Comment être efficace ? Techniques et outils pour gagner en productivité

Être efficace est l'objectif principal d'un grand nombre de professionnels. En effet, gagner en productivité permet d'accomplir davantage de tâches en moins de temps, voire de se dégager du temps libre plus souvent. Pour les entreprises, la productivité est aussi un enjeu stratégique qui rentabilise leur temps et leur investissement lorsqu'elle est bien optimisée. Les clés de l'efficacité résident dans l'adoption de méthodes et d'outils à intégrer à son organisation quotidienne pour être en mesure d'atteindre ses objectifs de productivité.

Cet article en présente une sélection accessible à tous les types d'entreprises et également applicable à la vie personnelle.

4 techniques de productivité à adopter

La productivité est un facteur parfois subjectif. Les méthodes présentées ci-après ont été théorisées pour permettre de travailler plus efficacement, c'est-à-dire de manière rapide et qualitative. Cependant, il faut être conscient que toutes ne pourront pas s'adapter à chaque profil particulier. De plus, mettre en place ces techniques demande généralement du temps et de l'investissement.

Fixer des échéances et utiliser un rétroplanning

Souvent, le délai à respecter pour finaliser une tâche est fixé par une personne tierce. Quand ce n'est pas le cas, il est naturel de repousser le passage à l'action puisqu'aucune obligation ne vient augmenter la motivation à réaliser la tâche en question. À l'inverse, fixer une limite à la réalisation d'une mission est un excellent moyen d'avancer efficacement. La deadline (ou délai maximum) est un facteur qui agit sur la motivation de la plupart des personnes. Pour d'autres, en revanche, travailler dans l'urgence représente une trop grande source de stress qui produit alors l'effet opposé et les démotive.

Après avoir fixé une échéance définitive pour un projet, le rendu d'un rapport ou encore l'organisation d'une réunion d'équipe, il est important de segmenter les différentes tâches et étapes qui mèneront à l'objectif final.

Pour cela, le batching peut être une solution pertinente. Cette technique consiste à regrouper plusieurs tâches similaires afin de les traiter en même temps. Concrètement, cela est comparable au fait d'attendre que le panier à linge soit plein pour faire tourner la machine à laver.

Pour les projets les plus itératifs (c'est-à-dire où la validation d'une tâche entraîne le début de la suivante), la mise en place d'un rétroplanning est une méthode efficace. Cette technique requiert de partir de la date finale, celle à laquelle le projet doit être finalisé et/ou le livrable rendu, puis de remonter le temps pour intégrer des délais intermédiaires. De cette façon, toutes les tâches nécessaires à la bonne réalisation du projet sont prises en compte dans un laps de temps adapté.

Comment gagner en productivité ?

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Faire des to-do lists et/ou utiliser une application d'organisation

Le simple fait de penser à des projets, à des tâches ou à des idées peut surcharger l'espace mental des collaborateurs et ralentir leur productivité. C'est pourquoi il est important de se décharger des flux de pensées en créant des listes de tâches ou d'inspiration, que ce soit sur papier ou sur une application dédiée.

Pour faire une to-do list efficace quel que soit le support choisi, il est important de prendre en compte quelques règles d'usage. Tout d'abord, les tâches qui composent la liste doivent commencer par un verbe d'action à l'infinitif pour vraiment inciter à agir. Idéalement, les tâches à court terme (par exemple, toutes les actions à accomplir dans la journée) ne se mélangent pas aux missions à long terme (par exemple, une liste de projets à développer pour l'année à venir).

Enfin, une to-do list peut prendre en compte un facteur de priorisation. De cette manière, les tâches les plus urgentes peuvent être cochées au début de la journée de travail et augmenter la productivité de manière considérable.

Pour aller plus loin dans la mise en forme de listes de tâches, il est possible d'utiliser une application d'organisation sur ordinateur ou sur mobile. La plupart permettent de créer des to-do lists facilement modifiables, de les partager entre plusieurs utilisateurs et même d'intégrer des fichiers pour faciliter la mise au travail.

Implémenter la technique Pomodoro

La technique Pomodoro est une méthode de gestion du temps qui consiste à diviser les tâches d'une journée en phases de travail d'une durée de 25 minutes, entrecoupées par des pauses d'abord courtes, puis plus longues. Cette méthode simple permet de planifier son temps de travail et de gagner en productivité rapidement.

La mise en place de la technique Pomodoro dans le quotidien professionnel demande un court temps d'adaptation, mais des outils d'accompagnement existent. Pour fixer la limite de 25 minutes de concentration, par exemple, il suffit d'utiliser le minuteur sur son téléphone portable. Reporter son temps de travail et de pause sur un document est probablement l'habitude la plus difficile à prendre dans le cadre de la technique Pomodoro. Une fois cette discipline assimilée, la méthode Pomodoro apporte des résultats satisfaisants en termes de productivité.

Classer ses tâches avec la méthode GTD

La méthode GTD est une technique de classification des tâches très utile pour consacrer moins de temps aux tâches les moins rentables, c'est-à-dire celles qui demandent beaucoup de temps sans produire beaucoup de bénéfices. Pour appliquer cette technique, il faut suivre les étapes suivantes :

• Collecter.
• Traiter.
• Organiser.
• Réviser.
• Exécuter.

La méthode GTD consiste en un inventaire exhaustif de toutes les tâches à réaliser, puis en un tri entre différents bacs correspondant à des catégories de missions. Si une tâche est réalisable, elle doit être exécutée au plus vite. Si, au contraire, elle n'est pas faisable dans l'immédiat, elle peut être inscrite sur une liste d'actions à venir ou bien être déléguée à une autre personne. Un calendrier peut accompagner les bacs de tâches afin qu'une date future leur soit assignée.

3 outils de productivité à utiliser

Si avoir recours à des méthodes de productivité permet de gagner en efficacité, de nombreux outils accompagnent désormais les professionnels en quête de meilleures performances dans leur travail. Lorsqu'il s'agit de travailler en équipe, certains de ces outils peuvent aussi contribuer à l'amélioration des processus de communication et donc à gagner du temps.

Un agenda collaboratif

La plupart des agendas numériques proposés sur le marché sont collaboratifs. Google Agenda, le calendrier Outlook de Microsoft ou encore iCloud d'Apple proposent une mise en forme intéressante permettant de réserver des créneaux pour un rendez-vous ou la réalisation d'une tâche en particulier.

Pour un manager, par exemple, il est possible de mettre en place un code couleur afin de bloquer des périodes pendant lesquelles il ne souhaite pas être dérangé et d'avancer efficacement sur un projet qui lui demande de la concentration.

Un outil de prise de notes

Prendre des notes s'avère indispensable dans de nombreuses situations professionnelles. Bien que cet exercice puisse paraître simple, réussir sa prise de notes demande de suivre quelques recommandations et permet d'être plus efficace par la suite.

En réunion d'équipe, en conférence ou encore en formation produit, un simple carnet et un stylo peuvent suffire à prendre des notes. Cependant, il faudra, dans ce cas, prendre le temps de classer les informations importantes, si possible dans les quelques minutes qui suivent l'intervention afin de ne rien oublier. En revanche, opter pour un outil numérique de prise de notes permet de noter plus vite, mais aussi et surtout de mieux catégoriser les données clés et de les partager avec ses collaborateurs.

Des outils comme Evernote, Dropbox Paper, Google Keep ou encore Bear sont à intégrer dans une organisation du travail qui vise plus d'efficacité.

Une plateforme de gestion de projets

La productivité n'est pas qu'une affaire individuelle. Quand un projet est mené en équipe, optimiser son temps de travail et rester efficace sur la durée peut représenter un défi. Heureusement, utiliser un outil de gestion de projets peut véritablement changer la donne. Il en existe désormais de nombreux sur le marché. Ainsi, Asana, Teamwork, Trello ou encore Wrike sont conçus pour améliorer la gestion des tâches à l'échelle de toute une équipe, voire de toute une entreprise.

L'objectif d'une plateforme de gestion de projets est d'intégrer plusieurs projets sur une même interface ainsi que les délais à respecter, les parties prenantes, les objectifs à tenir, etc. Disposer de ce type d'outil en interne est profitable pour pallier d'éventuels problèmes d'organisation et mener à la réussite du projet.

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