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Pour être efficace et productive et atteindre des objectifs de développement, une entreprise a besoin de pouvoir compter sur une organisation efficace des ressources humaines. Au sein du service RH, il existe un domaine en particulier : la gestion du personnel. Ce dernier a pour rôle de mettre en œuvre le management des équipes et de s'assurer de sa conformité avec la législation et les différentes réglementations en vigueur.
Qu'est-ce que la gestion du personnel ?
La gestion du personnel est définie comme l'ensemble des actions menées pour entretenir le lien entre les collaborateurs et l'entreprise. Pour la plupart, ces actions sont des tâches administratives qui interviennent tout au long du parcours du salarié dans la société. Cependant, le rôle de la gestion du personnel s'étend de plus en plus à des missions connexes, dont le but est d'encadrer l'expérience du collaborateur.
Comment optimiser la gestion du personnel ?
La gestion du personnel comprend un ensemble de tâches récurrentes. Aujourd'hui, la plupart d'entre elles peuvent être automatisées, notamment via des solutions digitales. Voici quelques bonnes pratiques de gestion du personnel pour vous aider:
Tenir les registres du personnel
La tenue des registres du personnel répond à une obligation juridique. Parmi ces registres, le registre unique du personnel est le plus incontournable. Il s'agit d'un document sous forme de liste, dans lequel sont inscrits le nom et le poste de tous les salariés de l'entreprise. L'employeur est dans l'obligation de présenter un registre du personnel tenu à jour en cas de contrôle par les organismes sociaux.
De fait, la mise à jour du registre unique du personnel, en cas d'arrivée ou de départ d'un salarié ou bien suite à un changement de poste, est une tâche réservée au service de gestion du personnel.
Contrôler le temps de travail
Le contrôle du temps de travail fait partie du périmètre des missions de la gestion du personnel. Cependant, la digitalisation de ce type de tâche permet aujourd'hui d'intégrer pleinement les employés dans la maîtrise et la validation de leur temps de travail. Plus précisément, l'entreprise peut mettre en place un logiciel de SIRH sur lequel les salariés indiquent leur temps de travail et leurs éventuelles heures supplémentaires.
En favorisant l'autonomie des collaborateurs, l'entreprise adopte un management bienveillant dont l'objectif n'est pas d'opérer un strict contrôle du temps de travail de manière arbitraire et hiérarchique, mais, au contraire, de gagner du temps sur les tâches opérationnelles pour mieux se focaliser sur le cœur de métier des collaborateurs.
Gérer le paiement des salaires
La gestion des rémunérations, qu'il s'agisse des salaires ou du traitement des factures des partenaires et fournisseurs, est également une tâche qui peut faire l'objet d'une automatisation afin de gagner en efficacité.
Ainsi, le service de gestion du personnel peut avoir recours à un logiciel de paie (éventuellement connecté à la plateforme SIRH sur laquelle les employés entrent leur temps de travail). L'automatisation permet de garantir le paiement des salaires en temps et en heure et ainsi de valoriser la marque employeur.
S'assurer de la conformité avec la loi
La plupart des tâches opérationnelles qui incombent au service de gestion du personnel reposent sur des obligations légales et/ou réglementaires. Les responsables RH doivent donc pouvoir compter sur de solides compétences juridiques pour garantir la conformité de l'entreprise avec le Code du travail et les éventuelles conventions collectives ou accords de branches.
Fixer et mettre à jour la politique de recrutement de l'entreprise
La gestion du volet « recrutement » de l'entreprise est une mission de fond, complémentaire aux missions opérationnelles présentées ci-dessus. Elle est liée à la dimension sociale du rôle de la gestion du personnel.
Plus particulièrement, la définition d'une politique de recrutement en amont est essentielle pour encadrer la mise en œuvre d'un processus de recherche et d'intégration de nouvelles recrues. Son rôle est de définir les besoins en effectifs de l'entreprise pour formuler des annonces et des fiches de poste adaptées.
Fixer et mettre à jour régulièrement sa politique de recrutement est également indispensable pour gagner en efficacité dans les processus de recrutement. En somme, l'objectif est de recruter des profils en accord avec les besoins de la société, dans un temps le plus court possible, tout en faisant en sorte de conserver les talents déjà intégrés à l'entreprise.
Évaluer le bien-être au travail
Aujourd'hui, le bien-être et la qualité de vie au travail sont des facteurs qui ne peuvent plus être ignorés, aussi bien dans les méthodes de management que dans le travail quotidien du service de gestion du personnel.
Ainsi, ce dernier a pour rôle de mettre en œuvre les processus d'évaluation du bien être salarié dans l'entreprise, au même titre que ceux qui concernent l'hygiène, la santé et la sécurité au travail. Pour cela, les membres de la gestion du personnel peuvent mettre en place des enquêtes internes, via des formulaires transmis à tous les salariés, qui y répondent quant à eux de manière totalement anonyme. La plupart des plateformes de SIRH disposent de sections dédiées à la transmission de sondages et de questionnaires d'évaluation.
Favoriser la mobilité interne et la formation professionnelle continue
La mobilité interne est une question centrale pour les entreprises qui souhaitent pérenniser leur relation avec leurs meilleurs talents et réduire leur taux de turnover. De fait, une bonne gestion des collaborateurs passe par une attention envers leurs opportunités d'évolution de carrière en interne. En effet, l'évolution professionnelle fait partie des priorités absolues des salariés. Un bon nombre d'entre eux est prêt à changer de poste si l'entreprise qui l'emploie ne lui permet pas de monter en compétences au fil des années. Pour l'employeur, la mobilité interne représente un outil de fidélisation des employés et de gain de compétitivité.
En outre, la mobilité interne est liée de près à la formation professionnelle continue. Pour un employeur, former les salariés permet de leur offrir une opportunité de monter en compétences, malgré le risque inévitable qu'ils mettent à profit ces nouvelles capacités dans une autre entreprise. Les actions de formation menées en interne et en équipe sont aussi une solution efficace pour développer les aptitudes de chacun en accord avec les besoins évolutifs de l'entreprise.
Organiser l'accès aux outils professionnels
Les outils professionnels font partie intégrante du cadre de travail de chaque salarié. Si certains sont purement matériels, nombre d'entre eux sont des solutions numériques. Garantir l'accessibilité des salariés aux outils nécessaires pour réaliser leurs missions tient de la gestion du personnel. Le service RH doit également s'assurer de la bonne transmission des guides d'utilisation de chaque outil.
Enfin, sur le plan informatique, la gestion du personnel est garante de l'accès aux diverses applications et réseaux de l'entreprise (intranet, boîtes de réception e-mail et autres) et du renouvellement des abonnements des logiciels de sécurité.
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Quels sont les outils de la gestion du personnel ?
Comme mentionné précédemment, de nombreuses tâches de la gestion du personnel sont opérationnelles et peuvent donc être facilement automatisées. En règle générale, l'automatisation va de pair avec la digitalisation ; c'est pourquoi de plus en plus d'entreprises font le choix de mettre en place un logiciel SIRH. Ce dernier gère en simultané les opérations liées au paiement des salaires et factures, l'agencement des plannings, la validation des congés annuels et maladie, ainsi que le suivi des processus de recrutement.
En réduisant les procédures administratives et réglementaires, les outils SIRH représentent aussi un moyen de réduire les coûts liés à la gestion du personnel. D'un point de vue stratégique, le service RH peut se consacrer plus largement à son rôle social, en promouvant l'évolution professionnelle via la formation continue, en menant des enquêtes sur le bien-être des salariés ou encore en développant une vision à long terme pour mettre au point des stratégies de recrutement.
Pour être utilisés efficacement, les différents outils SIRH doivent être au cœur d'un processus d'intégration progressif au cœur de l'entreprise, notamment auprès des managers et responsables d'équipe. Pour garantir leur bonne prise en main par l'ensemble des collaborateurs, il n'est pas rare de devoir faire appel à un prestataire externe et spécialisé, ou bien à un membre de l'équipe RH, nommé à cette seule fonction, au moins le temps que l'intégration dans les habitudes de chacun soit effective.
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