L'e-mail d'invitation est une étape déterminante dans une stratégie de webinar. Il faut susciter, chez les invités, l'envie de prendre le temps de participer. Un taux de participation élevé récompense en effet les efforts déployés pour organiser le webinar. L'autorité de l'organisateur sur son secteur d'activité, ainsi que sa notoriété, sont en outre renforcées. De bonnes pratiques et de l'inspiration aident à préparer et envoyer des invitations convaincantes.
Quel est l'intérêt d'envoyer des invitations pour un webinar ?
Envoyer des invitations, pour un webinar comme pour tout autre évènement, est un moyen très efficace pour attirer des participants.
- L'invitation joue un rôle informatif. L'information arrive directement dans la boîte de messagerie du destinataire. Il prend ainsi connaissance du sujet et des modalités pratiques du webinar, pour décider de participer ou non.
- L'invitation a un caractère personnel. Le destinataire se sent d'autant plus concerné, car une invitation lui est adressée. Il peut en outre se sentir flatté d'être invité. Cela suscite son envie de participer.
Avec les réseaux sociaux, les articles de presse ou encore les annonces radio, l'e-mailing fait partie des moyens de communication pour annoncer le webinar et convier des participants. En comparaison avec les autres moyens de communication, l'e-mail d'invitation à un webinar présente trois intérêts majeurs :
- Son coût est faible.
- Le destinataire peut conserver l'e-mail, pour accéder quand il le souhaite aux informations du webinar.
- L'e-mail, plus personnel qu'une publication sur un réseau social par exemple, a plus d'impact sur le taux de participation.
À quel moment envoyer un e-mail d'invitation au webinar ?
En termes de jour et d'heure, l'e-mail d'invitation au webinar doit être envoyé au moment où l'audience est la plus réceptive. Ainsi, les destinataires consultent immédiatement l'invitation, qui ne rallonge pas la liste des e-mails « à traiter ». Le moment opportun varie selon l'audience. Pour le déterminer, il faut comparer les taux d'ouverture des e-mails, sur plusieurs jours et sur plusieurs plages horaires. Ces statistiques, a priori, sont accessibles depuis le tableau de bord du logiciel d'e-mailing utilisé.
En termes de délai, il faut envoyer l'e-mail d'invitation au webinar suffisamment en avance pour permettre aux invités de se rendre disponibles. Il est important toutefois de ne pas annoncer le webinar trop en avance, au risque que l'information soit progressivement reléguée au second plan. Envoyer l'invitation la semaine du webinar est judicieux, dans la mesure où les prospects ont probablement une bonne visibilité sur leur agenda.
Pour créer et planifier l'envoi d'e-mails d'invitation pour vos webinars, vous pouvez utiliser le logiciel d'emailing gratuit de HubSpot, qui permet la création de workflows d'e-mails sans connaissance technique, avec des modèles disponibles personnalisables facilement. Grâce aux outils IA intégrés, vous pouvez également générer du texte en quelques instants.
Quels éléments doivent figurer dans une invitation au webinar par e-mail ?
- Les éléments de présentation du webinar
- Des arguments pour motiver la participation
- Des éléments visuels et d'interactivité
- Un objet d'e-mail convaincant
1 - Les éléments de présentation du webinar
L'invitation au webinar informe. Tous les renseignements nécessaires doivent être mentionnés, de manière à ce que le destinataire de l'e-mail n'ait pas à contacter l'organisateur. L'invitation inclut notamment :
- Le titre du webinar, tel qu'il est mentionné sur l'ensemble des supports de communication.
- La date, l'heure et le lieu, c'est-à-dire la plateforme de webinar.
- La durée du webinar, pour permettre aux participants de s'organiser.
- Le sujet du webinar, ainsi que l'identité et l'expertise des intervenants.
2 - Des arguments pour motiver la participation
Pour booster le taux de participation, l'e-mail d'invitation au webinar doit être convaincant. Il faut dans un premier temps identifier l'audience cible, pour comprendre ses intérêts, ses besoins et ses problématiques. Ainsi, il est possible de choisir les arguments convaincants : le webinar suscite l'intérêt, adresse le besoin et résout la problématique.
Certains arguments, dans l'invitation, sont particulièrement susceptibles d'augmenter le taux de participation au webinar :
- Faire intervenir des invités considérés par l'audience comme des invités de marque, pour renforcer la crédibilité de l'organisateur.
- Attiser la curiosité, en gardant le secret sur certaines informations : évoquer une « annonce exclusive », un « lancement de produit » ou encore un « invité premium » sans révéler plus de détails, par exemple.
- Limiter les places à un certain nombre de participants, ou imposer une date limite pour s'inscrire au webinar.
3 - Des éléments visuels et d'interactivité
Comme tout e-mail, l'invitation au webinar doit être attractive. Les images et les vidéos, ainsi que les boutons CTA, agrémentent l'e-mail. Il est notamment pertinent d'insérer :
- Des photos de profil des intervenants au webinar, pour personnaliser l'invitation.
- Une courte vidéo de présentation, ou d'interview de l'organisateur.
- Une bannière en-tête qui récapitule, de manière très visuelle, les informations essentielles de l'invitation au webinar.
- Des éléments cliquables, la bannière en-tête par exemple, pour rediriger vers la page web du webinar.
4 - Un objet d'e-mail convaincant
L'e-mailing offre un ROI intéressant. C'est pourquoi l'usage d'e-mails marketing est répandu en entreprise, et les prospects sont sollicités en conséquence. Il faut donc faire la différence pour retenir l'attention des invités au webinar. Il est notamment important de s'assurer que les destinataires ouvrent l'e-mail d'invitation au webinar, en soignant l'objet.
Exemples de formulations attractives : « Savez-vous que … ? », « Que diriez-vous si … ? » ou encore « Que faites-vous le … ? ». La forme interrogative, en objet d'e-mail, permet de susciter la curiosité pour donner envie d'ouvrir l'invitation.
3 bonnes pratiques à adopter lors d'une invitation à un webinar
1 - Utiliser un outil pour gérer les participations
Divers outils existent pour organiser des webinars : des plateformes de visioconférence, des logiciels d'e-mailing pour les invitations ou encore des outils de gestion dédiés. Quels que soient les outils utilisés, une fonctionnalité est importante : la gestion des participations.
- Les destinataires indiquent s'ils participent ou non au webinar en cliquant sur un bouton directement dans l'e-mail d'invitation.
- L'organisateur visualise le taux de participation et la liste des participants sur un tableau de bord actualisé en temps réel.
2 - Utiliser un assistant virtuel pour rédiger les invitations
L'intelligence artificielle d'un assistant virtuel est utile à deux égards : gagner du temps, et trouver de l'inspiration. Objet d'e-mail, texte d'invitation au webinar ou encore idées d'arguments pour booster la participation : un générateur d'e-mails IA permet de disposer d'une trame efficace, à personnaliser éventuellement.
3 - Inviter, relancer, remercier
L'e-mail d'invitation annonce le webinar, délivre les informations pratiques et convainc les invités de participer. La stratégie se poursuit selon les réponses des invités :
- Les invités qui ont répondu présent reçoivent un e-mail de confirmation, puis sont relancés avant le webinar pour ne pas oublier de se connecter.
- Les invités qui n'ont pas répondu sont relancés pour répondre. L'e-mail de relance doit être d'autant plus convaincant.
Pour générer des leads grâce aux webinars, il est important de garder le contact. L'e-mail de remerciement après participation est utile à cet effet.
Cette stratégie d'invitation, de relance et de remerciement par e-mail peut être programmée et automatisée dans un objectif de gain de temps.
Exemples d'invitation aux webinars
Exemple de bannière en-tête d'invitation à un webinar
Cet exemple de bannière en-tête d'invitation à un webinar est un visuel efficace : les informations importantes sont immédiatement visibles, la photo des intervenants personnalise l'e-mail.
Exemple d'invitation personnalisée à un webinar
Dans cet exemple, le webinar cible un segment précis de l'audience de l'entreprise. Le titre est personnalisé eu égard aux intérêts spécifiques de ce segment, pour mieux convaincre. L'invitation en outre affiche un compte à rebours, pour inciter les invités à répondre rapidement.
Exemple de corps d'e-mail d'invitation à un webinar
Cette invitation au webinar comporte tous les éléments d'information nécessaires : la date, l'heure, le lieu, le prix ainsi que le programme. Un bouton CTA permet de s'inscrire pour participer.
Exemple de texte d'invitation à un webinar
Cette invitation à un webinar comporte un long texte, pour décrire l'évènement et convaincre d'y participer. L'usage du gras et de chiffres attire l'attention sur les arguments pertinents. Un visuel, avec la photo de l'intervenant, personnalise et agrémente l'e-mail.
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