Réunion, conférence ou formation professionnelle, la prise de notes est essentielle dans de nombreuses circonstances. Elle permet de garder une trace des données importantes d'une prise de parole (chiffres, étapes à suivre, actions à mettre en place) afin de pouvoir les exploiter efficacement par la suite. Il existe 6 techniques à appliquer pour réussir pleinement une prise de notes et en faire un outil de travail lisible et opérationnel.
Comment faire une prise de notes efficace ?
La prise de notes est un exercice qui peut sembler simple. Pourtant, l'adoption de certaines techniques peut faire gagner du temps et optimiser l'exploitation des informations recueillies au cours de la prise de parole.
Anticiper la réunion ou l'événement
La prise de notes intervient généralement au cours d'un événement connu à l'avance (congrès, rendez-vous avec un prospect, point téléphonique avec un client). Nombreuses sont les occasions au cours desquelles la prise de notes est nécessaire.
Quel que soit l'événement, il est souvent possible d'obtenir des informations au préalable afin de se préparer au mieux à la prise d'information. Dans le cas d'une réunion, par exemple, l'ordre du jour peut donner une idée des sujets qui seront évoqués et aider à organiser le support de la prise de notes.
Pour une conférence, l'intervenant peut avoir partagé le plan de son discours en amont. Le récupérer permet de gagner quelques points d'avance. En effet, une fois la prise de notes structurée par les grandes parties du propos, il ne reste alors plus qu'à remplir les différentes sections avec les informations correspondantes.
Parfois, un lexique peut être fourni avant la prise de parole, en particulier si la thématique évoquée est spécifique. Il est donc fortement conseillé de prendre note du jargon utilisé par l'intervenant afin de confirmer, le jour J, le sens de chacun des termes techniques.
Sélectionner l'outil de prise de notes adéquat
Le choix du support de prise de notes dépend de la nature de la prise de parole, du débit du discours et du contexte général. Cependant, le plus important pour prendre des notes efficacement est d'être à l'aise avec l'outil sélectionné.
Le format papier peut constituer une option judicieuse. En effet, un carnet ou un cahier prennent peu de place et laissent la possibilité de raturer. Le document aura tout le temps d'être remis en forme à la suite de l'intervention. La seule alternative à éviter est celle de la feuille volante, qui pourrait facilement se perdre avant la fin de l'événement. Pour ce qui est du choix entre stylo et crayon, il s'agit d'une question de confort de prise de notes. Néanmoins, il faut réserver les couleurs et autres surligneurs pour plus tard. En phase de prise d'information, ils retardent l'écriture et nuisent à la concentration.
La prise de notes sur un support numérique est préconisée lorsqu'il s'agit de rédiger vite. Dans ce cas, il est nécessaire de s'assurer d'avoir bien rechargé la batterie de l'appareil et de disposer des logiciels adéquats pour faciliter la prise de notes. Il est conseillé de préférer les outils de traitement de texte qui proposent un enregistrement automatique afin de ne pas avoir à penser à sauvegarder le document.
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Choisir la méthode la plus adaptée au contexte de prise de notes
La prise de notes ne consiste pas toujours à couvrir une page blanche de chiffres et de nouveaux termes. Cette méthode peut être adoptée si le preneur de notes a l'habitude de réécrire son brouillon dès la fin de l'intervention afin de remettre les informations en ordre à partir de ce dont il se souvient. Cependant, cette technique ne convient pas à tout le monde ni à tous les contextes de prise de notes.
Plutôt que de noter les informations essentielles sans suivre de structure particulière, il peut être judicieux d'opter pour des méthodes qui séparent la zone de prise de notes en plusieurs parties, chacune correspondant à un type de données à retenir.
L'une de ces méthodes consiste à prévoir une marge à droite de la feuille ou du document texte pour y recueillir toutes les remarques personnelles venant à l'esprit au cours de la prise de parole. À gauche, les informations factuelles (c'est-à-dire celles transmises par l'orateur) permettent de contextualiser l'ébauche de nouvelles idées.
Une autre technique requiert, quant à elle, de diviser l'espace de prise de notes en 3 colonnes :
- La première pour indiquer chaque sujet de la prise de parole.
- La deuxième pour inscrire les décisions à prendre en rapport avec ce sujet.
- La troisième pour noter qui est responsable de cet aspect en particulier.
Cette dernière est particulièrement adaptée pour les réunions d'avancement de projets.
Bien qu'elles prévoient une segmentation de l'espace de prise de notes, ces deux méthodes consistent à prendre des notes de manière linéaire, c'est-à-dire au fur et à mesure des informations délivrées à l'oral.
Des procédés non linéaires, plus techniques, mais plus appropriés à certains contextes de prise de notes, peuvent aussi être appliqués. C'est le cas notamment de la méthode SPRI, qui divise la page en 4 zones :
- Une pour présenter la situation.
- Une qui porte sur les problèmes à résoudre,
- Une évoquant les solutions à mettre en place.
- Une mentionnant les données à prendre en compte pour y arriver.
Avec la méthode SPRI, la prise de notes s'effectue uniquement au travers de verbes d'action ou de substantifs. Par exemple, si la zone « Situation » indique « création d'un site web pour la marque », la partie « Solutions » peut comprendre la note « établir un cahier des charges ».
En outre, la technique de la carte mentale est aussi un moyen efficace de prendre des notes de manière à instaurer une hiérarchie dans les idées, les informations et les arbitrages à venir.
Utiliser des abréviations
Les personnes habituées à la prise de notes ont, de fait, recours à leurs propres abréviations, en particulier pour écrire sur papier. Pour gagner du temps sur la prise de notes, il est donc fortement conseillé d'adopter son propre système d'abréviations.
Pour cela, les signes mathématiques peuvent remplacer certains mots, les voyelles peuvent être supprimées tant que le terme reste compréhensible et certaines lettres grecques peuvent même traduire une idée complexe en un unique symbole.
Avoir recours à des termes simples et directs
Bien que la thématique de la prise de parole puisse impliquer l'utilisation de termes de jargon, il convient d'avoir recours autant que possible à des mots simples et directs en prise de notes. Au cours de cet exercice, le style rédactionnel n'a en effet aucune importance.
L'ensemble du document doit rester concret et intelligible. Même si ce n'est pas forcément son but premier, il doit pouvoir être compris par d'autres personnes, même lorsqu'elles n'ont pas assisté à l'intervention ou à la réunion.
Mettre en évidence les informations uniques
Parfois, mettre des phrases en forme est inévitable pour que l'information soit exploitable à l'issue de la prise de notes. Dans ce cas, il est essentiel de faire ressortir les données clés, telles que les dates, les chiffres, les statistiques ou encore les noms importants. Elles viennent structurer l'ensemble de la prise de notes. C'est pourquoi il ne faut pas hésiter à demander à l'orateur de répéter pour être certain de les avoir bien retranscrites.
Dans le cadre d'une prospection commerciale, une prise de note réussie peut s'avérer décisive. En effet, les notes concernant le profil d'un futur client sont des ressources précieuses pour la suite du parcours d'achat.
Pour permettre aux commerciaux d'exploiter leurs notes stratégiquement, l'utilisation d'un CRM peut être fructueuse. Comparé aux outils classiques de prise de notes, ce type de logiciel présente plusieurs avantages supplémentaires, comme celui de pouvoir suivre toutes les notes concernant un même prospect et, ainsi, créer un historique tout au long du processus de vente.
Le CRM de HubSpot offre, en outre, la possibilité de partager les fiches des leads entre plusieurs commerciaux lorsque cela est nécessaire. Il facilite également la prise de notes lors d'appels téléphoniques grâce à la fonction d'enregistrement des appels. Il est en effet possible de les enregistrer directement dans le logiciel, permettant de compléter la prise de notes à l'issue de l'échange. Les notes prises par les commerciaux pendant ou après l'appel sont aussi enregistrées sur la fiche contact afin de pouvoir être consultées ultérieurement par l'ensemble des équipes.
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