Comment organiser une réunion d'équipe productive ?

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Julia Cames
Julia Cames

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Se réunir en équipe est essentiel pour organiser un projet, prendre des décisions collectivement ou tout simplement faire le point sur un projet en cours. Cependant, une réunion pas assez préparée risque de faire prendre du retard à tous. Pour un manager, organiser une réunion permet de structurer la conversation entre les membres de l'équipe afin de parvenir à définir des objectifs précis. Un point d'équipe bien préparé est une rencontre efficace qui aide à mettre au point des actions concrètes.

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Collaborateurs participant à une réunion d’équipe

 

Quel est le but de tenir une réunion d'équipe ?

 

La réunion d'équipe est un standard du management. C'est le format de rencontre qui permet d'échanger le plus efficacement et naturellement sur tous les sujets de la vie d'équipe.

Le point d'équipe peut soit regrouper tous les collaborateurs soit uniquement ceux concernés par l'ordre du jour, c'est-à-dire la thématique abordée pendant la réunion.

Ponctuellement ou plus régulièrement, une réunion d'équipe est aussi le moyen le plus adéquat de traiter collectivement une question en particulier, tout en recueillant les avis et les ressentis de chacun.

Enfin, la réunion d'équipe permet de diffuser une information homogène, de manière à ce que tout le monde la reçoive en même temps et de la même façon. Les incompréhensions et les doutes éventuels peuvent aussi être exprimés dans l'instant, ce qui représente un gain de productivité conséquent.

 

Comment structurer sa réunion d'équipe ?

 

La structuration d'une réunion d'équipe est le rôle du manager, qui doit s'assurer que toutes les conditions sont réunies pour que l'échange ait lieu dans de bonnes circonstances.

Tout d'abord, il est indispensable de définir un ordre du jour, qui guide l'ensemble de la conversation. Il permet de définir des sous-points à aborder par la suite.

Dans un second temps, l'organisateur de la réunion doit faire le point sur la liste des personnes concernées par l'ordre du jour. Cette préparation évite de convier des collaborateurs pas ou peu concernés par la thématique traitée. Une fois la liste établie, le manager peut inviter ces personnes en s'assurant de les informer du sujet et des objectifs de la réunion d'équipe.

Puis, l'animateur de la réunion définit la durée de la rencontre afin de permettre à chacun d'organiser sa journée. En outre, le fait de fixer une durée maximale aide à ne pas se disperser. Pendant la réunion, rappeler l'horaire de fin peut être efficace pour ramener le propos à l'essentiel en cas de digression.

Enfin, l'animateur doit avoir à l'esprit la date du prochain point d'équipe afin de la communiquer aux effectifs présents avant la fin de la réunion. Si des réflexions doivent être menées d'ici à ce prochain point ou si des livrables doivent être présentés, les personnes concernées ont alors la possibilité d'organiser leur travail par elles-mêmes.

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    Conseils pour une réunion d'équipe efficace

     

    Commencer la réunion d'équipe à l'heure prévue

    Lorsqu'une réunion d'équipe rassemble un certain nombre de personnes aux emplois du temps différents, les retards sont inévitables. Pourtant, un bon animateur de réunion ne doit pas attendre que tout le monde soit arrivé pour commencer.

    Tout d'abord, le fait de démarrer la réunion d'équipe à l'horaire prévu est un signe de respect pour les collaborateurs arrivés à temps. Ensuite, une réunion commencée à l'heure a aussi plus de chances de se finir à l'horaire indiqué dans l'e-mail d'invitation. Une bonne tenue du temps imparti est essentielle pour ne pas pénaliser la productivité des équipes.

     

    Rappeler l'objectif principal de la réunion d'équipe

    Si l'ordre du jour doit être défini avant la tenue de la réunion d'équipe, il doit aussi et surtout être rappelé en début de réunion. Même si l'e-mail d'invitation a informé tous les destinataires de la thématique traitée durant le point d'équipe, un rappel peut être utile.

    Le manager doit prendre en compte le fait que chacun arrive en réunion avec d'autres préoccupations à l'esprit. Un court rappel de l'ordre du jour est efficace pour ramener tout le monde au sujet dont il est question.

     

    Prévoir un temps de parole égal pour chaque participant

    Si seul l'animateur de la réunion d'équipe dispose de la parole, l'objectif même de la rencontre s'en voit diminué. C'est pourquoi il lui faut prévoir un temps de parole égal pour chaque participant, même si, dans les faits, certaines personnes s'exprimeront plus que d'autres.

    Par ailleurs, il convient d'encourager les plus hésitants à faire part de leur ressenti et de leur avis sur une question en particulier en instiguant un tour de table. Lorsqu'un membre de l'équipe prend la parole trop longtemps et que l'essentiel de son propos a été compris par tous, il peut aussi être nécessaire de recentrer la discussion en la ramenant à l'ordre du jour.

     

    Encourager les échanges entre les participants

    L'objectif premier d'une réunion d'équipe est de permettre à tous de faire part de leur point de vue sur un sujet en particulier. De ce fait, l'animateur de la réunion est responsable des échanges entre les différents participants. Il doit aussi être capable de gérer des échanges parfois conflictuels, en reformulant le propos de chaque intervenant. Ce dernier point est très important pour réussir son management d'équipe.

    Au centre de la communication, il fait en sorte d'opposer les opinions de chacun afin de nourrir le débat et de parvenir à un bilan le plus favorable possible en fin de réunion d'équipe.

     

    Rédiger un compte-rendu et l'envoyer à toutes les parties prenantes

    À la fin de la réunion d'équipe, le manager peut mettre en forme un compte-rendu reprenant tous les points importants qui ont été abordés. Il est essentiel de faire ressortir tout le cheminement ayant conduit au bilan de la réunion d'équipe.

    Si des points restent en suspens à l'issue de la rencontre, il doit aussi en faire part afin de permettre à chacun de continuer à mener, de son côté, une réflexion en lien avec son expertise métier.

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    Sujets : Management

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