8 applications de planning partagé à connaître

Dans leur quotidien professionnel, les commerciaux enchaînent les rendez-vous clients et les réunions d'équipe, par téléphone ou en présentiel. Chaque commercial peut organiser son emploi du temps de manière individuelle, et noter ses tâches sur son propre agenda. Manager, collègues et clients : ces interlocuteurs doivent néanmoins pouvoir accéder, dans une certaine mesure, à des informations liées aux disponibilités du commercial. C'est tout l'objet d'une application de planning partagé. Avec un logiciel performant, le commercial diffuse les informations nécessaires aux bonnes personnes. L'organisation est fluidifiée, et la communication est facilitée.

Les avantages d'un planning partagé

Un planning partagé offre l'avantage de faire gagner du temps à tous au moment d'organiser une réunion ou un rendez-vous. La productivité augmente en conséquence.

• Au lieu d'appeler ou d'envoyer un e-mail, les interlocuteurs réservent directement un créneau horaire dans le planning partagé. Au-delà du gain de temps, l'outil à cet égard améliore l'expérience client au moment de la prise de rendez-vous, car la démarche est ludique.
• Le commercial n'est pas interrompu dans son travail. Il reçoit une notification automatique et instantanée, sur son ordinateur ou sur son mobile, dès qu'un interlocuteur réserve un créneau. Il reçoit en outre un rappel avant l'échéance : il ne risque pas d'oublier le rendez-vous.
• Un manager peut planifier une réunion de groupe récurrente en quelques clics. Toute l'équipe est informée, et les occurrences de l'évènement sont réitérés automatiquement dans le planning partagé. Cela évite de multiples échanges, la gestion du temps est optimisée.
• À titre subsidiaire, le planning partagé est un bon moyen pour le manager de surveiller la fréquence des réunions. Avec une vision globale sur le calendrier, il limite ainsi le risque de réunionite. Le temps économisé est investi dans des tâches plus productives, et la pénibilité au travail est réduite.

Un planning partagé présente également un avantage sur le plan de l'organisation interne. Le manager a une vision claire sur le calendrier des tâches de ses collaborateurs. Il peut ainsi suivre l'avancement des tâches, et planifier la suite des opérations en connaissance de cause. Il connaît en outre le lieu de travail de ses collaborateurs en temps réel. Si un collaborateur est en congé ou en rendez-vous client, par exemple, le manager sait qu'il ne peut le joindre. La supervision globale du travail est facilitée, et le risque de chevauchement des réunions est supprimé.

Des applications de planning partagé proposent des fonctionnalités avancées, pour offrir encore d'autres avantages.

HubSpot CRM

L'agenda partagé de HubSpot est un outil gratuit qui permet aux équipes commerciales et de service client de partager leur calendrier en quelques secondes via un lien. Les caractéristiques de HubSpot :

• Le calendrier peut être partagé via un lien ou intégrer directement à un site web.
• La prise de rendez-vous est facilitée grâce au partage des disponibilités de la personne de votre équipe concernée. Si un nouveau prospect prend rendez-vous sans être attribué à un commercial spécifique, le calendrier choisir en fonction des disponibilités de chacun.
• Grâce à l'intégration native au CRM de HubSpot, une trace des prospects et clients est automatiquement conservée dans une fiche contact afin de faciliter le suivi.
• Compatible avec Google Agenda et Outlook / Office 365.

L'outil est disponible gratuitement. Certaines fonctionnalités premium sont incluses dans les abonnements Starter, Pro et Entreprise du Sales Hub.

Google Agenda

Google Agenda est une application de planning partagé très populaire. Par conséquent, la grande majorité des utilisateurs sont familiers de son interface et de ses fonctionnalités. Les clients savent l'utiliser sans difficultés, les collaborateurs prennent rapidement l'outil en main.

Les spécificités de Google Agenda :

• L'application permet de tenir un agenda personnel et un agenda professionnel. Les tâches sont différenciées par un code couleurs, l'organisation au quotidien est facilitée.
• Google Agenda s'interconnecte avec les autres outils Google, tels que Gmail et Google Drive. L'accès aux données est optimal, et leur transfert est fluide.
• L'outil propose des fonctionnalités avancées pour la gestion des tâches. Exemples : des filtres intelligents pour améliorer la lisibilité des informations et des rapports analytiques pour évaluer sa gestion du temps.

Google Agenda est disponible en version gratuite. Pour accéder à certaines fonctionnalités premium, il faut souscrire un abonnement à partir de 5,75 € HT par utilisateur et par mois.

Calendrier Outlook

Calendrier Outlook est une alternative à Google Agenda pour les entreprises qui utilisent le service de messagerie Outlook de Microsoft. La synchronisation avec la boîte e-mail permet de recevoir les notifications et les alertes.

Le fonctionnement du planning partagé de Calendrier Outlook :

1. Sélectionner un calendrier à partager.
2. Ajouter les personnes autorisées à accéder au calendrier.
3. Pour chaque personne, paramétrer les droits d'accès : visibilité plus ou moins détaillée, ou édition.
4. La personne qui accède au calendrier partagé peut le superposer au sien, pour faire correspondre les disponibilités.

Calendrier Outlook est inclus dans l'abonnement Microsoft 365, accessible à partir de 5,60 € par utilisateur et par mois.

Doodle

Doodle, à l'origine, est une application pour faire des sondages de disponibilités. Le succès de la plateforme a conduit au développement de fonctionnalités enrichies. Désormais, Doodle propose de configurer un agenda en ligne partageable.

Les caractéristiques du planning partagé Doodle :

• Prise de rendez-vous : le commercial partage le lien vers la page de réservation de son agenda, où apparaissent les plages horaires disponibles. L'interlocuteur réserve un créneau en quelques clics. Le commercial est notifié, et l'interlocuteur est alerté avant le rendez-vous pour ne pas l'oublier.
• Intégrations : Doodle s'interconnecte avec des solutions de vidéoconférence telles que Zoom et Google Meet. Le lien de la vidéoconférence s'ajoute automatiquement. Doodle propose en outre des intégrations avec Google Agenda et Microsoft 365, pour gérer l'agenda avec ces outils et générer les pages de réservation via Doodle.

Doodle est disponible gratuitement, mais des annonces publicitaires s'affichent. En marque blanche, l'application est payante : compter à partir de $6,95 par utilisateur et par mois. À ce tarif, les pages de réservation et les invitations à des réunions sont illimitées.

Calendly

Calendly est une application de planning partagé pour les particuliers et les professionnels. L'outil propose une interface simple et ludique.

Les possibilités de Calendly :

• Calendly génère un module de planification de réunions et rendez-vous, à intégrer sur le site web de l'entreprise.
• Le module peut inclure une liste des collaborateurs : l'interlocuteur choisit la personne de son choix, selon son besoin.
• Un e-mail ou un SMS de rappel peut être envoyé automatiquement, pour s'assurer que les personnes honorent le rendez-vous.
• L'utilisateur du planning partagé peut ajouter des membres de son équipe, pour les inviter à participer au rendez-vous ou à la réunion.
• Calendly propose de multiples intégrations, notamment avec des CRM.

L'abonnement basique à Calendly est gratuit. Pour accéder à des fonctionnalités avancées, telles que la création d'évènements de groupe, il faut souscrire un abonnement payant à partir de $8 par utilisateur et par mois.

SimplyBook.me

SimplyBook.me est un logiciel de réservation de rendez-vous qui permet de partager ses disponibilités aux clients. Le commercial édite son planning, et le partage en ligne.

Les avantages de SimplyBook.me :

• La page de réservation peut être intégrée au site web de l'entreprise, mais également sur ses réseaux sociaux et sur sa page Google My Business.
• Réservation, annulation ou changement d'horaire : à chaque évènement, le client et le collaborateur sont automatiquement notifiés par e-mail ou par SMS.
• Les données clients générées via SimplyBook.me peuvent être ajoutées automatiquement à une liste de diffusion de campagne d'e-mailing.
• Le cas échéant, les clients peuvent payer au moment de la réservation. SimplyBook.me dispose d'intégrations avec des services de paiement tels que PayPal et Stripe.

SimplyBook.me est gratuit dans la limite de 50 réservations par mois. Au-delà, des abonnements sont proposés à partir de 8,25 € par mois pour cinq utilisateurs.

Acollab

Acollab est une plateforme collaborative qui inclut un système de GED, une interface de gestion de projet, et un agenda de groupe.

Zoom sur l'agenda partagé d'Acollab :

• Plusieurs types d'agendas peuvent être créés : des agendas d'équipe et des agendas de projets, notamment. Acollab permet alors d'avoir une vision globale sur l'ensemble des agendas, pour gérer le planning sans erreur.
• Les droits d'accès peuvent être paramétrés par catégorie d'utilisateurs, en fonction de leur rôle : auteur, lecteur ou éditeur.
• Différents types d'alertes peuvent être configurés : des notifications à chaque modification du planning partagé et des rappels d'échéances.
• Les données de du calendrier édité sur Acollab peuvent être synchronisées avec Google Agenda.

La plateforme Acollab peut être testée gratuitement pendant 30 jours. Au-delà, il faut souscrire un abonnement, à partir de 5 € HT par mois et par utilisateur.

SmartAgenda

SmartAgenda est un logiciel français conforme au RGPD, destiné aux professionnels, dont les professionnels de santé. L'application permet de configurer un planning partagé, et de gérer des rendez-vous en ligne avec des clients et des collaborateurs.

Les fonctionnalités de SmartAgenda :

• Un agenda facile à paramétrer, via une interface intuitive, et accessible sur ordinateur, tablette et mobile.
• Un formulaire de prise de rendez-vous en ligne, avec possibilité de personnaliser les champs et d'ajouter des pièces jointes.
• Un système de rappels de rendez-vous par SMS, avec des messages personnalisés.
• Une solution de paiement en ligne.

SmartAgenda propose une version d'essai gratuite pendant 14 jours. Au-delà, les abonnements sont accessibles à partir de 39 € HT par mois.

TIMIFY

TIMIFY est une application de planning partagé qui permet la prise de rendez-vous clients en ligne, et l'organisation de réunions d'équipe.

Le calendrier partagé de TIMIFY :

• Le calendrier en ligne permet de gérer les plannings des équipes. Les données sont synchronisées en temps réel, sur tous types d'appareils.
• La fonctionnalité de gestion des emplacements permet de différencier les lieux de travail, tout en offrant une vision globale.
• TIMIFY permet de paramétrer automatiquement des temps de préparation et de suivi des réunions, au cours desquels les disponibilités des collaborateurs sont bloquées.
• Les fonctionnalités de création de groupes permet de gérer facilement les participations et les invitations aux réunions.
• L'outil génère des statistiques pour évaluer la productivité des équipes.

TIMIFY existe en version gratuite pour les entrepreneurs individuels. Pour bénéficier de fonctionnalités étendues, compter à partir de 25 € HT par mois.

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