Microsoft Excel, outil de création de feuilles de calcul dynamiques, possède de nombreuses fonctionnalités destinées à faciliter la tâche de l'utilisateur. La liste déroulante en fait partie. Elle permet de simplifier la saisie de données fastidieuses en proposant des choix prédéfinis dans un menu déroulant.

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À quoi sert la liste déroulante sur Excel ?

 

La liste déroulante sur Excel sert avant tout à améliorer la rapidité de saisie de données en évitant à l'utilisateur d'avoir à écrire de longues descriptions, notamment lorsqu'elles se répètent de nombreuses fois dans la feuille de calcul.

Elle permet également de limiter les entrées possibles dans une cellule, d'uniformiser les libellés et d'éviter les erreurs de frappe, des caractéristiques essentielles pour que les commandes tri, filtre, grille ou encore tableaux croisés dynamiques fonctionnent correctement. L'utilisation d'une liste déroulante assure que les valeurs saisies sont valides.

Enfin, la liste déroulante est également utilisée dans la rédaction de questionnaires ou de formulaires afin d'offrir une sélection de réponses prédéfinies au répondant.

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Comment créer une liste déroulante sur Excel ?

 

Différentes étapes sont nécessaires à la création d'une liste déroulante dans Excel.

La première d'entre elles consiste à saisir la liste des entrées qui apparaîtront dans le menu déroulant sur une feuille de calcul vierge.

Liste déroulante Excel  - liste des entrées

En sélectionnant les valeurs, en cliquant sur « Données », « Trier », puis en choisissant l'option de « A à Z », l'ensemble des éléments de la liste se trouvent rangés par ordre alphabétique.

Liste déroulante Excel - classer par ordre alphabétique

 

À la seconde étape, il faut sélectionner la cellule de la feuille de calcul concernée par la liste déroulante, se rendre sur l'onglet « Données », puis sélectionner « Validation des données » et cliquer sur « Liste » dans la zone « Autoriser » sous l'onglet « Options ».

Excel - plage de liste

Pour récupérer la liste déroulante, il suffit de cliquer dans « Source », puis de sélectionner la « Plage de liste » définie à la première étape. La case « Ignorer si vide » doit être activée dans le cas où l'utilisateur a la possibilité de laisser la cellule vide. Enfin, il faut activer la case « Liste déroulante dans la cellule ».

Excel - Liste déroulante dans cellule

Il est possible de faire apparaître un message lorsque l'utilisateur clique sur la cellule concernée par la liste déroulante. Pour cela, il suffit de cliquer sur l'onglet « Message de saisie », d'activer l'option « Quand la cellule est sélectionnée », de taper un titre et un message (« Sélectionner un nom dans la liste », par exemple).

Excel - message de saisie

Autre fonction Excel disponible : insérer un avertissement pour signifier à l'utilisateur qu'il a entré une valeur non présente dans la liste. Pour cela, il faut cliquer sur l'onglet « Alerte d'erreur », cocher la case « Quand des données non valides sont tapées », choisir un titre et définir un message.

Excel - avertissement

Pour gagner du temps, l'auteur du document peut également créer la liste déroulante directement dans l'onglet « Données » en sélectionnant la commande « Validation de données » et en entrant tout simplement les valeurs séparées par un point-virgule dans la case « Source ».

Liste déroulante Excel  - validation des données

 

La liste déroulante est alors prête à être utilisée.

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Publication originale le 5 avril 2022, mise à jour le 06 avril 2022

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