Comment utiliser la fonction NB.SI sur Excel correctement ?

NB.SI est une fonction du logiciel Excel permettant de compter le nombre de cellules à partir de la sélection d'une zone. Cette fonction conditionnelle accepte différents types d'instructions. Il est donc important d'apprendre à les mettre en forme afin de tirer pleinement parti de cette fonction NB.SI dans Excel.

À quoi sert NB.SI et quand l'utiliser ?

Tout comme les autres fonctions Excel de la catégorie NB, la fonction NB.SI permet de comptabiliser le nombre de cellules d'une sélection. À la différence des autres fonctions, l'élément « SI » ajoute une condition à la réalisation de la formule dans le tableur. Besoin d'en savoir plus sur comment utiliser les différentes fonctions de Microsoft Excel ? HubSpot propose une série de modèles gratuits pour apprendre à les maîtriser.

Cette condition « SI » peut être énoncée au logiciel soit :

• Via des arguments textuels simples (compter le nombre de cellules qui contiennent un élément en particulier, par exemple le mot « fruit »).
• Via les indications « différent de ».
• Au travers d'autres critères variables ou pointés.

Par conséquent, la fonction NB.SI peut être utilisée lorsque l'opérateur a besoin d'inclure ou d'exclure une condition à la formule permettant le comptage de cellules sur un tableur Excel.

Comment utiliser NB.SI sur Excel ?

Rechercher et sélectionner un élément textuel

Dans la plupart des cas, les éléments recherchés par un utilisateur d'Excel à partir de la fonction NB.SI sont de type textuel. En effet, les comparateurs « supérieur », « inférieur », « différent de » ou encore « égal » sont aussi considérés comme du texte.

Dans un premier temps, l'utilisateur doit définir une zone de comptage à l'intérieur de la feuille de calcul. Il peut pour cela utiliser l'un des raccourcis clavier Excel, en particulier si le tableur comprend un grand nombre de cellules.

Par la suite, pour rechercher un élément textuel au sein de la zone de comptage, il faut commencer par écrire l'argument entre guillemets, de la manière suivante : =NB.SI(plage; « *élément* »). Les deux étoiles ajoutées entre l'élément textuel et les guillemets permettent de signifier à Excel que celui-ci doit être recherché n'importe où dans les cellules présélectionnées.

Pour plus de précision et pour rechercher un élément textuel au début ou à la fin des cellules sélectionnées dans Excel, il faut rédiger l'une des formules suivantes :

• Pour rechercher l'élément au début des cellules : mettre une étoile à la fin de la saisie, c'est à dire : =NB.SI(plage; « élément* »).
• Pour le rechercher à la fin des cellules : ajouter une étoile au début de la saisie, soit : =NB.SI(plage; « *élément »).

Exclure un critère du comptage

Les formules présentées précédemment permettent d'inclure un critère en particulier au comptage de cellules. Cependant, il est aussi possible d'utiliser la fonction NB.SI pour exclure un critère en particulier du comptage de cellules. Il faut alors intégrer l'argument « différent de » à la formule.

L'argument de comptage « différent de » se présente tel quel : « <> ». Pour qu'il soit compris dans le corps de la formule NB.SI, il doit être placé entre guillemets, comme tous les autres éléments textuels.

Ainsi, pour effectuer un comptage excluant un élément en particulier dans une zone de cellules présélectionnées, il faut utiliser la formule suivante : =NB.SI(plage; « <élément> »).

Pointer une cellule pour définir un critère

Pour définir le critère qui va être intégré dans la fonction NB.SI, il est possible d'avoir recours à une méthode permettant de sélectionner une cellule en particulier et d'y récupérer une information qui sera le critère « SI ».

Pour cela, il faut pointer un critère dans la formule NB.SI. Par exemple, pour pointer toutes les cellules contenant le mot « fruit » dans une plage contenue entre les cellules A1 et B17, il suffit d'écrire le mot « fruit » dans une cellule à part de la zone de recherche (par exemple en F5, dans une liste déroulante), puis d'inclure la location « F5 » dans la fonction NB.SI. La formule à utiliser dans ce cas d'exemple est alors la suivante : =NB.SI(A1:B17;« F5 »). Ce type de formule comprend une plage définie de la cellule A1 à la cellule B17 ainsi qu'un critère pointé vers la cellule F5.

Utiliser un critère variable pour dédoublonner une base de données

Intégrer un critère variable dans une formule NB.SI peut être très utile s'il faut, par exemple, supprimer les doublons d'une base de données Excel tout en obtenant des informations précises sur le nombre de doublons ayant été enlevés de la plage de cellules.

Ainsi, pour connaître le nombre de doublons du nom de famille « PETIT » (contenu dans la cellule B2) entre les cellules B2 et B17, il faut appliquer la formule NB.SI suivante : =NB.SI($B$2:$B$17;B2).

En contexte, cette formule peut par exemple permettre au gestionnaire d'un hôtel de connaître le nombre de réservations de plus de deux nuits au mois de janvier. Connaître le nombre de fois où l'élément « janvier » revient dans la zone de sélection lui permet de parer à une méthodologie de recueil des données peu ou pas optimisée, et lui donne la possibilité de mettre en forme les données à partir d'un modèle de graphique Excel.

NB.SI et NB.SI.ENS : quelle est la différence ?

Sur Excel, il est possible de trouver des formules commençant par l'instruction NB.SI.ENS. Cette variable de la fonction d'origine NB.SI permet tout simplement d'inclure plusieurs critères dans le comptage de cellules non vides.

Ainsi, l'utilisateur Excel peut avoir recours aux mêmes méthodes que pour une fonction NB.SI qui, quant à elle, n'inclut qu'un seul critère de comptage de cellules non vides : pointage de cellule, inclusion ou exclusion d'élément textuel et autres.

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