Qu'est-ce que la méthode GTD et comment l'utiliser ?

Les lettres du sigle « GTD » renvoient à l'expression anglo-saxonne « Getting Things Done ». En français, celle-ci se traduit par « Faire en sorte que les choses soient faites ». GTD est une méthode de gestion du temps et de la productivité. Sa particularité est de reposer sur un système de listes et de calendriers.

Cet article explique en détail en quoi consiste la méthode GTD et comment l'utiliser pour améliorer sa productivité au travail ou dans la vie quotidienne.

Avantages et limites de la méthode GTD

Depuis sa création, la méthode GTD a fait beaucoup d'adeptes. Elle offre en effet de nombreux avantages, dont celui de placer l'action au cœur des objectifs de productivité. Cependant, la méthode GTD présente aussi quelques limites.

Les avantages de la méthode GTD

La méthode GTD s'appuie sur un système simple et fiable pour fixer des dates limites et s'y tenir. Un bon début pour ceux qui cherchent à améliorer leur productivité. Complète, cette technique prend en compte tous les aspects d'un projet personnel ou professionnel.

Le principe de la méthode GTD est la mise en action : elle encourage à planifier pour faire. En résumé, elle insiste sur le fait que la planification en elle-même ne sert à rien. C'est bel et bien le passage à l'action qui améliore le rendement.

La méthode GTD considère que, pour réaliser ses missions et remplir ses objectifs, il faut créer une vue d'ensemble de ses tâches, de manière à trouver la motivation pour se mettre en action.

Opter pour la méthode GTD permet une structuration claire des objectifs, missions et délais. Le format calendrier laisse une marge de manœuvre importante, offrant une grande liberté d'organisation. En effet, la méthode GTD n'applique pas de critère d'ordre : elle fixe des objectifs à atteindre par l'action.

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Les limites de la méthode GTD

Ce qui constitue un principe fondamental de la méthode GTD peut aussi s'avérer un inconvénient pour sa mise en pratique. En effet, elle n'inclut pas de notion de priorisation entre les tâches. Il incombe donc à chaque personne utilisant cette méthode d'attribuer elle-même un ordre de priorité à ses différentes missions.

L'objectif de la méthode GTD étant de dresser une liste exhaustive de tous les éléments à prendre en compte pour réaliser une tâche, cette technique ne permet pas vraiment de s'organiser sur une longue durée (une journée ou une semaine, par exemple). Elle consiste en un tri des tâches pour déterminer les plus importantes, mais ne les distribue pas dans le temps.

Enfin, la méthode GTD peut être déstabilisante pour certaines personnes. Comme toutes les techniques de développement personnel, elle peut être adoptée définitivement une fois passé un temps d'adaptation, mais ce n'est pas toujours le cas sur le long terme. En effet, la méthode GTD est avant tout un processus de classification constante des tâches, qui demande d'accepter de perdre du temps au départ pour en gagner par la suite.

Les 5 étapes de la méthode GTD

La méthode GTD repose sur 5 étapes itératives, qui correspondent à un tunnel de classification des tâches. Voici les étapes sur lesquelles repose cette technique de productivité.

Collecter

La première étape de la méthode GTD consiste à collecter de manière exhaustive les tâches à réaliser, mais aussi les rendez-vous à honorer et les idées à concrétiser. Cette collecte a lieu dans une zone appelée « corbeille d'entrée ». Tous les éléments concernant des tâches, des idées ou des rendez-vous sont placés dans cette corbeille pour être classés par la suite.

Traiter

La seconde étape consiste à traiter les données concernant les idées, tâches et rendez-vous en cours. C'est là que les notes collectées lors de l'étape précédente entrent véritablement dans le système GTD.

Pour savoir où placer une note, l'utilisateur doit se poser des questions précises, telles que :

• « De quel type de tâche s'agit-il ? »
• « Dans quel contexte la mission s'inscrit-elle ? »
• « Qu'est-il possible de faire dans l'immédiat ? »
• « Quelle sera la prochaine étape ? »

À ce stade, il est également possible d'éliminer une note ou bien de la mettre en attente. À l'issue de ce premier traitement, les actions rassemblées sont prêtes à être organisées au sein du système GTD.

Organiser

Au cours de cette troisième phase, les notes ou entrées qui ont passé l'étape précédente de traitement font l'objet d'une organisation spécifique à la méthode GTD. Les tâches qui demandent un passage à l'action sont alors réparties dans des bacs différents ou bien sous forme de listes avant de faire l'objet d'une révision à la prochaine étape.

Dans le cadre du système GTD, l'organisation s'opère de la manière suivante :

• Les rendez-vous et les deadlines sont placés dans un calendrier.
• Les projets sont compilés au sein d'une liste, qui peut être reliée à un calendrier si des échéances y sont associées.
• Les différentes étapes d'un même projet sont consignées dans une liste dédiée.
• Les tâches à déléguer sont notées dans une autre liste en attendant le retour des personnes concernées.
  
  

Réviser

La plus grande particularité de la méthode GTD est celle d'imposer de réviser régulièrement l'ensemble du système et la façon dont les notes sont classées afin de s'assurer que le processus soit logique. La phase de révision consiste à vérifier que toutes les tâches en cours figurent dans les bons bacs. Quand une mission est finalisée, il faut la déplacer ou la sortir totalement du schéma.

Théoriquement, la méthode GTD préconise une révision quotidienne et une révision hebdomadaire. Ce rythme s'adapte bien à la plupart des postes, mais il peut bien entendu être modifié en fonction du contexte de travail.

Exécuter

L'exécution des tâches correspond au moment de passer à l'action. Avec la méthode GTD, l'action doit absolument prendre en compte les étapes précédentes. En effet, grâce aux phases linéaires de collecte, de traitement, de classification et de révision, l'utilisateur connaît mieux son environnement de travail et dispose des informations nécessaires sur les éléments suivants.

Le contexte

Avant de passer à l'action, il faut prendre en compte le contexte au sein duquel la tâche sera réalisée. Par exemple, rédiger un rapport analytique demande plus de concentration, et donc plus de calme, que de répondre à des e-mails de prospection.

De même, certains projets accaparent toutes les capacités d'une personne tandis que d'autres peuvent être menés en parallèle.

Le temps

Le temps est un critère évidemment très important en ce qui concerne la productivité. La classification GTD permet de le prendre en compte au moment de passer à l'action.

Si la tâche en question demande trop de temps pour être réalisée de manière qualitative, par exemple, elle peut alors être mise en attente dans un bac dédié.

L'énergie disponible

Le niveau d'énergie d'un collaborateur conditionne sa motivation à entreprendre une tâche. Il s'agit d'une ressource limitée. Pour maximiser la productivité, la méthode GTD permet d'évaluer son niveau d'énergie avant d'entreprendre une tâche.

Si une mission requiert beaucoup d'énergie alors que l'agent est fatigué, il est fort probable qu'une autre tâche moins énergivore et plus adaptée à son état du moment soit en attente. Il peut alors la traiter et revenir sur la première tâche ultérieurement.

La priorisation

En tant que telle, la priorisation ne fait pas partie du système GTD. C'est un inconvénient qui peut lui être attribué, la méthode considérant que chaque personne est en mesure de concevoir sa propre échelle de priorités. C'est la raison pour laquelle la technique GTD préconise de prioriser ses tâches au moment de passer à l'action. En résumé, si la priorisation n'est a priori pas un critère de classification d'une tâche, elle doit cependant être considérée au moment de passer à l'action.

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