Manager : comment préparer l'entretien annuel d'un collaborateur ?

L'entretien annuel, même s'il n'est pas obligatoire, représente un outil intéressant pour l'employeur. 60 % des salariés se prêtent à cet exercice chaque année et ce chiffre grimpe à 86 % dans les ETI. Une fois par an, il permet de procéder à l'évaluation du collaborateur. Cet échange est un moment fort pour les protagonistes : pour qu'il soit réussi, le manager doit effectuer une préparation en amont. Aujourd'hui, seulement 1 salarié sur 2 estime qu'il est utile. Un constat qui justifierait peut-être une remise en question pour optimiser le déroulement de cet entretien annuel.

Cet entretien annuel est facultatif. Cependant, lorsque les entreprises décident de le mettre en place, elles doivent respecter certaines conditions légales. En premier lieu, l'employeur se doit d'informer au préalable l'employé des techniques d'évaluation. Ces dernières ne doivent en aucun cas reposer sur des critères discriminatoires. Lorsque l'entretien annuel est réalisé dans une entreprise, il est impératif d'en faire bénéficier tous les employés. Il n'est pas possible, par exemple, d'évaluer seulement le pôle commercial ou le département marketing.

Concernant le déroulement dudit entretien, le manager peut utiliser une grille d'appréciation. Il n'est pas tenu de remettre un rapport au collaborateur à l'issue du rendez-vous, sauf si la convention collective l'exige. Pour ce type d'échange, aucun représentant du personnel ne pourra être présent. L'entretien annuel peut se solder par des décisions à fort impact pour le salarié, comme une augmentation de sa rémunération, par exemple, ou une promotion. À l'inverse, une mauvaise évaluation ne donne pas le droit à l'employeur de rétrograder l'employé ou de baisser son salaire.

Quel est le but de l'entretien annuel ?

En quelques mots, l'entretien annuel est tout simplement un bilan de l'année. Il représente un moment clé d'échange entre le collaborateur et son manager. Ce tête-à-tête est important pour le salarié, puisqu'il lui donne un temps de parole et lui permet d'identifier ses faiblesses et ses axes d'amélioration. Du côté du manager, c'est également un rendez-vous essentiel : l'opportunité d'instaurer le dialogue et de booster à la fois la productivité et le bien-être. L'entretien annuel est l'occasion :

• D'apprécier les aptitudes professionnelles de l'employé et d'identifier les pistes éventuelles pour les compléter et les faire évoluer.
• De faire un point sur les objectifs fixés et sur leur réalisation et de définir ceux pour l'année à venir.
• De valoriser les points forts du collaborateur et de mettre en lumière les faiblesses, en vue de les pallier.
• D'évoquer des éventuelles problématiques rencontrées dans le cadre du travail et de trouver ensemble des solutions pertinentes.
• De fidéliser et d'engager le collaborateur en parlant de ses perspectives d'évolution au sein de l'entreprise.
• De laisser le salarié s'exprimer à cœur ouvert.

Attention, il ne faut pas confondre l'entretien annuel et l'entretien professionnel. Ce dernier est obligatoire tous les deux ans au sein de l'entreprise, conformément au Code du travail. Il s'intéresse plutôt à la formation et à l'évolution du salarié et s'inscrit dans le cadre d'un plan de développement de compétences. À cette occasion, l'employeur rappelle à l'employé ses droits en matière de formation et la possibilité qu'il a de profiter de services de conseil en évolution professionnelle (CEP). L'entretien annuel, quant à lui, reste facultatif mais certaines conventions collectives peuvent le mentionner et l'imposer.

Préparer l'entretien annuel

La réussite de l'entretien annuel passe par une préparation en bonne et due forme. Pas question pour le manager (ou pour le collaborateur, d'ailleurs) de se rendre à ce rendez-vous sans l'avoir minutieusement préparé : l'improvisation n'est pas permise. Pour commencer, si le salarié est dans la boîte depuis plus d'un an, il est conseillé de reprendre le bilan de l'année précédente. C'est un premier point essentiel pour vérifier si les objectifs définis à cette occasion ont bien été réalisés. Ce compte rendu donnera une ligne de conduite au futur entretien.

Ensuite, le manager doit également préparer une trame avec les différents sujets qu'il souhaite soulever. Les questions doivent concerner uniquement l'aspect professionnel et en aucun cas aborder la vie privée du collaborateur. Voici des exemples de questions à poser :

• Quels mots utiliseriez-vous pour définir l'année écoulée ?
• Quelles ont été les difficultés rencontrées au cours de l'année ?
• De quoi avez-vous manqué pour atteindre vos objectifs ?
• Quelles sont les activités qui vous demandent le plus d'efforts ? 

Proposer au collaborateur de faire son propre bilan

L'acteur principal de cet entretien annuel doit être le collaborateur. Il peut donc être intéressant d'inverser les rôles et de lui proposer de procéder lui-même au bilan de ses faiblesses et de ses atouts. Cet exercice n'est pas toujours simple : il est souvent plus évident de constater ses propres défauts que de mettre en valeur ses points forts. Mais cette autoévaluation est justement l'occasion pour le salarié de prendre du recul et de la hauteur tout en gagnant confiance en lui. Ensuite, le manager pourra rebondir en donnant son propre ressenti. Les perceptions peuvent parfois être totalement différentes et cette manière de procéder permettra de créer un véritable dialogue. 

Accepter les remarques et objections de votre interlocuteur

L'entretien annuel ne doit jamais être un monologue du manager : c'est un échange. Chacun doit avoir son temps de parole et il faut être capable d'accepter les objections du salarié, et surtout, de les comprendre. Le succès d'un entretien annuel est intimement lié à l'ouverture d'esprit du manager et à sa capacité à écouter les critiques. Après avoir évoqué les atouts et les faiblesses du collaborateur, pourquoi ne pas prendre le temps de parler aussi de son ressenti quant aux techniques de management ? Il pourra ainsi exprimer son point de vue afin que le manager puisse, lui aussi, s'améliorer dans son propre travail.

Accueillir les émotions avec bienveillance

Si l'entretien est souvent une source de stress pour le collaborateur, il peut l'être aussi pour le manager, surtout les premières fois. Il faut s'attendre à faire face à des réactions vives. Certains salariés ont tendance à intérioriser tout au long de l'année leurs sentiments et ces derniers rejaillissent alors pendant le rendez-vous. Les managers doivent donc être prêts à accueillir des émotions diverses (tristesse, colère ou encore déception) et à les accepter. La bienveillance est de mise pour que l'interlocuteur se sente à l'aise, tout comme l'empathie. Parfois, lorsqu'il y a des tensions, il peut aussi être nécessaire de crever l'abcès dès le début de l'entretien, pour que la discussion soit ensuite plus paisible et constructive.

Reconnaître le travail bien fait

Même si l'entretien annuel permet d'évoquer les faiblesses et de déterminer des axes de progression, le manager doit aussi valoriser le travail des collaborateurs. Cette reconnaissance est essentielle pour assurer leur bien-être professionnel et pour leur donner envie de s'investir sur le long terme. Pendant l'échange, le manager pourra par exemple citer des situations précises dans lesquelles le salarié a eu de bonnes idées et/ou a obtenu des résultats très satisfaisants. Cela n'empêche pas évidemment de pointer les difficultés mais là encore, il est important d'apporter du positif : ne pas se contenter de dire que les choses ne vont pas, mais proposer des solutions pour y remédier. Cette dynamique permettra au collaborateur de sortir de l'entretien plus motivé que jamais.

Faire preuve de diplomatie

Il y a toujours des sujets plus délicats lors d'un entretien annuel. Le salarié arrive avec des attentes mais malheureusement, l'entreprise ne peut pas toujours y répondre. C'est au manager de transmettre le message. Même si le fond risque de déplaire au collaborateur, il est toujours possible de travailler sur la forme, en faisant preuve de diplomatie.

Le sujet de la rémunération est un bon exemple. Formuler un simple refus suite à une demande d'augmentation, par exemple, sans donner plus d'explications ou de perspectives, risque de créer de la frustration. En revanche, il est possible de motiver le salarié avec un discours encourageant : si cette fois-ci l'entreprise ne prévoit pas une hausse de salaire, ses efforts paieront alors l'année suivante.

Tenir les engagements pris

Une fois l'entretien annuel terminé, c'est finalement maintenant que tout commence. Le manager a un vrai travail de fond à réaliser, pour que cet échange ne soit pas vain. Au cours du rendez-vous, il se sera peut-être engagé à fournir de nouveaux outils au salarié ou à le faire monter en compétences. Il devra donc tenir les engagements pris afin de garder sa crédibilité et conserver la confiance du collaborateur. Il est très important de ne pas faire de promesses en l'air.

Pendant l'entretien, si le manager n'est pas sûr de pouvoir accéder à une requête, il pourra proposer à son interlocuteur de lui donner une réponse ultérieurement. Dans tous les cas, programmer des rendez-vous de suivi est conseillé, afin d'apporter un soutien optimal à l'employé tout au long de l'année.

Terrain d'expression pour les salariés, l'entretien annuel est aussi très important pour le manager qui en sort grandi. Pour lui, c'est l'opportunité de faire le point sur son mode de management et d'en tirer les conclusions nécessaires. Si ce rendez-vous formel est un outil efficace, il ne doit pas cependant être le seul temps d'échange au cours de l'année. Le dialogue continu est très important pour maintenir la motivation et l'engagement des salariés : deux leviers essentiels pour booster leur bien-être et leur productivité. Allié à des suivis réguliers tout au long de l'année, l'entretien annuel est un vrai vecteur de qualité de vie au travail.

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