Échéancier de paiement : utilité, conseils et modèle

Selon une étude réalisée par le cabinet ARC en collaboration avec l'Ifop et l'Union nationale des huissiers de justice (UNHJ), les retards de paiement constituent un problème majeur pour les entreprises françaises. Ils représentent un manque à gagner significatif, avec environ 56 milliards d'euros de créances passées en pertes chaque année. De plus, 25% des défaillances d'entreprises en France sont dues à des retards de paiement, faisant de ce phénomène la première cause de faillite dans le pays. Pour faire face à ces problèmes, l'échéancier de paiement s'avère un outil incontournable.

À quoi sert un échéancier de paiement ?

Tout d'abord, l'échéancier de paiement permet de planifier et de suivre précisément le règlement des factures émises. En renseignant la date d'émission, le numéro de facture, le nom du client ainsi que le montant et la date d'échéance, l'entreprise dispose d'une vision claire et ordonnée de l'ensemble des créances en cours. Elle sait exactement quelles factures doivent être payées et à quelle échéance.

De plus, l'échéancier offre une visibilité sur les encaissements à venir. L'entreprise peut donc anticiper les rentrées d'argent et ainsi mieux gérer la trésorerie. Les responsables financiers sont en mesure d'estimer les montants qui seront encaissés sur une période donnée et de détecter les éventuels trous dans la trésorerie à l'avance.

Par ailleurs, le suivi des impayés est grandement facilité grâce à l'échéancier. Une colonne dédiée peut être ajoutée afin de notifier tout retard de paiement. Sur cette base, des relances peuvent aussi être lancées rapidement auprès des mauvais payeurs, limitant ainsi l'impact des impayés sur la trésorerie. La réception des reçus de paiement permet également de mettre à jour l'échéancier.

Enfin, l'échéancier permet d'éviter les problèmes de trésorerie engendrés par les retards de paiement. Grâce à une vision précise des échéances, l'entreprise peut anticiper d'éventuelles tensions et prendre les mesures nécessaires, comme demander un délai de paiement à ses propres fournisseurs. Les imprévus sont ainsi limités.

Qui est concerné pour la mise en place d'un échéancier de paiement ?

L'échéancier de paiement est un outil qui s'adresse avant tout aux entreprises accordant des délais de paiement à des clients, qu'il s'agisse de ventes à crédit ou non. Plus précisément, trois types d'entreprises ont tout intérêt à se doter d'un échéancier de paiement pour optimiser le suivi des règlements. C'est le cas notamment des entreprises proposant des ventes à crédit à des clients. L'octroi de délais de paiement, qu'il s'agisse de 30, 60 ou 90 jours, engendre des créances clients par définition. Sans un suivi rigoureux des échéances convenues, l'entreprise prend le risque de voir ses créances impayées s'accumuler et mettre en péril la trésorerie. L'échéancier de paiement est donc indispensable pour garder la main sur le poste client.

Les sociétés confrontées à des retards de paiement récurrents ont elles aussi tout intérêt à se doter d'un échéancier. Même en l'absence de ventes à crédit, certains clients prennent l'habitude de payer en retard, par négligence ou mauvaise volonté. L'échéancier de paiement permet de repérer rapidement ces mauvais payeurs et de relancer les impayés de manière proactive.

De plus, les entreprises dont le BFR (besoin en fonds de roulement) est tendu doivent impérativement suivre les échéances clients de près. Tout retard de paiement risque de provoquer des ruptures de trésorerie. L'échéancier est donc là encore un outil précieux pour anticiper les encaissements et éviter les trous dans la trésorerie.

Ainsi, de la PME aux grands groupes, tout type d'entreprise confronté à des problèmes d'impayés ou de trésorerie liés aux retards de paiement a intérêt à se doter d'un échéancier pour y voir plus clair. C'est une première étape indispensable avant d'envisager d'autres solutions comme l'affacturage ou la rétrofacturation.

Comment établir un échéancier de paiement ?

La mise en place d'un échéancier de paiement requiert de renseigner avec précision toutes les informations relatives aux factures émises et à leur règlement. Pour que l'outil soit vraiment efficace, il est indispensable de faire figurer les données suivantes :

• La date d'émission de chaque facture est une information permettant de connaître l'antériorité des créances et facilite le repérage d'éventuels retards de paiement.
• La numérotation unique de chaque facture est primordiale afin d'identifier facilement les documents comptables.
• Le nom du client destinataire de la facture permet de regrouper les échéances par tiers.
• Le montant HT de la facture donne une vision des sommes en jeu pour chaque échéance.
• La date d'échéance convenue avec le client pour le règlement doit impérativement être renseignée afin d'assurer le suivi des délais de paiement.
• Une colonne «impayés» pour notifier les retards constatés est utile pour engager des relances ciblées.

Afin de visualiser facilement l'ensemble de ces données, un tableau récapitulatif peut être mis en place. Notez que le logiciel de facturation peut d'ailleurs générer automatiquement un échéancier sous forme de tableau ou de graphique. Voici un exemple des informations clés à renseigner dans un échéancier de paiement sous format tableau :

De plus, grâce aux fonctionnalités d'automatisation d'un logiciel de facturation ou d'un CRM, il est possible de paramétrer des workflows de relance automatique par e-mail en cas de retard de paiement. L'échéancier nourrit directement ces campagnes de relance ciblées.

Modèle de calendrier des paiements

Une fois que vous avez défini les informations clés à renseigner, il est plus simple d'utiliser un modèle Excel déjà structuré. Voici à quoi peut ressembler un  calendrier des paiements :

Pour aller plus loin dans votre stratégie, téléchargez le modèle gratuit de suivi de la facturation.