5 exemples de mail de prise de rendez-vous (+ conseils pour rédiger le vôtre)

Il existe certaines règles à respecter pour rédiger un courrier professionnel, et il en va de même pour convenir d'un rendez-vous par e-mail. Aujourd'hui, l'emailing est devenu l'outil le plus utilisé dans les échanges avec les clients, prospects ou fournisseurs, mais il ne faut pas se lancer au hasard pour se donner toutes les chances d'être lu.

Conseils pour convenir d'un rendez-vous par mail facilement

Afin de convenir d'un rendez-vous par mail facilement, l'expéditeur doit tout d'abord personnaliser son écrit. Pour ce faire, il utilise une adresse d'envoi personnalisée et cohérente. Il appose également sa signature, précisant ainsi en fin de message son prénom, son nom, le nom de l'entreprise qu'il représente et ses coordonnées. Aujourd'hui, de manière générale, de nombreux outils existent pour ajouter une signature personnalisée à la fin de chaque e-mail.

L'expéditeur doit également envoyer le mail à un seul destinataire à la fois, en ajoutant éventuellement un ou deux autres destinataires en copie. Il doit personnaliser son écrit en précisant le nom du client dans le corps du message. En effet, des e-mails en masse créent en général moins d'impact chez les prospects et les clients, mais sont aussi mal perçus par les routeurs qui peuvent les classer automatiquement en spams.

L'objet du mail doit être percutant, explicite et efficace. En effet, cet élément est la première chose lue par le destinataire, mais également le seul texte qui apparaît à l'ouverture de la messagerie. Il doit permettre de comprendre tout de suite de quoi il sera question. L'objet consistera en une phrase nominale, sans article, et sans mot de liaison, de 5 à 6 mots.

Le corps du texte fait généralement 15 lignes maximum avec idéalement 5 phrases. Il faut savoir que la première phrase est lue plus attentivement que les suivantes. L'expéditeur doit donc suivre le principe de la pyramide inversée dans sa rédaction : aller droit au but, mettre l'essentiel dès le début pour ensuite aborder les détails. Le contenu doit aussi être clair et synthétique. L'expéditeur doit écrire clairement l'action qu'il attend du destinataire. Dans notre cas, l'objectif est de prendre un rendez-vous et non de vendre un produit. Pour inciter à l'action, l'expéditeur peut clôturer l'e-mail avec un bouton de call-to-action afin, par exemple, de proposer des horaires de rendez-vous à valider via un logiciel de prise de rendez-vous en ligne.

Un logiciel de prise de rendez-vous évite les échanges d'e-mails superflus en mettant à disposition le calendrier pour que le récipient puisse voir les disponibilités et réserver un créneau, tout ça en partageant un simple lien.

Une attention particulière doit être apportée à l'orthographe et à la syntaxe des e-mails. Vous ne devez pas souligner de mots, mise en forme réservée aux liens hypertext. Il faut également éviter de rédiger en majuscules. Les points d'exclamation, d'interrogation et de suspension doivent être utilisés selon les règles de la ponctuation classique, évitez toutes figures de style ou émoticônes pour plus de professionnalisme. Enfin, l'expéditeur doit vérifier l'adresse des destinataires et bien relire ses e-mails avant de les envoyer.

5 exemples de mail de demande de rendez-vous

1 - Exemple d'e-mail à froid

Dans le cadre de son activité de référenceur SEO, notre expéditeur cherche des entreprises sur internet. Il a trouvé le site web de Monsieur Martin. Il lui écrit donc et commence son e-mail par un compliment pour ensuite soulever la problématique. Pour finir, il apporte la solution et propose une rencontre. Enfin, il a pensé à personnaliser son e-mail.

2 - Exemple d'e-mail à la suite d'un entretien téléphonique

L'expéditeur de l'e-mail a d'abord eu ce prospect au téléphone, mais il était encore hésitant pour prendre un rendez-vous. Il lui a donc adressé une documentation de présentation des produits de son entreprise. Il a personnalisé l'e-mail et a proposé de prendre un rendez-vous physique ou téléphonique.

3 - Exemple d'e-mail à la suite d'un événement

Le destinataire du mail a présenté son projet à une conférence et l'expéditeur serait intéressé pour une collaboration. Il pose le contexte et complimente son interlocuteur, puis, il propose un rendez-vous pour mettre en avant ses services.

4 - Exemple d'e-mail à un contact LinkedIn

Dans ce cas, l'expéditeur souhaite prendre contact avec un membre de la communauté LinkedIn. En consultant son site web, il a vu que ses services pourraient être utiles. Il place donc le contexte, commence par les points positifs, puis pose la problématique. Enfin, il lui apporte la solution en proposant un rendez-vous.

5 - Exemple d'e-mail entre services d'une même entreprise

Cet e-mail présente le contexte de la situation, la demande de rendez-vous et précise l'objectif.

Pour aller plus loin, rédigez des e-mails adaptés à chaque situation en utilisant les modèles d'e-mails commerciaux, ou découvrez le logiciel de prise de rendez-vous en ligne gratuit de HubSpot.