CRM : 6 processus d'automatisation indispensables pour les équipes commerciales

Certaines entreprises pensent que les équipes commerciales devraient consacrer l'intégralité de leur temps à la vente. Néanmoins, ce n'est pas ainsi que la plupart des équipes fonctionnent. Une étude récente a montré que les commerciaux passent moins d'un tiers de leur temps à vendre et que la moitié de leur emploi du temps se partage entre des tâches administratives sur le CRM et la recherche de contenu.

Deux façons permettent de s'assurer que les équipes commerciales disposent réellement de temps pour la vente :

1. Vérifier que les tâches sont attribuées à la bonne équipe car l'équipe marketing est tenue pour responsable de la productivité des commerciaux dans la moitié des entreprises.
2. Limiter le temps consacré aux tâches non commerciales ou, mieux encore, les automatiser.

Les responsables d'équipe commerciale sont rarement en mesure de s'occuper du premier point, car ils ne peuvent décider de la structure organisationnelle de leur entreprise. Néanmoins, ils peuvent automatiser certains éléments de leur processus de vente, par exemple avec un système de prospection par e-mail automatisé qui permet à une équipe d'envoyer des messages pertinents et personnalisés. Cet article aborde les types d'automatisation commerciale qui peuvent accélérer les processus et réduire le temps consacré aux tâches administratives.

1 - Automatiser les rapports

L'équipe commerciale d'une entreprise devrait recevoir chaque matin un e-mail récapitulant toutes les données dont elle aura besoin le jour même, des résultats globaux de l'équipe au statut des transactions en passant par la productivité de chaque représentant. Le partage des tableaux de bord permet ainsi d'informer sur les performances de chacun et de créer un sentiment de responsabilité. En outre, il fait gagner un temps précieux : les commerciaux ne doivent plus chercher des données manuellement, faire des captures d'écran de certains graphiques et joindre des rapports à des e-mails individuels.

Comment faire :

Si une équipe enregistre ses données dans des feuilles Excel ou Google, l'automatisation des rapports ne sera pas une chose aisée. Elle est possible, mais elle deviendra sans doute rapidement complexe. Si son entreprise utilise un CRM, la documentation de ce dernier lui apprendra comment configurer au mieux un e-mail automatisé pour l'envoi des rapports.

2 - Automatiser l'attribution des leads

Une fois les leads enregistrés, ils demeurent dans une base de données jusqu'à ce qu'un responsable des ventes ait le temps de consulter leurs fiches. Il les attribue ensuite aux représentants de son équipe de manière aléatoire.

Ce cas de figure est fréquent dans les entreprises. Les responsables d'équipe commerciale consacrent souvent trop de temps à effectuer une distribution manuelle des leads, un temps précieux qu'ils pourraient consacrer à la formation des représentants et à la conclusion de transactions.

Comment faire :

Les responsables d'équipe doivent tout d'abord créer un ensemble standard de critères pour la répartition des leads. Par exemple, si le travail d'une équipe est divisé en fonction de régions, il leur faut documenter les caractéristiques précises de chacune d'entre elles.

Une fois les critères bien définis, la fonctionnalité de répartition des leads de leur CRM leur permettra de bien les distribuer.

3 - Automatiser la priorisation des leads

Les commerciaux consacrent la plupart de leur temps à trouver des leads. Néanmoins, ils ne savent pas toujours lesquels contacter en priorité lorsqu'ils disposent d'une liste de comptes cibles. En effet, tous les leads ne se valent pas. Certaines caractéristiques comportementales et démographiques rendent certains plus prometteurs que d'autres. Il est indispensable d'automatiser le processus de priorisation afin de s'assurer que les leads les plus porteurs bénéficieront d'un suivi rapide, sans pour autant que les commerciaux consacrent des heures à l'analyse des données.

Comment faire :

Utiliser un système de score des leads automatisé. Les équipes commerciales peuvent attribuer un score aux leads en fonction de leurs propres critères ou implémenter un système offrant des prévisions de conclusion de transactions. Une fois les scores obtenus, elles doivent créer des vues des leads montrant les scores les plus élevés, autrement dit les probabilités de conclusion, et les contacter en premier. Si la base de données marketing est distincte du CRM, il est conseillé de les lier avec une intégration afin de s'assurer que les leads les plus prometteurs seront synchronisés entre les deux systèmes.

4 - Automatiser la création de fiches d'informations

Dans la plupart des équipes commerciales, les représentants consacrent souvent deux heures à la vente, puis une heure aux tâches administratives dans le CRM : création des contacts et des entreprises, enregistrement des tâches à effectuer, création des opportunités et association avec les fiches d'informations. En limitant le temps consacré à ces tâches, ils pourront vendre davantage.

Comment faire :

Il est conseillé d'explorer la section d'automatisation des workflows du CRM utilisé.

Voici quelques processus qu'il est possible d'automatiser :

• Création d'une tâche lorsqu'un lead consulte la page des tarifs.
• Création d'une transaction lorsqu'un contact remplit un formulaire de demande de démonstration sur un site.
• Création d'une tâche de suivi lorsque la période d'essai d'un contact arrive à sa fin.

5 - Automatiser la gestion de la bibliothèque de ressources commerciales

Les représentants commerciaux consacrent un tiers de leur temps à trouver ou à créer du contenu à envoyer aux prospects. En effet, il est fréquent que les contenus des entreprises soient enregistrés dans plusieurs bibliothèques. Néanmoins, seul un tiers des équipes commerciales font une priorité de l'amélioration de l'accès et de l'utilisation du contenu. Elles ont pourtant besoin d'un contenu utilisable, à la fois centralisé et pouvant être suivi. Lorsque le contenu est facilement accessible, elles gagnent du temps avant et après chaque interaction avec des prospects.

Comment faire :

Si une équipe n'a pas encore centralisé l'enregistrement du contenu, elle peut commencer avec une page dédiée en interne ou un dossier partagé sur Google Drive. Ces supports doivent être partagés avec l'équipe marketing et un espace doit être créé afin que les membres des équipes puissent ajouter des idées au pipeline de création de contenu. Une fois la bibliothèque de ressources bien développée, il faudra adopter une solution fiable de suivi des documents, proposant des analytics avancées, afin de s'assurer que les équipes savent réellement comment les prospects interagissent avec le contenu.

6 - Automatiser la prise de rendez-vous

Les représentants commerciaux apprécient réellement les réunions avec les prospects, mais le processus de prise de rendez-vous sur leur calendrier peut engendrer nombre de frustrations lorsque les échanges sont nombreux ou lorsque plusieurs interlocuteurs sont concernés. Il est fréquent que ce processus fasse perdre un temps précieux.

Comment faire :

Les équipes commerciales peuvent utiliser des outils tels que Timify, Reservio ou Réunions afin de créer des liens de prise de rendez-vous personnalisés pour chaque représentant. La plupart de ces outils sont disponibles dans le cadre d'essais gratuits. Il est conseillé aux commerciaux d'inclure ces liens personnalisés dans leurs modèles et leur signature d'e-mails, et de vérifier que l'équipe marketing les intègre aussi aux campagnes de lead nurturing.

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