Malgré l'essor du web, le téléphone reste un vecteur de contact très utilisé par les commerciaux et très efficace, à condition d'effectuer un bon suivi des appels. De nombreux clients, prospects ou partenaires potentiels utilisent en effet ce mode de contact pour les joindre, tombant alors sur leur messagerie professionnelle en cas d'indisponibilité. Voici 15 exemples de messages de répondeur professionnel convaincants que tout commercial devrait tester pour sa boîte vocale.
Comment concevoir un message de répondeur efficace ?
Un commercial se doit de rester accessible pour ses prospects et ses clients, quel que soit le mode de contact privilégié. En cas d'indisponibilité, l'enregistrement d'un message de répondeur s'avère indispensable.
Puisqu'il est parfois le premier contact d'un prospect avec le commercial, le message de répondeur doit être correctement enregistré. La première règle à respecter est d'enregistrer un message audible. Pour que l'élocution soit la meilleure possible, il ne faut pas parler trop vite, veiller à adopter le bon ton et limiter les bruits de fond.
De même, le message ne doit pas être trop long (maximum 30 secondes). Il doit d'abord confirmer au correspondant qu'il appelle le bon numéro de téléphone et être optimiste pour inciter le correspondant à laisser un message, sans oublier les formules de politesse. Pour s'assurer de la qualité de son texte, il ne faut pas hésiter à le répéter plusieurs fois avant de l'enregistrer.
L'objectif d'un message de répondeur est d'informer le contact de son indisponibilité. Il doit être générique pour être adapté, quelle que soit la raison de l'absence. Le contenu du message peut toutefois être modifié si la durée de l'absence est exceptionnellement longue (congé, arrêt maladie, fermeture annuelle).
Exemples de messages de répondeur génériques
Si certains commerciaux utilisent leur téléphone personnel pour travailler, de nombreuses entreprises mettent à disposition de leurs collaborateurs un téléphone professionnel. Dans un cas comme dans l'autre, il est nécessaire d'enregistrer un message de répondeur adapté. Voici 5 exemples de messages génériques à essayer.
- « Bonjour, vous êtes bien sur la messagerie de [Prénom et Nom]. Je suis actuellement indisponible, mais n'hésitez pas à me laisser un message et je vous rappellerai très prochainement. »
- « Bonjour, vous êtes bien sur le répondeur de [Prénom et Nom] de l'entreprise [Nom de l'entreprise]. Je ne suis pas disponible pour répondre à votre appel pour le moment. Merci de me rappeler entre [Heure] et [Heure], du [Jour] au [Jour] ou de me laisser un message pour que je puisse vous recontacter. »
- « Bonjour, vous êtes bien en relation avec [Nom et Prénom] de la société [Nom]. Je suis actuellement en déplacement. Laissez-moi un message et je ne manquerai pas de vous recontacter dès que possible. Bonne journée et à bientôt. »
- « Bonjour, ici [Prénom et Nom] de l'entreprise [Nom]. Je ne peux pas prendre votre appel actuellement. N'hésitez pas à contacter mon collègue [Prénom et Nom] au [Numéro de téléphone] si vous souhaitez [Raison de l'appel]. Il/elle pourra vous apporter les éléments nécessaires. Sinon, laissez-moi un message et je vous recontacterai. »
- « Bonjour, vous êtes sur la messagerie de [Nom et Prénom], [Poste] chez [Nom de l'entreprise]. Je suis occupé pour le moment, mais laissez-moi un message et je vous rappellerai dans les plus brefs délais. En cas d'urgence, envoyez-moi un e-mail à l'adresse [Adresse e-mail] ou un SMS. Merci. »
Exemples de messages de répondeur pour vos prospects
Enregistrer un message de répondeur est essentiel pour rester en contact avec ses prospects et booster ses chiffres. Le commercial joue un rôle important au sein d'une entreprise : il est le contact privilégié des leads et des clients. S'il n'est pas disponible, le prospect doit pouvoir lui laisser un message.
Voici 5 exemples de messages de répondeur adaptés aux prospects :
- « Bonjour, vous êtes bien sur la messagerie de [Prénom et Nom]. Je suis soit en communication téléphonique, soit en rendez-vous. Veuillez me laisser vos coordonnées et un bref message. Je vous rappellerai dès que possible. »
- « Bonjour, vous êtes bien sur la boîte vocale de [Prénom et Nom]. J'aide actuellement un client à atteindre ses objectifs commerciaux, mais laissez-moi un message et je vous recontacterai rapidement. Merci. »
- « [Prénom et Nom], bonjour. Je ne peux malheureusement pas répondre à votre appel pour le moment. Laissez-moi un message avec vos coordonnées et je vous rappellerai dans les meilleurs délais. Merci et à bientôt. »
- « Bonjour, vous êtes sur le répondeur de [Prénom et Nom]. Je ne peux pas vous répondre maintenant, mais laissez-moi un message précisant les raisons de votre appel et je vous recontacterai au plus vite. En cas d'urgence, contactez mon collègue [Prénom et Nom] au [Numéro de téléphone]. Merci. »
- « Bonjour, vous êtes sur la messagerie de [Prénom et Nom] de [Nom de l'entreprise]. Étant actuellement en [Déplacement/Rendez-vous client], je ne peux pas répondre à votre appel. Je vous invite à me laisser un message pour que je puisse vous rappeler au plus vite. Excellente journée et à bientôt. »
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Exemples de messages de répondeur en cas de congés
Certaines périodes de travail nécessitent de concevoir un message de répondeur adapté. C'est notamment le cas des périodes de vacances ou de congé annuel. Dans ces cas particuliers, le message de son répondeur doit être adapté pour informer le contact de la durée exceptionnelle de son absence.
Certains messages peuvent, par exemple, être enregistrés, tels que :
- « Bonjour, vous êtes bien sur le répondeur de [Nom et Prénom]. Je suis en congé jusqu'au [Date]. Laissez-moi un message ainsi que vos coordonnées et je reviendrai vers vous à mon retour. Merci. »
- « Bonjour, vous êtes sur la messagerie de [Prénom et Nom]. Je ne pourrai malheureusement pas prendre connaissance de votre message avant le [Date]. N'hésitez pas à prendre contact avec [Nom d'un collègue] au [Numéro de téléphone]. C'est lui/elle qui prend le relais pendant mon absence. Merci. »
- « Bonjour, ici [Prénom et Nom] de [Nom de l'entreprise]. Étant actuellement en congé, je ne peux pas prendre votre appel. Laissez-moi un message et je vous rappellerai à mon retour le [Date]. Si votre demande est urgente, envoyez-moi un e-mail à [Adresse e-mail] et j'essaierai de vous répondre rapidement. »
- « Bonjour, vous êtes bien sur la boîte vocale de [Nom et Prénom]. Mon entreprise étant actuellement fermée pour congé annuel, j'aurai le plaisir de vous recontacter dès le [Date] pour répondre à vos demandes. Je vous remercie pour votre appel et vous souhaite [De belles fêtes de fin d'année/Un bel été]. »
- « Bonjour, vous êtes bien chez [Prénom et Nom]. Je suis indisponible jusqu'au [Date]. Si vous avez besoin d'aide ou d'informations avant cette date, veuillez prendre contact avec [Prénom et Nom], au [Numéro de téléphone]. Merci et bonne journée. »
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