types d'appareils.
• La fonctionnalité de gestion des emplacements permet de différencier les lieux de travail, tout en offrant une vision globale.
• TIMIFY permet de paramétrer automatiquement des temps de préparation et de suivi des réunions, au cours desquels les disponibilités des collaborateurs sont bloquées.
• Les fonctionnalités de création de groupes permettent de gérer facilement les participations et les invitations aux réunions.
• L'outil génère des statistiques pour évaluer la productivité des équipes.

Prix : TIMIFY existe en version gratuite pour les entrepreneurs individuels. Pour bénéficier de fonctionnalités étendues, compter à partir de 25 € HT par mois.

Atolia

Atolia est une plateforme collaborative qui propose une fonctionnalité de planning partagé, dans un objectif de gestion de projet.

Les points forts et les limites d'Atolia :

• Le planning partagé réunit les données de calendrier du collaborateur, la liste de ses tâches et les réunions d'équipe auxquelles il participe. Cette vision globale facilite la gestion du projet.
• L'utilisateur peut rendre le planning accessible aux collaborateurs de son choix, et afficher uniquement ses disponibilités, pour ouvrir des créneaux de rendez-vous ou de réunions.
• Atolia propose des systèmes d'invitations et de notifications personnalisables.
• La plateforme est conçue pour gérer des projets en interne, et non pour de la prise de rendez-vous en ligne par des clients et prospects.

Prix : Atolia propose un essai gratuit de 14 jours. Au-delà, des abonnements sont accessibles à partir de 6 $ par utilisateur et par mois.

Acollab

Acollab est une plateforme collaborative qui inclut un système de GED (gestion électronique des documents), une interface de gestion de projet, et un agenda de groupe.

Zoom sur l'agenda partagé d'Acollab :

• Plusieurs types d'agendas peuvent être créés : des agendas d'équipe et des agendas de projets, notamment. Acollab permet alors d'avoir une vision globale sur l'ensemble des agendas, pour gérer le planning sans erreur.
• Les droits d'accès peuvent être paramétrés par catégorie d'utilisateurs, en fonction de leur rôle : auteur, lecteur ou éditeur.
• Différents types d'alertes peuvent être configurés : des notifications à chaque modification du planning partagé et des rappels d'échéances.
• Les données du calendrier édité sur Acollab peuvent être synchronisées avec Google Agenda.

Prix : la plateforme Acollab peut être testée gratuitement pendant 30 jours. Au-delà, il faut souscrire un abonnement, à partir de 5 € HT par mois et par utilisateur.

Pour aller plus loin, découvrez les bons outils à adopter pour atteindre vos objectifs avec le guide et les modèles gratuits de gestion de projet, ou découvrez le logiciel de gestion des campagnes marketing de HubSpot.