Comment rédiger un mail de départ pour collègues et clients ? (+ exemples)

Qu'il s'agisse d'une démission, d'un licenciement ou bien d'une rupture conventionnelle, il est important pour toute personne sur le départ d'informer ses collègues et ses clients de manière à rester professionnel. Le mail de départ donnant cette indication doit respecter certaines règles afin d'être bien perçu par l'ensemble des destinataires. Voici quelques conseils et exemples de mail de départ.

Pourquoi écrire un mail de départ lorsque l'on quitte son poste ?

Voici les raisons d'écrire un mail de départ lorsque vous quittez votre entreprise :

1. Rester en bon termes avec vos ex-collègues

2. Aider à l'organisation suivant votre départ

1 - Rester en bon termes avec vos ex-collègues

La première raison d'écrire un mail de départ est qu'il vous permet de vous séparer de vos collègues et clients sur une bonne note. Il ne serait pas agréable pour un responsable de projet par exemple, d'apprendre après-coup que le designer de l'agence partenaire est parti. Même si celui-ci a été remplacé, il est normal que les partenaires n'ayant pas été prévenus perçoivent un manque de considération dans l'absence de mail de départ.

De plus, il est possible que vous rencontriez vos ex-collègues et clients dans le futur sur d'autres projets. Il irait donc dans votre intérêt que ces derniers gardent une bonne image de vous, même si vous quittez l'entreprise. 

2 - Aider à l'organisation suivant votre départ

Lorsque vous partez d'une entreprise, cela crée souvent un changement important dans les habitudes de vos collaborateurs les plus proches. Un mail de départ leur permettra d'être au courant de votre départ imminent, et de vous poser éventuellement des questions dont seul vous avez la réponse. peut-être existe-t-il des documents ou comptes auxquels vous seul(e) avez accès ? Partir sans prévenir pourrait impacter négativement le déroulement des projets de vos ex-collaborateurs.

De plus, le message de départ sera l'occasion parfaite d'annoncer l'identité de la personne vous remplaçant. Cela rendra le processus de transition bien plus simple pour cette personne, comme pour vos ex-collègues et clients.

Comment rédiger un mail de départ adressé à vos collègues ?

Voici comment écrire un mail de départ pour vos collègues :

1. Trouver le ton juste 

2. Adapter son mail suivant son ancienneté 

3. Informer de la date de départ

4. Indiquer sa nouvelle adresse mail 

5. Indiquer le nom de son remplaçant

6. Communiquer son profil sur les réseaux sociaux

7. Inviter au pot de départ 

1 - Trouver le ton juste 

En effet, trouver le ton juste est la première étape à franchir pour rédiger un mail de départ. Ce message est adressé aux membres d'une équipe ou du personnel de l'entreprise. Le texte doit être sans fautes d'orthographe, facile à lire, et surtout doit avoir un ton professionnel. Une note plus personnelle peut être ajoutée en fin de mail s'il est de bon augure de le faire, suivant le destinataire. 

2 - Adapter son mail suivant son ancienneté 

L'ancienneté au sein de l'entreprise va nuancer grandement la rédaction du mail de départ. En effet, suivant le nombre de mois ou d'années passées dans la société, les informations et le ton du mail vont changer. Si vous avez passé plus de 15 années à exercer au sein de l'entreprise, les expériences vécues vont jouer sur le texte du mail. Les liens professionnels créés ne sont forcément pas les mêmes que si vous étiez resté 6 mois. Le mail doit donc être adapté au temps passé dans l'entreprise. 

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3 - Informer de la date de départ 

Cet élément est essentiel dans un mail de départ. Vos interlocuteurs doivent connaître la date effective à laquelle vous quittez votre poste. Elle est importante et doit être citée, car elle permet de situer le départ dans le temps. Cela évitera que certains collaborateurs continuent de vous adresser des mails alors que vous êtes déjà parti. 

4 - Indiquer sa nouvelle adresse mail 

Là encore, il s'agit d'un élément utile à noter dans le mail de départ. Une fois parti, vous n'aurez plus accès à votre boite mail interne à l'entreprise et votre adresse mail sera très certainement supprimée. Il est donc primordial de communiquer dans votre message de départ, votre nouvelle adresse mail et l'ensemble de vos coordonnées où vous êtes joignable : numéro de téléphone, adresse, etc. 

5 - Indiquer le nom de son remplaçant

Si vous connaissez déjà le nom de la personne qui va occuper votre poste, il est bon de l'indiquer dans le mail de départ. Ainsi, vos collaborateurs sauront qui contacter une fois que vous serez parti de l'entreprise et ne se retrouveront pas sans interlocuteur. Communiquez l'adresse mail et le numéro de téléphone interne de votre remplaçant par exemple. 

6 - Communiquer son profil sur les réseaux sociaux 

De nos jours, il est quasiment habituel de posséder un profil sur un ou plusieurs réseaux sociaux professionnels. N'oubliez pas de le mentionner dans votre mail de départ afin que les personnes souhaitant vous suivre puissent le faire sans avoir à chercher. Ainsi, les personnes intéressées pourront voir votre activité professionnelle après votre départ. Vous pourrez alors conserver des liens susceptibles éventuellement de vous apporter des opportunités.

Il est toutefois absolument admis que beaucoup d'employés aiment séparer vie personnelle et vie professionnelle. Sautez donc cette étape si c'est votre cas.

7 - Inviter au pot de départ 

Si un pot de départ est prévu, profitez de ce mail d'annonce justement pour inviter vos interlocuteurs à l'événement. N'oubliez pas d'indiquer la date, le lieu et toutes les informations utiles à ce pot de départ, sans quoi, vous risqueriez de vous retrouver seul.

Exemple de mail de départ pour vos collègues 

Comment rédiger un mail de départ adressé à vos clients ? 

Voici comment écrire un mail de départ pour vos clients :

1. Conserver un ton professionnel 

2. Expliquer les raisons du départ 

3. Ne donner aucune indication sur le futur emploi 

4. Communiquer en avance la date de départ 

5. Indiquer le nom de son remplaçant

6. Terminer sur une note positive 

    

1 - Conserver un ton professionnel 

Comme souvent en communication client, le mail de départ adressé à ces derniers doit conserver un ton sérieux et professionnel. Ne laissez passer aucune faute d'orthographe et vérifiez correctement votre style d'écriture. Veillez à transmettre une bonne image de vous, malgré votre départ. Vos clients doivent être choyés du début à la fin de votre relation. 

2 - Expliquer les raisons du départ 

Il est là très important de faire preuve de subtilité à l'égard de vos clients. Il est bon de leur expliquer les raisons de votre départ, mais sans rentrer dans les détails. Vos clients n'ont pas besoin de savoir si vous partez en bons ou mauvais termes avec votre supérieur ou vos collègues. Ils n'ont pas non plus à connaître les problèmes régnant au sein de la société, s'il y en a. Informez de votre départ succinctement et précisez si vous avez l'intention de faire une pause professionnelle également. 

3 - Ne donner aucune indication sur le futur emploi 

Indiquez simplement votre départ dans le mail, mais sans en dire plus pour le moment. Si vous avez déjà trouvé un emploi, évitez de mentionner le nom de votre nouvel employeur. Vous devez rester neutre tant que vous n'avez pas quitté votre poste actuel. Cela pourra éviter pas mal de désagréments avant votre départ ou de mettre en porte à faux votre nouvel employeur. 

4 - Communiquer en avance la date de départ 

Communiquez à vos clients la date effective de votre départ bien en avance afin qu'ils ne se trouvent pas pris au dépourvu. Envoyez votre mail de départ quelques jours ou quelques semaines avant. Vos clients pourront ainsi prendre leurs dispositions en conséquence. 

5 - Indiquer le nom de son remplaçant 

Une fois votre départ annoncé, communiquez le nom de la personne qui vous remplacera à votre poste avec l'intégralité de ses coordonnées. Ainsi, vos clients pourront s'adresser directement à cette personne pour la suite des événements. Ils ne seront pas obligés de devoir chercher par eux-mêmes à qui s'adresser désormais. Le fait d'être prévenu du nouvel interlocuteur met en avant votre côté professionnel. Vous partez certes, mais vous ne laissez pas vos clients seuls. 

6 - Terminer sur une note positive 

Si vous aviez créé des liens forts avec certains clients, n'hésitez pas à terminer votre mail de départ en évoquant une mission que vous avez appréciée avec eux. Se rappeler des moments agréables fait toujours plaisir et ainsi vous terminerez votre message sur une note positive. Pour les clients plus récents, vous pouvez toujours évoquer le plaisir que vous avez eu de travailler avec eux tout simplement. 

Exemple de mail de départ pour clients