Tout savoir sur le CoDir : organisation et fonctionnement

Pour être performantes et pérenniser leur activité, les entreprises sont amenées à prendre des décisions stratégiques. Pour y parvenir, elles doivent mettre en place un CoDir.

Fonctionnement du CoDir

Quel est le rôle du CoDir ?

Le CoDir joue un rôle clé dans le développement de l'entreprise. Les membres du comité de direction se réunissent afin de concerter sur les décisions stratégiques à prendre et les actions de pilotage à mener. Le CoDir est une instance informelle au sein de laquelle le partage d'informations, l'échange et la réflexion entre les différents représentants de l'entreprise ont toute leur place. La confrontation des idées et des points de vue de chaque organe de direction permet de définir et d'affiner la vision stratégique à plus ou moins long terme, ainsi que l'organisation des équipes dans une optique de réussite.

Quelle est l'importance d'avoir un CoDir dans une entreprise ?

Le CoDir repose sur un principe de management horizontal. Le fait que les membres de l'équipe de direction donnent leur avis sur les actions stratégiques à réaliser permet d'optimiser la mise en place d'un projet, mais surtout d'apporter de la cohérence dans le fonctionnement de l'entreprise et donc de favoriser son développement et sa pérennité.

Le CoDir est également un bon moyen :

• D'éclairer les décisions à prendre sur la base d'une analyse poussée des opportunités et des problématiques de l'entreprise.
• De mieux comprendre les enjeux globaux de l'entreprise.
• De faire participer activement les directeurs des services aux prises de décisions.
• De valoriser les compétences de chaque collaborateur.
• De faciliter la diffusion de l'information ainsi que son accès.
• De renforcer l'esprit d'équipe et la cohésion entre les différents services de l'entreprise.
• D'améliorer la confiance, la communication et les relations au sein de l'équipe de direction.

Qui sont les membres du CoDir ?

Le CoDir se compose du dirigeant de l'entreprise ainsi que des directeurs des différents services : ressources humaines, finances, ventes, marketing, production, recherche et développement, opérations et service client. Les directeurs des services de l'entreprise peuvent aussi être des responsables, managers, chefs d'équipe ou cadres dirigeants. Dans le cas d'un groupe de société, le CoDir comprend les directeurs généraux de chaque filiale. D'autres acteurs comme les représentants du personnel, les experts, les actionnaires, les investisseurs, les fournisseurs et les clients peuvent participer aux réunions du comité de direction.

Le CoDir concerne les entreprises de toutes tailles. De ce fait, il peut être mis en place dans les grandes entreprises, mais également au sein des TPE et PME.

Comment se déroule un CoDir ?

Le CoDir a lieu lorsque les membres de l'équipe dirigeante se rassemblent de manière récurrente pour prendre des décisions opérationnelles et stratégiques. Il prend différentes formes selon l'organisation et le secteur d'activité de l'entreprise :

• Réunion de direction.
• Réunion de conseil d'administration.
• Réunion de comité.
• Réunion stratégique.
• Réunion d'équipe collaborative.
• Réunion de prise de décision.
• Brainstorming
• Réunion de projet.
• Réunion de résolution de problèmes.
• Réunion à distance.
• Comité social et économique (CSE).

La fréquence à laquelle l'équipe de direction se réunit varie en fonction de la taille de l'entreprise et de l'ampleur de son activité. Toutefois, pour être efficace, le CoDir doit de préférence se tenir une fois par semaine. De plus, il doit compter entre 3 et 8 membres. Un nombre trop élevé de participants peut donner lieu à des situations susceptibles d'impacter l'avancement du projet, comme la perte de temps, le manque de réactivité ou de communication, risquant ainsi de porter préjudice à la productivité de l'entreprise.

Comment organiser un comité de direction ?

• Prévoir la date de réunion en avance.
• Fixer les objectifs de la réunion.
• Préparer un ordre du jour précis.
• Déterminer les temps de prises de parole.
• Prendre en compte l'avis des collaborateurs.
• Animer la réunion de manière collective et ludique.
• Communiquer les mesures et les OKR de l'entreprise.
• Traiter les problématiques rencontrées.
• S'appuyer sur des données.
• Établir un plan d'action.
• Rédiger le compte-rendu du CoDir et le diffuser.

Prévoir la date de réunion en avance

Un calendrier prévisionnel doit être établi afin de fixer les dates auxquelles les réunions du CoDir se tiendront. Celles-ci doivent être déterminées en fonction des disponibilités de chacun des participants et de façon à leur permettre de s'organiser entre deux réunions.

Fixer les objectifs de la réunion

L'organisation d'un CoDir nécessite aussi de définir des objectifs précis pour chaque réunion. Il peut s'agir, par exemple, de valider un plan d'action ou encore de prendre une décision sur un investissement. De cette manière, les membres de l'équipe dirigeante pourront concentrer leurs échanges sur les projets prioritaires et prendre connaissance de ces mêmes sujets en amont de la réunion.

Préparer un ordre du jour précis

La préparation d'un ordre du jour clair et précis est incontournable pour l'organisation d'un CoDir. Ce document permet de donner un cadre à la réunion, de structurer les échanges et de formaliser les prises de décisions. L'ordre du jour doit mettre en avant les questions et sujets principaux à traiter, mais doit également être diffusé en amont afin que tous les membres du CoDir puissent le consulter et se préparer.

Déterminer les temps de prises de parole

Tous les membres du CoDir doivent pouvoir s'exprimer et donner leur avis lors de la réunion. Pour cela, il convient de définir les moments d'intervention des participants. L'idée est que chacun puisse prendre la parole dans le respect des temps alloués aux sujets. Il est par exemple possible de prévoir deux temps : un temps où chaque participant expose ses arguments à tour de rôle et un temps de libre-échange.

Prendre en compte l'avis des collaborateurs

L'organisation d'un CoDir dépend du management top-down vs management bottom-up de l'entreprise. Dans le cadre d'un management bottom-up, la prise de décision ne concerne pas seulement les membres de l'équipe dirigeante, mais concerne aussi les salariés. Il sera nécessaire de les impliquer activement au processus décisionnel et stratégique de l'entreprise en interne, qu'il s'agisse de faire remonter leurs avis en CoDir ou de les inviter directement à participer aux prises de décisions.

Animer la réunion de manière collective et ludique

La réunion doit être animée dans une dynamique positive permettant à chacun des membres du CoDir de participer aux discussions et à la prise de décision. En utilisant des techniques d'animation telles que le brainstorming, les participants trouvent un bon moyen de booster, non seulement leur créativité, mais également leur engagement.

Communiquer les mesures et les OKR de l'entreprise

La réunion de CoDir est un moment idéal pour suivre l'évolution des OKR de l'entreprise. Cela permet aux membres de savoir si leur organisation suit toujours la bonne direction ou si des axes d'amélioration sont à mettre en place pour atteindre ses objectifs clés. La première chose à faire est d'obtenir la mise à jour des différents services par le biais d'un tour de table. Ensuite, les participants doivent discuter sur la manière d'aligner leurs objectifs individuels aux objectifs organisationnels.

Traiter les problématiques rencontrées

Lors de la réunion, il est également primordial d'aborder les obstacles et les défis auxquels l'entreprise est confrontée. Le CoDir est une excellente occasion pour les membres de l'équipe de direction de se réunir afin d'échanger sur les moyens de résoudre leurs problématiques.

S'appuyer sur des données

Pour prendre des décisions lors de la réunion de CoDir, les participants doivent se baser sur des données fiables, qu'il s'agisse d'indicateurs de performance, d'études statistiques ou d'un bilan comptable. Toutefois, dans le cas d'une réunion informelle, la prise de décision doit donner lieu à des résultats pertinents.

Établir un plan d'action

Un tour de table doit être fait en fin de réunion afin de valider les décisions à prendre, qu'elles soient individuelles ou collectives. À ce moment-là, un plan d'action cohérent est à établir pour consigner les objectifs à atteindre, mais également pour suivre leur évolution.

Rédiger le compte-rendu du CoDir et le diffuser

Une fois la réunion de CoDir terminée, il ne reste plus qu'à faire état des décisions prises et des actions à réaliser concernant la stratégie de l'entreprise. C'est donc le moment de rédiger un compte-rendu détaillé de la réunion et de le partager avec les membres du comité de direction.

Quelle est la différence entre CoDir et ComEX ?

Le CoDir et le ComEX sont des groupes composés de directeurs de tous les départements qui se réunissent afin de prendre des décisions clés concernant la gestion de l'entreprise ou les stratégies à mettre en place pour assurer sa croissance. Selon la taille et la culture de l'entreprise, il est possible de choisir entre un CoDir ou un ComEx, ou bien de mettre en place les deux comités à la fois.

Cependant, ces deux organes sont différents compte tenu de leur composition. Le ComEx, qui désigne le comité exécutif, se veut beaucoup plus sélectif par rapport au CoDir. Il regroupe les principaux dirigeants en petit nombre, alors que le CoDir peut comporter des managers de tous niveaux hiérarchiques et compter jusqu'à des centaines de personnes. Dans une grande société, il peut y avoir plusieurs CoDir et un seul ComEx.

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