Notion : fonctionnalités et 3 exemples d'utilisation de cet outil de productivité

Un logiciel de gestion de projet permet d'éditer une feuille de route, d'assigner des tâches et d'en suivre l'exécution. Un intranet permet de stocker et de partager des documents et des informations en interne. Un agent conversationnel permet de produire automatiquement des contenus. Tous ces outils sont dédiés à la productivité des entreprises digitalisées. L'ambition de Notion est de réunir les outils de productivité des entreprises en une seule application, collaborative, personnalisable et facile à utiliser. L'application est disponible en téléchargement pour Windows, Mac, Android et iOS, et accessible sans téléchargement sur notion.io.

L'application Notion est destinée aux entreprises tous effectifs confondus : des micro-entrepreneurs aux grandes entreprises. Chaque page de l'espace de travail est structurée en blocs, organisés sous forme de tableau, de liste ou encore de calendrier, au choix de l'utilisateur. Le nombre de pages et de blocs est illimité. Les utilisateurs ont accès à des modèles pour accélérer la configuration de leurs documents : calendriers éditoriaux, feuilles d'objectifs ou encore wikis. Les collaborateurs peuvent inviter des clients et des partenaires à collaborer dans des espaces privés.

Est-ce que l'application Notion est gratuite ?

L'application Notion est disponible en quatre versions, dont une gratuite.

• Notion est une application gratuite pour les particuliers et pour les entrepreneurs individuels. Ils peuvent configurer leur espace de travail avec un nombre illimité de pages et de blocs. Ils sont en revanche limités à 5 Mo lors du chargement de leurs fichiers.
• Le forfait Plus, nécessaire à partir de deux membres, coûte 8 $ par utilisateur et par mois. Cette version de Notion est adaptée au travail en équipe, dans les petites entreprises. Les entreprises ont la possibilité de créer une URL personnalisée pour faciliter l'accès à leur espace de travail en ligne. Notion offre un essai gratuit.
• Le forfait Business, au tarif mensuel de 15 $ par utilisateur, dispose de fonctionnalités avancées. Ce forfait convient aux grandes entreprises qui sont organisées en plusieurs équipes de travail. Avec cette version de Notion, les managers accèdent à des données analytiques enrichies à propos de l'utilisation de l'espace de travail par les collaborateurs.
• Le forfait Entreprise, dont le tarif est communiqué sur demande, est la version la plus avancée de l'application Notion. Les entreprises peuvent demander une démonstration préalablement à la souscription.

La technologie d'IA de Notion est accessible au tarif de 8 $ supplémentaires par utilisateur et par mois. Le module d'IA automatise l'extraction de données stockées sur l'espace de travail, la réécriture et le résumé de documents textuels ou encore la recherche d'informations.

Quelles sont les fonctionnalités de Notion ?

L'entreprise utilisatrice construit son espace de travail personnalisé sur Notion en ajoutant des pages, puis des blocs sur chaque page. Chaque collaborateur utilisateur peut à son tour personnaliser son propre espace de travail, en choisissant le mode d'affichage et en créant des étiquettes, notamment. Un collaborateur peut choisir la vue chronologique, par exemple, pour visualiser ses projets dans leur ensemble à la manière du diagramme de Gantt.

Le système d'organisation de Notion permet de charger et de créer tous types d'éléments : du texte, des images, du code, des plans, des bases de données ou encore des listes. Pour chaque élément, les utilisateurs disposent des fonctionnalités suivantes :

• Stocker. Tous types d'éléments peuvent être importés grâce à une fonction de glisser-déposer, ou créés directement depuis l'espace de travail. L'application propose à cet effet un outil de prise de notes, notamment utile lors des réunions d'équipe.
• Éditer. Les éditeurs de liste et de texte en ligne sont des outils collaboratifs utiles pour travailler à plusieurs sur un document. Les modifications sont effectuées en temps réel et les utilisateurs peuvent commenter les versions successives.
• Structurer. Les documents peuvent être organisés dans Notion de manière à créer des bases de données. La recherche d'informations est alors facilitée par les fonctions de tri et de filtre.
• Partager. En tant qu'outil collaboratif, l'application Notion est utilisée pour partager l'information. Il peut s'agir de publier une base de connaissances, d'attribuer des tâches dans le cadre d'un projet ou encore de collaborer avec un partenaire ou un client.
  
  

Gérer un projet

Méthodologie Waterfall, Scrum ou encore Agile : quelle que soit la manière d'organiser le travail, la gestion de projet nécessite :

• Une liste de tâches, attribuées à des collaborateurs spécifiquement désignés.
• Un planning des tâches, sous forme de calendrier, de chronologie ou encore de tableau.
• Un espace de stockage des notes et des documents, avec une fonction de suivi des modifications.
• Un espace pour collaborer avec le client.
• Un système de notifications, pour alerter sur l'exécution des tâches ou sur les échéances prioritaires, par exemple.

L'application Notion réunit toutes ces fonctionnalités. C'est pourquoi Notion est très utilisé pour faire de la gestion de projet.

Diffuser une base de connaissances

L'application Notion peut être utilisée pour créer et partager une base de connaissances en interne, également appelée wiki. Chaque équipe de l'entreprise est autorisée, selon ses droits d'accès, à la mettre à jour et l'enrichir. Chaque collaborateur peut consulter la base de connaissances selon sa fonction et ses besoins.

Diffuser une base de connaissances est utile dans divers contextes. Exemples :

• Stocker les éléments de la charte graphique de la marque sur un espace de travail collaboratif permet à l'équipe marketing et aux équipes produit d'y accéder dès que nécessaire.
• Faire une liste d'objectifs et publier les résultats à mesure de leur progression est un moyen efficace de motiver les collaborateurs.

Créer une base de données

Notion est utilisé comme système d'organisation des informations. L'application permet en effet de créer des bases de données, pour faciliter la recherche ultérieure de données. Les bases de données permettent d'ordonner, de classer, de ranger, de hiérarchiser et d'archiver tous types de documents. Cela offre l'avantage du gain de temps, notamment quand l'entreprise détient d'importants volumes de fichiers.

Les fonctions de tri et de filtre ainsi que les menus intuitifs permettent de trouver rapidement les données requises. Avec la fonctionnalité d'IA, les entreprises peuvent automatiser la recherche.

Pour aller plus loin, téléchargez ce guide gratuit et optimisez votre gestion de projet en adoptant la méthode et les outils qui correspondent le mieux à votre activité.