Optimisation du temps de travail : comment augmenter sa productivité ?

Où est passé le temps aujourd'hui ? Dans quels projets avons-nous mal planifié nos ressources de travail ? S'il vous arrive de vous poser ces questions, vous devriez prêter plus d'attention à la gestion et au suivi de votre temps de travail.

Le temps reste la ressource la plus importante, en particulier dans notre monde numérique et notamment pour les entreprises dont l'activité s'oriente vers le traitement de commandes et de projets.

D'après une étude de la Harvard Business Review, les entreprises perdent des milliers d'heures de temps de travail par an, en raison du manque de clarté dans la planification des délais, une mauvaise priorisation des projets, et un manque de gestion du temps de chaque étape de travail.

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Des outils pour le suivi du temps de travail

Le suivi du temps de travail constitue la base d'une estimation réaliste de la répartition du temps de travail. Les calculs des coûts et des prix, ainsi que la planification des projets peuvent être déterminés précisément grâce à des outils de suivi du temps. Ces solutions mesurent les prestations fournies, évaluent les temps de travail et contribuent à l'optimisation les projets de l'entreprise.

Cet article présente les outils les plus intéressants en matière de suivi du temps afin de surmonter les freins à la productivité.

1 - RescueTime

RescueTime est un outil de performance intelligent qui mesure le temps que vous consacrez à certaines tâches de manière complètement automatisée, indépendamment du logiciel avec lequel vous travaillez ou du site sur lequel vous surfez. Vous n'avez pour cela qu'à installer l'application sur votre poste de travail.

L'outil vous permet de consulter tous les enregistrements sur un tableau de bord en ligne, et le temps passé sur différents sites web vous sera également indiqué.

RescueTime est disponible pour Windows, Mac OS X, Linux. La version Lite gratuite, avec les fonctions standards, est destinée à l'usage privé. Pour à peine 9 dollars US par mois, vous pouvez accéder à toutes les fonctionnalités de la variante Premium, comme le suivi du temps passé en réunions et en appels.

En comparaison avec d'autres outils, RescueTime est destiné avant tout aux utilisateurs qui ne veulent pas enregistrer leur temps de travail manuellement.

2 - Toogl

Toogl est très simple d'utilisation et particulièrement populaire auprès des agences et des PME. L'accent est mis sur un suivi flexible du temps ; en un seul clic, vous pouvez ajouter de nouvelles tâches et démarrer le suivi par chronomètre, les mettre en pause et les arrêter.

Les heures de travail vous sont présentées clairement selon l'affichage choisi (jour, semaine, mois), et la fonction de reporting est particulièrement efficace : avec celle-ci, vous pourrez afficher de multiples analyses sur votre application. Les fonctions standards pour l'administration des tâches et la saisie du temps sont disponibles dans la version gratuite.

Pour 9 dollars US par mois et par utilisateur, vous ajoutez d'autres fonctionnalités de la version Starter comme les analyses et la gestion du temps optimisée. Des tarifs Premium et Enterprise sont également disponibles.

Toggl se prête particulièrement à des équipes souhaitant privilégier un outil modulaire et l'enrichir avec des modules d'extensions.

3 - Harvest

Le leader sur le marché du suivi du temps est l'entreprise américaine Harvest, sur laquelle reposent plus de 10 000 clients. Spécialement conçu pour les petites et moyennes entreprises, les heures de travail consacrées aux projets peuvent être enregistrées et analysées à l'aide de rapports.

La manière de calculer votre projet à long terme est également simple et pratique, la facture vous étant présentée dans le module de facturation.

Grâce à plusieurs extensions, vous pouvez élargir le cadre de Harvest sans problème. Cette solution de stockage est proposée en trois variantes d'abonnement.

Harvest est à conseiller en particulier pour les PME qui ont besoin d'un outil complet et qui accordent de l'importance aux budgets de plusieurs projets.

4 - ClockingIT

ClockingIT est parfait pour les entreprises qui cherchent un vaste outil pour la gestion de projets, l'enregistrement du temps et l'administration des tâches.

Développé il y a quelques années comme logiciel de suivi du temps, ClockingIT permet un travail d'équipe efficace. Une fonction de chat, une répartition claire des tâches ainsi qu'une option de partage de dossiers sont également intégrées.

ClockingIT est un outil open source entièrement gratuit, destiné aux entreprises qui ne trouvent pas de solution standard qui leur convienne, et qui veulent développer leur propre outil de suivi et de performance. Vos développeurs et experts informatiques peuvent récupérer eux-mêmes le code source et créer une solution entièrement adaptée à votre entreprise.

Vos besoins déterminent votre choix

Aussi diverses que soient les approches des différentes solutions, elles ont cependant toutes un point commun : elles vous aident, vous et votre entreprise, à concevoir des projets, à développer une organisation plus efficace, à améliorer les performances individuelles et à augmenter progressivement la productivité de l'ensemble de l'entreprise.

L'offre d'outils de suivi du temps est très large et offre des solutions diverses pour différents besoins. Définissez au préalable les attentes que vous placez en l'outil, les tâches devant y être intégrées, et qui s'en servira dans votre entreprise.

Si un seul outil vous suffit pour suivre votre temps, alors RescueTime sera idéal. Si vous cherchez une solution plus étendue pouvant également donner une représentation d'autres rapports de coûts, vous préférerez probablement Harvest ou Toggl.

Comprendre le temps requis par chaque individu et chaque équipe permet de mieux aligner les attentes de vos équipes marketing et commercial et ainsi, augmenter leur productivité. 

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