La transformation digitale amorcée par de nombreuses entreprises s'illustre par des changements au niveau des méthodes de travail et des processus, parmi lesquels le recours aux outils collaboratifs. Ces outils, ou logiciels, servent à partager en ligne des fichiers de travail entre collaborateurs d'une même entreprise dans le but d'organiser un planning, de suivre un budget ou encore de communiquer en interne.
Définition d'un outil collaboratif
Un outil collaboratif est l'ensemble des supports numériques de communication interne qui permet aux collaborateurs d'une entreprise de gérer leurs projets. Un outil collaboratif facilite les échanges et fait gagner un temps précieux, l'information étant accessible en temps réel.
À quoi sert un outil collaboratif ?
Optimiser l'organisation et la gestion du travail
Un outil collaboratif permet d'optimiser l'organisation et la gestion du travail quotidien au sein d'une entreprise, et plus particulièrement entre les collaborateurs. Cet outil leur donne accès à de nombreuses données disponibles en temps réel, et ce quel que soit le support. Cet outil collaboratif doit être flexible et permettre également aux collaborateurs d'interagir avec réactivité, souvent via une messagerie instantanée. Il apporte ainsi un gain de temps et améliore les méthodes de travail.
Développer l'intelligence collective
L'outil collaboratif développe l'intelligence collective en créant des liens sociaux entre collaborateurs qui auraient peu eu d'occasion d'échanger entre eux dans un autre contexte. Cette mise en relation facilite le partage des connaissances et l'émergence d'idées innovantes issues de la diversité des perspectives. La centralisation des informations permet à chaque membre de l'équipe d'accéder aux mêmes ressources et de contribuer efficacement aux projets communs.
Améliorer la productivité et la performance
Les outils collaboratifs permettent aux entreprises d'améliorer leur productivité et d'engendrer de la performance en accélérant notamment la prise de décision. Grâce à l'accès instantané aux informations pertinentes et à la possibilité de communiquer en temps réel, les équipes peuvent résoudre les problèmes plus rapidement et mettre en œuvre les solutions sans délai. La réduction des temps d'attente et la fluidification des processus contribuent directement à l'efficacité opérationnelle.
Faciliter le travail à distance
Dans un contexte où le télétravail devient de plus en plus courant, les outils collaboratifs jouent un rôle crucial pour maintenir la cohésion des équipes dispersées géographiquement. Ils permettent de reproduire virtuellement les interactions qui auraient lieu en présentiel, garantissant ainsi la continuité des activités et le maintien des relations professionnelles malgré la distance. L'intégration d'un intranet d'entreprise constitue souvent la première étape pour mettre en place une stratégie collaborative efficace.
Le conseil de HubSpot : intégrez vos outils collaboratifs
Pour maximiser l'efficacité de vos outils collaboratifs, privilégiez les solutions qui s'intègrent entre elles. La multiplication des plateformes non connectées crée des silos d'information et réduit la productivité. Une suite d'outils intégrés comme celle de HubSpot permet aux équipes marketing, ventes et service client de partager une vision unique du client et de collaborer efficacement sur l'ensemble du parcours client.
Quels sont les différents types d'outils collaboratifs ?
Les plateformes collaboratives
Une plateforme collaborative désigne un espace virtuel de travail qui regroupe plusieurs fonctionnalités qui permettent de mener à bien un projet ou une mission. La plateforme facilite les échanges et simplifie la réalisation du projet. Parmi les fonctionnalités proposées, les collaborateurs peuvent par exemple avoir accès à une messagerie, un outil de visioconférence ou un agenda partagé.
Les knowledge bases
Knowledge base se traduit en français par « Base de données des connaissances ». Il s'agit d'une bibliothèque en ligne sur laquelle il est possible de retrouver des contenus relatifs à un projet. Les knowledge bases font donc partie des outils collaboratifs pertinents, mais uniquement si elles sont exhaustives et bien mises à jour.
Les outils de gestion de projet
Un outil collaboratif de gestion de projet se révèle très utile quand plusieurs collaborateurs de différents services doivent ensemble mener à bien un projet. Il permet de planifier les échéances et les tâches, de suivre leur réalisation. C'est un véritable outil de pilotage pour les managers et chefs de projet.
Les outils collaboratifs pour le partage de fichiers
Ce type d'outil collaboratif permet de centraliser des données, tout en servant de solution de stockage et de sauvegarde. Selon les niveaux d'autorisation attribués, les personnes ayant accès à ces documents peuvent les consulter, les télécharger ou les modifier. Principalement dédiés aux utilisateurs internes à l'entreprise, ces outils peuvent également être partagés avec des personnes extérieures.
Les outils collaboratifs pour la visioconférence
Un outil collaboratif de visioconférence permet de programmer des réunions, d'inviter ses contacts et d'animer ou d'assister à une réunion en vidéo et à distance. Cet outil facilite de manière importante la communication entre les intervenants qu'ils fassent partie de l'entreprise ou qu'ils s'agissent d'intervenants extérieurs comme des partenaires ou des clients. Avec le télétravail qui prend une place de plus en plus importante dans l'environnement professionnel, ce type d'outil fait dorénavant du quotidien des entreprises.
Comment optimiser votre gestion de projet ?
Le guide et les modèles pour découvrir les bons outils de gestion de projet.
- Les différentes méthodes
- Les étapes constitutives
- Les meilleurs outils
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14 outils collaboratifs à adopter au sein d'une équipe
1 - HubSpot CRM
HubSpot CRM est un écosystème unifié couvrant l'ensemble du cycle client. Cette plateforme centralisée intègre un pipeline de vente dynamique avec suivi des interactions multicanales, permet de créer des campagnes automatisées et optimise la gestion des tickets. Son interface low-code facilite la modélisation des données clients sans expertise technique.
2 - Google Drive
Google Drive est un écosystème de stockage collaboratif offrant une synchronisation quasi-instantanée des fichiers. L'infrastructure garantit une disponibilité optimale avec OCR intégré pour transformer les images scannées en documents éditables. L'intégration profonde avec Workspace permet l'édition collaborative en temps réel avec historique des versions illimité.
À qui cet outil s’adresse-t-il ?
- Collaborer sur des documents.
- Partager des fichiers de manière sécurisée.
- Bénéficier d’un accès rapide et centralisé à leurs ressources.
Il est particulièrement adapté aux organisations distribuées, aux établissements éducatifs, aux entreprises et aux utilisateurs individuels qui souhaitent une gestion efficace de leurs fichiers et une collaboration en temps réel.
Prix
Google Drive propose une offre gratuite limitée à 15 Go de stockage par utilisateur. Pour les besoins professionnels ou un espace plus important, il existe différentes formules Google Workspace (Business Starter, Business Standard, Business Plus et autres), avec des tarifs commençant autour de 5 à 10 € par utilisateur et par mois, selon la capacité de stockage et les fonctionnalités incluses. L’offre Google Workspace inclut également des outils collaboratifs avancés et un support professionnel.
L'avis de HubSpot
La politique de sécurité BeyondCorp et l'IA de classement automatique des fichiers font de Google Drive une solution particulièrement adaptée aux équipes distribuées nécessitant un accès sécurisé aux documents partagés.
3 - ProofHub
ProofHub est une solution d'orchestration de projets agile proposant des vues multiples (Gantt, Kanban, calendrier) adaptées aux méthodologies Scrum ou Waterfall. Le module de validation client intègre des workflows de signature électronique et de commentaires horodatés, tandis que le tableau de bord unifié consolide les métriques de nombreuses intégrations.
À qui cet outil s’adresse-t-il ?
ProofHub cible les équipes projet de toutes tailles, des PME aux grandes entreprises, qui recherchent une solution centralisée pour la gestion de projets, la collaboration, le suivi des tâches et la validation de livrables. Il convient particulièrement aux organisations qui souhaitent éviter les coûts croissants liés à l’ajout d’utilisateurs et qui ont besoin de vues multiples (Gantt, Kanban, calendrier) pour gérer des projets en mode agile ou classique.
Prix
- Essential : 45 $/mois (facturé annuellement) ou 50 $/mois (mensuel), pour 40 projets et 15 Go de stockage.
- Ultimate Control : 89 $/mois pendant 3 mois puis 150 $/mois, avec fonctionnalités avancées et stockage accru.
Il n’existe pas de version gratuite, mais une période d’essai de 14 jours est proposée.
L'avis de HubSpot
Ce qui distingue ProofHub, c'est sa tarification fixe sans limite d'utilisateurs, un avantage considérable pour les équipes en croissance cherchant à maîtriser leurs coûts tout en bénéficiant d'une solution complète.
4 - Dropbox
Dropbox propose une synchronisation intelligente avec la fonction Smart Sync permettant d'accéder aux fichiers cloud comme s'ils étaient locaux, économisant jusqu'à 50 % d'espace disque. L'IA de classification catégorise automatiquement les types de fichiers tandis que les fonctionnalités de récupération de version protègent contre les ransomwares.
À qui cet outil s’adresse-t-il ?
Dropbox s’adresse aussi bien aux particuliers qu’aux professionnels et entreprises qui souhaitent stocker, synchroniser et partager facilement des fichiers. Il est particulièrement apprécié par les équipes qui travaillent sur plusieurs plateformes et qui recherchent une expérience utilisateur simple et fluide, ainsi que par les entreprises ayant besoin de fonctionnalités avancées de récupération de fichiers et de sécurité contre les ransomwares.
Prix
- Basic (gratuit) : 2 Go de stockage.
- Plus : 9,99 $/mois pour 2 To.
- Professional : 16,58 $/mois pour 3 To et fonctionnalités avancées.
Pour les entreprises, des offres Standard, Advanced et Enterprise existent, avec des tarifs adaptés aux besoins collaboratifs et de sécurité.
L'avis de HubSpot
Dropbox se démarque par son expérience utilisateur primée qui simplifie considérablement le partage interplateformes, même si ses performances en environnement à faible bande passante restent perfectibles.
5 - Microsoft Teams
Microsoft Teams est un centre de collaboration unifié intégrant profondément Power Platform pour créer des bots conversationnels sans code. Les canaux privés avec étiquettes de sensibilité répondent aux besoins de conformité, tandis que le mode Together View réduit la fatigue des réunions via l'IA spatiale.
À qui cet outil s’adresse-t-il ?
Microsoft Teams vise un public très large : entreprises de toutes tailles, établissements éducatifs, organismes publics et même particuliers. Il est particulièrement recommandé pour les organisations qui ont besoin d’un espace de communication unifié, de réunions virtuelles à grande échelle, d’intégrations avancées (Power Platform, bots, etc.) et d’outils de conformité et de sécurité.
Prix
- Microsoft Teams Free : gratuit, fonctionnalités de base.
- Microsoft 365 Personal : 9,99 $/mois pour un utilisateur (inclut Teams et 1 To de stockage).
- Microsoft 365 Family : 12,99 $/mois pour jusqu’à 6 utilisateurs.
- Business Plans : à partir de 4 $/utilisateur/mois (Teams Essentials) avec des fonctionnalités avancées pour les entreprises, réunions jusqu’à 300 participants, stockage cloud.
L'avis de HubSpot
La capacité de Microsoft Teams à organiser des webinaires jusqu'à 10 000 participants avec enregistrement automatique en fait un outil incontournable pour les grandes organisations nécessitant des communications à grande échelle.
6 - Trello
Trello est un système de visualisation extrême basé sur des cartes dynamiques qui automatisent les workflows via drag-and-drop. Les Power-Ups étendent les fonctionnalités à la gestion de budget ou au versioning, tandis que l'interface minimaliste réduit la formation à quelques minutes seulement.
À qui cet outil s’adresse-t-il ?
Trello s’adresse aux équipes projet de toutes tailles, aux chefs de projet, aux PME, aux professionnels de la tech, aux éducateurs et aux utilisateurs individuels qui souhaitent organiser visuellement leurs tâches et projets. Sa simplicité d’utilisation et son interface intuitive en font un choix privilégié pour les équipes cherchant une gestion agile, mais il peut être limité pour les projets nécessitant une gestion avancée des dépendances.
Prix
- Gratuit : fonctionnalités de base, 10 tableaux par espace de travail.
- Standard : 5 $/utilisateur/mois.
- Premium : 10 $/utilisateur/mois (annuel) ou 12,50 $/mois (mensuel).
- Enterprise : à partir de 17,50 $/utilisateur/mois, tarif dégressif selon le volume.
L'avis de HubSpot
Nous apprécions particulièrement la vue Timeline de Trello, qui permet une planification agile des sprints, bien que l'absence de gestion des dépendances complexes entre tâches puisse limiter son utilisation pour les grands projets.
7 - Slack
Slack centralise les communications avec des innovations comme Slack Clips pour l'envoi de messages vidéo asynchrones avec transcription automatique. L'IA de tri classe les notifications selon l'urgence, tandis que le marché d'intégrations couvre plus de 2 400 applications pour tous les cas d'usage.
À qui cet outil s’adresse-t-il ?
Slack cible principalement les entreprises technologiques, les startups, les équipes de projet et les organisations qui ont besoin de centraliser leurs communications et de collaborer efficacement, en particulier dans l’écosystème B2B SaaS. Il est particulièrement apprécié par les équipes tech et les entreprises qui valorisent l’intégration avec de nombreux outils tiers.
Prix
- Gratuit : fonctionnalités limitées (historique des 90 derniers jours, intégrations limitées).
- Pro : 8,75 $/utilisateur/mois.
- Business+ : 15 $/utilisateur/mois.
- Enterprise Grid : sur devis.
L'avis de HubSpot
Les canaux partagés interentreprises constituent l'un des atouts majeurs de Slack, simplifiant considérablement les collaborations externes tout en maintenant la sécurité des communications.
8 - Evernote
Evernote est un système de knowledge management intelligent dont l'IA de suggestion relie automatiquement les notes connexes. Le scanner intelligent corrige les perspectives et améliore la lisibilité, tandis que le modèle offline-first garantit l'accès sans connexion à l'ensemble des contenus.
À qui cet outil s’adresse-t-il ?
Evernote s’adresse aux particuliers, professionnels et équipes qui souhaitent centraliser la prise de notes, l’organisation d’idées, la gestion de documents et la collaboration sur des contenus variés. Il est adapté aussi bien aux étudiants qu’aux entreprises ayant besoin d’un outil de knowledge management intelligent et accessible sur tous les appareils.
Prix
- Gratuit : synchronisation sur deux appareils, fonctionnalités limitées.
- Personal : 12,99 €/mois.
- Professional : 14,99 €/mois.
Des offres annuelles sont également disponibles.
L'avis de HubSpot
Les modèles structurés d'Evernote (SCRUM, OKR) accélèrent remarquablement la productivité des équipes, malgré quelques limitations dans l'indexation des PDF complexes.
9 - Klaxoon
Klaxoon favorise l'engagement collaboratif avec son mode Workshop générant automatiquement des comptes-rendus actionnables avec répartition des tâches. Les templates d'innovation guident les sessions créatives, tandis que l'intégration hardware crée une expérience hybride fluide pour les équipes mixtes présentiel/distanciel.
À qui cet outil s’adresse-t-il ?
Klaxoon s’adresse aux chefs de projet, équipes collaboratives, formateurs, RH, équipes commerciales et toute organisation souhaitant maximiser l’engagement lors de réunions, brainstormings ou ateliers hybrides. Il convient aux entreprises de toutes tailles, aux établissements éducatifs et aux organisations recherchant une plateforme collaborative interactive pour l’engagement et la prise de décision collective.
Prix
- Gratuit : accès à une expérience collaborative limitée.
- Starter : pour indépendants et petites équipes (tarif sur demande).
- Enterprise : pour grandes équipes et besoins avancés (tarif sur devis).
L'avis de HubSpot
L'analytique des participations de Klaxoon offre un avantage unique en mesurant précisément l'engagement individuel et collectif, permettant aux facilitateurs d'optimiser l'efficacité des réunions.
10 - Talkspirit
Talkspirit est un réseau social d'entreprise dont l'algorithme de recommandation de contenu augmente la découverte des connaissances tacites. Les groupes thématiques avec modération automatique luttent contre la surcharge informationnelle, tandis que la gestion fine des permissions répond aux exigences des industries réglementées.
À qui cet outil s’adresse-t-il ?
Talkspirit cible les entreprises de toutes tailles, les organisations publiques, les associations, les ONG et les équipes hybrides recherchant une plateforme collaborative tout-en-un pour la communication interne, la gestion de projets et la gouvernance agile. Il est particulièrement adapté aux structures soucieuses de la souveraineté des données, de la conformité RGPD et d’une adoption facile, qu’il s’agisse de PME, de grandes entreprises, de collectivités ou d’associations.
Prix
- Standard : 5 €/utilisateur/mois.
- Premium : 9 €/utilisateur/mois.
- Business : 13 €/utilisateur/mois.
- Premium+ : sur devis.
Essai gratuit de 15 jours disponible.
L'avis de HubSpot
Le module de reconnaissance par badges de Talkspirit constitue un levier efficace pour stimuler l'engagement des employés, même si l'interface parfois « trop sociale » peut freiner l'adoption dans certaines cultures d'entreprise traditionnelles.
11 - Microsoft Loop
Microsoft Loop offre une collaboration contextuelle avec des composants réactifs s'actualisant en temps réel à travers Teams, Outlook et Whiteboard. L'IA Copilot génère automatiquement des synthèses actionnables après les réunions, tandis que l'intégration avec Azure Purview garantit la gouvernance des données sensibles.
À qui cet outil s’adresse-t-il ?
Microsoft Loop s’adresse aux équipes collaboratives de toutes tailles, particulièrement celles déjà équipées de Microsoft 365 (entreprises, PME, institutions publiques) qui souhaitent centraliser la gestion de contenus, de tâches et de projets avec des composants dynamiques synchronisés en temps réel à travers Teams, Outlook, Word et Whiteboard. Il est idéal pour les organisations cherchant à fluidifier la collaboration hybride et la gestion de projets transverses.
Prix
- Version gratuite disponible pour les comptes personnels Microsoft pendant la phase de preview.
- Pour les entreprises, Loop est inclus dans certains abonnements Microsoft 365 (Business Standard, Business Premium, E3, E5), sans coût additionnel spécifique à Loop pour l’instant.
L'avis de HubSpot
Les espaces de travail modulaires de Microsoft Loop s'adaptent remarquablement aux différentes méthodologies de travail, bien que la maturité des templates sectoriels reste encore en développement comparée à des solutions plus spécialisées.
12 - Asana
Asana orchestre les workflows grâce à son Work Graph modélisant les relations entre tâches, ressources et objectifs. Les portfolios dynamiques ajustent automatiquement les priorités selon les changements contextuels, tandis que la bibliothèque de workflows certifiés ISO accélère la conformité réglementaire.
À qui cet outil s’adresse-t-il ?
Asana est destiné aux équipes projet de toutes tailles, des freelances aux grandes entreprises, dans des secteurs variés comme la tech, le marketing, la gestion de produits ou les services. Il est particulièrement apprécié par les PME, les équipes techniques, les services marketing, RH, et toute organisation cherchant à orchestrer des workflows complexes, suivre des objectifs et automatiser la gestion des tâches.
Prix
- Personal (gratuit) : pour les particuliers et petites équipes (jusqu’à 10 membres).
- Starter : 10,99 $/utilisateur/mois (annuel), pour PME et équipes jusqu’à 500 personnes.
- Advanced : 24,99 $/utilisateur/mois (annuel), pour les équipes en croissance et besoins avancés.
- Enterprise & Enterprise Plus : sur devis, pour grandes entreprises et secteurs réglementés.
L'avis de HubSpot
Les intégrations natives d'Asana avec les outils de devops facilitent grandement le delivery continu, ce qui en fait un choix privilégié pour les équipes techniques malgré une tarification par utilisateur qui peut devenir conséquente.
13 - Monday.com
Monday.com se présente comme un système d'exploitation du travail avec son AI Work Coach analysant les patterns de productivité pour suggérer des optimisations. Les tableaux low-code s'adaptent à plus de 200 cas d'usage sectoriels, tandis que le marketplace d'applications verticales réduit le time-to-market.
À qui cet outil s’adresse-t-il ?
Monday.com vise un public très large : des startups aux grandes entreprises, dans tous secteurs. Il convient aux équipes cherchant une plateforme flexible et personnalisable pour la gestion de projets, la collaboration inter-départements, l’automatisation des workflows et l’analyse de la productivité.
Prix
- Free : pour 1 à 2 utilisateurs, fonctionnalités de base.
- Basic : 9 $/utilisateur/mois.
- Standard : 12 $/utilisateur/mois.
- Pro : 19 $/utilisateur/mois.
- Enterprise : sur devis.
Des remises sont possibles pour paiement annuel ou volume important.
L'avis de HubSpot
Monday.com excelle particulièrement grâce à ses automations cross-apps qui éliminent efficacement les silos informationnels entre services, malgré une courbe d'apprentissage relativement importante pour les tableaux complexes.
14 - Mural
Mural propose une intelligence collaborative visuelle avec une IA de facilitation suggérant des techniques d'idéation selon le contexte. Les templates interactifs guident les ateliers de co-création, tandis que la bibliothèque de méthodes structure l'innovation selon des approches éprouvées comme le Design Thinking.
À qui cet outil s’adresse-t-il ?
Mural cible les entreprises, startups, équipes de design, d’innovation, d’éducation et d’idéation, ainsi que les organisations ayant besoin de collaborer à distance sur des ateliers, brainstormings et processus de co-création. Il est particulièrement adapté aux structures qui valorisent l’intelligence collective, l’innovation, le design thinking et la facilitation visuelle, qu’elles soient petites ou grandes.
Prix
- Free : plan de base avec fonctionnalités limitées (pour petits groupes ou tests)
- Team+ : 9,99 $/utilisateur/mois.
- Business : 17,99 $/utilisateur/mois.
- Enterprise : sur devis, selon taille et besoins de l’organisation.
L'avis de HubSpot
La fonctionnalité d'export natif vers PowerPoint et PDF de Mural préserve admirablement la fidélité visuelle des travaux collaboratifs, un atout non négligeable pour la communication des résultats d'ateliers aux parties prenantes.
Comment faire la transition vers un nouvel outil collaboratif ?
- Déterminer les besoins et attentes de l'entreprise et des collaborateurs.
- Faire un état des lieux des logiciels et des programmes déjà en place.
- Se fixer des objectifs clairs à atteindre.
- Vérifier la compatibilité des outils pour le transfert des données existantes.
- Prendre en compte l'accessibilité de ces outils.
- Tenir compte de la sécurité et des normes RGPD.
- Impliquer le personnel dans le choix des outils.
- Définir les accès selon les profils des collaborateurs.
- Former ses collaborateurs à ces outils.
- Évaluer la prise en main et les compétences des collaborateurs sur ces outils.
Le conseil de HubSpot : adoptez une approche progressive
Lors de l'implémentation d'un nouvel outil collaboratif, privilégiez une approche par phases plutôt qu'un déploiement global immédiat. Commencez par un groupe pilote composé de collaborateurs motivés et technophiles qui pourront ensuite devenir des ambassadeurs internes. Cette méthode permet d'identifier et de résoudre les problèmes potentiels avant le déploiement à grande échelle, tout en créant une dynamique positive autour du changement.
Pour aller plus loin, découvrez les bons outils à adopter pour atteindre vos objectifs avec le guide et les modèles gratuits de gestion de projet, ou découvrez le logiciel de gestion des campagnes marketing de HubSpot.
