Si chaque entreprise est différente par sa taille, son secteur d'activité ou encore ses besoins, elles ont, cependant, toutes un point commun : l'importance d'avoir un service informatique performant et efficace. Face à cet enjeu majeur et indispensable à leur développement, elles sont nombreuses à confier la gestion de leur système d'information à un prestataire externe.
Qu'est-ce que l'infogérance ?
L'infogérance désigne le fait de déléguer à un prestataire informatique externe toute ou partie de la gestion, de l'exploitation et de la sécurisation du système d'information de l'entreprise. Elle répond à un besoin de spécialisation face aux évolutions croissantes de la technologie et de la réglementation.
Son fonctionnement et son importance
Le développement du numérique et des nouveaux usages liés au digital oblige les entreprises à avoir un réseau informatique de qualité si elles veulent être en mesure de garantir l'efficacité et la productivité de leurs salariés. En effet, en choisissant d'externaliser leur système d'information, elles s'entourent d'experts formés aux dernières innovations et solutions techniques et donnent l'opportunité à leurs employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Le champ d'intervention de l'infogérance mobilise différentes activités et compétences qu'il conviendra de déterminer, notamment par la réalisation préalable d'un audit du système et des besoins de l'entreprise.
Un contrat d'infogérance permet de s'entendre sur le périmètre de la prestation, sur sa durée et sur les conditions de renouvellement et de résiliation.
L'entreprise a le choix de confier la totalité de la gestion du SI ou de ne sous-traiter qu'une partie des tâches liées à la maintenance du réseau informatique. Dans ce cas, l'externalisation peut être de trois types :
- L'infogérance de structure prend en charge l'exploitation, le développement et la sécurité du matériel ;
- L'infogérance applicative porte sur la gestion du développement, de l'exploitation et de la sécurisation des logiciels et progiciels du client, qu'il en soit propriétaire ou non ;
- L'infogérance de services, quant à elle, participe à la mise en œuvre et peut, par exemple, prendre en charge l'hébergement d'une application ou la sécurisation des données.
Même si la maintenance du matériel informatique et l'assistance technique restent au cœur du contrat d'infogérance, d'autres actions sont également possibles comme :
- L'audit de performance et de sécurité permettant de mettre en exergue les points faibles du système et de proposer des recommandations de modifications ;
- L'installation et la mise à jour de nouvelles applications ;
- La définition et la mise en place de solutions plus efficientes et mieux sécurisées.
Quels sont les avantages de l'infogérance ?
Si certains choisissent d'internaliser la gestion de leur système d'information, d'autres, notamment les PME, préfèrent se délester de cette tâche chronophage pour se concentrer sur leur cœur de métier.
Ainsi, elles limitent les coûts liés à la mise en place de la gestion de leur système d'information, incluant le recrutement de collaborateurs expérimentés ou encore l'installation du matériel et des logiciels. Le prestataire informatique est à même de proposer une solution sur-mesure totalement adaptée aux besoins du client et peut l'aider ainsi à réaliser de substantielles économies.
Le recours à une société d'infogérance permet d'avoir accès à une expertise métier, à du matériel à la pointe de la technologie, aux dernières versions des logiciels et ainsi de bénéficier d'un système d'information performant et sûr en permanence.
Lorsque l'entreprise se développe, lorsqu'elle engage de nouveaux collaborateurs ou lorsqu'elle ouvre de nouveaux sites, elle doit nécessairement passer par l'agrandissement du parc informatique et par la formation des nouveaux salariés. L'infogérance lui offre une grande flexibilité en l'assistant dans sa croissance et en lui proposant la solution la plus adaptée à ses nouveaux besoins.
Un point crucial du contrat d'infogérance concerne la sauvegarde et la sécurisation des données. En effet, face aux nombreuses tentatives de piratage auxquelles elles sont régulièrement confrontées, les entreprises n'ont d'autre choix que de protéger efficacement l'accès à leurs données. Grâce à l'infogérance, elles bénéficient d'un haut niveau de sécurité et conservent l'accès à l'ensemble des informations sauvegardées quotidiennement par le système.
La maintenance régulière du matériel, la mise à jour des diverses applications et le haut niveau de sécurisation de l'information permettent aux salariés d'améliorer leur efficacité et de rester sereins en cas de problèmes techniques impromptus, car ils savent qu'ils seront rapidement dépannés.
Enfin, avoir recours à une société externe qualifiée dans la gestion du système d'information renvoie l'image d'une entreprise sérieuse, à la pointe de la technologie et à même de faire face à toute situation sans impact sur la poursuite des activités de l'entreprise, un véritable gage de confiance pour les partenaires.
Quels sont les enjeux de l'infogérance ?
L'enjeu principal de l'infogérance réside dans le choix du prestataire. En effet, il est important de veiller à ce qu'il soit :
- Réactif
- Proche géographiquement
- Expérimenté
- Multitâches
- Certifié ITIL
Le succès de la collaboration dépend également de la définition d'un cahier des charges précis reprenant l'ensemble des attentes de l'entreprise et des solutions proposées par l'infogérant pour répondre à chacune d'elles. Le contrat devra être le plus précis possible sur le niveau d'implication et sur le mode d'intervention du prestataire. En effet, certaines opérations peuvent être réalisées à distance et d'autres nécessitent la venue in situ d'un technicien, tout cela doit être clairement consigné dans le contrat.
Enfin, pour que la prestation soit efficace et rentable, il est essentiel d'impliquer le futur partenaire le plus tôt possible dans le projet. Grâce à des connaissances théoriques et une expérience technique, il est à même d'accompagner l'entreprise sur la définition des besoins, sur le choix du matériel, sur l'installation des équipements et sur la formation des collaborateurs.
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