Carte mentale : comment s'en servir en gestion de projet ?

La carte mentale ou mind map peut être utilisée dans de nombreuses occasions, pour hiérarchiser des informations, analyser des concepts ou encore générer des idées. Elle peut être réalisée sur une simple feuille de papier lorsqu'elle n'est pas très complexe ou par ordinateur, si elle est plus élaborée.

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Pourquoi créer une carte mentale ?

La carte mentale permet de stimuler la créativité et l'innovation en faisant travailler les deux côtés du cerveau, l'hémisphère gauche, plutôt rationnel et logique, et l'hémisphère droit, davantage tourné vers les intuitions et les émotions. La carte mentale est idéale pour développer de nouveaux produits, pour créer des campagnes publicitaires ou pour faire émerger des idées novatrices.

La carte heuristique peut également être utilisée dans la gestion de projets, notamment lorsque les équipes impliquées sont multiples et géographiquement éloignées. Cet outil constitue une véritable aide à la planification, à la consolidation d'informations et à la résolution de problèmes, même complexes.

La carte mentale est généralement réalisée sur un paperboard afin de permettre à tous les participants à la séance de brainstorming d'avoir une vision globale du sujet sur une seule page. La compréhension est facilitée par la cartographie des informations ou idées émises sur le thème central de la carte mentale. Grâce à l'utilisation de couleurs et de dessins, les liens entre des idées a priori déconnectées se font plus facilement et la mémorisation des informations se trouve également simplifiée.

La carte mentale peut aussi être utilisée pour :

• Éviter la prise de notes exhaustive lors des réunions : il s'agira de partir du sujet central et d'aller à l'essentiel en fonctionnant par des items clés.
• Organiser des événements en synthétisant l'ensemble des informations autour du projet, comme les tâches à accomplir, les participants à inviter ou encore le matériel à prévoir.
• Préparer une présentation orale : en associant les items à des couleurs différentes, elle permet de structurer le discours et aide à le mémoriser.

Comment créer une carte mentale ?

Identifier le thème central

La carte mentale comprend d'abord une idée centrale, qui peut être un problème à résoudre, un nouveau projet ou encore un concept à développer. Ce thème central est placé au milieu de la page et peut être symbolisé par un mot dans une bulle, une image ou une photographie, l'essentiel étant qu'il soit visible au premier regard afin de retenir l'attention.

Ajouter les branches autour de l'idée centrale

Les rubriques ou sujets principaux sont ensuite positionnés en branches, au fil de la réflexion, tout autour de l'idée centrale, dans le sens des aiguilles d'une montre, par exemple. Des mots-clés sont ensuite inscrits sous chacune des branches, à nouveau subdivisées en branches secondaires et ainsi de suite jusqu'à épuisement des idées. L'ensemble des branches finit par former un arbre dont les différents nœuds sont liés les uns aux autres.

Respecter les bonnes pratiques pour le format

Une mind map réussie doit :

• Comporter des titres courts.
• Associer des couleurs différentes afin de hiérarchiser les thèmes.
• Être constituée de 3 à 4 niveaux maximum.

Si la carte mentale peut être réalisée sur une simple feuille de papier A3, des applications spécifiques de mind mapping existent également. Les cartes heuristiques créées informatiquement ont l'avantage d'être extrêmement modulables et interactives. Des fichiers, des liens vers des sites web et de courtes vidéos peuvent ainsi y être intégrés.

ClickUp

ClickUp est une solution très complète. Parmi ses nombreuses fonctionnalités, il propose un logiciel de mind mapping gratuit. ClickUp étant tourné vers la gestion de projets, son outil de cartes mentales est pensé pour concevoir des workflows.

L'interface de construction permet à l'utilisateur de facilement créer, modifier et supprimer des tâches ou des notions. En complément, l'internaute peut ajouter des nœuds aux branches de la carte, matérialisant des tâches à accomplir en lien avec un aspect de la représentation mentale.

MindMeister

Il s'agit là aussi d'un outil très complet, y compris dans sa version gratuite. MindMeister permet de créer au maximum 3 mind maps simultanément et de les partager avec des collaborateurs afin qu'ils puissent y apporter leurs modifications.

Référence parmi les outils de cartographie mentale, MindMeister s'adapte aussi bien au brainstorming qu'à la prise de notes ou encore à la planification de projets. Son avantage principal est la possibilité de l'intégrer à un navigateur web, sans avoir à effectuer de téléchargements. En bonus, il comprend également un chat intégré afin d'échanger directement lors de la réalisation d'une carte mentale.

Miro

Miro est probablement l'outil le plus flexible et le plus personnalisable de cette sélection. Il propose de nombreux widgets, des thèmes préconçus ainsi que des éléments graphiques pour construire des chemins de pensée.

Il est aussi possible d'associer Miro à de nombreuses plateformes telles que Dropbox, Google Suite, JIRA, Slack ou encore Sketch et OneDrive. En résumé, c'est un outil de mindmapping professionnel qui reste accessible. Ses offres sont disponibles à partir de 8 $ par mois.

Milanote

Milanote est considéré comme un outil de mind mapping multi-médias. En effet, il y est possible d'intégrer des liens, des images ou des vidéos afin de construire une carte mentale interactive. En plus d'une interface fluide et simple à prendre en main, cette fonction permet de limiter l'espace pris par la carte puisque les éléments inférieurs hiérarchiquement peuvent être lus en cliquant dessus. Milanote propose aussi une bibliothèque de templates afin de que ses utilisateurs disposent d'une base pour réaliser leurs schémas.

En termes de prix, l'outil comprend une version gratuite. Sa première formule payante est proposée à 10 $ par mois.

MindGenius

Au croisement d'un logiciel de cartes conceptuelles et d'un outil de planification de projets, MindGenius permet de créer des cartes mentales pratiques et bien structurées. L'interface de l'outil est cependant un peu moins fluide et actuelle que les options présentées plus haut.

MindGenius puise plutôt sa force dans sa compatibilité avec les nombreux logiciels de la suite Office : Microsoft Word, Excel, Outlook et PowerPoint. En ligne, l'outil se connecte avec Twitter, Facebook, Dropbox, One Drive ou encore Google pour favoriser la collaboration et la créativité.

SmartDraw

SmartDraw se présente comme une alternative à l'outil Microsoft Visio. Son point fort est sa bibliothèque complète de plus de 4 500 templates, composée de diagrammes, d'infographies et, bien sûr, de mind maps. Pour ce qui est de son environnement, SmartDraw est aussi compatible avec de nombreuses plateformes, dont WordPress et Trello.

En résumé, SmartDraw est un outil de mind mapping aux fonctionnalités très avancées. Il s'adresse donc en priorité aux professionnels et aux équipes travaillant en collaboration. En effet, son tarif est dégressif en fonction du nombre de personnes dans une équipe : environ 5 $ par mois pour un groupe de 5 personnes et plus contre 10 $ par mois pour un utilisateur seul.

Lucidchart

Lucidchart est un outil 100 % en ligne permettant de créer des cartes mentales facilement et rapidement. Il offre des options intéressantes comme la possibilité d'exporter les cartes en différents formats, de voir les modifications des autres collaborateurs en temps réel, d'accéder à un historique des versions ou encore de bénéficier d'une bibliothèque de près d'une centaine de templates.

Enfin, la valeur ajoutée de Lucidchart est l'intégration des schémas réalisés avec l'outil sur n'importe quel site web ou blog, de manière à rendre visibles sur plusieurs plateformes toutes les modifications effectuées sur une carte.

Coggle

Coggle propose une interface moderne pour construire des mind maps interactives. Son utilisation est très intuitive. Tout y est pensé pour favoriser le travail en équipe grâce à un historique des ajouts intégré à un espace collaboratif. Coogle permet également d'ajouter des images ou des fichiers connexes et propose des suggestions pour améliorer le positionnement des branches.

Solution intéressante pour l'élaboration de mind mapping, Coggle est abordable puisque le prix de ses formules débute à 5 $ par mois. La version gratuite est également très satisfaisante pour une utilisation simple.

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