Coupure d'électricité : quelles mesures adopter pour bien s'y préparer ?

Le guide et le modèle pour élaborer un plan de communication
Julia Cames
Julia Cames

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Pour l'hiver 2023, la France doit faire face à une crise énergétique et climatique, mettant en péril le bon fonctionnement du réseau électrique national. Ainsi, le Gouvernement a alerté les entreprises, comme les particuliers, sur les potentiels risques de coupures d'électricité qui pourraient avoir lieu cet hiver. Ces interruptions de service pouvant entraîner des conséquences financières et matérielles lourdes, il est indispensable d'adopter des mesures concrètes pour bien s'y préparer.

coupure éléctrique entreprise

 

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Pourquoi existe-t-il un risque de coupure d'électricité ?

En France, comme dans de nombreux autres pays européens, les fournisseurs d'électricité préviennent leurs clients que des perturbations peuvent avoir lieu sur leur réseau, en particulier aux heures de forte consommation.

 

Zoom sur le contexte actuel

Chaque année, l'arrivée de l'hiver et de ses températures négatives a un impact sur le niveau de consommation des énergies, telles que l'électricité et le gaz. Toutefois, la saison 2022-2023 est marquée par un contexte singulier, résultant de multiples facteurs :

  • L'activité en France reprend massivement après de nombreux mois au ralenti, en raison de la crise sanitaire, ce qui mène à un pic de consommation d'électricité, à une forte augmentation des prix des énergies et à un flux d'approvisionnement parfois tendu ;
  • Le conflit entre l'Ukraine et la Russie impacte directement l'approvisionnement en gaz, ce qui pousse les entreprises et les particuliers à trouver des solutions alternatives basées sur l'électricité ;
  • Le développement insuffisant, à l'heure actuelle, des énergies renouvelables dans la production d'électricité ;
  • La fermeture de centrales à charbon et à fioul pour répondre à une démarche écologique et diminuer les émissions de gaz à effet de serre ;
  • L'arrêt simultané de réacteurs nucléaires, dû à des opérations de maintenance, à des incidents ou à des infrastructures vieillissantes.

 

Plan de délestage électrique

Toutes les raisons mentionnées précédemment, cumulées les unes aux autres, peuvent être à l'origine d'une tension électrique non négligeable. Pour éviter le scénario catastrophe de l'effondrement du réseau électrique, également appelé « black-out », les fournisseurs d'énergie ont d'ores et déjà imaginé un plan de délestage. À la demande du Réseau de transport d'électricité (RTE), Enedis pourrait couper volontairement le courant de façon temporaire, dans l'objectif de préserver l'alimentation électrique en France.

Le délestage aurait ainsi lieu durant les périodes dites « de tension », à savoir lorsque la consommation d'énergie atteint son pic. Il interviendrait alors en semaine, entre 8 heures et 13 heures, puis entre 18 heures et 20 heures. Généralement, la coupure d'électricité est prévue pour durer en moyenne deux heures par zone géographique concernée.

Néanmoins, certains quartiers seront épargnés. C'est le cas s'ils comportent des infrastructures considérées prioritaires, comme les établissements de santé, les commissariats, les gendarmeries, les centres pénitentiaires, les sites industriels à risque ou encore les centres de gestion des sites sensibles. La liste des zones prioritaires est établie par les préfets.

 

Suivre l'évolution de la consommation d'énergie sur ÉcoWatt

Pour suivre l'évolution de la consommation d'énergie en France et être informées des éventuelles coupures d'électricité, les entreprises peuvent s'inscrire sur le site ou l'application ÉcoWatt. Des alertes par SMS peuvent ainsi être envoyées :

  • Trois jours avant la coupure, les zones de vigilance renforcée sont signalées ;
  • La veille de la coupure, aux alentours de 17 heures, le risque de coupure est officialisé. Les utilisateurs d'ÉcoWatt peuvent consulter les outils mis à leur disposition et les horaires de délestage ;
  • Le jour de la coupure, une alerte de confirmation est transmise.

Ce système permet aux professionnels de mieux anticiper les impacts que ces coupures peuvent avoir sur leur activité et, le cas échéant, de prendre des mesures pour en réduire les conséquences.

 

 

Comment limiter sa consommation d'électricité ?

Avant même d'être confrontées à des coupures d'électricité, les entreprises ont la possibilité de limiter leur consommation d'énergie. En adoptant les bonnes habitudes, elles peuvent ainsi contribuer à l'effort collectif et limiter les risques de délestage. Ci-dessous, nous vous présentons les pratiques à généraliser dès à présent.

 

Mettre en place des écogestes

Pour réduire significativement votre consommation d'électricité, il est conseillé de mettre en place des écogestes, qui n'ont pas d'incidence majeure sur votre activité. Il peut s'agir, par exemple, de :

  • Diminuer le chauffage dans les bureaux, afin d'atteindre une température de 19 degrés ;
  • Installer des éclairages LED dans toutes les pièces ;
  • Privilégier l'utilisation d'appareils de basse consommation, comme un ordinateur portable au lieu d'un ordinateur fixe ;
  • Débrancher les appareils électriques et éteindre les lumières dans les espaces inoccupés ;
  • Centraliser les besoins au lieu de multiplier les appareils, tels que les imprimantes et machines à café ;
  • Recharger les véhicules électriques pendant les heures creuses.

 

Développer le télétravail

En parallèle des écogestes, le recours au télétravail peut être une solution pour limiter la consommation dans une zone géographique soumise à des tensions électriques. En effet, en autorisant les salariés à travailler depuis leur domicile, les entreprises peuvent réduire sensiblement les dépenses énergétiques liées à leur activité. Cela découle, notamment, d'une utilisation moins importante de la lumière, des prises électriques pour recharger des ordinateurs ou encore des divers outils mis à la disposition des employés.

Pour renforcer le télétravail, il est indispensable de respecter les conditions prévues dans les accords collectifs ou dans la charte télétravail, s'il en existe une. Si ce n'est pas le cas, les salariés concernés doivent donner leur accord. En cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure, le télétravail peut être imposé. Le Code du travail prévoit, effectivement, qu'un aménagement de poste puisse être rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité et garantir la protection des salariés.

 

Adapter les horaires de travail des salariés

Que ce soit pour éviter les coupures d'électricité ou pour faire face à un délestage d'ores et déjà programmé, il est également possible d'adapter les horaires de travail des salariés. Cette pratique permet de limiter les pics de consommation d'énergie, ainsi que de maintenir une continuité de l'activité, sans être impacté par les tensions que rencontre le réseau français. En d'autres termes, cela consiste à libérer une plage horaire comportant des risques, en décalant les heures normalement travaillées sur la même journée ou la même semaine.

Il s'agit alors d'un changement des conditions de travail qui peut être imposé aux employés, sous réserve de les prévenir suffisamment à l'avance, mais aussi que les horaires ne soient pas inscrits dans le contrat de travail ou qu'il ne s'agisse pas d'un salarié protégé. Il convient également de prendre en compte les impératifs liés au secteur d'activité et la continuité des services. Comme pour le télétravail, tous les métiers ne peuvent pas bénéficier de cet arrangement.

 

Inciter les salariés à poser des congés payés ou des jours de RTT

Enfin, pour limiter ponctuellement la consommation d'énergie dans ses locaux, notamment lorsque le réseau connaît des périodes de tensions, une entreprise peut inciter ses salariés à poser des congés payés ou des jours de RTT.

La modification des dates de congés peut être prévue unilatéralement par l'employeur, mais doit respecter un délai de prévenance inscrit dans un accord collectif ou d'un mois. Si les circonstances exceptionnelles peuvent être mentionnées pour réduire ce délai, les potentielles coupures d'électricité ne sont pas considérées comme étant suffisantes. Ainsi, les employés peuvent refuser de poser des jours ou des demi-journées. Dans ce cas-là, il convient de les sensibiliser en amont, notamment en montrant que l'entreprise fournit également des efforts non négligeables de son côté pour maintenir l'activité.

 

Comment anticiper les coupures d'électricité ?

Malgré tous les efforts fournis, il est possible que des coupures d'électricité aient lieu, que ce soit dans le cadre d'un délestage ou d'une interruption des services imprévue. Ainsi, prendre des précautions est indispensable pour éviter de mettre en péril l'activité d'une entreprise et de perdre des données importantes.

 

Vérifier l'hébergement des systèmes informatiques

En cas de coupure d'électricité, ce ne sont pas uniquement les éclairages qui cessent de fonctionner, mais bien les appareils numériques branchés sur secteur ou encore la connexion internet. Pour éviter qu'une entreprise soit paralysée, il est important de vérifier l'hébergement des systèmes informatiques.

En effet, toutes les solutions ne se valent pas dans ce genre de situation. Par exemple, les CRM, en particulier en mode SaaS, sont mieux protégés que les systèmes informatiques sur site, puisqu'ils sont hébergés dans des datacenters qui disposent de générateurs. Si une coupure a lieu, ces derniers se déclenchent en quelques instants et assurent une continuité des services.

Pour contrer les coupures d'électricité, les fournisseurs de services cloud proposent dans leurs contrats plusieurs mesures. Parmi elles, il faut compter notamment un recours à des architectures redondantes au niveau des sources d'énergie électrique, en prenant appui sur deux lignes différentes, ou au niveau des alimentations de secours, en utilisant des onduleurs et des groupes électrogènes au diesel.

En d'autres termes, il convient donc de se renseigner sur les pratiques des fournisseurs, afin d'avoir toutes les cartes en main pour bien anticiper les éventuelles coupures et pannes.

 

Installer des alimentations de secours

Au même titre que les fournisseurs de services cloud, il peut être intéressant d'installer des alimentations de secours au sein même des entreprises, afin de se préserver des coupures d'électricité. En cas d'incident sur le réseau général, le recours à des groupes électrogènes autonomes et à des onduleurs permet d'assurer la continuité de l'activité en attendant que le courant ne soit restauré, grâce à une production d'énergie indépendante.

Il convient de garder à l'esprit qu'il n'est pas autorisé de faire travailler des salariés si l'établissement n'a pas d'électricité, de chauffage et de lumière, conformément à l'obligation de protection de la santé et de la sécurité des employés. De ce fait, pouvoir compter sur des solutions alternatives est un excellent moyen de rester dans la légalité, sans pour autant déstabiliser l'organisation de la société.

 

 

Veiller à la pérennité de la connexion internet

Enfin, il est fortement recommandé de veiller à la pérennité de la connexion internet de l'entreprise, en particulier si elle est nécessaire au bon fonctionnement de l'activité. Il convient ainsi de vérifier si des accords de niveau de service sont mis à disposition des professionnels par les fournisseurs d'accès à internet (FAI) et quelle est la nature de l'infrastructure pour faire face à d'éventuelles coupures. L'idéal pour éviter les désagréments est de faire appel à deux FAI distincts et de bénéficier d'une garantie supplémentaire en s'appuyant sur la redondance.

Il est également essentiel d'en apprendre davantage sur l'alimentation sur site des serveurs, des routeurs, des hubs ou bien des commutateurs du réseau de l'entreprise, ainsi que sur le réseau sans fil si aucune connexion Ethernet n'est utilisée. Il pourra alors être pertinent d'investir dans des onduleurs simples, possédant des batteries de taille moyenne, afin d'assurer une connexion suffisante même sans électricité.

Les smartphones, quant à eux, peuvent servir de point d'accès à internet grâce au partage de connexion. La plupart des téléphones intelligents permettent un partage de connexion 4G ou 5G, et peuvent contribuer jusqu'à cinq connexions wifi simultanées.

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Comment préserver la relation client en cas d'interruption des services ?

Toutes les astuces présentées précédemment doivent permettre aux entreprises de faire face à des coupures d'électricité plus sereinement. Toutefois, elles n'empêchent pas systématiquement les pannes ou les pertes de puissance. De ce fait, une interruption des services peut avoir lieu tôt ou tard. Dans ce cas, il est nécessaire de se préoccuper de la relation client, qui risque d'en pâtir.

 

Communiquer sur les mesures prises

Au même titre qu'il est important de sensibiliser les employés de l'entreprise aux risques de coupures d'électricité et aux bonnes pratiques à mettre en place pour les éviter, il est indispensable de bien communiquer avec sa clientèle sur les mesures internes validées en amont.

Effectivement, en partageant avec elle les investissements effectués, les solutions trouvées avec les fournisseurs d'énergie ou encore les précautions prises pour limiter la consommation d'électricité lors des heures les plus plébiscitées, les entreprises renforcent la relation de confiance déjà instaurée par le passé. Grâce à ces échanges objectifs et sincères, les clients sont en mesure de comprendre que les équipes ont fait leur maximum pour échapper aux coupures et qu'elles ne sont pas fautives, au même titre que les fournisseurs d'énergie, pour les interruptions des services qui peuvent avoir lieu.

Dans la mesure du possible, il est conseillé de poursuivre cette communication tout au long de la panne, mais aussi après le retour à la normale. Les clients ne se sentent ainsi pas seuls face à leurs questions et ont conscience que l'entreprise fait de son mieux pour retrouver son rythme traditionnel.

 

Renforcer la protection des données

Au-delà de bousculer les habitudes des salariés et des clients, une panne d'électricité soudaine ou programmée peut avoir une incidence sur la protection des données informatiques. En effet, il se peut que certaines informations ne soient pas correctement sauvegardées ou qu'elles soient perdues. Pour contrer ces déconvenues, il est nécessaire d'augmenter la fréquence des enregistrements automatiques ou des sauvegardes manuelles. En cas d'arrêt impromptu des appareils, il est possible d'avoir accès aux dernières versions de fichiers et de reprendre le travail où il a été interrompu, à condition de respecter les différentes étapes de récupération des données.

Ces précautions sont essentielles pour protéger les informations qu'ont fourni les clients à l'entreprise, mais aussi pour préserver l'expérience client même dans les moments plus difficiles.

 

Assurer un suivi personnalisé

Que ce soit avant ou après une interruption de services, assurer un suivi personnalisé est un excellent moyen d'entretenir une bonne relation client. Il peut s'agir de répondre aux questions que la clientèle se pose sur les mesures mises en place, sur les risques de coupure, sur les conséquences sur l'accès aux services ou encore sur les compensations prévues. Dans d'autres cas, cela consiste à accompagner les clients sur la prise en main des outils, sur les pratiques à adopter pour limiter leur propre consommation d'électricité ou pour renforcer la protection de leurs données personnelles.

Ce suivi personnalisé est également utile pour appliquer des mesures correctives, en particulier si des incidents ont été provoqués par l'interruption des services. L'objectif est alors de s'efforcer à offrir des prestations de qualité, quels que soient le contexte et les conditions de travail.

 

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour faire face aux potentielles coupures d'électricité qui pourront avoir lieu cet hiver. Au-delà de vous préparer au délestage imaginé par le Gouvernement et le Réseau de transport d'électricité en cas de tension trop importante sur le réseau français, votre entreprise est prête à agir et réagir en toutes circonstances, tout en préservant les conditions de travail de ses salariés et la relation de confiance qu'elle entretient avec sa clientèle.

 

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