Qu'il s'agisse d'une démission, d'un licenciement ou bien d'une rupture conventionnelle, il est important pour toute personne sur le départ d'informer ses collègues et ses clients de manière à rester professionnel. Le mail de départ donnant cette indication doit respecter certaines règles afin d'être bien perçu par l'ensemble des destinataires. Voici quelques conseils et exemples de mail de départ.
Pourquoi écrire un mail de départ à ses clients et collègues ?
- Maintenir de bonnes relations avec les anciens collègues.
- Faciliter la transition et l'organisation suite au départ.
1 - Maintenir de bonnes relations avec les anciens collègues
La première raison d'écrire un mail de départ est de permettre une séparation cordiale avec les collègues et clients. Par exemple, un responsable de projet pourrait être désagréablement surpris d'apprendre tardivement le départ d'un designer d'une agence partenaire. Même si un remplacement a été effectué, l'absence de notification peut être perçue comme un manque de considération par les partenaires non informés.
De plus, il est fréquent que d'anciens collègues et clients se retrouvent sur de futurs projets. Maintenir une image positive lors du départ peut donc s'avérer bénéfique pour de futures collaborations professionnelles.
2 - Faciliter la transition et l'organisation suite au départ
Le départ d'un employé entraîne souvent des changements significatifs dans les habitudes de travail des collaborateurs proches. Un mail de départ permet d'informer l'équipe du changement imminent et offre l'opportunité de clarifier certains points avant le départ (il peut s'agir de questions sur des documents ou des accès spécifiques dont seul le partant dispose). Un départ non communiqué peut perturber le bon déroulement des projets en cours.
De plus, le message de départ est l'occasion idéale d'annoncer l'identité du remplaçant. Cette information facilite grandement le processus de transition, tant pour la personne qui prend le relais que pour les collègues et clients restants.
Comment rédiger un mail de départ à ses clients ?
- Conserver un ton professionnel.
- Expliquer les raisons du départ.
- Ne donner aucune indication sur le futur emploi.
- Communiquer en avance la date de départ.
- Indiquer le nom du remplaçant.
- Terminer sur une note positive.
1 - Conserver un ton professionnel
La communication client, y compris le mail de départ, nécessite un ton sérieux et professionnel. Une attention particulière doit être portée à l'orthographe et au style d'écriture. L'objectif est de transmettre une image positive, même lors du départ. Les clients méritent une considération constante, du début à la fin de la relation professionnelle.
2 - Expliquer les raisons du départ
La subtilité est de mise lors de l'explication des raisons du départ aux clients. Il est préférable de fournir une explication succincte sans entrer dans les détails personnels ou professionnels. Les clients n'ont pas besoin de connaître les relations avec les supérieurs ou les collègues, ni les éventuels problèmes internes de l'entreprise. Une information concise sur le départ et les projets futurs, comme une pause professionnelle, suffit généralement.
3 - Ne donner aucune indication sur le futur emploi
Il est recommandé de simplement mentionner le départ sans fournir de détails sur un éventuel nouvel emploi. Même si un nouveau poste a été trouvé, il est préférable de ne pas mentionner le nom du nouvel employeur. La neutralité est de mise jusqu'au départ effectif, afin d'éviter tout désagrément ou conflit d'intérêts potentiel.
4 - Communiquer en avance la date de départ
L'annonce de la date effective du départ doit se faire suffisamment à l'avance pour permettre aux clients de s'adapter. Un préavis de quelques jours à quelques semaines est généralement approprié, permettant ainsi aux clients de prendre les dispositions nécessaires.
Le conseil de HubSpot
Utilisez un outil de programmation d'e-mails pour envoyer votre mail de départ à différents moments selon les fuseaux horaires de vos contacts internationaux. Cela montrera votre considération pour les équipes globales et assurera que votre message soit lu au moment le plus opportun par chacun.
5 - Indiquer le nom du remplaçant
Après l'annonce du départ, il est important de communiquer le nom et les coordonnées complètes du remplaçant. Cette information permet aux clients de savoir à qui s'adresser pour la suite, sans avoir à chercher par eux-mêmes. Cette démarche démontre un professionnalisme et une considération pour la continuité du service client.
6 - Terminer sur une note positive
Pour conclure le mail de départ sur une note positive, il peut être judicieux d'évoquer une mission appréciée ou des moments agréables partagés avec les clients de longue date. Pour les clients plus récents, une simple expression de gratitude pour la collaboration peut suffire. Cette approche permet de clôturer la relation professionnelle de manière positive et mémorable.
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Comment rédiger un mail de départ à ses collègues ?
- Trouver le ton juste.
- Adapter le mail selon l'ancienneté.
- Informer de la date de départ.
- Indiquer la nouvelle adresse mail.
- Mentionner le nom du remplaçant.
- Communiquer le profil sur les réseaux sociaux.
- Inviter au pot de départ.
1 - Trouver le ton juste
La première étape cruciale dans la rédaction d'un mail de départ est de trouver le ton approprié. Ce message, destiné aux membres de l'équipe ou du personnel de l'entreprise, doit être exempt de fautes d'orthographe, facile à lire et maintenir un ton professionnel. Une note plus personnelle peut être ajoutée en fin de mail si cela semble approprié, en fonction du destinataire.
2 - Adapter le mail selon l'ancienneté
L'ancienneté au sein de l'entreprise influence considérablement la rédaction du mail de départ. Le nombre d'années passées dans la société affecte en effet le contenu et le ton du message. Par exemple, un employé ayant travaillé plus de 15 ans dans l'entreprise aura probablement plus d'expériences et de liens professionnels à évoquer qu'un employé présent depuis seulement 6 mois. Le mail doit donc être adapté en conséquence.
3 - Informer de la date de départ
La date effective de départ est un élément essentiel à inclure dans le mail. Cette information permet aux collègues de situer le départ dans le temps et évite que des collaborateurs continuent d'envoyer des mails après le départ effectif.
4 - Indiquer la nouvelle adresse mail
Il est important de fournir une nouvelle adresse mail de contact dans le message de départ. L'accès à la boîte mail professionnelle étant généralement supprimé après le départ, il est crucial de communiquer les nouvelles coordonnées, y compris le numéro de téléphone et l'adresse, pour rester joignable.
5 - Mentionner le nom du remplaçant
Si l'identité du remplaçant est connue, il est judicieux de l'indiquer dans le mail de départ. Cela permet aux collaborateurs de savoir qui contacter après le départ et assure une transition en douceur. Il est recommandé de fournir l'adresse mail et le numéro de téléphone interne du remplaçant.
Le conseil de HubSpot
Créez une page de transition sur l'intranet de l'entreprise avec vos projets en cours, contacts clés et informations essentielles. Partagez le lien dans votre mail de départ. Cela facilitera grandement la transition pour votre remplaçant et vos collègues, tout en démontrant votre professionnalisme jusqu'au bout.
6 - Communiquer le profil sur les réseaux sociaux
Dans le contexte professionnel actuel, il est courant d'avoir un profil sur les réseaux sociaux professionnels. Mentionner ces profils dans le mail de départ permet aux collègues intéressés de rester en contact et de suivre l'activité professionnelle future. Cependant, il est important de respecter la préférence de certains employés qui souhaitent séparer vie personnelle et professionnelle.
7 - Inviter au pot de départ
Si un pot de départ est prévu, le mail d'annonce est l'occasion idéale pour y inviter les collègues. Il est important d'inclure toutes les informations pratiques telles que la date, le lieu et l'heure de l'événement pour assurer une bonne participation.
Exemples de mails de départ
2 exemples de mail de départ pour ses clients
Exemple 1
Cher [prénom du client],
Par ce mail, je tenais à vous informer de mon départ de la société [nom de la société].
En effet, à partir du [date de départ], je ne suivrai plus votre dossier et votre nouvel interlocuteur sera [prénom+nom du remplaçant].
J'ai pris la décision de quitter mon poste pour pouvoir voguer vers d'autres horizons professionnels.
Je vous laisse entre de bonnes mains qui seront à même de vous suivre dans vos prochaines missions.
Ce temps passé avec vous fut un réel plaisir et je n'oublierai pas notre collaboration et nos souvenirs communs.
Je vous souhaite tout le meilleur pour la suite et vous dis peut-être à très bientôt.
Cordialement.
Exemple 2
Chère Madame/Cher Monsieur [nom du client],
Je vous écris pour vous informer que je quitterai mon poste de [intitulé du poste] chez [nom de l'entreprise] le [date de départ].
Ce fut un réel plaisir de travailler avec vous sur [nom du projet/produit] au cours des [durée] derniers mois/années. Je suis fier des résultats que nous avons obtenus ensemble et je vous remercie pour votre confiance.
À partir du [date], votre nouveau contact sera [nom du remplaçant]. [Il/Elle] reprendra le suivi de votre compte et je suis convaincu(e) que vous serez entre de bonnes mains. Je m'assurerai personnellement d'une transition en douceur.
N'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions d'ici mon départ. Je vous souhaite beaucoup de succès pour vos projets futurs.
Bien cordialement, [Prénom Nom]
2 exemples de mail de départ pour ses collègues
Exemple 1
Chers collaborateurs,
Je vous informe qu'à compter du [date de départ], je n'occuperai plus le poste de [intitulé du poste] au sein de la société [nom de la société].
En effet, je me destine à d'autres fonctions et d'autres horizons.
Ces années (ou mois) passées avec vous ont été un plaisir pour moi et j'ai énormément appris sur tous les plans, tant professionnels que personnels, et pour cela je vous en remercie vivement.
À partir du [date de départ], vous pourrez retrouver [prénom + nom du remplaçant], qui me remplacera au poste de [intitulé du poste].
Pour celles et ceux qui souhaitent garder le lien, voici mes coordonnées personnelles :
- [indiquer nouveau mail]
- [indiquer le profil sur les réseaux sociaux]
- [indiquer numéro de téléphone]
- etc.
Et bien évidemment, vous êtes conviés à mon pot de départ que j'organise le [date de l'événement] à [lieu de l'événement], à [heure de l'événement].
Bonne continuation à tous et peut-être à très bientôt.
Cordialement.
Exemple 2
Chers collègues et amis,
Après [nombre] années passées chez [nom de l'entreprise], j'ai décidé de relever un nouveau défi professionnel. Mon dernier jour sera le [date de départ].
Je tenais à vous remercier chaleureusement pour tous les moments partagés, les projets menés ensemble et votre soutien au quotidien. Cette expérience a été extrêmement enrichissante, tant sur le plan professionnel que personnel.
[Prénom du remplaçant] prendra la relève à mon poste. Je suis certain(e) que vous l'accueillerez avec la même bienveillance que vous m'avez témoignée.
J'espère que nous resterons en contact. Vous pouvez me joindre sur LinkedIn [lien profil] ou par e-mail à [nouvelle adresse mail].
Je vous invite à venir lever un verre ensemble le [date] à partir de [heure] au [lieu] pour un moment convivial avant mon départ.
Encore merci pour tout et à très bientôt j'espère !
Amicalement, [Prénom]
Erreurs à éviter dans le mail de départ
Critiquer l'entreprise ou ses collègues
Il est crucial de rester professionnel dans un mail de départ, même en cas de départ en mauvais termes. Toute critique envers l'entreprise, les supérieurs ou les collègues est à proscrire. Ces commentaires négatifs peuvent nuire à la réputation professionnelle et compromettre de futures opportunités.
Révéler des informations confidentielles
Un mail de départ n'est pas le lieu pour divulguer des informations sensibles sur l'entreprise, ses projets ou ses clients. Il est important de respecter la confidentialité et les accords de non-divulgation signés. Une indiscrétion pourrait avoir des conséquences juridiques graves.
Négliger la relecture et les fautes d'orthographe
Un mail de départ contenant des fautes d'orthographe ou de grammaire laisse une dernière impression négative. Une relecture attentive du message est essentielle, voire une relecture par un collègue de confiance. L'utilisation d'outils de correction peut garantir un texte impeccable.
Être trop émotionnel ou familier
Bien qu'il soit naturel d'éprouver des émotions lors d'un départ, un mail professionnel n'est pas l'endroit pour les exprimer de manière excessive. Un ton cordial mais mesuré est recommandé, en évitant les formulations trop familières ou les anecdotes personnelles inappropriées.
Omettre des informations essentielles
Il convient d'inclure les informations clés dans un mail de départ : la date de départ effective, les coordonnées du remplaçant (si connu) et les nouvelles coordonnées de contact si l'on souhaite rester en relation. Ces détails pratiques sont essentiels pour assurer une transition en douceur.
Envoyer le mail au mauvais moment
Le timing d'un mail de départ est crucial. L'envoyer trop tôt peut créer une ambiance inconfortable, tandis qu'un envoi trop tardif peut sembler irrespectueux. Une coordination avec le responsable pour choisir le moment opportun, généralement quelques jours avant le départ effectif, est recommandée.
Négliger de remercier et de reconnaître les contributions
Un mail de départ est l'occasion de remercier les collègues et de reconnaître leur contribution au parcours professionnel. Ne pas le faire pourrait être perçu comme de l'ingratitude. Il est important de prendre le temps d'exprimer son appréciation, même brièvement.
Faire des promesses irréalistes
Il est préférable d'éviter les promesses irréalistes comme « Je resterai en contact avec chacun d'entre vous » si ce n'est pas réalisable. La sincérité et le réalisme dans les engagements futurs sont essentiels pour maintenir une crédibilité professionnelle.
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