Certaines personnes travaillent mieux sous la pression, car cette dose de stress fait croître leur motivation. Faire les choses à la dernière minute peut être efficace, mais stressant. Il existe quelques alternatives pour travailler plus vite et augmenter sa productivité.

Découvrez les techniques qui pourront vous aider à augmenter votre productivité

1 - Définissez des échéances pour chacune de vos tâches

La durée que vous consacrez à une certaine tâche dépend du temps que vous lui allouez. Si vous ne vous imposez pas de délai pour la terminer, vous risquez de prendre plus de temps que nécessaire. En revanche, si vous vous fixez une limite, la pression liée à cette échéance vous forcera à terminer la tâche dans les temps et à travailler plus rapidement.

De plus, chronométrer vos tâches peut vous permettre de vous plonger dans un certain état mental, dans lequel vous êtes complètement absorbé par une activité. Vous n'avez plus aucune autre pensée, émotion ou notion de temps. Il est possible d'atteindre cet état mental en définissant des objectifs clairs et difficiles, mais réalisables.

Définir une limite de temps pour accomplir une tâche est un moyen efficace d'entrer dans cet état. Finir une tâche avant la fin du délai imparti est un objectif raisonnable. Cette dose de pression et de stress vous permet d'atteindre une concentration maximale et d'utiliser le plein potentiel de vos compétences.

2 - Divisez vos projets en plusieurs tâches

Il est parfois intimidant de se lancer dans un nouveau projet. La quantité de travail est colossale, et la fin à peine imaginable. Face à une réalisation si lointaine, certaines personnes peuvent se sentir découragées. Vous avez davantage de risques de vous enliser dans un projet si vous n'éprouvez pas un sentiment de satisfaction au quotidien.

La situation serait différente si vous pouviez ressentir cette sensation plusieurs fois par jour : vous feriez preuve de plus d'énergie et de motivation. Le sentiment de progrès, peu importe sa taille, constitue le facteur le plus important pour stimuler les émotions et la motivation.

Diviser vos projets en tâches plus petites vous permet d'atteindre un objectif mineur ou même plusieurs objectifs en une journée, plutôt qu'un objectif global au bout de plusieurs semaines ou plusieurs mois. Un sentiment de progrès constant stimule ainsi votre moral et votre productivité à long terme. Ces petits objectifs vous aident à travailler plus vite.

3 - Travaillez en présence d'autres personnes

Peut-être avez-vous déjà remarqué que lorsque vous jouez d'un instrument ou disputez un match de football devant un public, vous produisez de meilleurs résultats.

Ce phénomène psychologique est appelé la facilitation sociale. La présence d'autres personnes produit un effet bénéfique qui augmente votre niveau d'engagement psychologique. Ce stress supplémentaire vous aide à mieux effectuer des tâches faciles ou bien répétées lorsque vous faites face à un auditoire.

Si vous pensez maîtriser votre travail mais que vous voulez gagner en rapidité, essayez de travailler en présence d'autres personnes. Si les autres peuvent voir ce que vous faites et potentiellement vous évaluer, votre stress atteindra un niveau optimal, ce qui vous incitera à travailler davantage et plus rapidement.

4 - Maîtrisez vos cycles ultradiens

Tout au long de la journée, le corps humain fonctionne selon des cycles biologiques de 120 minutes, appelés cycles ultradiens. Pendant les 90 premières minutes, votre énergie mentale ne cesse de croître, avant de retomber pendant environ 30 minutes.

Pour optimiser votre rapidité et votre productivité, il est préférable de travailler pendant des cycles de 90 minutes, lorsque votre corps est naturellement alimenté en énergie, puis de vous reposer pendant 30 minutes lorsqu'il est naturellement épuisé. Cette méthode vous permet de tirer pleinement parti des fluctuations d'énergie de votre corps.

Garder le même niveau de concentration pendant 90 minutes peut cependant constituer un véritable défi. En effet, un individu tend à rester concentré 20 à 25 minutes avant que son esprit ne commence à se disperser.

Pour optimiser votre capacité de concentration, vous pouvez utiliser la technique Pomodoro pendant vos cycles de 90 minutes : travaillez pendant 25 minutes, puis reposez-vous pendant 5 minutes.

Travailler pendant que le corps est naturellement plein d'énergie, se reposer lorsqu'il est naturellement épuisé et prendre de courtes pauses pour retrouver toute sa concentration permet d'atteindre une certaine rapidité et une productivité maximale.

5 - Écoutez du bruit blanc

La musique a toujours été source de bonheur, mais non de concentration. Ainsi, si vous écoutez de la musique avec des paroles, l'aire du langage de votre cerveau sera plus concentrée sur celles-ci que sur votre tâche actuelle.

Écouter un nouveau genre de musique n'est pas non plus propice à la productivité. En présence d'une musique inconnue, votre cerveau, stimulé par la nouveauté, va libérer de la dopamine. Votre attention est donc entièrement portée sur la musique, et non sur votre travail. De plus, même si la musique classique et les musiques de film n'ont généralement pas de paroles, ces genres peuvent également perturber votre concentration s'ils sont nouveaux pour vous.

Néanmoins, il existe une solution si votre lieu de travail est bruyant : écouter du bruit blanc. Un bruit ambiant à un volume modéré permettrait d'améliorer le processus créatif. Vous pouvez reproduire cet effet en portant un casque anti-bruit et en écoutant du bruit blanc.

Le bruit blanc permet de maintenir la concentration, car il est constant. Comme les sons sont toujours les mêmes, votre cerveau s'y habitue. Les distractions auditives ne vous affectent plus. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur votre tâche actuelle et travailler plus rapidement.

6 - Trouvez un partenaire pour vous responsabiliser

Certaines personnes répondent volontiers aux attentes extérieures, mais très peu aux leurs. Par exemple, elles tiendront toujours les délais imposés, mais ne trouveront pas le temps d'avoir une activité physique.

Pour les aider à répondre à leurs attentes intérieures, il est essentiel qu'elles associent un responsable externe à ces objectifs internes. L'un des outils de responsabilisation les plus efficaces sera en effet un partenaire à qui elles devront rendre des comptes.

Personne ne souhaite être perçu comme une personne paresseuse et peu productive. Promettre, par exemple, 1 000 mots par jour à votre responsable dans le cadre de la rédaction d'un livre blanc, et les laisser vérifier régulièrement l'avancement de votre travail, sera pour vous source de motivation et vous permettra de travailler plus efficacement.

7 - Oubliez votre côté perfectionniste

La perfection et la rapidité vont rarement de pair. Revenir régulièrement sur votre travail, vérifier plusieurs fois l'absence d'erreurs et accepter d'autres tâches plutôt que de les confier à d'autres personnes retarde la progression, mobilise votre énergie et risque de détériorer votre santé émotionnelle.

Les perfectionnistes ont souvent la mentalité « tout ou rien ». Si leur travail n'est pas parfait, ils le considèrent comme un échec. Vous pouvez en effet continuer à peaufiner votre travail, mais vos efforts n'apporteront que des améliorations minimes et vous risquez de le rendre en retard. Il est important de garder à l'esprit que, pour la plupart des entreprises, le bon travail et le respect des délais sont synonymes de succès.

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Comment gagner en productivité ?

Publication originale le 17 mai 2019, mise à jour le mai 20 2019

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