Travail en silo : quels sont les risques et comment les éviter ?

Le travail en silo est un mode d'organisation encore très répandu dans les entreprises, où chaque service fonctionne de manière indépendante en vase clos. Bien qu'il puisse sembler efficace à court terme, le cloisonnement excessif du travail en silo présente rapidement de nombreux risques.

Fonctionnement du travail en silo

Le travail en silo se caractérise principalement par des équipes qui fonctionnent de manière indépendante, sans interactions entre elles. Chacune est autonome, se concentrant sur ses propres objectifs et priorités, sans tenir compte des besoins ou des activités des autres parties de l'entreprise.

Le manque de communication et de collaboration interservices entraîne une rétention des informations et des compétences au sein de chaque pôle.

Quel est l'intérêt du travail en silo ?

Le travail en silo permet à une équipe de se responsabiliser et de se focaliser sur des objectifs spécifiques sans être parasitée par les préoccupations d'un autre service. Cela s'avère utile lorsque les tâches sont très spécialisées et nécessitent une concentration maximale.

À court terme, l'entreprise peut gagner en efficacité. En effet, les équipes fonctionnant en silo prennent des décisions plus rapidement, car elles n'ont pas besoin de consulter une tierce personne ou de se coordonner avec d'autres services. Cela peut être un avantage dans les situations d'urgence ou lorsque des décisions rapides sont nécessaires.

Un autre atout du travail en silo réside dans la spécialisation des compétences. Généralement, les équipes ont tendance à se concentrer de manière intensive sur leurs tâches spécifiques et à développer des qualifications et un savoir-faire particulier dans leur domaine.

Quels sont les risques du travail en silo ?

Diminution de la productivité

L'un des principaux risques du travail en silo est le manque de communication et de coordination entre services qui peut rapidement générer des doublons, des retards et une utilisation inefficace des ressources.

Perte d'efficacité

Sans vision globale, il est difficile d'optimiser les processus de l'entreprise. Lorsque chaque équipe travaille de manière isolée, elle peut reproduire des efforts similaires sans en avoir conscience, ce qui entraîne une perte de temps et d'efficacité.

Innovation limitée

La rétention d'informations et le manque de partage d'idées réduisent la capacité d'innovation. En effet, le travail en silo rend l'entreprise moins agile et moins adaptable aux changements. Les équipes sont moins enclines à coopérer, réduisant les opportunités de partage d'idées et d'expériences.

Démotivation des équipes

Le sentiment d'isolement et le manque de reconnaissance peuvent démotiver les collaborateurs, voire entraîner des conflits. D'une part, ils peuvent avoir l'impression que leur travail n'est pas pleinement reconnu par les autres parties de l'entreprise. D'autre part, ils n'ont pas forcément de visibilité sur l'impact global de leur contribution, ce qui peut être frustrant et décourageant.

Mauvaise expérience client

Le cloisonnement entre services nuit à la fluidité du parcours client au sein de l'entreprise. En effet, si les équipes ont des approches disparates, cela peut entraîner un manque de cohérence dans la manière dont les clients sont traités et servis. De plus, le travail en silo peut rendre plus difficile la résolution rapide des problèmes, car les informations pertinentes sont dispersées dans l'organisation.

14 conseils pour ne plus travailler en silo

1 - Favoriser la communication interservices

L'un des meilleurs moyens pour éliminer le travail en silo consiste à instaurer une bonne communication entre les différents pôles de l'entreprise. Cela passe notamment par la mise en place de réunions interservices régulières en vue de partager les informations. Des techniques existent pour faciliter les premiers échanges comme le ice-breaker.

2 - Mettre en place des indicateurs de performance globaux

L'utilisation de KPI transverses peut aider à promouvoir la collaboration, la transparence et l'alignement entre les équipes et les services. Suivis et partagés régulièrement, les indicateurs de performance encouragent la culture de responsabilité et d'amélioration continue. Il peut s'agir :

• Du taux de satisfaction client.
• De la marge bénéficiaire globale.
• Du taux de rétention client.
• Du chiffre d'affaires par équipe.
• Du taux de conversion des leads.

3 - Encourager le partage de connaissances

Encourager le partage de connaissances au sein de l'entreprise en mettant en place des initiatives de formation et de mentorat contribue à briser les silos. Cela favorise la collaboration, la communication et le développement des compétences entre les équipes et les individus.

4 - Organiser des événements transverses

De même, l'organisation d'événements transverses permet de renforcer la cohésion des équipes, de stimuler le partage d'informations et d'accroître la motivation. Par exemple :

• Sessions de team building.
• Réunions de partage de réussites.
• Événements caritatifs.
• Challenges sportifs.
• Conférences.
• Soirées d'entreprise.

5 - Instaurer des rituels de coopération

L'instauration de rituels collaboratifs est également un excellent moyen pour créer de l'émulation et favoriser l'innovation. Ils peuvent varier en termes de fréquence et de format, comme des réunions de coordination hebdomadaires ou des ateliers de partage de connaissances mensuels.

6 - Faire circuler les collaborateurs entre les services

Encourager la mobilité interne permet d'acquérir de nouvelles compétences et de développer une compréhension plus large de l'entreprise. Les employés sont davantage polyvalents, comprennent mieux la stratégie globale et sont plus enclins à partager leurs connaissances avec leurs collègues.

Des actions simples peuvent être mises en place pour favoriser la mobilité interne :

• Offrir la possibilité aux employés de se former et d'acquérir de nouvelles compétences.
• Promouvoir les opportunités internes.
• Encourager le mentorat et le parrainage.
• Reconnaître et récompenser la mobilité interne par le biais d'incitations.

7 - Définir des objectifs communs

Fixer des objectifs communs est une étape essentielle pour briser les silos et aligner les équipes. Cela passe par différentes étapes :

• Identifier l'objectif ou le résultat spécifique sur lequel les équipes vont devoir collaborer. Il doit être mesurable et aligné sur la stratégie de l'entreprise.
• Impliquer les parties prenantes afin qu'elles comprennent l'importance de l'objectif et qu'elles se sentent investies.
• Assigner des responsabilités claires à chaque membre.
• Identifier des KPI pour mesurer les progrès.
• Créer un plan d'action détaillé qui indique les étapes à suivre et les échéances.
• Fournir des outils pour faciliter la coordination et la communication.
• Célébrer les réussites.

8 - Mettre en place des outils collaboratifs

Des solutions existent pour favoriser le travail collaboratif, par exemple, la mise en place d'un intranet ou l'utilisation d'outils digitaux comme Monday.com, Slack, Zoom ou encore Notion. S'ils ont tous des fonctionnalités différentes, ils ont certains points communs, notamment celui d'encourager la communication et de faciliter les échanges d'informations.

9 - Récompenser les comportements collaboratifs

Construire un système de récompense efficace offre de multiples avantages, comme celui de stimuler la créativité, motiver les équipes, renforcer les liens entre les collaborateurs et améliorer la productivité.

Les récompenses peuvent prendre deux formes :

• Financière : prime sur objectif, prime d'intéressement.
• Extra-financière : programme de reconnaissance, flexibilité sur les horaires et les jours de travail, participation à des projets spéciaux ou encore chèques cadeaux.

10 - Former les managers

De multiples formations existent pour aider les managers à encourager la collaboration, par exemple :

• La gestion d'équipes.
• Le leadership collaboratif.
• L'intelligence émotionnelle.
• La résolution de conflits.
• La gestion du changement.
• La gestion des priorités.
• Le leadership transformationnel.
• Le leadership agile.

11 - Rompre la stratification hiérarchique

Cela implique d'examiner les rôles et les responsabilités de chacun, d'identifier les redondances et les tâches inutiles, dans l'objectif de réduire les niveaux hiérarchiques en éliminant les postes intermédiaires lorsque cela est possible.

Cela consiste également à encourager la délégation des responsabilités aux niveaux inférieurs de l'entreprise et à donner plus d'autonomie aux collaborateurs dans la prise de décisions.

Les dirigeants de l'entreprise doivent être des modèles en matière de collaboration et de travail dans une structure plate. Ils doivent montrer l'exemple en déléguant, en communiquant ouvertement et en favorisant un environnement de travail coopératif.

12 - Favoriser la transversalité dans les circuits de décision

Favoriser la transversalité dans les circuits de décision est une stratégie efficace pour accélérer la prise de décision collective au sein d'une entreprise. Cela peut passer par la création de comités de décision transversaux, composés de membres de différents services pour examiner et approuver les décisions importantes.

13 - Sensibiliser les collaborateurs aux avantages de la coopération

Différents moyens existent pour sensibiliser les employés aux avantages de la coopération et encourager une culture du travail collaboratif, comme la présentation d'études de cas ou de témoignages clients et la communication régulière des résultats de l'entreprise.

14 - Faire preuve d'exemplarité dans les pratiques managériales

Communication ouverte et transparente, développement de relations interservices, promotion de la diversité des équipes, organisation de réunions transversales ou encore développement des synergies : autant d'actions qui, intégrées dans les pratiques managériales, contribuent à favoriser la transversalité.

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