Le management désigne la mise en œuvre des moyens humains et matériels au sein d'une entreprise en vue d'atteindre des objectifs prédéfinis. Les recherches dont il a fait l'objet ont identifié différents types de management et des outils associés. Une nouvelle forme de management a émergé ces dernières années : le management à distance, rendu techniquement possible par le développement des technologies de l'information et de la communication.

Découvrez la check-list des bonnes pratiques pour les télétravailleurs et les  managers à distance.

Comment manager à distance ?

Gérer une équipe de collaborateurs en remote work, cela représente un défi de taille pour les managers, qui doivent déployer des moyens adaptés et instaurer de bonnes pratiques, tant en matière de confiance, de communication ou encore d'autonomie.

Organiser en amont le travail à distance

Le télétravail est une véritable nouvelle organisation du travail et le manager à distance ne doit pas sous-estimer ses conséquences sur l'activité de son équipe et le bien-être de ses collaborateurs. La mise en œuvre du travail à distance doit donc être préparée en amont. Il s'agit tout d'abord de définir les canaux de communication à utiliser en fonction des messages pour ne pas perturber, par de multiples notifications, ses collègues.

Un appel par téléphone ou Skype Entreprise sera par exemple suffisant pour une demande d’information rapide et précise tandis qu'un e-mail sera privilégié pour une demande de validation. Les plages horaires durant lesquelles il est nécessaire d'être joignable doivent également être définies et connues de tous. Enfin, les réunions régulières doivent bien sûr être maintenues, voire renforcées. Ces pratiques pourront être ajustées en fonction des usages, dans un souci d'amélioration continue.

Instaurer une relation de confiance

La relation manager-collaborateur doit évoluer du contrôle vers la confiance. En effet, le travail à distance rend impossible le micromanagement, parfois excessif, et contraint les parties prenantes à se faire mutuellement confiance. Les managements à privilégier sont de type participatif ou délégatif. La démarche participative vise la prise de décision collective en impliquant par exemple les équipes dans la définition des objectifs et valorise leurs prises d'initiative.

Le management délégatif encourage, quant à lui, le leadership des collaborateurs et sollicite pleinement leurs compétences, le manager se concentrant sur le suivi et les échanges avec les partenaires externes. Quel que soit le cas de figure, l'autonomie et la responsabilisation acquises par le collaborateur accroîtront sa motivation.

Maintenir la communication manager-contributeur individuel

Bien que le travail à distance ait l'avantage de renforcer l'autonomie et la prise d'initiative du collaborateur, il présente également le risque que celui-ci se sente trop isolé. En 2020, 46 % des salariés soulignent les risques dus au travail à distance et liés à :

  • L'isolement.

  • La perte du lien collectif.

  • La non-déconnexion.

Cette sensation d'être livré à soi-même peut notamment engendrer une perte de motivation et d'intérêt pour son travail. Pour pallier cet aléa, le rôle du manager est d'assurer une communication régulière et une charge de travail suffisante afin de maintenir le collaborateur actif. Cette démarche requiert entre autres une bonne connaissance de la capacité de travail de chaque contributeur et du volume de tâches à attribuer. De plus, le manager devra veiller à :

  • Effectuer des relances par mail ou messagerie instantanée en l'absence de contacts depuis plusieurs heures.

  • Fixer des échéances claires et atteignables.

  • Organiser des points hebdomadaires individuels en sus des réunions d'équipe.

Entretenir l'esprit d'équipe

L'enquête Malakoff Humanis fait état d'échanges plus complexes entre collègues pour 57 % des télétravailleurs. Tout d'abord, l'enjeu du management à distance consiste à recréer des moments de détente et de complicité hors du lieu de travail, notamment pour entretenir le sentiment d'appartenance.

Ainsi, il sera possible d'instaurer des rituels tels une pause-café quotidienne ou un petit-déjeuner hebdomadaire afin d'échanger sur des sujets plus personnels et de relâcher la pression. Organiser une réunion d'équipe à un rythme hebdomadaire et à un horaire fixe est également indispensable pour maintenir la dynamique du groupe et garantir la transmission des informations essentielles, celle-ci n'étant plus possible sous forme d'échanges informels en télétravail.

Ensuite, l'usage de processus communs participe à l'harmonisation des méthodes de travail. Ces processus peuvent reposer sur des solutions informatiques comme :

  • Les outils CRM et marketing HubSpot.

  • Une nomenclature.

  • Des fichiers ou un répertoire partagés.

Enfin, il sera également bénéfique de structurer l'activité de chacun des membres de l'équipe de manière à favoriser l'interdépendance et donc les échanges.

Booster la performance

Une des clés du succès réside dans la transformation des contraintes en opportunités. Aussi, pourquoi ne pas considérer le management à distance comme un vecteur de performance ? En tant que manager, il s'agit de mettre à profit la flexibilité apportée par le télétravail pour faire monter en compétence vos collaborateurs en favorisant leur autonomie et leur créativité dans une optique dite « intrapreneuriale ».

Effectivement, 86 % des salariés affirment être plus productifs en télétravail selon une enquête de l'Observatoire du télétravail de 2018 et 83% démontrent un engagement accru dans leur travail d'après une enquête Malakoff Humanis de 2019. En outre, encourager la productivité repose sur la définition d'objectifs SMART, à savoir :

  • Spécifiques.

  • Mesurables.

  • Atteignables.

  • Réalistes.

  • Temporellement définis.

S'appuyer sur les solutions de télétravail

Le management à distance ne fonctionnerait pas sans le recours à des outils pensés pour le remote work. De nombreuses solutions ont ainsi émergé, répondant chacune à des besoins précis :

  • Gestion de projet : Trello est une application de gestion de projet pour toute l'équipe. Très simple d'utilisation, il présente clairement les étapes du projet sous la forme de cartes, d'étiquettes et de codes couleur.

  • Messagerie instantanée : Skype Entreprise sont incontournables pour échanger brièvement et éviter la saturation de la boîte mail.

  • Vidéo-conférence : Skype Entreprise et Webex offrent également la possibilité d'organiser des réunions à distance avec partage d'écran ou de documents.

  • Partage de documents : Google Drive, OneDrive ou Dropbox permettent de stocker et partager des documents avec l'ensemble de l'équipe.

Pour un travail collaboratif efficace, il faut cependant veiller à ne pas multiplier les canaux de communication et les outils. Aussi, un outil polyvalent comme Slack peut être une solution pertinente, ses fonctionnalités couvrant la messagerie instantanée, l'archivage et la recherche de contenus.

 

Pour aller plus loin et concrétiser le travail à distance dans votre entreprise, téléchargez cette check-list des bonnes pratiques à mettre en place pour la hiérarchie et pour les employés.

Check-list télétravail

Publication originale le 28 avril 2020, mise à jour le 22 juillet 2020

Sujet(s):

Télétravail