La date limite de votre dernier projet arrive à grands pas et vous vous demandez où le temps a filé ? Il existe de nombreuses réponses à cette question, qui ne vous conviendront probablement pas... 

Découvrez la check-list des bonnes pratiques pour les télétravailleurs et les  managers à distance.

Nous allons plutôt vous montrer ce qui freine votre productivité et grâce à quelles astuces vous parviendrez à vaincre cet ennemi.

8 astuces pour augmenter sa productivité en télétravail 

Avec 8 petites astuces, découvrez comment vous pourrez augmenter votre productivité jour après jour... Non, n'ayez pas peur, ce n'est pas si difficile que ça ! 

1 - Trouver une routine (et la maintenir)

Travailler à distance permet de gérer son emploi du temps plus librement. Commencer et finir la journée à des heures différentes, prendre des pauses irrégulières... Même si la flexibilité est essentielle pour le télétravail, il est conseillé de créer une routine et de s'y maintenir.

Par exemple, utiliser son agenda pour bloquer une heure le midi pour le déjeuner, bloquer des pauses de 10 ou 15 min dans l'après-midi, 1 h pour le sport à 18h30, etc. Cela permet de plus facilement rester concentré pendant le travail et de mettre une barrière claire entre vie professionnelle et vie personnelle.

2 - Ne pas hésiter à communiquer 

Vous avez une question ou un problème sur un projet ? Lorsque vous travaillez à distance, l'idée de « déranger » un collègue peut vous inciter à ne pas envoyer de message, car vous ne savez pas si cette personne est en réunion, en appel ou en pause par exemple.

Même si vous l'ignorez, posez votre question ou exprimez votre problème. Si votre collègue est occupé, il ou elle reviendra vers vous lorsque ce sera possible. Si vous ne le faites pas, vous ne pourrez pas avancer dans vos tâches et le problème ne sera que reporté. 

3 - Être ordonné

D'après Einstein, le génie domine le chaos mais quand on y regarde de plus près, cette affirmation est toute relative !

Pour une journée de télétravail, l'ordre facilite considérablement la productivité. Une étude allemande de l'institut Frauenhofer aboutit au résultat selon lequel les employés passeraient 10% de leur temps à la recherche de matériel de travail disparu ! Sans compter que cette recherche effrénée produit du stress, vous pourriez également mettre ce temps à profit pour autre chose... Cela vaut donc la peine de garder son espace de bureau dédié bien rangé !

4 - Stimuler la créativité avec de la musique  

« La musique sera toujours porteuse d'idées » chante le groupe Kraftwerk, pionnier de la musique pop électronique, qui a connu un immense succès entre 1974 et 1986.

Une phrase qui en dit long sur le rapport entre musique et augmentation de la productivité. En décembre 2012, le Journal of Consumer Research a publié une étude d’après laquelle la productivité est plus élevée avec un bruit de fond qu'avec du silence, ou qu’avec beaucoup de bruit. On trouve d'autres études qui démontrent l'effet positif de la musique sur la productivité.

Par conséquent, il est vivement conseillé d'écouter sa musique avec un casque afin de créer une ambiance sonore agréable. Les grands magasins passent d'ailleurs souvent une musique adaptée à leur clientèle cible.

5 - Mettre son téléphone portable de côté 

Le téléphone portable est un outil utile qui est également devenu une invention problématique. Les appels, les messages et les alertes peuvent facilement distraire.

Le professeur de psychologie Christian Ulmer estime que nous passons trois heures par jour sur notre portable. Le travail est interrompu pendant cette courte pause, sans que celle-ci ne soit pour autant reposante. Par le simple fait de garder constamment un œil sur son téléphone, la concentration sur le projet en cours est interrompue en permanence et le téléphone devient alors un ennemi redoutable de la productivité.

Mettez-le en silencieux pour quelques heures, notamment lorsque vous souhaitez vous concentrer sur une tâche ou un projet spécifique.

6 - Utiliser Internet dans un cadre professionnel

Ce qui vaut pour le téléphone portable vaut aussi pour internet. La communication professionnelle dépend beaucoup d'internet mais elle doit être strictement séparée de l'usage privé, faute de quoi vous êtes constamment distrait, comme avec un téléphone.

Surfer sur le net pour des raisons personnelles doit rester occasionnel, un moment de détente après le travail ou pendant une pause.

7 - Ne pas constamment lire ses e-mails  

Beaucoup de gens ont tendance à lire leurs e-mails immédiatement après réception, et à ainsi interrompre les tâches en cours.

Dans un tel cas, le courrier électronique devient un ennemi de la productivité avec les conséquences que nous connaissons. Augmentez votre productivité au travail en définissant des filtres dans votre boîte de réception.

Pour les plus importants, définissez un dossier spécifique dans votre messagerie afin de pouvoir les lire immédiatement. Prenez alors en compte tous les participants et les objets potentiels de ces courriers pour qu’ils puissent être reconnus par votre messagerie.

Tous les autres messages seront réceptionnés dans un dossier différent que vous ne consulterez qu’à certains moments seulement (en fin de journée ou bien pendant une pause par exemple).

8 - Prioriser le travail  

Les systèmes d'exploitation sont devenus multitâches, aussi bien sur votre ordinateur que votre téléphone portable. Il est conseillé de prendre régulièrement le temps de structurer ses journées de travail.

Triez vos tâches par ordre d'importance et attelez-vous en premier aux tâches les plus urgentes. Vous pourrez ainsi en reporter un minimum au lendemain et vérifier l'importance des tâches restantes et des rendez-vous à venir.

Votre prochaine réunion, par exemple : est-il vraiment utile d'y participer ? Est-ce que des sujets d’importance pour vous y seront traités ? Pourriez-vous peut-être attendre que ces informations soient communiquées dans un e-mail collectif ?

Ce sont quelques mesures simples qui peuvent être mise rapidement en pratique pour vous permettre de travailler à distance plus efficacement.

Pour aller plus loin et concrétiser le travail à distance dans votre entreprise, téléchargez cette check-list des bonnes pratiques à mettre en place pour la hiérarchie et pour les employés.

Check-list télétravail

Publication originale le 31 mars 2016, mise à jour le 22 juillet 2020

Sujet(s):

Télétravail