Pourquoi axer le développement d'une agence sur les contrats de prestation de services

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Un fonctionnement par projet est fréquent parmi les agences. En conséquence, le chiffre d'affaires tend à connaître d'importantes variations d'un mois sur l'autre, alors même que les charges restent constantes. 

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Cette instabilité de l'activité tend à créer un sentiment de perpétuelle précarité. Mais passer à un modèle axé sur les contrats de prestation de services permet un gain d'efficacité considérable, dont la portée dépasse la seule visibilité financière.

Les avantages des contrats de prestation de services

Les contrats de prestation de services, en plus de faciliter les prévisions de chiffre d'affaires, stabilisent l'ensemble de l'activité. Cette sérénité accrue favorise le déploiement du plein potentiel des équipes.

1 - S'autoriser à refuser des clients

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Tous les clients et projets ne se valent pas. Les contrats de prestation de service, en offrant un relatif confort budgétaire, permettent à une agence de se montrer plus sélective quant à l'intérêt et la profitabilité des projets qui lui sont présentés.

De plus, ils autorisent aussi à cette dernière à se séparer des clients peu rentables. Un fonctionnement par projet ne permet pas une telle latitude, dans la mesure où de nouveaux projets doivent constamment remplacer les anciens pour éviter le tarissement des sources de recettes.

Les contrats de prestation de services permettent de relâcher cette pression, qui en réalité, s'avère contre-productive. Il ne s'agit pas de revoir les ambitions de croissance à la baisse, mais de disposer d'une marge de manœuvre dans la sélection d'une clientèle.

Privilégier des projets et des clients de qualité améliore l'efficacité et la motivation des équipes sur le long terme.

2 - Résoudre les problèmes d'effectifs et de capacités

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Les agences qui concluent des contrats sur des projet s'autorisent rarement à refuser un contrat, de peur d'être rattrapées par les charges fixes, qui font craindre un manque à gagner prohibitif.

Un fonctionnement par projet est par nature fluctuant, empêchant toute projection fiable en matière financière et opérationnelle. Ainsi, une agence peut fréquemment se retrouver en sous-capacité en période de forte demande, et en surcapacité dès que la charge de travail s'amenuise.

En période de surcharge, le stress et les heures supplémentaires affectent négativement la productivité des équipes et la qualité des prestations. Cumuler dans la hâte des projets à faible marge génère autant d'erreurs et d'omissions que d'insatisfaction client. Dans de telles conditions, il devient impossible d'assurer la qualité des prestations.

En période creuse, au contraire, une certaine inertie risque de s'installer, rendant laborieux le démarrage de nouveaux projets. Ces allers-retours entre sous-régime et surrégime finissent par s'avérer coûteux à tout point de vue.

Un modèle axé sur les contrats de prestation de service permet de répartir les ressources des équipes en fonction d'une charge de travail prévisible, et d'optimiser aussi bien les capacités de l'agence que l'épanouissement des salariés.

L'installation d'un régime de croisière libère également du temps pour la mise en place et le suivi de processus systématiques, permettant de standardiser la qualité des livrables dans la durée.

3 - Tirer profit de la routine

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En mode projet, entre urgences client et révision des priorités à flux tendu, les imprévus se succèdent dans une atmosphère de chaos et d'agitation.

Un tel environnement de travail pèse sur le potentiel des équipes. Si la variété reste bienvenue, au quotidien, un sentiment de sécurité et de régularité, favorisant l'établissement d'habitudes et de routines de travail, garantit des performances optimales.

C'est là précisément ce que permettent les contrats de prestation de services, en autorisant une répartition des rôles claire, et une planification efficace du temps de travail. Ce cadre permet également de faire face aux imprévus avec professionnalisme.

La prévisibilité des contrats de prestation de services soutient la croissance d'une agence à plusieurs niveaux. La répétition de tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles clairement définies permet de formaliser un certain nombre de processus afin de gagner en efficacité. Or l'organisation interne a un effet structurant sur l'ensemble des activités et des équipes d'une agence.

4 - Révéler le plein potentiel du capital humain

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La principale ressource d'une agence, notamment de petite taille, réside dans son capital humain. Dans cette optique, sa croissance dépend de sa capacité à recruter et à retenir les meilleurs talents.

Un chiffre d'affaire prévisible permet d'offrir une rémunération plus attractive aux salariés. Pour limiter les charges fixes face à la fluctuation de leur chiffre d'affaires, certaines agences sont contraintes de brider les salaires.

La stabilisation des recettes permet d'adopter une stratégie salariale basée sur des indicateurs fiables. Une meilleure reconnaissance du travail des équipes favorise non seulement leur satisfaction, mais diminue aussi les besoins de renouvellement du personnel, et notamment les coûts financiers et organisationnels associés.

Surtout, un environnement de travail épanouissant et serein est la meilleure garantie de croissance pour une agence.

5 - Investir la relation client dans la durée

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En mode projet, la plupart des relations client ont un début et une fin, qui coïncident avec les échéances du projet. La refonte d'un site web s'ouvre par exemple sur un processus d'exploration, et s'achève que le lancement du site. Une même agence conduit souvent en parallèle des dizaines de projets de quelques mois chacun.

Ces relations client à durée déterminée ne sont pas propices à l'investissement mutuel des équipes, dans la mesure où la plupart des projets prennent fin au moment même où la confiance commence à s'établir.

Or des rapports impersonnels influencent négativement la perception de la qualité des livrables. En effet, dans la mesure où les prestations marketing recouvrent souvent pour le client une dimension affective, les aspects relationnels sont déterminants pour la satisfaction de ce dernier.

Un modèle axé sur les contrats de prestation de services permet de s'engager à long terme, et de nouer un véritable partenariat au service de la réussite du client. Un contrat durant généralement au moins une année, une collaboration étroite s'impose, d'autant que victoires et défis sont partagés.

Cet engagement à long terme, en accentuant la dimension humaine du travail de l'agence, est vecteur de sens et de motivation. Le temps long des contrats de prestation de services permet de développer des relations privilégiées avec les clients, ce qui transforme souvent la culture d'une agence.

De sous-traitant exécutant des projets ponctuels pour le compte de tiers, celle-ci devient un partenaire de croissance stratégique pour ses clients.

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