L'organisation d'un événement d'entreprise peut être très efficace pour faire la promotion d'une entreprise. Afin d'en tirer profit au maximum, il est fondamental que sa visibilité ne soit pas limitée aux personnes invitées, mais qu'au contraire, sa portée soit la plus large possible.

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Comment annoncer un événement ?

Pour annoncer un événement à son audience et s'assurer de son succès, il est nécessaire de miser sur une stratégie de communication sur plusieurs canaux.

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1 - Création d'une page de destination pour un événement

Pour pouvoir débuter avec la promotion de son événement, il faut avant toute chose créer une page de destination.

Cette page présentera en détail votre événement et doit comporter les éléments suivants : 

  • Date et heure de l'événement
  • Conférenciers (prénom, nom, liens vers leurs réseaux sociaux) 
  • Description de l'événement (ses objectifs et avantages pour les participants)
  • Description de chaque conférence
  • Teaser de l'événement (vidéos/ photos des précédentes éditions ou citations des participants)
  • Compte à rebours jusqu'à l'événement
  • Liens vers les réseaux sociaux de l'entreprise ou de l'événement
  • Indications pour se rendre à l'événement et se loger
  • Hashtag de l'événement
  • Prix de l'événement
  • Formulaire d'inscription

2 - Promotion par e-mail de l'événement

L'e-mail marketing est généralement un canal très efficace pour faire la promotion d'un événement. Ainsi, dans votre communication par e-mail, ajoutez un call-to-action vers la page de l'événement. 

Si votre événement cible une ville en particulier, segmentez votre liste en fonction de la ville des potentiels participants. 

3 - Promotion sur les réseaux sociaux 

Il est nécessaire de communiquer sur les réseaux sociaux avant, durant et après l'événement. 

Votre entreprise peut créer un hashtag particulier et en faire la promotion auprès des participants pour les inviter à l'utiliser. 

De plus, l'interaction avec les participants sur les réseaux sociaux durant l'événement permet de maximiser sa visibilité sur les réseaux sociaux. 

Enfin, durant l'événement, organisez un concours avec un cadeau à la clé pour augmenter l'engagement des participants sur les réseaux sociaux. 

4 - Promotion sur le blog et le site web

Le blog et le site web de l'entreprise sont de très bons canaux pour annoncer l'événement à votre audience. 

Pour en faire la promotion, ajoutez une bannière sur votre site web avec un call-to-action vers la page d'inscription de l'événement. Créez également un article de blog qui présente l'événement et partagez-le sur les réseaux sociaux de l'entreprise.

5 - Promotion des conférenciers

Les conférenciers qui participent à votre événement sont de bonnes ressources pour en faire la promotion. En effet, le réseau des participants pourrait être intéressé d'assister à leur conférence et susceptible de s'inscrire à l'événement. 

Pour inciter les conférenciers à faire la promotion de l'événement sur leurs réseaux sociaux, partagez avec eux un dossier de promotion qui contient des messages pré-rédigés, des photos et les liens vers la page de l'événement.

Comment promouvoir et organiser un événement ?

Il existe de nos jours différentes stratégies basées principalement, mais pas exclusivement, sur la promotion en ligne et sur les réseaux sociaux afin de promouvoir de façon efficace un événement d'entreprise. En effet, la promotion en ligne est un élément essentiel pour la diffusion d'un événement, voici donc une série de conseils et de stratégies pour faire la promotion de votre événement d'entreprise.

1 - Sélectionner le public cible

Lors de la préparation de votre événement d'entreprise, ne sélectionnez pas un public trop large, mais ciblez plutôt les clients, les prospects, les professionnels, les invités, les intervenants et les salariés qui pourraient être intéressés par le contenu de votre événement. En effet, afin d'atteindre les objectifs fixés pour chaque événement, ceux-ci doivent avoir été soigneusement définis au préalable.

De plus, un événement représente une opportunité unique de se créer un réseau de qualité, il faut donc également tenir compte du prestige et de la capacité d'influence de chaque invité.

2 - Innover, surprendre, séduire

Il est très important d'apporter aux invités une expérience unique et extraordinaire dont ils se souviendront. Lors de l'organisation d'un événement d'entreprise, faites preuve d'imagination et sortez des sentiers battus.

L'innovation peut aussi bien provenir du lieu de l'événement que des actions et des activités à réaliser, c'est-à-dire de son contenu. Un exemple d'innovation consisterait à louer un endroit pittoresque (un couvent, un phare, une ferme, un musée…) au lieu des salles d'hôtels habituelles.

Quant au contenu, il est également possible de faire preuve d'originalité en ce qui concerne le format : vous pouvez par exemple imaginer des conférences sous forme d'interventions éclair de quelques minutes seulement ou en utilisant les dernières technologies : visioconférences, mapping, vidéos en 2D ou 3D, etc.

3 - Le pouvoir des détails

Pour la création de votre événement, n'oubliez pas que les petits détails sont toujours les bienvenus et ils n'ont pas besoin d'être coûteux pour faire bonne impression sur vos invités. 

Voici quelques idées pour personnaliser votre événement d'entreprise et le différencier des autres : invitations écrites à la main sous forme de carte postale, ornement en provenance d'un pays exotique, courte vidéo personnalisée, article de blog avec des photos originales représentant le côté humain de l'événement, etc.

4 - Stratégies sur les réseaux sociaux

Une stratégie de promotion est fondamentale pour fournir à votre événement d'entreprise une portée importante. Pour tirer profit au maximum des réseaux sociaux, il faut tenir compte des éléments suivants :

  • Choisir les réseaux s'adaptant le mieux à l'événement et au public visé. Facebook, par exemple, est plutôt général et hétérogène, mais pour transmettre une image plus professionnelle, Linkedin serait le réseau idéal.
  • Établir des objectifs et des actions avec le maximum de détail, d'originalité et de clarté.
  • Tenter de mesurer les résultats de la façon la plus quantitative possible : nombre de ventes, contacts établis, etc.
  • Créer un article de blog pour l'événement ou ajouter un onglet sur le blog ou le site web de l'entreprise.
  • Utiliser Twitter et déterminer un hashtag pour apporter de la visibilité à l'événement et encourager la participation et les interactions des participants.
  • Essayer d'augmenter la portée d'un événement en impliquant au maximum les salariés, les influenceurs et les journalistes.
  • Faire durer l'événement dans le temps en offrant des informations avant, pendant et après celui-ci.
  • Le retransmettre en temps réel via le streaming sur des plateformes comme YouTube ou Facebook puis le publier sur votre site web pour un visionnage en différé.
  • Donner la priorité à l'image à travers la publication de photos et de vidéos sur Facebook, Instagram, YouTube, Google+. Pinterest, etc.
  • Assurer un échange rapide et fluide avec les personnes ayant laissé des commentaires et des suggestions d'améliorations.

Les activités en ligne et hors-ligne sont de plus en plus interconnectées et elles ont tendance à se fusionner. Les contacts personnels avec des blogueurs et des influenceurs auront toujours un effet positif sur la portée d'un événement, par le biais des réseaux sociaux. 

C'est pourquoi les actions de promotion des événements doivent suivre une stratégie complète et intégrale, abordant tous les domaines possibles, pour assurer une forte promotion et une portée maximale.

5 - Capturer et fidéliser les leads

Une fois que le contact avec un prospect est établi, il s'agit de le fidéliser et à cette fin l'e-mail-marketing est un outil incontournable. En effet, il offre un contact direct, permanent et personnel avec le prospect, ce qui permet de répondre à toutes ses questions.

L'e-mail marketing atteint le maximum d'efficacité lorsque les informations envoyées sont vraiment utiles et qu'elles correspondent à ses attentes et ses besoins : c'est ici l'objectif de l'e-mail nurturing. 

Une fois qu'une base de contacts conséquente a été créée, il faudra gagner la confiance de ces contacts pour en faire des clients potentiels. Une bonne campagne privilégie avant tout une approche personnalisée, il sera donc nécessaire de connaître parfaitement votre audience cible. Après avoir procédé à la segmentation, vous pourrez identifier les besoins spécifiques de l'audience et les mettre en lien avec votre événement.

L'information communiquée devra alors être claire, précise et surtout utile : toute information superflue devra être éliminée, au risque de fatiguer le prospect. Vous devez ici établir un vrai dialogue avec le client potentiel et apprendre à comprendre ses besoins. Enfin, analysez l'impact de cette stratégie et utilisez des outils qui vous permettent de connaître le nombre de clics obtenus sur vos contenus. 

Pour faire la promotion de votre événement, n'oubliez pas non plus de créer une page de destination : son objectif se doit d'être clair, elle doit guider le prospect à réserver une place pour votre événement. 

Après avoir établi ce contact, il faudra veiller à envoyer aux participants un e-mail de suivi une fois l'événement terminé, n'hésitez pas non plus à leur envoyer une enquête de satisfaction.

Vous savez donc à présent quels sont les éléments à ne pas oublier pour organiser un événement d'entreprise original et réussi. Pour aller plus loin, téléchargez cet e-book gratuit et découvrez comment construire l'image de marque de votre entreprise.

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Publication originale le 22 novembre 2017, mise à jour le 24 mars 2020

Sujet(s):

Image de marque