Comment créer un graphique sur Excel ?

Excel propose de nombreux modèles de graphiques prédéfinis utiles pour « faire parler » des jeux de données. Ses puissantes fonctionnalités vous permettent de créer en un instant différents types de graphiques, composés d'une ou de plusieurs séries de données, puis de les personnaliser en fonction de vos besoins pour vos présentations.

Quelques étapes simples suffisent pour créer des graphiques Excel à partir de jeux de données.

Ouvrir le document Excel

Pour commencer, ouvrez le fichier Excel contenant les données que vous souhaitez illustrer par des graphiques. Dans cet exemple, un propriétaire de restaurant désire présenter à ses employés le bilan d'activité 2019 de l'établissement afin de les sensibiliser à certaines réalités, et ce de la manière la plus éloquente possible. Son tableau de données se présente comme suit :

Une analyse rapide des chiffres montre que l'activité est fortement impactée par un phénomène de saisonnalité, avec un haut niveau de chiffre d'affaires sur les mois d'été, et à l'inverse très peu de fréquentation sur le reste de l'année. Par ailleurs, le taux de marge semble se tasser nettement sur les mois où l'activité est la plus faible. C'est justement autour de ces deux aspects que le restaurateur souhaite articuler sa présentation.

Sélectionner les données concernées

Une fois votre collection de données ouverte, sélectionnez les colonnes du tableau contenant les données requises pour votre graphique. Ici, pour illustrer dans un premier temps l'ampleur du phénomène de saisonnalité, le restaurateur sélectionne les deux premières colonnes de son tableau (sans prendre la dernière ligne des totaux).

Choisir le type de graphique

Indiquez ensuite simplement le type de graphique que vous souhaitez créer. Pour cela, dans l'onglet Insertion, cliquez sur Graphiques recommandés pour faire votre choix dans les suggestions de graphiques d'Excel, ou ouvrez l'une des listes déroulantes disponibles dans le groupe Graphiques, puis sélectionnez le modèle de graphique voulu.

Dans cet exemple, le restaurateur déroule la liste Insérer un graphique en courbes ou en aires et sélectionne la première option disponible dans les modèles proposés de Courbe 2D.

La courbe obtenue met clairement en lumière la forte saisonnalité de la fréquentation du restaurant.

Personnaliser le graphique

Une fois votre graphique créé, les icônes situées à droite du graphique vous permettent de le personnaliser de plusieurs manières :

• Utilisez l'icône pour choisir dans la liste proposée les types d'éléments à afficher/masquer dans votre graphique, tels que les titres des axes ou les étiquettes de données.
• Pour modifier le modèle de couleurs ou le style du graphique, cliquez sur .
• Pour filtrer les données à afficher dans votre graphique, cliquez sur .

Dans cet exemple, le restaurateur choisit d'afficher les étiquettes de données pour que le niveau exact de chiffre d'affaires par mois soit visible, puis modifie l'apparence du graphique en lui appliquant l'un des styles prédéfinis.

Modifier le type de graphique

À noter que vous pouvez à tout moment faire le choix d'un autre modèle en cliquant avec le bouton droit sur votre graphique et en choisissant Modifier le type de graphique. Dans cet exemple, un graphique de type histogramme est envisagé en remplacement de la courbe 2D initialement choisie.

Comment faire un graphique camembert ?

Pour poursuivre sa présentation, le restaurateur désire montrer à ses employés, dans un graphique camembert, quelle marge brute l'établissement a dégagée par mois sur l'exercice.

Pour créer un graphique camembert, sélectionnez les colonnes contenant les données à utiliser dans votre graphique, puis dans l'onglet Insertion, déroulez la liste Insérer un graphique en secteurs ou en anneau et choisissez un modèle de graphique.

Dans cet exemple, le restaurateur sélectionne les colonnes Mois et Marge brute, puis choisit l'option Secteurs 3D.

Il indique d'afficher les étiquettes de données.

Puis, il modifie le style du graphique pour rester dans l'esprit de son premier graphique.

Le graphique obtenu donne une vision claire de la marge brute dégagée par mois par le restaurant sur l'exercice passé.

Comment inverser abscisse et ordonnée ?

Dans le cas d'un graphique de type histogramme, vous avez la possibilité d'inverser très rapidement les axes X et Y du graphique en le redéfinissant simplement en tant que graphique à barres.

Dans cet exemple, pour donner une vision comparée du chiffre d'affaires et de la marge brute de l'établissement sur l'exercice, le restaurateur sélectionne les colonnes Mois, Chiffre d'affaires et Marge brute de son tableau, puis choisit l'option Histogramme groupé dans la liste déroulante Insérer un histogramme ou un graphique à barres.

Pour inverser les axes Y et Y, il lui suffit de cliquer avec le bouton droit sur son graphique et de choisir Modifier le type de graphique dans le menu contextuel. Dans la boîte de dialogue Modifier le type de graphique, il sélectionne ensuite un modèle de graphique à barres parmi ceux proposés.

Après application du style qui lui convient, il obtient le résultat suivant :

À noter que l'inversion des axes X et Y est également parfois possible dans le cas de graphiques d'autres types via la commande Changer de ligne ou de colonne.

À partir de la table de données suivante, par exemple, si le restaurateur souhaite générer une courbe illustrant la répartition de son chiffre d'affaires par composante de repas, il lui suffit de sélectionner une option de courbe dans la liste Insérer un graphique en courbes ou en aires.

Son intention n'ayant pas été comprise d'emblée par Excel, le graphique qu'il obtient ne correspond pas à ce qu'il souhaite.

Dans un tel cas, cliquez avec le bouton droit sur votre graphique et choisissez Sélectionner des données dans le menu contextuel. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, cliquez sur Supprimer pour redéfinir votre intention.

Sous Entrées de légende, cliquez ensuite sur Ajouter, puis dans la boîte de dialogue Modifier la série, cliquez sur l'icône en regard de Valeurs de la série.

Pour redéfinir la série en Y, sélectionnez les valeurs de la colonne concernée dans votre tableau, cliquez sur l'icône en regard du champ d'entrée, puis validez par OK dans la boîte de dialogue Modifier la série. Dans cet exemple, le restaurateur sélectionne les valeurs de la colonne Chiffre d'affaires de son tableau.

De retour dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, cliquez ensuite sur Modifier sous Étiquettes de l'axe horizontal.

Redéfinissez la série en X de la même façon que vous l'avez fait pour la série en Y. Ici, le restaurateur sélectionne les valeurs de la colonne Composante de son tableau et, après validation, obtient finalement le résultat escompté :

Comment faire un graphique avec 2 axes ordonnées ?

Dans un dernier graphique, le restaurateur souhaite mettre en évidence le tassement du taux de marge de l'établissement les mois de faible activité. Il lui faut pour cela mettre en regard le montant du chiffre d'affaires réalisé par mois et le taux de marge correspondant pour chaque mois. Il sélectionne par conséquent les trois premières colonnes de son tableau (sans prendre la dernière ligne des totaux).

Puis, dans l'onglet Insertion, il déroule la liste Insérer un graphique en courbes ou en aires et, comme dans le cas de son premier graphique, il sélectionne le premier modèle de Courbe 2D.

Le graphique qu'il obtient est constitué de deux courbes, l'une pour le chiffre d'affaires, l'autre pour le taux de marge.

Si la courbe du chiffre d'affaires rend explicitement compte de l'évolution de l'activité sur l'année, celle qui reprend les taux de marge mensuels est totalement vide de sens. En effet, étant donné qu'elle utilise la même échelle que la courbe du chiffre d'affaires (de 0 à 180 000 €), alors que les taux de marge sont exprimés en pourcentage et qu'ils ne varient que de quelques pourcents, cette deuxième courbe ressort complètement écrasée sur l'axe des abscisses.

Dès lors que vous souhaitez visualiser deux séries de données qui utilisent des unités différentes dans un même graphique, il vous faut créer un deuxième axe Y pour la seconde série. Dans cet exemple, pour rendre visible le phénomène de tassement en question, le restaurateur crée une seconde échelle de référence pour les taux de marge.

Pour tracer votre seconde série de données sur un nouvel axe Y, sélectionnez dans votre graphique la courbe à basculer sur ce nouvel axe, faites un clic droit, puis choisissez Mettre en forme une série de données dans le menu contextuel.

Dans le menu Mise en forme des séries de données qui s'ouvre, sous Tracer la série avec, choisissez l'option Axe secondaire.

Votre graphique est instantanément mis à jour en conséquence.

Le phénomène que cherchait à illustrer le restaurateur est à présent clairement visible.

Vous pouvez également modifier le type de graphique utilisé pour l'une et/ou l'autre de vos séries de données. Pour cela, faites un clic droit sur votre graphique, puis choisissez Modifier le type de graphique dans le menu contextuel.

Ici, le restaurateur choisit l'option Histogramme groupé pour sa seconde série de données.

Après insertion des étiquettes de données et modification du style du graphique, il obtient ainsi le résultat suivant :

Comment ajouter un titre ?

Lorsque votre graphique n'utilise qu'une seule série de données, Excel lui attribue automatiquement un titre qui correspond à l'intitulé de la colonne dont proviennent les données « tracées ». Avec deux séries de données, en revanche, seul l'emplacement du titre du graphique vous est indiqué par une mention « Titre du graphique ».

Pour nommer ou renommer votre graphique, cliquez simplement dans la zone de texte dévolue au titre au-dessus du graphique, puis entrez le texte de votre choix.

Si, du fait de sa longueur, votre titre ne tient pas sur une seule ligne, utilisez les poignées disponibles pour redimensionner la zone. Vous pouvez également la faire glisser pour repositionner le titre à votre convenance. Pour formater votre titre, sélectionnez-le, puis définissez son formatage dans la boîte de dialogue qui s'affiche.

Il y a toujours une bonne raison d'utiliser Excel. Tableaux, factures, reçus, plannings : découvrez ces modèles de graphiques Excel pour formater vos données et mettre en évidence vos résultats.

Si, du fait de sa longueur, votre titre ne tient pas sur une seule ligne, utilisez les poignées disponibles pour redimensionner la zone. Vous pouvez également la faire glisser pour repositionner le titre à votre convenance. Pour formater votre titre, sélectionnez-le, puis définissez son formatage dans la boîte de dialogue qui s'affiche.

Il y a toujours une bonne raison d'utiliser Excel. Tableaux, factures, reçus, plannings : découvrez ces modèles de graphiques Excel pour formater vos données et mettre en évidence vos résultats.