Comment faire une matrice RACI pour les responsabilités d'un projet ?

La définition des rôles et des responsabilités est l'une des étapes les plus importantes de la gestion d'un projet, augmentant jusqu'à 28 fois plus sa performance. La matrice RACI est un outil permettant d'organiser visuellement ces rôles et responsabilités durant tout le déroulé du projet. Elle constitue un appui pour le chef de projet et les différentes parties prenantes.

Sénèque énonçait : « Il n'y a pas de vent favorable pour celui qui ne sait pas où il va. » Si tel est le cas dans la gestion de votre projet, une matrice RACI vous aidera à lui donner la bonne direction et à l'exécuter dans de bonnes conditions. 

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Que signifie l'acronyme RACI ?

RACI est l'acronyme de :

• Responsible (« Responsable »). La traduction de « responsible » est un exemple concret de mauvaise interprétation de cette composante de la matrice RACI. En effet, cette expression ne se traduit pas par « responsable » au sens hiérarchique du terme, mais plutôt par l'idée d'être « en charge de ».
  Ainsi, la lettre R peut être utilisée pour attribuer un nouveau dossier client à un chargé de clientèle. En inscrivant R en face de cette tâche et de ce poste dans l'entreprise, le chef de projet confie la responsabilité globale de la mission à la personne concernée.
• Accountable (« Approbation »). La lettre A de la matrice est celle qui s'adresse le plus aux responsables de projet. L'inscription d'un A en face d'une tâche signifie que la ou les personnes concernées ont un droit de regard voire une autorité sur les actions mises en œuvre au cours du projet. Ce sont généralement des décisionnaires, qui doivent de leur côté organiser la gestion de leurs propres équipes.
• Consulted (« Conseil »). La lettre C traduit une action de conseil. Elle correspond à l'intervention, au sein de l'entreprise ou bien en externe, d'un ou de plusieurs experts sur un sujet ou une thématique. Par exemple, il se peut qu'une étape du projet ne puisse être débloquée que si, et seulement si, un expert a validé une action précédente. Dans ce cas, le rôle de conseil précède une tâche opérationnelle ou stratégique dans le projet.
• Informated (« Informé »). La lettre I ne définit pas un rôle à proprement parler. Elle indique quels membres du projet doivent être mis au courant d'une décision prise au sujet d'une tâche ou d'un aspect particulier du projet. Inscrire un I entre le nom d'un membre du projet et un jalon indique que le collaborateur est impacté par les décisions ayant été prises précédemment. L'informer est donc nécessaire, mais la personne ne doit pas nécessairement donner son approbation pour que le projet se poursuive.

À quoi sert la matrice RACI ?

Attribuer les responsabilités au sein d'un projet

Il est important de décider quel collaborateur jouera quel rôle dans le projet. Cela permet de responsabiliser l'ensemble de l'équipe, chaque intervenant et de leur donner une vision précise du déroulé et de l'avancée du projet. Ainsi, chacun se sent responsable et investi au service de l'intérêt général.

Il est également plus simple de déléguer les tâches avec la matrice RACI. Tous les collaborateurs ont ainsi conscience de leur périmètre d'action, de celui de leurs collègues et de leurs supérieurs.

Il s'agit donc d'une méthode sûre pour ne rien oublier dans les différentes tâches nécessaires à la bonne réalisation du projet.

Répartir équitablement le travail

La méthode RACI permet de répartir équitablement les tâches à réaliser entre les différents collaborateurs de l'entreprise. En cas de déséquilibre, le chef de projet pourra modifier la matrice RACI pour que la charge de travail soit plus le plus justement répartie entre les équipes. Cet équilibre revêt de l'importance puisqu'à la suite d'une mauvaise gestion de projet, une entreprise gaspille 11,4 % de ses ressources.

Unifier le niveau d'information

Grâce à la matrice RACI, l'entreprise fournit le même niveau d'information à tous les collaborateurs participant au projet. Elle fait ainsi le lien sur la part et le rôle tenus par chacun et leur articulation dans le déroulé du projet. Un tableau récapitule les étapes clés et les responsables offrant une vision d'ensemble du planning.

La lecture de la matrice RACI est également très simple à effectuer, il suffit de croiser les noms dans les colonnes et les tâches sur les lignes.

Coordonner et communiquer de manière pertinente

Le chef de projet doit utiliser la matrice RACI comme outil de coordination et de communication pour gérer les projets, notamment les plus complexes. Véritable lien entre les collaborateurs et leurs activités, le chef de projet dispose ainsi d'une vue d'ensemble de l'exécution du projet et donc se trouve à même de le gérer au mieux. Vauvenargues, écrivain et moraliste français disait d'ailleurs : « La science des projets consiste à prévenir les difficultés de l'exécution. »

Comment faire une matrice RACI des responsabilités ?

1. Dresser une liste des tâches du projet
2. Répertorier les acteurs du projet
3. Déterminer les rôles de chacun

Étape 1. Il faut définir l'ensemble des tâches, activités, actions ou livrables du projet en précisant les phases du cycle de vie correspondantes. Cette liste sera inscrite horizontalement dans la grille du tableau.

Étape 2. Puis, les personnes qui vont intervenir dans le projet doivent être répertoriées et assignées à une mission. Parmi les acteurs du projet se trouvent les équipes, les services ou les collaborateurs particuliers. Ces acteurs sont tous à lister verticalement.

Étape 3. Enfin, reste à définir le rôle de chaque acteur dans le projet et donc les responsabilités corrélées. Il suffit d'utiliser chacune des lettres (R, A, C et I) et de les placer dans un tableau comprenant les tâches à accomplir et les personnes ou entités à qui elles sont attribuées. Il est alors possible d'y faire figurer plusieurs lettres afin de définir des implications différentes pour une même personne ou équipe.

• R pour « Responsable » (dans le sens « en charge de »)
• A pour « Approbation »
• C pour « Conseil »
• I pour « Informé »

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