Comment rédiger un rapport d'étonnement ?

Le rapport d'étonnement est un document souvent demandé pour accompagner l'accueil d'un nouveau collaborateur. En effet, ce moment offre l'occasion d'avoir un regard neuf, critique et constructif sur l'entreprise et son fonctionnement. Pour optimiser ce feedback, il faut en comprendre les enjeux et les objectifs, que ce soit pour le salarié ou son manager.

Pourquoi faire un rapport d'étonnement ?

• Apporter un regard neuf sur le fonctionnement de l'entreprise
• Impliquer le nouveau salarié dans l'entreprise et sa mission
• Faire un retour documenté sur la perception du service à la hiérarchie concernée
  
  

Avoir un regard neuf sur le fonctionnement de l'entreprise

À son arrivée au sein de l'entreprise, le nouvel employé apporte un regard neuf et critique permettant ainsi de challenger les idées établies. D'ailleurs, un rapport d'étonnement se dit en anglais fresh eyes report. Ce support permet d'identifier des dysfonctionnements, mais aussi de proposer de nouveaux outils ou process utilisés au cours de précédentes expériences professionnelles. Le rapport d'étonnement permet donc à l'employé de faire un premier retour quant à l'organisation de son poste, mais également à l'échelle de l'entreprise à son supérieur hiérarchique.

Impliquer le nouveau salarié dans l'entreprise et dans sa mission

Pour son manager, le rapport d'étonnement s'avère un moyen d'impliquer le collaborateur à la fois dans l'entreprise et à son nouveau poste. En effet, cet outil permet au manager de s'assurer que l'employé a bien compris quel était le périmètre de sa fonction, les interlocuteurs privilégiés, les ressources à disposition et les objectifs à atteindre.

Informer précisément la hiérarchie concernée

Le destinataire du rapport est généralement le manager direct, mais il peut également être adressé aux Ressources humaines ainsi qu'à la Direction de l'entreprise. Cela dépend souvent du niveau hiérarchique du nouvel employé ainsi que des objectifs de l'entreprise lorsqu'elle sollicite un retour de sa part sur cette première expérience.

Comment faire un rapport d'étonnement en 7 étapes

1. Commencer par les informations contextuelles

Pour rédiger un rapport d'étonnement, certaines informations doivent obligatoirement y figurer telles que son prénom, son nom et le poste occupé. Puis, il faut désigner le manager direct ainsi que son service de rattachement. La date d'entrée et celle de la rédaction du document sont à mentionner, sans oublier la liste succincte de ses principales attributions.

2. L'accueil dans l'entreprise

Cette partie du rapport d'étonnement est consacrée au processus de recrutement et aux conditions d'accueil du nouvel employé au sein de l'entreprise. Ce dernier exprime ses différentes impressions et remarques, qu'elles soient positives ou négatives. Dans ce dernier cas, il est de bon ton de faire un retour au supérieur hiérarchique sous l'angle de l'amélioration en suggérant par exemple une nouvelle méthode pour surmonter le problème identifié.

C'est également l'occasion pour le nouvel arrivant de s'interroger sur différents points : dispose-t-il les bons outils à disposition, lui en manque-t-il, a-t-il été présenté à ses principaux interlocuteurs, une transition a-t-elle été organisée avec son prédécesseur ? Autant de questions et donc d'éventuelles améliorations que ce feedback permet d'identifier pour optimiser l'intégration des nouveaux employés et une prise de fonction rapide et efficace.

3. L'organisation du service et de l'entreprise

Dans cette section, le nouveau salarié détaille sa vision au sujet de l'organisation de son service et éventuellement celle de l'entreprise. Il peut y déceler ce qui est positif et ce qui lui apparaît comme des difficultés à venir. De plus, c'est aussi le moyen d'exprimer son étonnement quant à certaines structurations internes. En effet, véritable support d'échange, ce feedback permettra à son manager de lui apporter des éclaircissements et explications sur la stratégie adoptée.

Par exemple, une directrice du pôle digital peut s'étonner de la dissémination des chefs de projet web au sein de différentes équipes produit au lieu d'une même localisation permettant un échange plus facile sur leur cœur de métier : la gestion de projet. Son manager pourra alors lui faire un retour sur les raisons ayant motivé par le passé ce choix et lui en présenter les bénéfices.

4. La communication interne

Autre exemple de domaine d'intervention : la communication interne. Le salarié pourra exprimer son opinion quant à ses besoins, ses interrogations, mais aussi ses idées ou les points positifs qu'il observe. En retour, le supérieur hiérarchique bénéficiera de l'opportunité d'une nouvelle stratégie ou d'une éventuelle amélioration de la circulation de l'information.

5. Les enjeux et missions du poste

La bonne compréhension des objectifs se révèle essentielle pour une intégration et un sentiment d'appartenance au nouvel environnement dans des conditions optimales. En formulant la compréhension des objectifs rattachés à son poste, il repère les moyens à disposition et ceux à solliciter pour y parvenir. Il peut également suggérer différentes étapes et indicateurs pour suivre le bon déroulement de ses actions. À cette occasion, il pourra partager ses idées nouvelles ou résoudre d'éventuels points bloquants.

6. Les ressources à disposition

Certaines fonctions nécessitent des outils particuliers afin de mener à bien une tâche. Il s'agit donc de lister ici les équipements obsolètes ou manquants. L'employé pourra également formuler une demande d'explication sur le fonctionnement de certains d'entre eux, voire une formation plus formelle.

D'autres métiers requièrent quant à eux des ressources humaines ou financières. Ces besoins seront formulés dans son rapport d'étonnement. À titre d'exemple, un community manager peut s'étonner de ne pas avoir d'outil de retouche d'image à sa disposition et/ou de graphiste pour l'épauler.

7. Ajouter des thèmes propres à sa fonction

Chaque fonction se caractérise par un univers qui lui est propre et il est donc du ressort de chacun d'ajouter des thèmes personnalisés afin de rendre son rapport d'étonnement le plus constructif possible. Le salarié a la liberté d'aborder certains thèmes dans son rapport d'étonnement, mais l'entreprise peut aussi le guider et l'inviter à s'intéresser à ce qui constitue une priorité pour elle.

En effet, pour certaines d'entre elles, la culture d'entreprise prime avant tout. Il s'avère donc impératif non seulement que le nouvel adhérent adhère aux valeurs véhiculées, mais les promeuvent. L'exemple des relations manager/managé peut donc faire partie des thèmes personnalisés de ce document.

Comment analyser un rapport d'étonnement ?

1. Présenter le rapport sous forme manuscrite, mais également orale
2. Échanger avec les salariés à partir d'exemples concrets du terrain
   
   

1. Présenter le rapport sous forme manuscrite mais également à l'oral

Si le rapport d'étonnement revêt plusieurs formes (document Word ou PowerPoint), il est en revanche toujours accompagné d'une présentation orale. La plupart du temps, le feedback se fera directement auprès de son responsable, mais d'autres représentants de l'entreprise peuvent y assister, par exemple, Service des Ressources humaines ou de la Direction générale.

2. Échanger avec les salariés sur les points d'étonnement du rapport

Il ne faut pas perdre de vue que ce retour offre également l'opportunité aux responsables de jauger de la pertinence de l'organisation et mesurer le bien-être au travail. Ce moment privilégié d'échange présente le double avantage de s'appuyer sur des exemples concrets pour soulever et débattre de points d'étonnement et envisager des solutions.

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