L'e-mail reste un canal de communication largement privilégié dans le cadre des échanges professionnels. En dehors de l'e-mailing envoyé à une liste de contacts, c'est un outil puissant pour débuter ou entretenir une relation commerciale.
Néanmoins, relancer un prospect, un client, un fournisseur ou un collaborateur demande de mettre les formes. En effet, la structure d'un e-mail de relance dépend directement de la situation rencontrée et de l'objectif commercial visé. Voici 20 exemples de formulation d'e-mails de relance.
Qu'est-ce qu'un e-mail de relance ?
Un e-mail de relance est un message de suivi envoyé à un prospect ou un contact professionnel dans le cadre d'une démarche commerciale. Il vise à maintenir le dialogue après une première prise de contact restée sans réponse ou à faire avancer une négociation en cours. L'e-mail de relance s'inscrit dans une stratégie de prospection et de conversion des leads.
Pourquoi envoyer un e-mail de relance ?
L'e-mail de relance constitue un élément clé dans la stratégie commerciale B2B. Cette pratique permet d'entretenir une relation durable avec les prospects tout au long du cycle de vente. La persévérance dans les échanges démontre le professionnalisme et l'engagement envers les besoins du prospect.
Un e-mail de relance bien rédigé maintient le dialogue ouvert et aide à faire avancer les négociations commerciales. Il offre l'opportunité de réaffirmer la valeur ajoutée de la solution proposée tout en montrant une réelle volonté d'accompagnement.
La relance par e-mail permet également de rester présent dans l'esprit du prospect sans être intrusif. Cette approche respectueuse laisse le temps nécessaire à la réflexion tout en manifestant une disponibilité constante. Dans un contexte B2B où les cycles de décision sont souvent longs, maintenir ce contact régulier s'avère crucial.
L'e-mail de relance aide aussi à qualifier davantage les prospects. Les réponses obtenues, ou l'absence de réponse, permettent d'affiner la compréhension des besoins et des freins éventuels. Ces informations précieuses orientent la suite des échanges et optimisent le processus commercial.
20 modèles d'e-mails de relance pour chaque situation professionnelle
Un prospect ne donne pas de réponse au dernier mail qui lui a été envoyé (3 variantes)
Un mail de prospection laissé sans réponse peut s'expliquer de plusieurs façons : le contact visé n'était pas le plus à même de répondre à la sollicitation ou bien le mail est arrivé dans le dossier « Indésirables » du prospect.
Dans tous les cas, il vaut mieux chercher à augmenter la pertinence du prochain mail plutôt que de s'interroger sur les raisons de ce silence. Ainsi, il faut prendre en considération toutes les possibilités. Il est possible que le prospect n'ait pas souvenir de l'entreprise ou de l'offre. Il est donc important d'intégrer un rappel au second mail de relance. Autre possibilité : le premier mail a été mal adressé. Dans ce cas, il convient de repréciser à qui il s'adresse, même si le nom de la personne n'est pas connu.
Mon conseil : viser le timing optimal
« Je conseille d'établir un calendrier précis pour les relances après un premier e-mail sans réponse. L'expérience montre qu'une première relance est optimale 3 à 5 jours ouvrés après l'envoi initial. Pour la seconde relance, un délai de 7 à 10 jours est recommandé. La relance finale intervient idéalement 15 jours après la seconde tentative. Cette progression permet de maintenir le contact sans être intrusif. »
Première relance
Objet : Suivi de notre échange du [date]
Bonjour [Nom du contact],
Je reviens vers vous concernant le message envoyé le [date] à propos de [sujet]. N'ayant pas eu de retour, je me permets de vérifier que ce message vous est bien parvenu.
La solution présentée pourrait répondre à vos enjeux de [problématique]. Seriez-vous disponible pour un échange rapide cette semaine ?
[Formule de politesse] [Signature]
Deuxième relance
Objet : Dernière prise de contact - [sujet]
Bonjour [Nom du contact],
Suite à mes précédents messages restés sans réponse, je souhaite m'assurer que le sujet présente toujours un intérêt pour [nom de l'entreprise].
Un appel de 10 minutes suffirait à déterminer si notre solution correspond à vos besoins actuels.
[Formule de politesse] [Signature]
Relance finale
Objet : Clôture du dossier [référence]
Bonjour [Nom du contact],
N'ayant pas eu de retour malgré mes différentes tentatives de contact, je suppose que le projet n'est plus d'actualité.
Le dossier sera clôturé, mais n'hésitez pas à revenir vers moi si la situation évolue.
[Formule de politesse] [Signature]
L'interlocuteur n’est plus le même (2 variantes)
Le changement d'interlocuteur constitue un moment délicat dans la relation commerciale. Cette transition nécessite une approche particulière pour maintenir la continuité des échanges et préserver la confiance établie. Le nouveau contact doit démontrer sa maîtrise du dossier tout en apportant une valeur ajoutée aux discussions précédentes.
La reprise de contact doit être rapide pour éviter toute perte d'élan dans le processus commercial. L'e-mail de relance doit rassurer le prospect sur la transmission des informations et la continuité du suivi. Un récapitulatif des points abordés précédemment permet de démontrer le professionnalisme et l'engagement envers le projet.
Nouveau contact direct
Objet : Reprise de contact - Projet [nom du projet]
Bonjour [Nom du contact],
Je prends la suite de [nom du précédent interlocuteur] concernant le projet [nom du projet]. J'ai pris connaissance du dossier et des échanges précédents.
Pour assurer une transition fluide, un point téléphonique permettrait de reprendre les discussions là où elles se sont arrêtées.
[Formule de politesse] [Signature]
Changement côté prospect
Objet : Suivi projet [référence] - Nouveau contact
Bonjour [Nom du contact],
[Ancien contact] m'a informé de votre reprise du projet [nom du projet]. Pour faciliter la transition, voici un récapitulatif des points abordés précédemment :
- État d'avancement du projet
- Solutions envisagées
- Prochaines étapes
Un échange permettrait d'ajuster la proposition à vos attentes spécifiques.
[Formule de politesse] [Signature]
Un prospect intéressé a demandé qu'on revienne vers lui ultérieurement
Il est très courant qu'un prospect demande de revenir vers lui plus tard, en particulier en B2B ou dans le cas d'une décision d'achat longue. Parfois, plusieurs mois se sont écoulés entre le premier contact et le mail de relance. Le défi d'une relance de ce type est de jouer sur le souvenir positif du prospect, qui a peut-être oublié ce premier contact. Il est donc essentiel de lui en rappeler l'objet.
Ensuite, il faut se montrer ouvert à recevoir des questions. En effet, l'avis du prospect sur le produit ou le service proposé a nécessairement évolué. Pour finir, le mail de relance doit ouvrir sur une possibilité de rencontre en personne afin de présenter la solution plus en détail.
Relance après délai demandé
Objet : Suite à notre échange du [Date]
Bonjour [Nom du contact],
Nous nous sommes entrevus au mois de […]. Vous m'aviez proposé de revenir vers vous dans un délai de […] mois. Avez-vous eu l'occasion de mûrir votre réflexion à propos de [sujet abordé] ?
Je me tiens à votre disposition pour répondre à toutes les questions relatives à ma proposition. Aussi, seriez-vous disponible pour un rapide entretien prochainement ?
[Formule de politesse]
[Signature]
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Après une rencontre lors d'un événement professionnel
Les salons et autres événements professionnels constituent une opportunité de prendre contact avec une clientèle potentielle. Si l'entrevue a laissé un souvenir positif, il peut être judicieux d'envoyer un mail de relance pour concrétiser la proposition commerciale évoquée. Pour cela, il est conseillé de ne pas laisser trop de temps s'écouler.
Néanmoins, contextualiser la proposition reste essentiel. Cela passe par un rappel du nom de l'événement et du cadre dans lequel a eu lieu la discussion (sur un stand, à la sortie, lors d'un séminaire, etc.) et, bien entendu, du sujet abordé.
Relance après événement professionnel
Objet : Meeting à [Nom de l'événement]
Bonjour [Nom du contact],
J'ai apprécié de discuter avec vous/toi à propos de [sujet abordé]. Je pense que nous devrions prolonger cette conversation. Avez-vous/As-tu des disponibilités prochainement afin de prévoir un rendez-vous ?
Je suis quant à moi disponible [créneau], à votre/ta convenance.
[Formule de politesse]
[Signature]
À la suite d'un rendez-vous
Après un rendez-vous avec le prospect, il est possible que certains points spécifiques n'aient pas été abordés. Les deux parties peuvent ressentir un sentiment de confusion. Par conséquent, relancer un prospect après un rendez-vous permet de lui montrer que ses problématiques ont été entendues et comprises. Il est donc important de les faire figurer dans le mail. La relance est aussi l'occasion de rappeler les caractéristiques du produit ou du service vendu.
Relance après rendez-vous
Objet : Suite à notre rendez-vous
Bonjour [Nom du contact],
Je fais suite à notre rendez-vous de tout à l'heure. J'ai apprécié d'en apprendre plus à propos de votre rôle au sein de [Nom de l'entreprise].
J'ai bien noté vos problématiques à propos de […] et de la manière dont cela pénalise votre activité.
Comme nous l'avons évoqué, vous trouverez ci-joint la plaquette de présentation de notre solution […], ainsi qu'une proposition pour vous aider à résoudre votre problématique.
Dans l'attente de notre prochain rendez-vous, je reste disponible pour répondre à vos questions.
[Formule de politesse]
[Signature]
Après une demande de documentation (2 variantes)
La documentation technique représente souvent une étape clé dans le processus de décision d'achat B2B. L'envoi de documents détaillés permet au prospect d'évaluer précisément l'adéquation de la solution avec ses besoins. Cependant, ces documents peuvent être complexes ou nécessiter des éclaircissements.
L'e-mail de relance après l'envoi de documentation doit donc être à la fois courtois et proactif. Il s'agit de s'assurer que le prospect a bien reçu et consulté les documents, tout en proposant un accompagnement personnalisé pour faciliter sa compréhension. Cette étape peut naturellement déboucher sur une démonstration plus concrète de la solution.
Suivi documentation technique
Objet : Documentation [nom du produit] - Suivi
Bonjour [Nom du contact],
Suite à l'envoi de la documentation technique le [date], avez-vous pu prendre connaissance des spécificités de notre solution ?
Je reste à disposition pour éclaircir certains points ou organiser une démonstration personnalisée.
[Formule de politesse]
[Signature]
Relance après brochure commerciale
Objet : Complément d'information - [nom de la solution]
Bonjour [Nom du contact],
La brochure envoyée la semaine dernière a-t-elle répondu à vos interrogations concernant notre offre ?
Une présentation plus détaillée pourrait être organisée avec nos experts techniques pour approfondir les points qui vous intéressent particulièrement.
[Formule de politesse] [Signature]
Après une période d'inactivité (2 variantes)
La reprise de contact après une période d'inactivité constitue un moment délicat du processus commercial. Cette situation survient fréquemment en B2B, où les cycles de décision peuvent s'étendre sur plusieurs mois. Les raisons de cette inactivité sont multiples : contraintes budgétaires, réorganisation interne, changement de priorités ou encore attente d'un moment plus propice.
L'e-mail de relance doit alors adopter une approche diplomatique, reconnaissant le temps écoulé tout en démontrant une compréhension du contexte professionnel. Il est essentiel de rappeler les échanges précédents tout en ouvrant la discussion sur les évolutions possibles du projet ou des besoins. Cette approche permet de réactiver le dialogue de manière naturelle et pertinente.
Reprise de contact après pause projet
Objet : Reprise du projet [nom du projet]
Bonjour [Nom du contact],
Lors de nos derniers échanges en [mois], le projet avait été mis en pause pour [raison évoquée].
Le contexte ayant probablement évolué, un point sur vos besoins actuels permettrait de réactualiser notre proposition.
[Formule de politesse] [Signature]
Relance saisonnière
Objet : Préparation [période] - Reprise de contact
Bonjour [Nom du contact],
À l'approche de [période/événement], il semble opportun de reprendre nos discussions concernant [sujet/projet].
Les solutions évoquées précédemment pourraient être adaptées aux enjeux actuels de votre entreprise.
[Formule de politesse] [Signature]
Mon conseil : différencier chaque relance
« Je recommande vivement d'enrichir chaque nouvelle relance avec des informations ou angles différents. Par exemple, la première relance peut simplement vérifier la bonne réception, la seconde peut apporter un nouvel argument commercial ou une référence client pertinente, tandis que la dernière peut proposer une alternative ou une offre spécifique. Cette approche évite la répétition et démontre une réelle volonté d'apporter de la valeur à chaque contact. »
À la suite d’une objection (2 variantes)
Les objections font partie intégrante du processus commercial B2B et représentent souvent une opportunité de dialogue constructif. Qu'elles soient d'ordre budgétaire ou technique, ces objections témoignent d'un intérêt réel pour la solution proposée, tout en révélant les points de blocage à lever.
La réponse aux objections nécessite une approche méthodique et rassurante. L'e-mail de relance doit démontrer une écoute attentive des préoccupations exprimées et proposer des solutions concrètes et adaptées. Il est crucial de transformer ces obstacles apparents en opportunités de démontrer la flexibilité et l'expertise de l'entreprise, tout en maintenant une posture de conseil et d'accompagnement.
Réponse à une objection budgétaire
Objet : Alternative solution [nom du produit]
Bonjour [Nom du contact],
Suite à vos remarques concernant le budget, une nouvelle formule a été élaborée pour mieux correspondre à vos contraintes financières.
Cette alternative conserve les fonctionnalités essentielles tout en s'adaptant à votre enveloppe budgétaire.
[Formule de politesse] [Signature]
Réponse à une objection technique
Objet : Précisions techniques - Solution [nom]
Bonjour [Nom du contact],
Concernant les points techniques soulevés lors de notre dernier échange, nos experts ont préparé des réponses détaillées.
Une démonstration technique pourrait lever vos dernières interrogations.
[Formule de politesse] [Signature]
Après une démonstration ou un essai (2 variantes)
La phase de démonstration ou d'essai représente une étape cruciale dans le processus de vente B2B. C'est le moment où le prospect peut concrètement évaluer la solution et sa pertinence par rapport à ses besoins. Cette période est particulièrement sensible car elle permet de transformer l'intérêt théorique en conviction pratique.
L'e-mail de relance après une démonstration doit capitaliser sur l'expérience directe du prospect avec la solution. Il est essentiel de solliciter un retour d'expérience précis tout en maintenant l'élan créé par la démonstration. Cette phase permet également d'identifier d'éventuels points de blocage ou des besoins d'approfondissement, ouvrant ainsi la voie à des échanges plus ciblés et constructifs.
Suivi après démonstration
Objet : Retour démonstration [nom du produit]
Bonjour [Nom du contact],
Suite à la démonstration du [date], quelles sont vos impressions sur les fonctionnalités présentées ?
Une seconde session pourrait être organisée pour approfondir certains aspects spécifiques.
[Formule de politesse] [Signature]
Fin de période d'essai
Objet : Bilan période d'essai [nom du service]
Bonjour [Nom du contact],
La période d'essai de notre solution arrive à échéance le [date]. Quel est votre retour d'expérience ?
Un échange permettrait d'évoquer les modalités de continuation du service.
[Formule de politesse] [Signature]
Après un devis (2 variantes)
L'envoi d'un devis marque une étape décisive dans le processus commercial B2B. Cette phase nécessite un suivi particulièrement attentif car elle représente souvent le moment où les décideurs examinent concrètement l'investissement proposé. Le timing et la manière de relancer sont cruciaux pour maintenir l'intérêt sans exercer de pression excessive.
La relance après un devis doit équilibrer plusieurs aspects : laisser le temps nécessaire à l'étude de la proposition, tout en maintenant une présence active et constructive. Il est important de montrer une ouverture aux ajustements potentiels et une volonté d'accompagnement dans la prise de décision. Cette approche permet également d'anticiper les éventuelles objections et de proposer des solutions adaptées avant la fin de validité du devis.
Premier suivi devis
Objet : Suivi proposition commerciale [référence]
Bonjour [Nom du contact],
Le devis transmis le [date] correspond-il à vos attentes ? Des ajustements sont envisageables pour optimiser la proposition.
Un point téléphonique permettrait d'affiner les derniers détails.
[Formule de politesse] [Signature]
Relance finale devis
Objet : Validité devis [référence]
Bonjour [Nom du contact],
Le devis envoyé arrive à expiration le [date]. Souhaitez-vous le prolonger ou y apporter des modifications ?
Une renégociation des conditions est possible pour mieux répondre à vos attentes.
[Formule de politesse] [Signature]
Après un changement de situation (2 variantes)
Les évolutions du marché, des offres ou des besoins constituent des opportunités légitimes de reprendre contact avec un prospect. Cette approche est particulièrement pertinente en B2B, où les entreprises sont constamment à la recherche de solutions pour s'adapter aux changements de leur environnement professionnel.
L'e-mail de relance dans ce contexte doit mettre en avant la valeur ajoutée des nouveautés ou des évolutions, tout en établissant un lien clair avec les besoins précédemment identifiés du prospect. Cette démarche proactive démontre une veille attentive des enjeux du secteur et un réel souci d'accompagnement dans la durée. Il est essentiel de présenter ces changements comme des opportunités concrètes d'amélioration ou d'optimisation pour l'entreprise ciblée.
Nouvelle offre
Objet : Évolution offre [nom du service]
Bonjour [Nom du contact],
Notre gamme de solutions s'est enrichie d'une nouvelle offre qui pourrait répondre aux besoins exprimés lors de nos précédents échanges.
Un rendez-vous permettrait de vous présenter ces nouvelles possibilités.
[Formule de politesse] [Signature]
Évolution marché
Objet : Nouvelles opportunités secteur [domaine]
Bonjour [Nom du contact],
Les récentes évolutions du marché [description] ouvrent de nouvelles perspectives pour votre activité.
Un échange permettrait d'explorer comment nos solutions peuvent accompagner ces changements.
[Formule de politesse] [Signature]
Bon à savoir : pour rédiger un e-mail professionnel de qualité, l'outil de création de signatures d'e-mail de HubSpot permet de concevoir facilement et gratuitement une signature d’e-mail simplifiée.
Quelques bonnes pratiques pour rédiger un e-mail de relance
L'e-mail est un canal puissant dont il est important de maîtriser les subtilités. Ainsi, quelques bonnes pratiques sont à connaître pour optimiser la rédaction d'un e-mail commercial.
Créer l'envie de lire le mail
Pour donner envie à un prospect d'ouvrir un mail alors qu'il en reçoit parfois jusqu'à plusieurs centaines par jour, une seule solution : soigner l'objet. En e-mailing, l'objet est un élément très important. Il doit rester court afin de ne pas être coupé par les messageries, tout en contenant les informations importantes. Enfin, quelques mots sont à proscrire pour éviter de faire basculer l'e-mail dans le dossier « Indésirables » du prospect (« urgent », « promotion », « gratuit », etc.).
Adapter le ton à l'interlocuteur
Suivant le secteur d'activité dans lequel exerce le prospect, le ton peut être plus ou moins familier. Adopter un ton adapté à la fonction de l'interlocuteur et au type d'entreprise renforce le sentiment de confiance, essentiel lors d'une relance commerciale.
Quoi qu'il en soit, même si le tutoiement est accepté, il convient de rester professionnel en ne faisant pas abstraction des formules de politesse habituelles.
Jouer la carte de la concision
Tout comme dans l'objet du mail, le contenu doit rester concis. En effet, le but est généralement d'obtenir une entrevue plus longue avec le prospect. Il faut donc veiller à ne pas tout lui révéler. Plus généralement, être concis garantit une meilleure chance de succès au mail de relance. En effet, l'interlocuteur est probablement occupé et doit trier un grand nombre de propositions reçues par mail.
Utiliser l'intelligence artificielle
Pour accélérer la génération d'e-mails pertinents pour ses prospects et clients, il est désormais possible d'utiliser des outils d'IA tel que le générateur d'e-mails IA gratuit de HubSpot. Celui-ci permet de générer des mails en quelques instants pour répondre à différents objectifs, d'adapter le ton et de reformuler le texte selon la situation.
Intégrer un call-to-action
En marketing, le call-to-action est représenté par un élément visuel qui donne envie au lead d'aller plus loin, en téléchargeant un document ou en passant commande sur Internet, par exemple. Dans le cadre d'une relation commerciale, inviter un prospect à passer à l'action est un facteur de réussite. C'est la raison pour laquelle tous les modèles présentés ci-dessus intègrent une proposition de nouvelle prise de contact.
Automatiser l'envoi d'e-mails
Outre ces quelques mails de relance types, il existe une multitude de possibilités pour relancer un prospect. Ainsi, l'automatisation des e-mails de relance amène à des résultats plus probants, grâce à la personnalisation, tout en représentant un gain de temps pour l'entreprise qui démarche.
Des outils de marketing automation existent, permettant de passer au pilotage automatique des leads et d'observer une croissance plus constante du nombre de prospects qualifiés.
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