Pot de départ professionnel : comment bien l'organiser

Un collaborateur peut être amené à quitter une entreprise pour divers motifs : une mutation professionnelle, un départ à la retraite, un congé maternité ou toute autre raison. Pour clôturer cette relation et maintenir une cohésion d'équipe, l'entreprise peut choisir d'organiser un pot de départ.

Quel est l'intérêt d'organiser un pot de départ au travail ?

Organiser un pot de départ professionnel est devenu une tradition lorsqu'un salarié quitte une entreprise pour commencer une nouvelle aventure, quelle qu'en soit la raison. Pour ce dernier, c'est le moment idéal pour recevoir une petite attention de la part de ses collègues lors de son dernier jour au sein de son poste.

Un tel événement permet de se remémorer tout ce que l'employé a vécu avec ses collaborateurs et de le remercier pour le temps qu'il a passé dans l'entreprise. C'est aussi le moment de renforcer les relations entre collègues, tout cela dans une ambiance festive et de détente.

Étant donné qu'un départ bouleverse l'organisation d'une entreprise, rassembler les équipes autour d'un pot est un bon moyen d'appréhender le renouveau et de s'exprimer plus librement par rapport au travail.

Quoi qu'il en soit, le pot de départ est un moment symbolique qui mérite d'être célébré en toute dignité pour souhaiter une bonne continuation aux employés quittant leurs postes.

Comment organiser un pot de départ professionnel ?

1. Établir un budget
2. Définir un lieu
3. Fixer la date et l'heure du rendez-vous
4. Sélectionner les personnes à inviter
5. Prévoir un buffet
6. Envoyer les invitations
7. Programmer des animations
8. Préparer un discours

1 - Établir un budget

La première étape à suivre pour organiser le pot de départ d'un salarié est de fixer un budget. En fonction de l'envergure de l'événement, l'entreprise organisatrice doit déterminer les fonds dont elle dispose et les dépenses à effectuer. Les coûts à prévoir portent sur différents éléments :

• La salle à louer.
• La nourriture et les boissons.
• Les divertissements.
• Les cadeaux.
• Le service de nettoyage si nécessaire.

2 - Définir un lieu

Ensuite, l'entreprise doit choisir l'endroit où se déroulera le pot de départ. Tout dépend de l'ampleur de l'événement, de l'espace disponible au sein du lieu de travail et du budget que l'entreprise dispose pour la location d'une salle. Organiser un pot de départ au bureau se révèle la solution la plus répandue, mais également la moins coûteuse. Il existe de nombreux endroits en dehors du lieu de travail qui peuvent accueillir un événement de ce type comme une salle de réception dans un hôtel, un restaurant, un bar ou encore un parc. Il est nécessaire de veiller à ce que le lieu choisi soit disponible et puisse accueillir tous les invités, mais surtout qu'il plaise au salarié partant.

3 - Fixer la date et l'heure du rendez-vous

L'étape suivante consiste à déterminer la date et l'heure pour le pot de départ. Celles-ci doivent être choisies en fonction du planning et des disponibilités des collaborateurs qui y participeront. L'idéal est d'organiser l'événement en fin de semaine, de préférence le jeudi, et en fin de journée. Le but est de rassembler le plus de monde possible lors du pot de départ.

4 - Sélectionner les personnes à inviter

Le nombre de personnes à inviter au pot de départ varie en fonction de la taille de l'entreprise. S'il s'agit d'une petite entreprise, tous les collaborateurs doivent participer à l'événement. Dans le cas d'une grande entreprise, il est évident que tout le monde ne pourra pas être invité. Aussi faut-il convier les personnes adéquates, et plus précisément les collègues proches du futur ex-employé ou appartenant à son équipe. Les dirigeants de l'entreprise peuvent également être présents à l'événement.

5 - Prévoir un buffet

La préparation d'un buffet avec de la nourriture et des boissons est le gage d'un pot de départ réussi. Selon le budget, le temps d'organisation et l'ambiance de l'entreprise, il est possible de faire appel à un traiteur pour la préparation de plats festifs ou d'opter pour le « fait maison ». Organiser un buffet sous forme d'apéritif dînatoire est également une option à privilégier pour favoriser les échanges, car cela ne nécessite pas d'être assis. Le buffet peut idéalement comporter :

• Des amuse-bouches.
• Des pains-surprises.
• Des crudités.
• Des planches de charcuterie et de fromages.
• Des cakes salés.
• Des mini-pizzas.
• Des quiches.
• Des salades de pâtes ou de riz.
• Des petits fours.
• Des gâteaux.

Côté boissons, il est possible de proposer du champagne et/ou du vin. Toutefois, les alcools forts sont à éviter. Pour ceux qui ne boivent pas d'alcool, il faut prévoir des sodas et des jus de fruits.

Plus globalement, le buffet doit convenir à tout le monde. Aussi, avant de le préparer, il est important de connaître les préférences ou contraintes alimentaires des collaborateurs afin que chacun puisse manger quelque chose pendant le pot de départ.

6 - Envoyer les invitations

Tous les employés et collaborateurs invités au pot de départ doivent être tenus informés de l'événement. Pour cela, le meilleur moyen est de leur envoyer une invitation par mail afin qu'ils puissent connaître le déroulement du pot de départ. Il est possible de leur préciser de ne pas dévoiler cette fête au salarié qui part afin de lui en faire la surprise. Les invitations doivent être envoyées une semaine avant le Jour J afin qu'un maximum de personnes puisse assister à l'événement.

7 - Programmer des animations

Pour être mémorable, le pot de départ doit aussi proposer de la musique et des activités. Tous les ingrédients doivent être réunis afin que les participants fêtent le départ de leur collègue dans la joie et le divertissement. Tout d'abord, l'entreprise organisatrice peut s'informer sur les goûts musicaux des collaborateurs pour préparer une playlist en fonction. Ensuite, différentes activités peuvent être proposées pour égayer le pot de départ :

• Un karaoké.
• Une soirée déguisée.
• Un blind test.
• Une activité en plein air.
• Un ice-breaker.

8 - Préparer un discours

La préparation d'un discours est capitale pour permettre à chacun des collaborateurs de dire quelques mots sur les moments qu'ils ont vécus avec le salarié qui quitte l'entreprise. Le discours est le moment le plus marquant du pot de départ. C'est l'occasion de rendre hommage au salarié partant et d'expliquer en quoi il a été un excellent collègue. Au cours de cet instant chargé en émotions, les collaborateurs doivent faire un zoom sur la vie de leur futur ex-collègue au sein de l'entreprise sans oublier de le remercier. Ils peuvent aussi le faire intervenir dans le discours afin de créer le dialogue.

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Quel cadeau offrir pour un pot de départ d'un collègue ?

Pour clôturer le pot de départ, il est conseillé d'offrir un cadeau au salarié qui quitte l'entreprise. Les collaborateurs peuvent convenir ensemble d'un cadeau commun à offrir à leur futur ex-collègue avec la création d'une cagnotte en ligne. L'idéal est de choisir un cadeau qui correspond aux goûts et centres d'intérêt de l'employé partant. S'il aime voyager, par exemple, il est possible de lui offrir un billet d'avion ou une réservation d'hôtel dans la destination de son choix. Le cadeau peut aussi être accompagné d'une carte de départ sur lequel chacun pourra écrire un petit mot.

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