Déterminer le bon moment pour acquérir un CRM peut représenter une décision majeure en soi.

Mais un deuxième obstacle se dresse devant vous, encore plus grand : choisir quel système adopter. Comment reconnaître les fonctionnalités vraiment nécessaires ?

Découvrez le CRM de HubSpot, son fonctionnement, comment l'organiser et le  paramétrerN'hésitez pas à recourir à des aides pour vous guider dans l'univers parfois déroutant des systèmes CRM. Ce guide vous permettra de distinguer les fonctionnalités essentielles des éléments superflus.

9 fonctionnalités indispensables dans un CRM

Avant toute chose, un système CRM doit être utile pour ses utilisateurs finaux : les commerciaux, les responsables et les dirigeants. Un CRM est indispensable au bon fonctionnement d’une entreprise. Il permet de centraliser l’information pour tous les départements. Vous pouvez donc conclure plus de transactions et réduire le temps consacré à la saisie de données.

Un système CRM proposant les 9 fonctionnalités suivantes représentera un véritable avantage pour votre équipe commerciale.

1 - Gestion des contacts

Le choix d'un système CRM sans la fonctionnalité de gestion des contacts n'aurait pas grand intérêt. Tous les systèmes CRM permettent aux commerciaux de créer des fiches d'informations de contacts et d'enregistrer les informations concernant les prospects et les clients. Cependant, les meilleurs systèmes CRM permettent de réduire et de simplifier au maximum la saisie des données des contacts. Évaluez cette fonctionnalité selon sa simplicité d'utilisation.

2 - Phases de transaction

La plupart des systèmes CRM peuvent être personnalisés pour fonctionner selon un processus de vente spécifique. Que votre processus compte 3 ou 15 phases, vous devez être en mesure de les programmer dans le logiciel et y associer les valeurs correspondantes.

Faire avancer une transaction phase après phase dans le processus de vente doit rester facile. Dans HubSpot CRM, faire avancer une transaction se fait par un simple glisser-déposer :

Dashboard transactions commerciales

 

3 - Tableau de bord quotidien

Les commerciaux doivent pouvoir voir certaines données au quotidien, telles que l'avancement de la réalisation de leur objectif, le nombre de transactions dans leurs pipelines selon les phases et les tâches qu'il leur reste à accomplir. De même, les responsables et les dirigeants doivent pouvoir surveiller ces informations pour l'ensemble de l'équipe. Évaluez cette fonctionnalité selon sa présentation et sa simplicité.

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4 - Gestion des tâches

La technique qui consiste à passer d'un système à l'autre pour afficher et réaliser ses tâches quotidiennes n'est pas idéale pour un commercial. Les systèmes CRM proposant une fonctionnalité de gestion des tâches permettent de simplifier le workflow quotidien des commerciaux et d'assurer correctement leur suivi.

Gestion des tâches HubSpot CRM gratuit

5 - Stockage de contenu

La recherche et la création de contenu représente 31 % de la charge de travail d'un commercial. Ce chiffre est excessivement élevé. Pour réduire le temps passé à chercher du contenu, choisissez un système CRM proposant un stockage de contenu intégré. Non seulement les commerciaux peuvent enregistrer les documents qu'ils envoient le plus souvent aux prospects dans un emplacement facile d'accès, mais ils peuvent également archiver des modèles d'e-mails personnalisables pour avoir une base pour chaque nouveau contact.

6 - Collecte automatisée des données

Pouvoir mieux suivre les interactions avec les clients et les prospects est l'une des principales raisons pour lesquelles une entreprise décide d'adopter un CRM. Toutefois, dans de nombreuses applications de CRM, les commerciaux doivent copier leurs e-mails dans le système ou transférer les enregistrements de leurs appels. Ces étapes supplémentaires peuvent rapidement devenir pénibles pour les commerciaux passant 50 ou 100 appels par jour. Pour leur simplifier la vie, HubSpot CRM enregistre automatiquement les appels passés et les e-mails envoyés depuis le système et les affiche de façon similaire à la chronologie sur la fiche d'informations d'un contact :

Fiche contact HubSpot CRM gratuit

7 - Reporting 

L'efficacité d'un système CRM se mesure aux informations qu'il fournit. Assurez-vous que votre CRM propose des fonctionnalités de reporting, qui facilitent l'exportation et la répartition des tendances révélées par le système.

8 - Mobilité

La mobilité du système CRM est particulièrement importante pour une équipe commerciale sur le terrain. Les commerciaux qui sont constamment en déplacement doivent pouvoir utiliser un système CRM auquel ils peuvent accéder à tout moment. La majorité des systèmes actuels permettent aux commerciaux de se connecter à l'application depuis des tablettes et des smartphones, par exemple. Assurez-vous que le système que vous envisagez d'acquérir leur permet de le faire également.

9 - Intégration avec le marketing automation

Si votre entreprise utilise un logiciel de marketing automation, assurez-vous que le CRM que vous choisirez pourra s'y intégrer. En effet, le concept sous-jacent de « gestion de la relation client » consiste à fournir une vue complète du cycle de vie pour chaque prospect et client. Une mauvaise communication entre le logiciel de marketing automation et le CRM peut entraîner la perte d'informations et d'opportunités.

Cette check-list a été rédigée pour vous aider à choisir non seulement votre premier système CRM, mais également le meilleur pour votre entreprise.

N'oubliez pas que si vous souhaitez adopter un système CRM, mais que vous n'avez pas le budget nécessaire, HubSpot CRM est complètement gratuit. Il vous suffit de vous inscrire et vous pouvez commencer à l'utiliser. Inscrivez-vous au webinar pour faire vos premiers pas avec HubSpot CRM.
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Publication originale le 29 janvier 2019, mise à jour le 19 septembre 2019

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CRM