Goulets d'étranglement en entreprise : comment identifier et traiter ces bottlenecks ?

Selon les experts de la théorie des contraintes, seules 20 % des entreprises localisent correctement les goulets d'étranglement responsables de la baisse de leur efficacité et de la hausse de leurs coûts. Cette situation expose les organisations à une perte de productivité qui peut aller jusqu'à impacter leur rentabilité.

Quelles sont les caractéristiques principales d'un goulet d'étranglement ?

Les points de blocage des processus de production se singularisent en fonction de leurs origines et causes profondes.

Il peut s'agir de l'obsolescence des systèmes, des logiciels ou des process qui ne permettent plus aux collaborateurs de rester performants. La limitation ou la nécessité d'une autorisation pour les accès aux informations cruciales et les problèmes de connexion aux interfaces logicielles génèrent des délais d'attente et des retards. Un collaborateur surchargé de travail ralentira la chaîne de travail, de même que les doublons ou les confusions de rôles et de tâches.

Si l'organisation d'un projet ou d'une entreprise n'est pas correctement planifiée et spécifiée, les processus de travail deviennent peu lisibles. Les collaborateurs ne pourront alors pas orienter leurs efforts vers des objectifs précis et manqueront d'efficacité.

La communication tant interne qu'externe peut influencer les flux de travail. En effet, lorsqu'un projet est en cours, il est nécessaire que tous les collaborateurs puissent accéder aux informations le concernant pour aborder et organiser sereinement leurs tâches. De même, si la communication avec le client n'est pas fluide et claire, elle peut augmenter les délais de production. Un retour trop tardif ou imprécis peut impacter toute la chaîne de travail, tandis que des délais mal définis avec un fournisseur peuvent paralyser la production.

Quelles sont les conséquences d'un goulet d'étranglement ?

Allongement des délais de livraison

Lorsqu'un goulet d'étranglement se forme, toute la chaîne de travail est impactée et ralentie. La productivité des collaborateurs est donc entravée et toute la production peut être paralysée. Ce phénomène se répercute d'activité en activité et affecte tout le processus jusqu'au résultat final. Les délais préalablement définis ne peuvent donc pas être tenus. Cet allongement sera d'ailleurs proportionnel à la capacité du chef de projet à résoudre le problème à l'origine du goulet d'étranglement.

Incompréhension entre les parties prenantes

La communication constitue le fondement de toute l'organisation interne du travail des différents collaborateurs de l'entreprise. De même, si les collaborateurs n'ont pas accès aux informations nécessaires à l'exécution de leurs tâches, ils ne vont pas pouvoir effectuer leurs activités.

Lorsque le dialogue avec le client est complexifié ou entravé, les délais de réponses peuvent se prolonger et impacter la production en provoquant des incertitudes sur le travail à fournir.

Le manque de transparence ou d'éclairage lié aux dysfonctionnements du dialogue entre les différents intervenants dans la chaîne de production produit alors des incompréhensions propices aux erreurs et aux ralentissements.

Imprévisibilité des coûts

Les retards dans la production ou l'avancement d'un projet entraînent des surplus de coûts qui peuvent être néfastes pour la marge de l'entreprise. En effet, ceux-ci ne peuvent pas toujours être répercutés sur la facture que réglera le client.

De plus, le ou les goulets d'étranglement sont rarement prévisibles et donc rarement prévus dans les budgets des projets ou commandes que l'entreprise accepte. Il s'agit alors toujours de surcoûts non maîtrisés et préjudiciables.

Comment identifier un goulet d'étranglement ?

Différentes méthodes et outils permettent de révéler les goulets d'étranglement pour ensuite optimiser les processus et être plus efficace au travail.

Les outils d'exploration du processus fonctionnent grâce à l'analyse des données. La première étape pour identifier un goulet d'étranglement consiste à cartographier les processus. Elle permet de faire apparaître et de comprendre les différents paramètres et éléments influençant le flux de travail. Le but poursuivi est l'étude du projet sous différents angles. Elle peut se faire par l'intermédiaire d'une liste de tâches, d'un tableau Kanban ou d'un diagramme de Gantt. De même, le diagramme en arêtes de poisson, ou arêtes d'Ishikawa est un outil d'analyse pertinent dans ces situations. En passant par une série de questions, notamment « pourquoi », l'analyse minutieuse de la situation va mettre à jour le goulet et ses causes.

Pour identifier les goulets d'étranglement, la surveillance des métriques est également essentielle. Elle consiste à contrôler des KPI liées au flux de travail, tels que le temps de cycle, le délai ou le débit. Des outils d'automatisation fournissant des données en temps réel peuvent alors aider le chef de projet, notamment s'il a configuré des alertes spécifiques pour l'informer des retards.

Les accumulations ou activités générant les plus longs délais d'attente constituent également des goulets d'étranglement. Pour les repérer, il suffit d'analyser la liste d'attente dans les flux de travail ou de faire une étude de terrain dans les ateliers. Les collaborateurs peuvent alors émettre des commentaires pertinents, précieux sur les processus qui affectent la chaîne de travail, mais également mentionner des solutions adaptées.

De plus, il est possible d'appliquer l'un des procédés Six Sigma aux processus existant pour identifier les goulets d'étranglement : la méthode DMAIC. Elle permet de définir le problème et ses causes réelles, notamment en mesurant la performance des workflows par une analyse minutieuse des données. L'utilisation de la théorie des contraintes ou de l'analyse des causes profondes permet au chef de projet d'identifier la raison première d'un ralentissement dans le flux de travail.

Comment éviter les goulots d'étranglement ?

Cartographier les flux

Avant de servir l'identification des goulets d'étranglement, la cartographie peut permettre de déterminer les flux de travail et leurs caractéristiques. Elle donne un aperçu du déroulement des activités. L'utilisation d'un tableau Kanban peut alors être d'une très grande utilité. En effet, il permet de visualiser toutes les tâches et leur état : actives, en attente ou terminées.

Lors de la planification d'un projet par exemple, il sera utile de définir le chemin critique pour connaître à l'avance les séquences les plus sensibles et les surveiller. Cette connaissance des tâches critiques permettra une plus grande attention quant aux retards. Par ailleurs, les outils de gestion automatisée de projet disposant de systèmes d'alerte permettent d'avertir en temps réel afin d'éviter de trop importantes baisses de productivité.

Piloter les ressources

Pour appréhender un projet dans les meilleures conditions, il est indispensable de définir les besoins en ressources au préalable. En effet, l'anticipation des effectifs, mais également des outils nécessaires à son achèvement, conditionnera grandement son succès.

Une fois les bons collaborateurs incorporés en nombre suffisant dans l'équipe, le chef de projet devra superviser la répartition des tâches pour éviter toute surcharge de travail. Afin de les aider dans l'organisation de leurs différentes activités, il peut leur donner des outils tels que la technique Pomodoro, qui leur permettra d'optimiser leur capacité de concentration.

Gérer les temps

La gestion du temps de travail est un outil au bénéfice de la productivité des collaborateurs qui peut passer par l'utilisation de la matrice Eisenhower. Gérer le temps consiste à mettre en place un certain nombre de techniques afin de planifier les activités au plus juste et d'alléger la charge mentale liée aux différentes tâches. Il s'agit donc de gérer les efforts à fournir de façon optimale et intelligente.

À cette fin, la matrice Eisenhower permet de classer l'ensemble des tâches à accomplir dans quatre quadrants constitués à partir de deux axes. Le premier, à la verticale, représente le degré d'urgence du travail et le second, à l'horizontale, définit son niveau d'importance.

Organiser la production

Il existe aujourd'hui de nombreuses applications d'organisation du temps, des flux de travail et des projets. En effet, l'organisation n'est pas une chose innée : elle s'apprend au fur et à mesure de l'expérience. Les chefs de projet et d'entreprise doivent faire face à un grand besoin dans ce domaine pour pouvoir gérer au mieux leurs équipes de collaborateurs. De plus, l'exemple qu'ils apportent rejaillit sur leurs effectifs qui, forts de ce modèle, vont eux-mêmes adopter une optimisation de leur organisation, notamment de leur temps de travail.

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