Intranet d'entreprise : tout ce qu'il faut savoir

L'intranet occupe une place de plus en plus importante dans le monde du travail. Il constitue un puissant outil de communication et de partage pour les entreprises, quelle que soit leur taille.

L'intranet concentre des informations disponibles, en général, sur les postes de travail de l'entreprise. Toutefois, avec la démocratisation du télétravail, il est devenu possible d'y accéder à distance à partir de n'importe quel appareil.

L'intranet d'entreprise met à disposition de nombreux services collaboratifs.

• Système de messagerie interne.
• Forum de discussions.
• Agendas partagés.
• Fonctionnalités de publication.
• Annuaire.
• Base de connaissances.
• Formulaires électroniques.
• Graphiques.
• Outils d'aide à la décision.
• Logiciel RH, notamment pour la gestion des congés.
• Moteur de recherche interne.

Il est utilisé pour effectuer différentes actions :

• Stocker et partager des documents.
• Organiser des réunions ou des visioconférences.
• Publier des informations comme des actualités d'entreprise, des annonces internes ou des articles.
• Consulter les e-mails.
• Planifier, gérer les projets et la charge de travail.
• Rechercher des documents ou des supports relatifs à l'entreprise.
• Enregistrer le temps de travail.
• Favoriser les échanges.

L'intranet est ainsi le point d'entrée pour accéder à tous les outils ou services dont les salariés de l'entreprise ont besoin quotidiennement.

Quelle est la différence entre Internet et intranet ?

Internet et intranet ont des buts communs : la communication et la recherche d'informations. Toutefois, ces deux outils sont utilisés différemment en fonction des besoins de chacun.

Internet est accessible à tous et chaque utilisateur peut s'y connecter de manière anonyme s'il le souhaite. Il permet l'accès aux différents sites web et aux réseaux sociaux, mais également à de nombreuses fonctionnalités. L'utilisateur peut y consulter ses e-mails, jouer en ligne, faire du streaming, des achats en ligne ou encore du partage et du stockage de fichiers. Internet offre également une très grande variété d'informations sur des thématiques diverses auxquelles tous les utilisateurs peuvent accéder facilement et rapidement grâce aux moteurs de recherche.

À l'inverse, l'intranet est un réseau privé. Bien que fonctionnant de la même manière qu'Internet, son accès reste limité à des utilisateurs préidentifiés. Il est en effet réservé à un groupe restreint de personnes, en l'occurrence les employés d'une entreprise ou d'une organisation. Pour se connecter à l'intranet, les collaborateurs doivent alors s'identifier en entrant un nom d'utilisateur et un mot de passe. L'intranet est donc plus sûr qu'Internet, car il permet de travailler et de communiquer en toute confidentialité. De plus, les informations contenues sur l'intranet restent confidentielles et concernent strictement et uniquement les activités de l'entreprise.

Quel est l'intérêt d'un intranet ?

Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises utilisent l'intranet quotidiennement, que ce soit pour communiquer, pour organiser leurs fichiers ou le travail de leurs collaborateurs. En effet, ce réseau offre de nombreux avantages.

L'intranet, un dispositif interne sur mesure

L'intranet peut être un dispositif conçu pour répondre aux besoins spécifiques d'une société. Il comporte les fonctionnalités qui sont réellement nécessaires à l'entreprise, ce qui le rend plus ergonomique et simple d'utilisation pour les collaborateurs. L'intranet peut également s'inspirer de la charte graphique de l'entreprise avec ses couleurs et son logo pour consolider l'image de la marque. De plus, il peut être construit de manière évolutive pour s'adapter aux besoins futurs de l'entreprise en fonction de son développement.

Une meilleure communication interne

L'intranet d'entreprise est un bon moyen d'améliorer la communication interne. Il permet aux collaborateurs d'échanger et d'interagir grâce à différentes fonctionnalités : la messagerie privée, le chat, les commentaires ou les partages. Ainsi, la communication entre les services se fluidifie.

L'intranet peut également inclure un outil collaboratif comme un réseau social d'entreprise. C'est une solution de communication interne qui permet aux employés de se connecter les uns avec les autres et de consolider leurs relations. L'intranet devient alors un espace de travail numérique où tous les collaborateurs peuvent communiquer. L'objectif est alors de gagner en efficacité dans les échanges.

Un stockage sécurisé et rapide

L'un des principaux avantages de l'intranet se trouve dans le stockage de documents et de données. Sécurisé, rapide d'accès et flexible, il permet notamment d'organiser les informations de manière à centraliser tous les fichiers et à les conserver en gérant les accès.

Une augmentation de la productivité

L'intranet contribue à augmenter la rentabilité d'une entreprise en favorisant la productivité et la réduction des coûts.

• Les outils de visioconférence permettent de réaliser des économies liées à la limitation des déplacements (restauration, indemnités kilométriques ou location de salle).
• Les solutions de messagerie instantanée, chat ou réseaux sociaux améliorent et fluidifient la communication entre les collaborateurs.
• Les différentes fonctionnalités visent à promouvoir un travail d'équipe plus performant.

Un gain de temps pour les collaborateurs

L'intranet d'entreprise implique un gain de temps non négligeable pour les équipes à différents niveaux : moins de temps perdu sur la route pour se rendre à des réunions grâce à la visioconférence, optimisation des temps de recherche de données. Sans oublier que certaines fonctionnalités constituent également une aide précieuse pour la planification des projets et des tâches quotidiennes des salariés.

L'utilisation est simple, tous les outils sont accessibles en un même endroit et avec un seul code d'accès.

Un accès permanent et plus simple aux informations

L'intranet permet de stocker des fichiers et des informations utiles aux salariés et ainsi de faciliter leur accessibilité. Les collaborateurs peuvent alors rechercher facilement les documents ou données dont ils ont besoin via un outil de recherche, mais également les consulter où et quand ils le souhaitent.

Accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, l'intranet rend ainsi le travail plus flexible et favorise notamment le télétravail. Il permet à chaque collaborateur de se connecter au moment le plus opportun et en tout lieu, facilitant par exemple le travail des commerciaux sur le terrain. Il en va de même pour les entreprises travaillant à l'international ou ayant des filiales dans différents pays, sur différents fuseaux horaires.

Un moyen pour les employés de partager des connaissances

L'intranet est l'endroit idéal pour centraliser les connaissances de l'entreprise et les rendre accessibles à tous. En partageant des documents, des présentations, des vidéos, des procédures et des veilles, chaque collaborateur peut transmettre ses compétences et ses connaissances aux autres employés de l'entreprise. La base de connaissances donne ainsi des réponses instantanées aux questions internes et peut être enrichie en continu.

Le suivi de projets

L'utilisation de l'intranet rend le suivi des projets de l'entreprise plus facile. Déménagement, réorganisation interne, nouveau développement, projet marketing : les informations sont publiées et partagées afin que chacun puisse prendre connaissance de l'avancement de divers types de projets.

L'implication et l'engagement des collaborateurs

L'intranet favorise l'implication et la cohésion des employés. Cette notion d'engagement est primordiale pour une entreprise, tant sur les sujets liés à la qualité de vie au travail, à la productivité et à l'innovation. L'accès aux données de l'entreprise, le partage d'informations ainsi que les échanges et les interactions permettent de développer le sentiment d'appartenance des collaborateurs et la valorisation de leurs compétences.

En plus d'améliorer la communication interne, l'intranet va permettre de renforcer la participation des salariés. Ces derniers peuvent en effet y partager leurs idées et leurs opinions avec les différents services et collaborateurs de l'entreprise.

Comment mettre en place un intranet dans une entreprise ?

Pour créer et installer un intranet, chaque entreprise doit avant tout se poser un certain nombre de questions. De quelles applications dispose-t-elle actuellement ? Quelles sont les attentes complémentaires de ses salariés ? Quel système intranet serait le mieux adapté ?

Au-delà des besoins en fonctionnalités, l'entreprise doit également définir ses objectifs, les raisons pour lesquelles elle a besoin d'un intranet : améliorer la communication entre les collaborateurs, développer la production ou faciliter l'accès aux informations et aux fichiers par exemple. Le niveau de sécurisation des données sera également pris en considération, l'intranet intégrant souvent des données confidentielles.

Le service en charge du déploiement de l'intranet s'assurera bien sûr que cette mise en place aura un impact direct et mesurable sur la réalisation de ces objectifs. Il définira pour cela au préalable des KPI spécifiques pour mesurer les performances de l'intranet et avoir une vision globale des réussites et des points d'amélioration à apporter après le lancement.

Tous ces questionnements permettront à l'entreprise de collecter des données et de structurer un cahier des charges en cohérence avec ses besoins. Elle pourra ainsi avoir une idée précise du budget à allouer à la création de son intranet.

Pour mener à bien la mise en place d'un intranet, désigner une équipe projet est capital. Son rôle est de coordonner la création de l'outil interne et de veiller à ce qu'il réponde aux besoins de l'entreprise. L'équipe projet a également pour objectif d'analyser certains éléments de l'intranet : nom, fonctionnalités, configuration, déploiement ou encore cohérence avec les autres outils existants de l'entreprise.

La Direction devra s'associer à l'équipe projet pour mener en amont une communication auprès de l'ensemble des employés et les faire participer au processus. En effet, certains collaborateurs pourraient se révéler réfractaires à ce type d'outil. Si leurs craintes ne sont pas désamorcées avant le déploiement de l'intranet, celui-ci pourrait se trouver voué à l'échec. Les équipes en charge de la mise en place de l'intranet devront donc repérer les points de friction afin d'apporter des réponses et de rassurer les futurs utilisateurs.

L'entreprise doit définir quels collaborateurs pourront accéder à l'intranet et quels seront leurs niveaux d'accès. Certains services auront accès à l'ensemble des données, d'autres uniquement à certains dossiers. Au-delà de l'interne, d'éventuels accès externes peuvent également être envisagés pour des fournisseurs ou partenaires.

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