Comment créer un espace presse professionnel pour son entreprise ?

Pour faciliter le travail avec les journalistes et maximiser la couverture médiatique souhaitée, il est conseillé de prévoir un espace presse sur son site web. Celui-ci permet de centraliser l'ensemble des informations liées à la marque dont pourraient avoir besoin les professionnels des médias pour écrire leur article. Voici comment créer une page presse professionnelle pour son entreprise.

Pourquoi faire un espace presse ?

Créer un espace presse pour son entreprise permet de s'adresser à une autre cible que les consommateurs. Il s'agit d'une rubrique réservée aux journalistes, aux influenceurs et aux blogueurs. Ces professionnels des médias jouent un rôle essentiel dans le développement de la notoriété de l'entreprise.

L'espace presse est un indispensable d'une stratégie de relations presse, notamment pour favoriser le earned media. Il permet de multiplier ses chances d'être contacté directement par ces professionnels de l'information et de maximiser les retombées presse.

La page presse permet aussi de démontrer que l'entreprise est à l'écoute des médias et disponible pour échanger avec eux sur ses domaines d'expertise.

Disponible 24h/24, cette rubrique offre la possibilité aux médias de télécharger directement les informations sur l'entreprise. C'est un véritable gain de temps pour faciliter leurs recherches.

Quels éléments doivent figurer dans un espace presse ?

Un espace presse comporte divers outils utiles aux journalistes tels que :

• Le dossier de presse mis à jour et complet présentant l'entreprise et l'activité.
• Les communiqués de presse afin de suivre les actualités de l'entreprise et avoir accès à l'historique des informations partagées. Plus les communiqués de presse sont réguliers, plus l'entreprise renvoie une image active et dynamique.
• Une médiathèque avec différentes photos des produits ou des services, le logo de l'entreprise en divers formats, la charte graphique, des vidéos produits ou interviews et des vidéos témoignages. Cette photothèque permet aux journalistes d'illustrer leurs articles de presse.
• Les parutions médias pour attester de la notoriété de l'entreprise. Cela peut être des articles de presse ou de blog, des interviews audiovisuels, des partenariats.
• Les coordonnées de l'attaché de presse ou du responsable presse s'ils ont besoin de prendre contact pour des demandes précises. Il faut indiquer une adresse e-mail et un numéro de téléphone.

Dans tous les cas, ces éléments doivent être dans un format lisible par tous : le PDF. Chaque fichier doit aussi être correctement nommé pour que le journaliste ou le blogueur ne perde pas de temps à le chercher.

Intégrer l'espace presse au site

Cela peut paraître logique, mais l'espace presse doit être accessible depuis le site de l'entreprise. Il faut donc créer un onglet spécifique dans le menu de navigation ou dans le pied de page pour faciliter son accès. Les journalistes et les influenceurs doivent pouvoir le trouver en un coup d'œil, sans perdre de temps.

Faciliter l'accès aux communiqués de presse et dossiers de presse

Les informations principales que recherchent les professionnels des médias sont les communiqués de presse et les dossiers de presse. Ces documents leur permettent de récolter toutes les informations dont ils ont besoin pour écrire leur papier.

Ils doivent donc être mis en avant dans l'espace presse du plus récent au plus ancien et facilement téléchargeables. Il est important de soigner leur présentation et de les rendre feuilletables. C'est pourquoi, le format PDF est à privilégier.

Mettre en évidence le contact presse

En cas de question, le journaliste peut avoir besoin de contacter l'attaché de presse de la marque. Il faut s'assurer que son contact figure bien dans les documents presse (communiqués et dossiers de presse), mais aussi à un endroit dans l'espace presse (en bas de page par exemple). Il est nécessaire d'indiquer l'e-mail et le numéro de téléphone de cette personne.

Dans les petites structures, elle peut être un représentant de l'entreprise ou le président s'il n'y a pas de chargé de relations presse.

Dans tous les cas, cette personne doit être joignable et suffisamment réactive pour répondre à la demande rapidement, car certains journalistes ont des délais très courts.

Intégrer la photothèque

Tous les articles ont besoin de visuels en guise d'illustration. Il est donc essentiel de prévoir une médiathèque avec des photos et des vidéos des produits en très bonne qualité. Il faut privilégier un format HD, notamment pour les parutions print.

L'idéal est de proposer une photothèque complète dans laquelle les journalistes / influenceurs peuvent piocher.

Il faut par ailleurs bien indiquer les crédits photos pour respecter les droits d'auteur.

Tenir à jour sa revue de presse

Avoir une revue de presse à jour est tout aussi important que les communiqués de presse et les dossiers de presse. Certains professionnels des médias apprécient y jeter un œil pour connaître les médias ayant déjà parlé de l'entreprise. Ils peuvent ainsi choisir un angle différent pour leur article et maximiser la couverture médiatique.

Renseigner les actualités

Chaque actualité de l'entreprise intéressante pour les médias doit figurer dans l'espace presse. Généralement, les actualités sont intégrées dans un communiqué de presse, notamment s'il s'agit d'un temps fort de la marque.

Si l'actualité ne nécessite pas l'écriture d'un communiqué de presse, elle peut faire l'objet d'une brève.

Exemples d'espace presse de 4 entreprises

Decathlon

La marque de sport et de loisirs Decathlon possède une « pressroom » destinée aux journalistes et aux influenceurs. Elle est accessible depuis le site decathlon.fr, en pied de page sous l'onglet « Presse et actualité ».

Elle contient six onglets distincts :

• Les dossiers et communiqués de presse : que ce soit des informations sur les nouveaux produits, les partenariats, les co-branding, ou encore les participations aux événements, toute l'actualité de Decathlon est recensée dans cet onglet.

• Les reportages : les professionnels des médias peuvent retrouver les vidéos des « Decathlon reveal innovation » et des documentaires autour de la seconde vie chez Decathlon ou au cœur du Tribord Sailing Lab.

• Les parutions médias : dans l'onglet « news », il est possible d'avoir accès aux dernières retombées médias de la marque, notamment des articles et des interviews TV et radio.

• La médiathèque : elle se divise en trois parties. Il y a la photothèque, la vidéothèque et les podcasts. Les visuels et médias proposés sont libres de droit et peuvent être utilisés par les journalistes pour leur publication ou reportage presse.
   
• La page « à propos » : elle regroupe les informations utiles sur la marque (bref historique, coulisse de l'entreprise et engagement dans le développement durable) ainsi que les chiffres clés.
   
• Les contacts : pour des demandes précises, les journalistes peuvent contacter le service presse par le biais d'un formulaire.

Par ailleurs, les journalistes ont la possibilité de s'abonner à une alerte (à l'aide de la cloche en haut à droite) pour être informé de la publication d'une actualité.

Leclerc

L'espace presse de Leclerc est accessible via le site web leclerc.fr, en pied de page sous « Le mouvement », puis « communiqués de presse ». Il recense uniquement les communiqués et les dossiers de presse qu'il est possible de télécharger.

Pour faciliter la tâche aux journalistes, Leclerc propose une barre de recherche pour trouver directement le communiqué correspondant au besoin. Il est aussi possible de sélectionner un ou plusieurs tag pour ne faire apparaître les actualités que de la thématique souhaitée (alimentation, santé, culture et loisirs, environnement, accès au numérique, énergies et mobilité et autre).

Mais ce n'est pas tout, les professionnels des médias peuvent filtrer par année de publication, thématique ou type de publication (communiqué ou dossier de presse). Il est également possible d'organiser les communications des moins récentes aux plus récentes et inversement.

Cet espace presse étant intégré au site « mouvement Leclerc », les journalistes ont accès à l'histoire de la marque, ses chiffres clés, les engagements et les partenariats.

Pour des informations complémentaires, l'enseigne de grande distribution propose un contact presse générique par e-mail et téléphone.

Samsung

La marque sud-coréenne Samsung a mis en place une « newsroom » regroupant tous les documents utiles à la presse. Cet espace est accessible depuis l'onglet « presse » de son site web, présent dans le menu de navigation ou dans le pied de page.

Elle contient les actualités (les plus récentes en premier), les communiqués de presse, les éditos, les dossiers de presse, les infographies et les vidéos de la marque. Chaque fichier peut être téléchargé ou partagé (sur les réseaux sociaux, via un lien ou par e-mail). À la fin des communiqués de presse, les visuels correspondants à l'actualité traitée sont proposés au téléchargement.

Les journalistes peuvent aussi effectuer une recherche en tapant le nom du produit qui les intéresse dans le moteur de recherche interne. Les actualités et les archives liées au produit lui sont alors proposées.

Il est aussi possible de naviguer dans la newsroom en choisissant le type de produits (mobile, TV, électroménager, informatique). Il existe également un onglet corporate pour les sujets relatifs à l'engagement sociétal, le design ou la technologie ; ainsi qu'une présentation générale de la marque.

Un e-mail presse est réservé aux demandes des médias. Il est accessible à la fin de chaque document ou dans le pied de page dans l'onglet « nous contacter ».

Hyundai Motor France

Dans cet exemple, la marque automobile Hyundai propose un espace presse, également appelé « newsroom ». Elle regroupe toutes les informations liées à la marque, que ce soit à propos des modèles de véhicules, de l'entreprise en elle-même, de la technologie, des événements ou encore des partenariats.

En première page figurent les communiqués de presse les plus récents. Ainsi, les journalistes ou les influenceurs ont directement accès aux dernières actualités de la marque.

Pour simplifier l'accès aux informations, celles-ci sont rangées dans des onglets thématiques : modèles, marque, fiches tarifs et équipements, dossiers de presse. Il s'agit d'un gain de temps pour les journalistes qui peuvent trouver l'information en quelques clics. Par ailleurs, tous les fichiers sont téléchargeables en un clic.

Les dossiers de presse sont séparés par modèle automobile. Chacun contient : le texte, le packshot du modèle automobile, les contacts presse.

Les contacts du responsable des relations presse et de l'attaché de presse sont disponibles en bas de page ou à la fin des documents. Ici, les médias peuvent les contacter par e-mail ou sur leur ligne fixe ou mobile.

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