Bien que le dossier de presse soit un précieux outil de communication dans une stratégie RP, peu d'entreprises maîtrisent réellement sa conception. Si bien que chaque année, de nombreux dossiers sont jetés par les journalistes sans même avoir été lus. Pour éviter cet écueil, voici un focus sur les 4 grandes étapes à suivre pour rédiger un dossier de presse accrocheur et efficace.

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Comment faire un dossier de presse ?

Il faut tout d'abord cerner la différence entre le communiqué de presse et le dossier de presse. Si le premier est un document très court (1 à 2 pages), véhiculant un message ciblé autour d'un événement ponctuel, le second est un véritable « dossier de fond » sur l'entreprise. Il délivre des informations poussées sur son origine, ses missions, ses réussites, ses valeurs. Au besoin, il peut aussi présenter en détail un événement important. En moyenne, il fait souvent 7 à 8 pages. Réussir à retenir l'attention des médias avec un document aussi long est tout un art : une solide étape préparatoire est nécessaire pour obtenir un maximum de retombées dans la presse. Il faut également trouver une bonne accroche, bien structurer le contenu et soigner la phase de diffusion.

 

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L'étape préparatoire

Si cette étape est assez chronophage, elle n'en demeure pas moins essentielle pour rédiger un dossier de presse efficace. En pratique, cette phase est surtout consacrée :

  • à la réflexion. Il faut d'abord définir les objectifs du dossier (quel est l'impact attendu en cas de retombées de presse ? Générer plus de leads ? Attirer l'attention d'éventuels investisseurs ?) puis choisir les informations à véhiculer en fonction ;
  • à la recherche des contacts. Première chose à faire : sélectionner les médias qui pourraient être réellement intéressés. Pour un projet local par exemple, mieux vaut se tourner vers la presse régionale que nationale. Seconde étape : trouver le nom des journalistes chargés du secteur d'activité de l'entreprise. C'est important, car un dossier de presse adressé de manière nominative a beaucoup plus de chances de porter ses fruits ! À noter qu'il est également possible de cibler des blogueurs spécialisés ou encore des influenceurs.

Soigner l'accroche du dossier de presse

Pour capter l'attention des journalistes dès le début et les persuader de lire le dossier de presse, il est nécessaire de rédiger :

  • un titre court mais percutant, mettant en valeur le projet ou l'entreprise ;
  • une présentation de quelques lignes, synthétisant les éléments clés du dossier de presse. Elle doit notamment indiquer où, quand et par qui l'entreprise a été créée, ses missions et ses objectifs. Le cas échéant, la nature du projet.

Il faut également soigner la page de couverture. Celle-ci comprend au minimum :

  • la mention « dossier de presse » ;
  • le titre du dossier ;
  • le logo de l'entreprise ;
  • le nom de l'entreprise ;
  • le nom et la date du projet éventuel ;
  • une image attractive reflétant l'entreprise ou l'événement.

Un contenu bien structuré et aéré

Outre la page de couverture et la page de présentation, il est recommandé d'inclure un sommaire pour que les journalistes retrouvent facilement les informations.

Pour le corps du dossier de presse, il n'existe pas vraiment de « contenu type » : chaque dossier est unique, en fonction des besoins de l'entreprise. Mais quelles que soient les informations à transmettre, il est conseillé :

  • de faire plusieurs paragraphes avec des intertitres pour aérer la présentation. Mot du fondateur de l'entreprise associé à une brève biographie, naissance de l'entreprise, ses chiffres clés, ce qui la distingue de ses concurrents, ses valeurs sont le type d'informations qui méritent de figurer dans le dossier. Bien entendu, si la conception du dossier est liée à un événement (ex. : ouverture d'une nouvelle boutique), il faut aussi y consacrer une partie ;
  • d'inclure des visuels (photos, graphismes ou même vidéo pour les dossiers en PDF).

Enfin, il faut aussi créer une page contact avec le numéro de téléphone, l'e-mail, l'adresse postale et le site internet de l'entreprise.

Dernière étape : bien diffuser le dossier de presse

Quand envoyer un dossier de presse ? Tout dépend des circonstances. En pratique, ce document peut être envoyé :

  • immédiatement à un journaliste, si celui-ci s'est montré intéressé par l'entreprise lors d'un salon par exemple ;
  • à la création de l'entreprise, pour la faire connaître de la clientèle et des investisseurs ;
  • 15 jours avant un événement important. Dans ce cas, mieux vaut envoyer en même temps un communiqué de presse : celui-ci accrochera l'attention du journaliste, qui pourra ensuite chercher plus d'informations dans le dossier de presse.

Pour optimiser la diffusion, il est également recommandé de :

  • privilégier le format PDF pour les envois par mail ;
  • joindre si possible un échantillon ou un petit cadeau dans les envois papier ;
  • créer un espace presse sur le site l'entreprise. Des journalistes et influenceurs pourront ainsi télécharger directement le dossier.

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Publication originale le 20 avril 2020, mise à jour le 08 juin 2020

Sujet(s):

Relations publiques