Aménager et travailler dans un bureau en open space : ce qu'il faut savoir

Les open spaces sont devenus majoritaires dans les entreprises françaises : d'après étude de l'IFOP et du cabinet de conseil Selkis, 1 salarié sur 5 travaille dans un espace ouvert et collectif. Loin de l'image des bureaux individuels fermés, ce concept répond initialement à des objectifs de communication interne, de dynamisme des équipes ou encore de réduction des coûts immobiliers. Cependant, les nuisances sonores, le manque d'intimité ou les risques accrus de propagation des maladies ont vite posé la question des règles de vie à adopter.

Quels sont les avantages d'un open space ?

Des interactions facilitées pour une meilleure circulation de l'information

La suppression des cloisons dans les espaces ouverts permet des échanges plus spontanés et aisés entre collègues au sein d'un service ou entre services différents. Les questions-réponses sont donc facilitées et l'information circule ainsi plus aisément.

Cette fluidité de communication encourage également le partage d'informations telles que des annonces ou des actualités qui atteignent alors très rapidement l'ensemble des employés. Elle favorise aussi la collaboration inter-services sur des projets communs grâce à ce climat propice aux interactions informelles régulières.

Enfin, la transparence et le partage facilité de l'information renforcent la cohésion des équipes et l'esprit de corps.

Un gain de place et donc un coût immobilier moindre

La suppression des cloisons internes dans les open spaces permet d'optimiser considérablement l'espace disponible et d'augmenter ainsi le nombre de postes de travail pouvant être installés pour une même superficie. Cette optimisation de l'espace se traduit logiquement par des économies substantielles en termes de coûts immobiliers, car elle permet ainsi d'accueillir bien plus d'employés qu'avec une configuration classique de bureaux individuels.

Quels sont les inconvénients d'un open space ?

Des nuisances sonores préjudiciables à la concentration

La promiscuité inhérente aux espaces ouverts génère des nuisances sonores régulières préjudiciables à la concentration des collaborateurs. Les conversations, les appels téléphoniques ou même certains bruits de fond (toussotements, bruits de pas) constituent autant d'éléments distracteurs.

Cependant, certaines tâches comme la rédaction, la programmation informatique ou encore la comptabilité requièrent justement un niveau d'attention soutenue dans la durée et un environnement calme. Le manque de silence dans les open spaces peut ainsi sérieusement impacter la productivité individuelle des employés sur ces activités spécifiques. Il a d'ailleurs fréquemment été constaté une augmentation du phénomène de présentéisme, mais cela ne compense pas cette perte de rendement.

Un manque d'intimité peu propice aux tâches individuelles

L'hyper proximité physique permanente avec les autres collaborateurs dans les espaces partagés ne permet pas à un employé d'être isolé pour réaliser des tâches solitaires dans de bonnes conditions. Ce manque d'intimité visuelle et sonore nuit également à une capacité de réflexion personnelle approfondie et concentrée. Certains peuvent même ressentir le sentiment d'être observé en continu, ce qui peut s'avérer rapidement perturbant.

Comment aménager un open space ?

Mettre en place des cloisons et parois absorbant le son

Pour réduire les nuisances sonores, des solutions d'insonorisation peuvent être mises en place. Des panneaux perforés ou des cloisons en matériaux poreux peuvent être installés pour absorber les ondes sur les murs et les plafonds.

Des plantes et arbustes faisant office de barrières naturelles sont également efficaces, car leur feuillage dense piège les ondes acoustiques. C'est aussi le cas des écrans, délimitant certains espaces et permettant d'atténuer la propagation des bruits dans l'open space.

Installer des salles de réunion pour les discussions longues

Il est indispensable d'aménager des salles de réunion fermées équipées (vidéoprojecteur, paperboard) pour pouvoir accueillir confortablement les réunions d'équipe ou les entretiens en tête-à-tête. Ces espaces clos assurent l'isolation phonique nécessaire pour ne pas importuner les autres collaborateurs. Ils offrent également l'intimité requise lors d'échanges sensibles ou confidentiels.

Organiser l'espace avec des zones distinctes

Une répartition efficace de l'espace via un mobilier adapté et une signalétique claire doit permettre de bien distinguer des zones aux vocations différentes. L'Office Manager pourra utilement piloter ce projet d'aménagement :

• Des zones calmes et silencieuses pour les tâches individuelles nécessitant concentration.
• Un espace détente convivial pour les moments de pause ou encore pour organiser des pots de départ.

1 - Limiter les sources de bruit parasites

Certains bruits incontrôlés constituent des sources de nuisance sonore pour les voisins des open spaces. Il convient donc d'adopter quelques réflexes simples comme tousser ou éternuer dans son coude pour étouffer le son.

Les bruits de mastication peuvent également déranger. Mieux vaut donc prendre les pauses repas à l'extérieur de l'espace partagé. Éteindre la sonnerie du téléphone relève aussi du savoir-vivre élémentaire.

2 - Respecter les horaires et pauses des autres collaborateurs

Les allées et venues permanentes perturbent la concentration et la productivité des collègues. Il faut donc veiller à coordonner les pauses avec l'équipe pour limiter les déplacements. De même, en début ou fin de journée lorsque certains sont encore en train de travailler, une attention particulière doit être portée au niveau sonore.

3 - Garder un espace de travail rangé pour ne pas déranger les voisins

En open space, l'espace est restreint. C'est pour cela que chacun doit maintenir un bureau ordonné pour ne pas empiéter sur celui des autres avec des dossiers ou des affaires. Un rangement régulier des documents dans les casiers ou armoires appropriées évite également le désordre environnant qui perturbe et stresse.

De plus, prendre le temps de laisser un poste de travail propre en fin de journée relève aussi de la courtoisie envers ses collègues.

Comment travailler efficacement en open space ?

Partir dans des salles dédiées pour les tâches exigeantes

Certaines tâches comme la comptabilité réclament un haut niveau de concentration impossible à atteindre dans le bruit ambiant des espaces partagés. Il est donc indispensable de pouvoir être à l'écart temporairement dans des salles fermées prévues à cet effet. Réserver des créneaux à l'avance assure donc de pouvoir travailler sur un projet particulier pour une durée suffisante, sans interruption.

Porter des casques antibruit

Le port de casques audio à réduction de bruit active s'avère très efficace pour limiter les nuisances sonores environnantes. Certains modèles circum-auraux enveloppant complètement les oreilles offrent une atténuation maximale. Il ne faut pas oublier de ménager les tympans en réglant le volume de la musique à un niveau raisonnable !

Organiser méthodiquement son espace

Prendre le temps d'organiser un poste de façon rationnelle et ergonomique en anticipant des actions et flux de travail est un prérequis. Tout doit être facilement accessible et identifiable d'un coup d'œil pour optimiser le temps.Il est aussi possible de personnaliser quelque peu l'environnement proche avec des touches déco pour être pleinement à l'aise. Ces petits rituels contribuent à la concentration.

Planifier des plages horaires sans interruption

Il est utile de bloquer chaque jour des créneaux d'une durée conséquente (2h minimum) de travail intensif pendant lesquels il ne faut pas être dérangé. Le paramétrage de réponses d'absence sur la messagerie évite les sollicitations.

Une simple indication visuelle d'une indisponibilité temporaire au moyen d'un statut ou mémo permet aussi aux collègues de respecter ces moments privilégiés. Ce type d'environnement de travail épanouissant participe d'ailleurs souvent à l'obtention de certifications Great Place to Work récompensant les entreprises où il fait bon travailler.

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