La création de factures fait partie des obligations qui incombent à toutes opérations commerciales. Il est donc important de connaître les règles et la réglementation à respecter en matière de numérotation. Élément indispensable à la gestion de la comptabilité et dans le cadre de la fiscalité, cette opération a pour objectif de servir de preuve de l'acte de vente.
Est-ce que la numérotation de facture est obligatoire ?
La numérotation de facture est une obligation réglementée par la loi, en particulier par le Code du commerce et le Code général des Impôts, et pour tous les types d'entreprises. En effet, elle fait partie intégrante des mentions légales qui doivent figurer sur la facture.
D'un point de vue juridique, chaque facture doit impérativement comporter un numéro identifiant une transaction bien déterminée. Ce code se compose d'une série de chiffres séquentiels et chronologiques stricte. Pour être conforme à la loi, le système de numérotation à adopter doit donc suivre les règles suivantes :
- Les numéros des factures doivent suivre un ordre croissant et logique. Par exemple, la facture n°1 doit absolument être suivie de la facture n°2, et ainsi de suite.
- Aucune rupture ni aucun saut de numéro ne doit apparaître dans la série de l'année en cours. Ainsi, la facture n°1 étant suivie de la facture n°2, il est impossible de passer directement à la facture n°3.
- Chacune dispose d'un numéro qui lui est propre, ce qui signifie que le même chiffre ne peut figurer sur plusieurs factures.
Autrement dit, une numérotation en bonne et due forme ne doit contenir ni une interruption logique ni doublon compte tenu de l'impossibilité de supprimer une facture erronée ni d'en établir une après la vente. De plus, si elle comprend plusieurs pages, celles-ci doivent toutes porter son numéro. Dans ce cas, la numérotation doit être basée sur une séquence n/N :
- n = numéro d'ordre des pages de la facture.
- N = nombre total de pages de la facture.
La numérotation est obligatoire pour tous les types de factures, qu'elles soient classiques ou spécifiques : factures d'avoir, factures d'acompte, factures proforma ou devis.
En cas de non-respect de ce système d'identification, les entreprises s'exposent à de lourdes sanctions financières, voire fiscales en cas de contrôle. Pour toute mention obligatoire manquante ou numérotation erronée sur une facture, elles encourent le risque d'une amende d'un montant de 15 €, sachant que la contravention ne peut excéder 50 % du montant total de la facture.
6 manières de numéroter ses factures
- Choisir un système de numérotation des factures
- Opter pour une séquence numérique simple
- Utiliser des préfixes temporels
- Créer des séries distinctes
- Modifier le système de numérotation
- S'équiper d'un logiciel de facturation en ligne
1 - Choisir un chiffre pour commencer la numérotation des factures
Les entreprises peuvent débuter la numérotation de leurs factures par le chiffre de leur choix. Par exemple, pour les entreprises qui souhaitent éviter de montrer la création de leurs premières factures à leurs clients, il est possible d'opter pour une séquence commençant à 10, 50 ou 100. En effet, la loi n'impose en aucun cas l'obligation de démarrer l'enregistrement par le chiffre 1. Toutefois, cette numérotation fixée et arrêtée à la première facture doit respecter un ordre chronologique pour les suivantes dans un souci de contrôle plus simple à effectuer en cas d'erreurs ou de justificatif à fournir pour le service des impôts.
2 - Opter pour une séquence numérique simple
La suite séquentielle simple est l'un des systèmes de numérotation les plus courants, et surtout le plus facile à utiliser. Dans ce cas de figure, les factures sont numérotées comme suit : 01, 02, 03, 04, 05, ou 001, 002, 003, 004, 005.
3 - Utiliser des préfixes temporels
Les entreprises peuvent ajouter un préfixe temporel dans la numérotation de leurs factures afin de faciliter leur classement. Pour cela, il existe deux possibilités :
- L'année en cours suivie du numéro de facture : n°2 023-001.
- L'année en cours suivie du mois de facturation, puis du numéro de facture : n°2 023-01-001.
Dans tous les cas, l'année doit obligatoirement être indiquée dans le numéro des factures. De plus, il n'est pas possible d'utiliser uniquement un préfixe mensuel pour les numéroter.
Pour les entreprises qui prévoient de numéroter les factures sur une période année ou année + mois, il est déconseillé de repartir de zéro à chaque début de nouvelle période. Dans le cas inverse, mieux vaut recommencer la numérotation à zéro à la fin de chaque année, et non à la fin de chaque mois.
4 - Créer des séries distinctes
Selon les conditions d'exercice de leur activité, les entreprises peuvent numéroter les factures par séries distinctes. Elles peuvent choisir cette méthode de numérotation dans les cas suivants :
- Elles bénéficient de plusieurs activités et de plusieurs sites de facturation, ainsi chaque entité sera identifiable par sa propre référence accolée au système de numérotation adopté.
- Elles travaillent avec plusieurs catégories de clients dont les modalités de facturation diffèrent.
- Elles émettent plusieurs types de factures rendant complexe l'utilisation d'une seule série.
Il est possible d'utiliser un système de numérotation propre à chaque série afin de bien différencier les factures les unes des autres. Un préfixe personnalisé peut être ajouté en début de numérotation pour distinguer les séries. Par exemple, une entreprise disposant de plusieurs sites de facturation va utiliser les séries suivantes pour numéroter ses factures : ETAB01-001, ETAB02-001, ETAB03-001, et ainsi de suite.
5 - Modifier le système de numérotation
Il peut arriver que le système de numérotation choisi par une entreprise ne lui convienne plus. Il est alors possible de le changer, mais attention, cette modification doit se faire en début de nouvelle d'année ou de nouvel exercice comptable afin d'éviter les risques d'erreurs et notamment de doublons. Sans oublier que tout changement de système de numérotation doit être justifié. Il convient donc de conserver toutes preuves de cette modification et tous justificatifs à ce sujet en cas de contrôle fiscal.
6 - S'équiper d'un logiciel de facturation en ligne
La numérotation automatique s'avère la meilleure solution pour les entreprises qui disposent d'un volume colossal de factures. L'utilisation d'un logiciel de facturation permet :
- D'éviter les erreurs de numérotation.
- D'éditer les factures dans le respect des normes en vigueur.
- D'optimiser le traitement des documents comptables comme les devis.
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