Réussir vos séminaires d'entreprise : conseils pratiques

Le séminaire d'entreprise est l'outil idéal pour créer une cohésion autour de valeurs communes. Plébiscité dans le milieu professionnel, il répond tout autant aux objectifs commerciaux et de communication d'une entreprise.

Comment se déroule un séminaire ?

À l'occasion d'un séminaire, l'entreprise rassemble l'ensemble de ses collaborateurs pour passer un moment convivial. L'atmosphère doit être détendue et permettre aux collaborateurs d'échanger dans un cadre plus chaleureux.

La durée d'un séminaire peut varier d'une journée entière à un week-end. De manière générale, il a lieu en dehors du lieu de travail comme dans un parc d'attractions ou dans un hôtel. Les différentes activités proposées renforcent la cohésion de groupe et permettent aux collaborateurs de se sentir davantage impliqués dans l'entreprise. Elles doivent consister en des moments de partages ludiques qui parlent à tous.

Quel est le but d'un séminaire ?

Un séminaire peut avoir plusieurs objectifs qui font partie intégrante de la stratégie de l'entreprise. Il peut consister à éliminer les tensions entre collaborateurs et d'améliorer leur bien-être. Il peut également être mis en place pour renforcer la cohésion des équipes et leur motivation. Ces deux leviers stimulent directement la productivité de l'entreprise, laquelle dépend de la bonne dynamique entre l'entreprise et ses différents collaborateurs.

Plus globalement, le séminaire d'entreprise permet de transmettre des messages ou des stratégies, d'échanger, de prendre des décisions ou de s'engager. Ils permettent de prendre du recul sur certains sujets et insufflent une nouvelle énergie à l'entreprise.

Quels sont les différents types de séminaires ?

Les séminaires les plus répandus sont les suivants :

• Le séminaire d'intégration : Il a pour objectif d'accueillir les nouveaux collaborateurs au sein de l'entreprise en leur permettant de créer du lien avec les collaborateurs déjà intégrés. Cela permet de renforcer la cohésion d'équipe et d'améliorer les relations professionnelles entre collègues, notamment après une vague de recrutements.
• Le séminaire de formation : Il permet de transmettre des compétences nouvelles ou des procédures de travail au personnel. De cette manière, le travail des collaborateurs sera plus efficace et productif pour l'entreprise. Ce temps d'échange permet également le partage de connaissances entre collaborateurs. À ce titre, il peut s'adresser à tous les niveaux hiérarchiques de l'entreprise.
• Le séminaire de rentrée : Généralement organisé en septembre, après les vacances d'été, le séminaire de rentrée permet de reprendre l'activité sur de bonnes bases. Il rapproche les collaborateurs entre eux, mais améliore également les relations hiérarchiques. La Direction peut par ailleurs profiter de l'événement pour informer les collaborateurs des résultats obtenus par l'entreprise et des nouveaux effectifs.
• Le séminaire commercial : Il rassemble les équipes commerciales et permet de faire un bilan sur leurs résultats. C'est aussi l'occasion de mettre en place de nouveaux processus pour gagner en productivité. Après avoir réalisé une réunion le matin, l'après-midi peut être consacrée à des jeux ludiques ou à la visite d'un parc d'attractions.
• Le séminaire de motivation : Il permet aux collaborateurs de rester motivés. Pour cela, il faut donner de l'importance à l'aspect humain et créer de la cohésion d'équipe. Les organisateurs doivent donc valoriser les participants et les récompenser le cas échéant.
• Le séminaire de direction : Il s'adresse uniquement aux cadres et permet d'analyser la situation d'une l'entreprise. Il fait ressortir les réussites et les échecs pour mettre en place de nouveaux objectifs pour la réussite de la société.
• Le team-building : Organisé comme un séminaire ou intégré comme une partie du séminaire, le team-building, ou renforcement d'équipe, a pour objectif de resserrer les liens d'un groupe. Il peut prendre la forme d'un jeu de rôle, d'une activité sportive, d'un ice-breaker ou d'une activité ludique.

Quelle est la différence entre une conférence et un séminaire ?

Une conférence désigne une réunion au cours de laquelle les gens discutent et échangent sur le travail qu'ils mènent en commun. Tout comme le séminaire, la conférence peut durer plusieurs jours. Cependant, les interventions orales peuvent être mal venues lors d'une conférence. En principe, les questions sont posées à la fin de l'intervention du conférencier, lequel présente un sujet en particulier.

Le séminaire, quant à lui, est un moment informel qui permet de se retrouver. Il rassemble les collaborateurs pour créer une cohésion de groupe autour des valeurs de l'entreprise. Il peut, dans certains cas, intégrer un temps de conférence.

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1 - Définir les objectifs du séminaire

En amont du séminaire, il faut déterminer les fondamentaux et donc définir l'objectif principal de l'événement. Celui-ci a-t-il lieu à l'occasion du lancement d'un produit ou pour récompenser les collaborateurs ? La réponse sera déterminante pour choisir les animations et organiser la logistique du projet.

2 - Lister les participants

La liste des collaborateurs participant à l'événement dépend des objectifs fixés par l'entreprise. Cependant, il est important que les supérieurs hiérarchiques soient présents pour créer un climat de confiance et motiver les collaborateurs. Leur participation montre en effet l'importance de l'événement et favorise la création de liens entre les différents niveaux hiérarchiques.

3 - Établir un budget

Tout projet passe par le calcul d'un budget prévisionnel. Celui-ci peut être plafonné en amont ou établi selon les devis obtenus pour chaque poste de dépense. Si une enveloppe est préalablement prévue pour l'organisation du séminaire, il reviendra aux organisateurs d'adapter le lieu, les animations et la restauration aux contraintes établies.

4 - Sélectionner un lieu et une date

L'organisation du séminaire actée, il faut prévoir la date de l'événement, sa durée et son lieu d'accueil. Pour réaliser des économies sur leur budget, certaines structures choisissent d'organiser leurs séminaires dans leurs propres locaux. Dans le cas contraire, certains hôtels et organismes proposent des espaces dédiés à l'accueil d'événements d'entreprise.

5 - Prévoir un service de restauration

Selon la durée du séminaire, l'organisation d'un petit-déjeuner, déjeuner ou dîner sont autant d'attentions utiles pour ponctuer l'événement et favoriser la cohésion des équipes. L'entreprise peut choisir un service de restauration à table ou favoriser l'accès à un buffet à volonté.

6 - Préparer des animations

Les séminaires proposent généralement un thème autour duquel s'articulent plusieurs animations. Il faut choisir des activités ludiques et dépaysantes. De cette manière, les collaborateurs créeront des liens entre eux et avec leurs supérieurs hiérarchiques.

7 - Former les animateurs

Un séminaire doit être dynamique et engageant. Les animateurs donnant le ton à l'événement, il est nécessaire de choisir des personnes familières avec les domaines de l'animation. Si l'entreprise choisit de faire appel à des personnes internes, elle peut mettre en place un temps de formation pour les aider à améliorer leurs capacités oratoires et d'animation.

8 - Communiquer sur l'événement

Une bonne communication peut faciliter l'adhésion des collaborateurs au séminaire et créer un terrain propice à la cohésion d'équipe. L'entreprise doit soigner ses invitations, mais peut également créer une émulation autour de l'événement à travers sa newsletter ou une campagne d'affichage par exemple.

9 - Analyser les remontées du séminaire

Si les séminaires sont la plupart du temps vécus positivement par les collaborateurs, leur organisation comporte toujours des axes d'amélioration. Il est donc important d'évaluer les remontées des participants et d'interroger la bonne atteinte de ses objectifs.

Cette analyse passe le plus souvent par la préparation d'un formulaire de satisfaction qui sera administré aux collaborateurs au terme de l'événement.

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