Le webinar, mot-valise composé des termes web et seminar, est un format de réunions interactives réalisées en ligne, auxquelles peuvent participer plusieurs personnes connectées depuis des lieux éloignés géographiquement, dans un but de travail collaboratif, de conférences ou encore d'enseignement à distance.

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Ce moyen de communication a révolutionné l'art de se réunir en permettant, entre autres, aux entreprises d'échanger directement avec les internautes lors d'un événement pédagogique ou d'un séminaire, en plus de garantir les fonctionnalités classiques d'une conférence physique comme les questions/réponses et le partage de documentation. De plus, le webinar constitue un outil inbound marketing à part entière, utilisé par 60 % des marketeurs B2B, selon une enquête Demandwave de 2017 et considéré comme le deuxième plus important générateur de leads et de revenu après les livres blancs.

Parmi les plateformes offrant des solutions de webinar, Zoom apparaît comme l'un des leaders, fort de 300 millions de participants par jour en moyenne en avril 2020. La possibilité d'organiser des webinars avec plus de 10 000 participants non intervenants, préinscrits ou non, est particulièrement adaptée aux besoins marketing des entreprises.

Comment organiser un webinar performant ?

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Comment organiser un webinar inbound ?

Voici les étapes à suivre pour faire de votre webinar sur Zoom un succès.

1 - Définir un objectif pour le webinar

Afin de cadrer le projet dès le départ, il est primordial de fixer le thème de votre webinar et les objectifs à atteindre associés. Construits d'après la méthode SMART, ces objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis. Il peut s'agir d'acquérir des leads qualifiés ou d'accroître votre e-réputation de plusieurs points. Selon votre objectif, certaines catégories de webinars sont à privilégier.

Par exemple, un webinar de découverte donne des informations sur une problématique à laquelle sont confrontés les internautes et vous permettra d'obtenir leurs coordonnées. Le webinar d'évaluation présente les solutions pour répondre à cette problématique et le webinar de décision approfondit l'étude de ces solutions, vos prospects étant proches de l'acte d'achat.

2 - Définir le buyer persona

La construction de vos objectifs est directement liée au public auquel vous désirez vous adresser, et donc à la définition d'un buyer persona. Ce persona est un personnage semi-fictif représentatif des caractéristiques sociodémographiques, psychologiques ou encore des comportements de consommation de votre audience.

Cette démarche permet d'adapter votre webinar à cette cible, qu'il s'agisse du thème, du style d'animation plus ou moins formel, de la durée ou encore du style de langage, et donc de le rendre beaucoup plus efficace.

3 - Télécharger l'application Zoom

La stratégie étant à présent actée, entrez dans le vif du sujet avec le téléchargement de Zoom ! Au préalable, il est nécessaire de vous inscrire, cette procédure ne nécessitant que quelques clics et la vérification de votre adresse email. Ensuite, vous pouvez directement ouvrir Zoom depuis votre navigateur ou après l'avoir téléchargé sur cette page.

site web Zoom

À ce stade, vous disposez des fonctionnalités standards et gratuites de Zoom, comme les visioconférences dans la limite de 100 participants et de 40 minutes. Pour accéder à la formule webinar, il vous faut tout d'abord souscrire une licence professionnelle de 13,99 € par mois par animateur, puis l'une des six formules : la plus économique autorise jusqu'à 100 participants pour 37 € par mois et la plus onéreuse permet d'accueillir jusqu'à 10 000 participants pour 6 036 € mensuels. L'abonnement annuel propose des tarifs réduits d'environ 20 %.

tarif Zoom

4 - Planifier le webinar

Afin d'attirer un maximum de participants, il est conseillé de choisir une date et une heure de forte disponibilité, en évitant par exemple le lundi matin ou le vendredi en fin de journée, avec une attention particulière portée aux fuseaux horaires. De même, prévoyez un créneau légèrement supérieur à la durée de la réunion, au cas où le webinar commence en retard ou s'éternise.

5 - Créer le webinar et préparer la promotion

Dans votre compte, cliquez sur l'onglet « Webinaires » puis « Programmer un webinaire ». Renseignez ensuite les informations obligatoires liées au webinar :

  • Nom.
  • Heure de début.
  • Durée.
  • Inscription ou non des participants.
  • Partage de l'audio et de la vidéo par l'animateur et les participants.

Vous pouvez également utiliser un modèle de webinar préenregistré, indiquer que le webinar sera périodique et partager une description du webinar avec les participants.

application bureau webinar zoom

Par ailleurs, grâce à l'intégration de HubSpot avec Zoom, vous pouvez, entre autres, ajouter des participants à votre webinar depuis votre CRM à l'aide d'un workflow.

Dès que le webinar est créé, il est primordial de préparer les modalités d'inscription en créant par exemple une page dédiée sur votre site présentant le thème, l'animateur et l'intérêt du webinar, compte tenu des problématiques des internautes. Insérez également des outils de captation de leads comme les call-to-action pour stimuler l'inscription.

6 - Préparer et optimiser le contenu pour obtenir des participants

Pour que votre webinar soit percutant et capte l'attention des participants jusqu'à la fin, vous devez délivrer un contenu de qualité. Ainsi, préparez aussi rigoureusement votre discours que votre support de webinar. Avoir un fil conducteur tout au long de la présentation vous évitera de vous égarer et donc de perdre l'attention de votre audience.

Considérez que vous êtes en train de raconter une histoire aux participants, que vous devez les « embarquer » avec vous à l'image d'un storyteller. En parallèle, illustrez vos propos par un support PowerPoint ou PDF clair et synthétique, faisant apparaître distinctement les informations pertinentes grâce à des chiffres et des graphiques.

7 - Promouvoir le webinar

La promotion doit démarrer relativement tôt, environ un mois avant le webinar et privilégier les canaux de communication utilisés par le buyer persona : publication sur les réseaux sociaux, mention de l'événement dans la newsletter ou pop-up sur votre site.

Durant la semaine précédant la conférence, communiquez de nouveau par email auprès de votre cible ou d'anciens participants et relancez les inscrits, ceux-ci, ayant davantage de visibilité sur leur agenda, se montreront probablement plus réceptifs.

paramètre des emails zoom

8 - Créer le contenu et s'entraîner

Un webinar ne s'improvise pas et il est important de le « répéter » en amont. Tout d'abord, créez un contenu exhaustif structuré autour d'un sujet principal, par exemple « Apprendre aux internautes à améliorer le référencement naturel de leur site », décliné en sous-parties.

Chronométrez-vous en répétant la présentation pour identifier le temps nécessaire pour chaque partie, tout en gardant à l'esprit le temps nécessaire pour les questions/réponses de fin de séance. Votre posture doit également dégager dynamisme et chaleur afin de séduire votre audience et favoriser l'interaction.

9 - Faire le webinar

Une heure avant l'événement, il est temps de vous assurer que vous ne rencontrerez pas de difficultés techniques. Connectez-vous au webinar pour contrôler le fonctionnement de la vidéo et du micro. N'hésitez pas à solliciter vos collègues pour qu'ils se connectent comme de « faux » participants et vérifient la qualité des échanges.

10 - Assurer le suivi auprès des participants

L'expérience ne s'arrête pas à la fin de la conférence et il s'agit désormais de capitaliser sur les interactions réalisées. Ainsi, mettez en place un lead scoring en fonction des actions effectuées par les participants afin de qualifier vos leads :

  • Interactions via le chat.
  • Visionnage de la conférence en replay.
  • Téléchargement de documents.

En outre, l'analyse des indicateurs de performance du webinar (taux d'inscrits, taux de participants, taux d'engagement) vous permettra d'améliorer votre prestation lors d'un prochain événement.

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 Kit gratuit : Recette d'un webinar attrayant et performant

Publication originale le 15 juin 2020, mise à jour le 03 juillet 2020

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