Les réunions d’avancement avec le client sont indispensables. Elles constituent la pierre angulaire de la communication entre ce dernier et votre agence.

Elles permettent aux deux parties de se tenir informées de l’évolution du projet et de discuter de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas.

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Ces réunions vous permettent également de créer des conditions propices à recueillir le soutien des principaux intervenants.

4 raisons sur l'importance des réunions d’avancement dans le secteur marketing

1 - Encourager le bouche-à-oreille

Le client doit ressortir de vos réunions d’avancement avec au moins trois faits marquants qui reflètent l’impact de votre travail sur son activité. Ils doivent être tellement percutants que le client ne manquera pas de les partager avec ses amis, dans les dîners mondains ou dans le bistro du coin (hors ligne ou en ligne).

2 - Encourager la collaboration

Certains membres de l'équipe du client contribuent parfois à la création du contenu. Dans ce cas, veillez à reconnaître leur participation officiellement.

Dans un contexte public, mettez donc en avant l'impact de leurs efforts et montrez comment ils ont contribué à faire avancer des initiatives stratégiques afin de les inciter à participer davantage.

3 - Contribuer aux ventes incitatives

La transparence qui découle de la fréquence des réunions tenues avec le client renforce la confiance de ce dernier. Il se sent impliqué et informé.

Il contribue de plus en plus à la réussite de vos initiatives communes et plus il aura conscience des efforts que vous mettez en œuvre, plus il essaiera en interne de vous obtenir davantage de ressources.

4 - Assurer le renouvellement de votre contrat

En supposant que vos stratégies donnent des résultats favorables et probants au fil du temps, des réunions fréquentes rappellent au client pourquoi il vous a embauché. Cela lui évite de se poser mille questions à l’heure de renouveler votre contrat.

Réunions d’avancement avec le client : bonnes pratiques

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1 - L’ordre du jour doit être clair

Préparez l’ordre du jour à l’avance. Déterminez comment répartir le temps entre la démonstration des résultats, la formulation de recommandations et l’identification des prochaines étapes à suivre.

Envoyez l’ordre du jour au client avant la réunion afin de lui permettre d’y ajouter des éléments, s’il le souhaite.

2 - Les réunions doivent être régulières et fréquentes

Choisissez un jour récurrent qui convient au client, comme le premier mardi de chaque mois. Assurez-vous d’inviter également tous les principaux intervenants et membres de l'équipe.

Demandez-vous par ailleurs s’il ne serait pas judicieux de greffer votre réunion à d’autres réunions internes importantes.

3 - Le client doit avoir le temps de prendre connaissance des différents supports

Une fois que vous avez finalisé votre rapport pour la réunion, envoyez-le au client. En lui donnant la possibilité d’absorber les données à l’avance, vous contribuez à ce qu’il pose des questions plus pertinentes et à ce que la conversation soit plus constructive. Au final, cela vous fera gagner du temps.

Ce n’est pas parce que les graphiques présentent bien que vous devez oublier les aspects personnels. L’ordre du jour que vous définissez pour vos réunions d’avancement, ainsi que la façon dont vous menez la danse, influencent grandement l'impact de vos rapports. Vous avez les chiffres et une histoire intéressante. Il ne vous reste plus qu’à vous assurer que la réunion fasse écho auprès des participants.

4 - Contrôlez le déroulement de la réunion

Pensez à l'ordre du jour de votre réunion et demandez dès le début aux participants de se conformer à un format que vous définissez.

Invitez-les à prendre des notes et à garder les questions pour la fin. Cela vous permettra de présenter les résultats et de suggérer des idées et des hypothèses sans être interrompu.

5 - Contrôlez l’issue de la réunion

Anticipez les objections potentielles et réservez subtilement du temps à la fin de la réunion pour y répondre. Utilisez vos conclusions et vos recommandations pour alimenter la conversation et faites participer les membres d’équipe du client en leur demandant ce qui, selon eux, fonctionne ou ne fonctionne pas, et pourquoi.

Clarifiez ensuite les objectifs et définissez-en de nouveaux. Prenez attentivement des notes et exploitez-les lors de la création de campagnes futures.

6 - N’oubliez pas le débriefing

Identifiez les membres de l'équipe du client qui adhèrent le plus à votre approche et veillez à faire brièvement le point avec chacun d’eux après la réunion. Demandez-leur ce qu’ils ont pensé de votre présentation.

Utilisez leur point de vue pour évaluer votre impact sur l’équipe du client et pour ajuster les réunions futures en conséquence.

7 activités inbound marketing à inclure dans vos rapports mensuels pour le client

Examinons à présent les questions stratégiques que votre rapport mensuel doit couvrir. Elles vous aideront à fournir des informations à la fois générales et détaillées sur vos initiatives et à créer une histoire qui retiendra toute l’attention des participants.

1 - Optimisation pour les moteurs de recherche (SEO)

  • Selon quelle proportion le trafic a-t-il augmenté ou baissé suite aux modifications ou aux améliorations SEO ?
  • Quels ont été les principaux facteurs ? Utilisez des initiatives et des campagnes pertinentes comme exemple.
  • Quel a été l’impact sur les prospects et les clients ? 
  • Dans quelle proportion le trafic organique a-t-il augmenté ?
  • Quels mots-clés ont été les plus performants ? 
  • Quels mots-clés ne portent toujours pas leurs fruits ?

2 - Blogging et création de contenu

  • Le trafic sur le blog a-t-il contribué au trafic global sur le site ?
  • Quels leads proviennent de liens et call-to-actions publiés sur le blog ?
  • Combien d’articles de blog ont été publiés ?
  • Quels ont été les articles les plus populaires du mois ?
  • Quels sujets ou quelles campagnes ont recueilli le plus de visites ? La plupart des commentaires ? Et les taux de conversion les plus élevés ?
  • Quels formats ont été les plus performants ?

3 - Réseaux sociaux

  • Comment les réseaux sociaux ont-ils contribué au trafic ?
  • Comment les réseaux sociaux ont-ils contribué aux leads (réponses, retweets, nouveaux followers) ?
  • L’audience de nos réseaux sociaux a-t-elle augmenté ou baissé ?
  • Quel a été notre degré d’activité sur Twitter, Facebook, LinkedIn ?

4 - Performances des pages de destination

  • Quelles offres de contenu premium avons-nous développé ce mois-ci ?
  • Combien de leads ont-elles apportés ?
  • Comment et où ces offres ont-elles été mises en avant (en ligne et hors ligne) ?
  • Taux de conversion des pages de destination ?
  • Nombre de visites des pages de destination ?
  • Quels techniques d'A/B testing avons-nous effectué ?

5 - Campagnes d’e-mailing

  • Qu’avons-nous mis en avant ce mois-ci via les campagnes d’e-mailing ?
  • Dans quelle mesure les campagnes d’e-mailing ont-elles contribué au trafic et aux leads ?
  • Combien d’e-mails ont été envoyés, et à quelles listes de diffusion ?
  • Quelles ont été les performances de chaque envoi ? Taux de clics ? Nombre de personnes qui se sont désabonnées ?
  • Le cas échéant, quels tests ont été réalisés et quels en ont été les résultats ?

6 - Lead Nurturing

  • Quelles ont été les campagnes de lead nurturing actives ce mois-ci ?
  • Combien de leads se sont reconvertis suite à une campagne de lead nurturing ?
  • Dans quelle mesure le lead nurturing a-t-il contribué à l’augmentation du nombre moyen de leads ?
  • Taux de clics pour chaque e-mail de lead nurturing ?
  • Nombre de désabonnements par campagne de lead nurturing ?
  • Quelles autres offres ont été utilisées dans les campagnes de lead nurturing ?
  • Quels tests ont été effectués ?
  • Quelles modifications ont été apportées aux campagnes de lead nurturing existantes pour améliorer les performances ?

7 - Acquisition client

  • Combien de clients l’inbound marketing a-t-il attiré sur l’intervalle de temps défini ?
  • Quelles sont les campagnes ou sources qui ont eu le plus d’impact sur la conversion des clients ?
  • Quels segments d’utilisateurs ont été les plus réceptifs à notre contenu ?
  • Combien de clients ont été générés par le trafic naturel ?
  • Combien de clients ont été générés par le blog ?
  • Combien de clients ont été générés par les réseaux sociaux ?

Les techniques marketing en ligne, telles que les blogs et les réseaux sociaux, ont une durée de vie limitée pour les agences. Elles peuvent se convertir en efforts unidimensionnels si elles ne sont pas reliées de manière logique aux résultats globaux.

Vous ne pouvez pas quantifier votre impact direct si vous ne pouvez pas le rattacher au résultat final. Pour devenir le partenaire marketing stratégique de votre client, et non un simple fournisseur parmi tant d’autres, montrez-lui combien vos initiatives d’inbound marketing ont aidé son entreprise à atteindre ses objectifs.

Pour recevoir d'autres informations sur les pratiques des agences à travers le monde, consultez notre rapport sur la tarification et les indicateurs financiers des agences

Rapport sur la tarification et les indicateurs financiers

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Publication originale le 30 juin 2016, mise à jour le 28 janvier 2020

Sujet(s):

Relation client