Microsoft Excel, outil de création de feuilles de calcul dynamiques, possède de nombreuses fonctionnalités destinées à faciliter la tâche de l'utilisateur. La liste déroulante en fait partie. Elle permet de simplifier la saisie de données fastidieuses en proposant des choix prédéfinis dans un menu déroulant.

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Elle permet également de limiter les entrées possibles dans une cellule, d'uniformiser les libellés et d'éviter les erreurs de frappe, des caractéristiques essentielles pour que les commandes tri, filtre, grille ou encore tableaux croisés dynamiques fonctionnent correctement. L'utilisation d'une liste déroulante assure que les valeurs saisies sont valides.

Enfin, la liste déroulante est également utilisée dans la rédaction de questionnaires ou de formulaires afin d'offrir une sélection de réponses prédéfinies au répondant.

 

1 - Comment créer une liste déroulante sur Excel avec la validation des données ?

Différentes étapes sont nécessaires à la création d'une liste déroulante Excel par validation des données.

La première étape consiste à saisir la liste des entrées qui apparaîtront dans le menu déroulant sur une feuille de calcul vierge.

Liste déroulante Excel  - liste des entrées

En sélectionnant les valeurs, en cliquant sur « Données », « Trier », puis en choisissant l'option de « A à Z », l'ensemble des éléments de la liste se trouvent rangés par ordre alphabétique.

Liste déroulante Excel - classer par ordre alphabétique

À la seconde étape, il faut sélectionner la cellule de la feuille de calcul concernée par la liste déroulante, se rendre sur l'onglet « Données », puis sélectionner « Validation des données » et cliquer sur « Liste » dans la zone « Autoriser » sous l'onglet « Options ».

Excel - plage de liste

Pour récupérer la liste déroulante, il suffit de cliquer dans « Source », puis de sélectionner la « Plage de liste » définie à la première étape. La case « Ignorer si vide » doit être activée dans le cas où l'utilisateur a la possibilité de laisser la cellule vide. Enfin, il faut activer la case « Liste déroulante dans la cellule ».

Excel - Liste déroulante dans cellule

Il est possible de faire apparaître un message lorsque l'utilisateur clique sur la cellule concernée par la liste déroulante. Pour cela, il suffit de cliquer sur l'onglet « Message de saisie », d'activer l'option « Quand la cellule est sélectionnée », de taper un titre et un message (« Sélectionner un nom dans la liste », par exemple).

Excel - message de saisie

Autre fonction Excel disponible : insérer un avertissement pour signifier à l'utilisateur qu'il a entré une valeur non présente dans la liste. Pour cela, il faut cliquer sur l'onglet « Alerte d'erreur », cocher la case « Quand des données non valides sont tapées », choisir un titre et définir un message.

Excel - avertissement

Pour gagner du temps, l'auteur du document peut également créer la liste déroulante directement dans l'onglet « Données » en sélectionnant la commande « Validation de données » et en entrant tout simplement les valeurs séparées par un point-virgule dans la case « Source ».

Liste déroulante Excel  - validation des données

La liste déroulante est alors prête à être utilisée.

 

2 - Comment créer une liste déroulante sur Excel avec des valeurs fixes ?

Sur Excel, une méthode alternative consiste à créer une liste déroulante avec des valeurs fixes. Celle-ci est applicable si la liste comprend de petites valeurs fixes et trois étapes.

Après avoir sélectionné la colonne à convertir en liste déroulante, il faut cliquer sur l'onglet « Données » puis sélectionner « Validation des données ».

Liste déroulante Excel 1

Une fois les options ouvertes, sélectionner « Liste » dans la zone « Autoriser » puis saisir les valeurs de la liste déroulante en les séparant par des points-virgules dans la zone « Source ». Par exemple, les valeurs à renseigner peuvent être « Oui;Non;Ne sait pas ». Une fois saisies, il suffit de cliquer sur OK.

Liste déroulante Excel 2

Il ne reste plus qu'à utiliser la liste déroulante en sélectionnant la valeur depuis la cellule.

Liste déroulante Excel 3

 

3 - Comment créer une liste déroulante sur Excel à partir d'une plage de cellules ?

Cette méthode de création de liste déroulante est particulièrement intéressante pour les listes contenant plusieurs entrées et dont les valeurs évoluent peu.

Pour la mettre en place, il faut sélectionner la colonne concernée : cliquer sur « Données », « Validation des données », puis renseigner « Liste » dans le menu déroulant « Autoriser ».

  • Une fois la liste sélectionnée, cliquer sur « Données » > « Validation des données », puis choisir « Liste » dans le menu déroulant « Autoriser ».

Liste déroulante Excel 4

Dans la zone « Source », sélectionner une ligne ou une colonne de cellules issue du document.

Liste déroulante Excel 5

Il est également possible de saisir manuellement la plage de cellules en utilisant les caractères spécifiques au langage Excel.

Liste déroulante Excel 6

Une fois les paramètres validés, la liste déroulante apparaît dans chacune des cellules sélectionnées.

 

4 - Comment créer une liste déroulante à partir d'une formule ?

Créer une liste déroulante à partir d'une formule est idéal pour enrichir sa liste au fur et à mesure des ajouts sources. Cette dernière est simple à mettre en place puisqu'elle nécessite de sélectionner les cellules où la liste déroulante doit apparaître, de cliquer sur « Données » puis « Validation des données », d'autoriser la saisie « Liste » dans la boîte de dialogue du même nom et d'insérer la formule « =DECALER($A$4;0;0;NBVAL($A:$A)-1;1) » dans la zone « Source ».

Liste déroulante Excel 7

Une liste déroulante est alors générée en fonction des cellules de sélection.

Liste déroulante Excel 8

Une fois fait, quand un nouvel élément sera ajouté à la fin de la liste source, celui-ci apparaîtra automatiquement dans la liste déroulante.

Liste déroulante Excel 9

 

5 - Comment créer une liste déroulante sur Excel à partir d'une plage nommée ?

Créer une liste déroulante à partir d'une plage nommée est une méthode étudiée pour convenir aux listes les plus longues. Il suffit pour cela d'utiliser une formule qui définit l'ensemble de la plage de cellules nommée et adapte automatiquement la liste déroulante aux changements.

Pour nommer une plage de cellules, il suffit de sélectionner les cellules et d'entrer un intitulé dans la zone « Nom » au-dessus des numéros de lignes. Dans l'exemple ci-dessous, la plage de cellules A3:A9 est sélectionnée et nommée en tant que « Élèves » dans la zone « Nom ».

Liste déroulante Excel 10

Ensuite, il faut sélectionner la plage de cellules où la liste déroulante s'affichera et cliquer sur « Données », « Validation des données », « Autoriser », « Liste ».

Il suffira ensuite d'indiquer le nom de la plage de cellules concernée par la liste dans la zone « Sources ».

Liste déroulante Excel 11

Astuce : plutôt que de saisir le nom de la plage, il est possible d'appuyer sur la touche F3 après avoir cliqué sur la zone « Source ». La fenêtre « Coller un nom » apparaît alors pour révéler l'ensemble des zones nommées dans le classeur.

Liste déroulante Excel 12

Maintenant que la liste déroulante est créée, celle-ci peut être modifiée dans chacune des cellules.

Liste déroulante Excel 13

 

6 - Comment créer une liste déroulante dynamique à partir d'un tableau ?

Générer une liste déroulante à partir d'un tableau permet de la maintenir à jour en cas d'ajout de données. Pour la mettre en place, cliquer sur une des cellules de données sources ou sélectionner la plage de cellules dans son intégralité, incluant le nom des colonnes.

Liste déroulante Excel 14

La deuxième étape consiste à se diriger dans l'onglet « Insertion » et à cliquer sur « Tableau ».

Après avoir vérifié la sélection, il faut cocher la case « Mon tableau comporte des en-têtes » et cliquer sur OK.

Liste déroulante Excel 16

Le premier tableau, nommé « Tableau1 », est créé dans le classeur. Il est à présent nécessaire de vérifier le nom du tableau dans la zone « Nom » avant de cliquer dessus pour sélectionner tout le tableau.

Liste déroulante Excel 17

Une fois fait, sélectionner les cellules où la liste déroulante doit apparaître et cliquer sur l'onglet « Données » puis sur « Validation des données ».

Liste déroulante Excel 18

La dernière étape consiste à autoriser la création d'une « Liste » dans le menu déroulant « Autoriser » et à insérer la formule « =INDIRECT(“NomduTableau[en-tête de colonne]”) » dans le champ « Sources ».

Liste déroulante Excel 19

Par exemple, la formule du tableau ci-dessous correspond à « =INDIRECT(“Tableau1[Élèves]”) ».

La liste déroulante est désormais créée et peut être utilisée dans les différentes cellules du document.

Liste déroulante Excel 20

La liste déroulante est alors prête à être utilisée.

 

Comment rajouter un message d'aide à une liste déroulante ?

Une fois la liste déroulante créée, il est possible d'ajouter un message d'aide à des cellules spécifiques pour guider les utilisateurs lors de la saisie des données. Pour ce faire, il suffit de quelques étapes simples.

Dans un premier temps, il faut sélectionner la cellule contenant la liste déroulante et cliquer à nouveau sur « Validation des données » dans l'onglet « Données »

Ajouter liste déroulante excel

Dans l'onglet « Message de saisie », cocher la case « Afficher ce message de saisie quand la cellule est sélectionnée ».

Ajouter liste déroulante excel

Dans la zone « Titre », entrer un titre pour le message d'aide. Cela reste facultatif. Écrire le message d'aide directement dans la partie réservée « Message de saisie ».

Ajouter liste déroulante excel

Cliquer sur « OK ».

Le message d'aide est effectif. Chaque fois qu'un utilisateur sélectionne la cellule concernant la liste déroulante, le message d'aide apparaît.

Ajouter liste déroulante excel

Comment supprimer une liste déroulante ?

Pour supprimer une liste déroulante déjà existante, la cellule contenant la liste déroulante doit être sélectionnée.

Se rendre ensuite dans l'onglet « Données » et cliquer sur « Validation des données ». La boîte de dialogue s'ouvre.

Supprimer liste déroulante excel

L'onglet « Options » reprend l'ensemble des critères de validation de la liste déroulante. Cliquer sur le bouton «Effacer tout ». Cela supprime tous les paramètres de validation des données de la cellule concernée, y compris la liste déroulante.

Supprimer liste déroulante excel

Cliquer ensuite sur « OK » pour valider l'opération. Il n'y a plus de liste déroulante dans la cellule concernée.

 

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Publication originale le 9 novembre 2023, mise à jour le 09 novembre 2023

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