Comment filtrer sur Excel ? (Filtre automatique + fonction FILTRE)

Savoir comment filtrer sur Excel est indispensable pour manipuler facilement et rapidement un tableau, en s'assurant de préserver l'intégrité des données. La manipulation est utile à des fins de recherche d'une part, d'analyse d'autre part, et présente un intérêt notable lorsque le tableau contient un grand nombre de données. Le logiciel de Microsoft propose deux techniques de filtrage : le filtre automatique et la fonction FILTRE.

Comment faire un filtre automatique sur Excel ?

Le filtre automatique permet à l'utilisateur d'afficher les seules lignes du tableau qui remplissent les critères de son choix, masquant temporairement les autres. Une fois l'information recherchée obtenue, l'utilisateur supprime le filtre : le tableau réapparaît dans son intégralité.

Pour faire un filtre automatique sur Excel :

1. Sélectionner une cellule du tableau, et cliquer sur la commande « Filtrer » dans l'onglet « Données ».
2. Cliquer sur la flèche d'en-tête de la colonne sur laquelle appliquer le filtre.
3. Choisir le filtre textuel ou le filtre numérique pertinent eu égard à la recherche. À noter que le filtre automatique sur Excel permet également de filtrer par couleur, si la mise en forme utilise des couleurs de texte ou d'arrière-plan.
4. Paramétrer les critères de filtrage conformément à l'objectif de la recherche. Dès lors, les lignes qui ne remplissent pas les critères sont masquées.
5. Pour faire réapparaître les lignes masquées, cliquer de nouveau sur la flèche d'en-tête de la colonne et sélectionner « Effacer le filtre ».

Voici des exemples pour comprendre en images comment filtrer sur Excel, et pour découvrir l'étendue des possibilités offertes par le filtre automatique.

Sur ce tableau de données clients, l'équipe marketing souhaite mettre en évidence les clients qui achètent en ligne pour les informer d'une promotion sur le site de e-commerce de la marque.

Le filtre automatique doit être appliqué sur la colonne « Canal d'achat ». En sélectionnant uniquement le critère textuel « en ligne », seules les lignes des clients qui achètent en ligne apparaissent. L'équipe marketing utilise les données de contact affichées pour communiquer son offre promotionnelle.

L'équipe marketing souhaite approfondir sa connaissance du segment de clientèle de moins de 30 ans. Le filtre automatique doit être appliqué sur la colonne tranche d'âge. En renseignant la condition « inférieur ou égal à » : 30, seules les lignes de clients âgés de 30 ans et moins apparaissent, avec pour chacun son genre, sa ville, son canal d'achat et son moyen de contact.

Excel propose les filtres en fonction de la nature des données de chaque colonne :

• La colonne contient des données textuelles : l'utilisateur peut utiliser les filtres automatiques « Est égal à » ou « Est différent de », « Commence par » ou « Ne commence pas par », « Se termine par » ou « Ne se termine pas par », et « Contient » ou « Ne contient pas ».
• La colonne contient des données numériques : Excel propose des filtres automatiques d'égalité et de différence, de rapports de supériorité et d'infériorité ou encore d'écarts par rapport à la moyenne des nombres.

Cet éventail de filtres conditionnels permet d'effectuer une recherche avancée sur un grand volume de données, de manière automatisée pour éviter l'analyse du tableau ligne par ligne.

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Fonctionnement de la fonction FILTRE

À la différence du filtre automatique, la fonction FILTRE ne masque pas les données qui ne remplissent pas les critères sélectionnés : le tableau d'origine reste intact, la fonction FILTRE reporte les lignes qui remplissent les critères sur une autre plage de la feuille Excel. L'utilisateur visualise ainsi simultanément son tableau de données et l'extraction qu'il effectue.

Contrairement au filtre automatique, la fonction FILTRE nécessite de maîtriser la syntaxe des formules Excel.

Comme le filtre automatique, la fonction FILTRE permet de visualiser isolément des lignes de données qui satisfont les critères de l'utilisateur.

Comment utiliser la fonction FILTRE ?

Utilisation de base de la fonction FILTRE

Pour utiliser la fonction FILTRE, il faut choisir un critère de filtrage, puis rédiger la formule dans la cellule de destination. La formule fonctionne à condition d'indiquer a minima deux informations : l'emplacement du tableau de données à filtrer, et la colonne du tableau à laquelle appliquer le critère de filtrage.

Concrètement :

1. L'utilisateur renseigne le critère de filtrage dans une cellule distincte du tableau de données.
2. L'utilisateur rédige la formule FILTRE dans une autre cellule : c'est à cet emplacement que l'extraction des données filtrées s'affiche. La syntaxe est la suivante : =FILTRE(emplacement du tableau de données à filtrer;colonne à laquelle appliquer le critère=emplacement de la cellule qui renseigne le critère de filtrage).
3. En cliquant sur la touche « Entrée » du clavier, les lignes du tableau d'origine qui remplissent le critère de filtrage apparaissent à l'emplacement de destination, sans modifier le tableau d'origine.
4. L'utilisateur peut modifier simplement le critère de filtrage, sans réécrire la formule : les lignes sont mises à jour automatiquement.

Exemple : sur ce tableau des ventes, l'entreprise souhaite extraire les données relatives aux ventes de pommes.

À l'emplacement de destination de l'extraction de données, la formule FILTRE est rédigée ainsi : =FILTRE(b3:e18;d3:d18=g3;""). À noter que les guillemets permettent à Excel de comprendre qu'à défaut de valeur « Pommes » dans le tableau de données à filtrer, il ne faut rien afficher à l'emplacement de destination. Cette indication permet d'éviter les messages d'erreur.

En cliquant sur la touche « Entrée », les lignes de ventes de pommes apparaissent. L'entreprise sait qui a vendu des pommes, et connaît pour chaque commercial qui a vendu des pommes son secteur géographique et son volume de ventes.

Pour obtenir ces données sur les ventes de poires, il suffit de remplacer « Pommes » par « Poires » dans la cellule G3 de la feuille Excel : l'extraction des données est automatiquement mise à jour.

Filtrer selon plusieurs critères

La fonction FILTRE d'Excel permet d'introduire plusieurs critères de filtrage, pour affiner la recherche. Dans l'exemple précédent, l'entreprise peut ainsi faire apparaître les commerciaux en pommes du seul secteur de l'Est, ou les commerciaux tous secteurs confondus qui ont vendu plus de 5 000 pommes.

Pour filtrer selon plusieurs critères, il faut renseigner chaque critère dans une cellule distincte, puis mentionner chaque critère dans la formule. La syntaxe est la suivante : =FILTRE(plage de données à filtrer;(critère1)*(critère2)*(critère3)).

Dans cet exemple, l'entreprise isole les commerciaux du secteur Est qui ont vendu des pommes.

Maîtriser les différentes syntaxes de la formule FILTRE Excel permet de paramétrer de manière avancée les résultats. Il est possible par exemple de spécifier des filtres numériques, ou encore d'introduire des filtres conditionnels enrichis :

• Pour mettre en évidence les commerciaux de l'Est qui ont vendu plus de 5 000 pommes, il faut ajouter le critère du nombre minimum. Le nombre « 5000 » est renseigné dans une cellule distincte de la feuille Excel, la cellule H3 par exemple, puis la formule est modifiée ainsi : =FILTRE(A5:D20;(C5:C20=H1)*(A5:A20=H2)*(D5:D20>H3)).
• Pour obtenir la liste des commerciaux du secteur Est et des commerciaux qui ont vendu des pommes, il faut utiliser le signe « + » pour ajouter les critères de filtrage. La formule est la suivante : =FILTRE(A5:D20;(C5:C20=H1)+(A5:A20=H2)).

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