Le guide pratique du travail d'équipe

Les manières de travailler sont en perpétuelle évolution et semblent ces dernières années suivre une tendance de fond avec une place toujours plus importante accordée au travail en équipe. La collaboration est ainsi devenue un élément déterminant dans l'organisation du travail d'une entreprise, notamment lorsque la taille conséquente de l'effectif nécessite de formaliser les échanges. Le travail en mode projet requérant des compétences variées, l'essor des outils collaboratifs ou encore l'aménagement des bureaux en open space reflètent le rôle central du travail d'équipe et explique, par exemple, la recherche systématique d'un « esprit d'équipe » chez un futur collaborateur.

Cette tendance correspond également à une réelle demande des salariés. En effet, selon une enquête Ipsos de 2018, 69 % des salariés interrogés relèvent un impact positif du travail collaboratif sur le partage de connaissances, 65 % sur la productivité des équipes et 62 % sur la résolution des problèmes.

Tous ces facteurs contribuent in fine à la productivité et au bien-être des collaborateurs, à condition cependant que le travail d'équipe soit correctement mené. Voici les points clés pour mettre en place une organisation du travail d'équipe efficace et pérenne.

Comment travailler en équipe ?

Derrière la formule se cache un plan d'actions concrètes à mettre en place afin de bénéficier des nombreux avantages du travail d'équipe. Celui-ci varie bien entendu selon les entreprises, mais aussi selon les secteurs d'activité ou encore les dimensions de l'équipe concernée.

Partager les informations

Le travail en équipe est basé sur le partage d'informations. En effet, sans la moindre communication interne, aucun travail en équipe possible. Il s'agit aussi bien de la communication entre deux ou plusieurs acteurs, en face-à-face, réunion d'équipe ou conférence.

Par ailleurs, celle-ci peut suivre deux trajectoires. Une communication descendante ou top-down, de la direction auprès de l'ensemble des collaborateurs ou du manager auprès de son équipe, vise par exemple à transmettre des informations concernant la stratégie de l'organisation ou le bilan de l'année écoulée. À l'inverse, une communication ascendante ou bottom-up, des salariés vers le manager ou la direction, permet de recueillir de nouvelles idées ou de mieux percevoir le climat social.

Faire des feedbacks constructifs

Un travail d'équipe est réussi lorsque chaque collaborateur a contribué au projet à hauteur ou au-delà des compétences attendues et que les interactions entre collaborateurs ont permis de décupler la productivité de l'équipe grâce notamment aux synergies. Au sein de ce système, le rôle du manager est essentiel puisqu'il est responsable du maintien de l'orientation et de la cohésion des membres de son équipe.

Une pratique indispensable pour remplir cette mission est le recours aux feedbacks envers ses collaborateurs. Plusieurs critères sont ainsi à respecter, que le feedback soit positif ou négatif. Le message doit toujours commencer par souligner le positif, indiquant que le manager se veut avant tout bienveillant et invitant le collaborateur à écouter attentivement ce qui va être dit.

Ensuite, un bon feedback se rapporte uniquement aux éléments factuels dans un objectif constructif et ne consiste jamais en l'émission de jugements de valeur sur la personne, qui risqueraient au contraire de « braquer » le collaborateur. Enfin, la remarque sera d'autant plus écoutée et suivie d'action si elle énoncée clairement et précisément, sans équivoque possible.

Utiliser des outils communs

Le paysage de la communication digitale compte un grand nombre d'acteurs, aux atouts complémentaires. Voici quelques exemples d'outils collaboratifs pour faciliter le travail d'équipe :

• Slack, l'un des leaders du secteur, est un espace de travail collaboratif aux multiples fonctionnalités : envoi de messages, partage de documents ou encore appels vocaux et vidéos.
• Microsoft Teams propose une messagerie instantanée et des visioconférences, articulées avec d'autres outils Microsoft tels que OneNote et SharePoint.
• Trello est spécifiquement dédié à la gestion de projet sous forme de tableaux de bord.
• Notion est un outil qui facilite la coordination de la gestion des notes, des tableaux, des tâches, des projets, des bases de données, ainsi que des documents internes.

• Azendoo est un réseau social d'entreprise permettant notamment d'assigner des tâches à vos collègues.
• HubSpot CRM propose une boîte de réception unique partagée par toute une équipe afin d'optimiser le suivi des clients.
  
  

Savoir fédérer autour d'un objectif commun

Enfin, le travail d'équipe repose sur l'adhésion à un objectif commun, dont la définition et l'engouement suscité reviennent au manager. Il peut être extrêmement difficile d'enrôler des personnalités différentes autour d'un projet commun et de multiples résistances peuvent apparaître.

Aussi, la fédération de l'équipe passe par une communication claire et régulière lors de réunions d'équipe par exemple. L'esprit d'équipe est fragile et nécessite d'être constamment entretenu au moyen de rituels comme le repas de fin d'année ou un séminaire annuel.

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Mettre en place des actions de communication interne

Une équipe sera d'autant plus soudée que chacun de ses membres bénéficie du même niveau d'information dans un but de transparence. Plusieurs outils de communication sont disponibles à cet effet. L'intranet demeure la vitrine de l'entreprise en interne, où chacun peut trouver les informations indispensables d'ordre juridique, administratif ou encore sur l'actualité.

La newsletter a l'avantage d'être facilement réalisable, peu onéreuse et ouverte par une majorité de collaborateurs. Pour une interaction plus dynamique, le webinar et le réseau social d'entreprise sont à privilégier, puisqu'ils permettent aux participants à la conférence ou aux membres du réseau de réagir en direct en commentant.

Réaliser des activités de team building

Une cohésion d'équipe peut vite se déliter et requiert d'être sans cesse encouragée, en particulier par les activités de team building. En effet, organiser des événements ponctuels tels qu'un séminaire dans un lieu inhabituel ou un escape game est le meilleur moyen d'améliorer des relations avec les collègues ou en créer de nouvelles et de se créer des souvenirs communs.

Lors de ces moments passés ensemble dans un cadre sortant de l'ordinaire, ludique et convivial, les liens hiérarchiques sont au second plan et les collaborateurs s'autorisent à se détendre et parfois à se découvrir, favorisant ainsi des échanges plus authentiques.

Apprendre à gérer les conflits

Le travail d'équipe n'est évidemment pas dénué d'obstacles, notamment lorsque la gestion de conflits devient nécessaire, puisque des tensions émergent entre collaborateurs. Ceux-ci ne se résoudront pas sans une intervention du manager, idéalement rapide avant que le conflit ne s'envenime et ne nuise à toute l'équipe. Observer pour comprendre l'origine du conflit et prendre du recul pour analyser objectivement la situation sont les prérequis nécessaires avant de provoquer la discussion entre les deux parties.

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