L'organisation d'un événement d'entreprise peut être très efficace pour faire la promotion d'une entreprise. Afin d'en tirer profit au maximum, il est fondamental que sa visibilité ne soit pas limitée aux personnes invitées, mais qu'au contraire, sa portée soit la plus large possible.
Qu'est-ce qu'un événement d'entreprise ?
Un événement d'entreprise est une action événementielle organisée par une société dans le cadre de sa communication interne ou externe. Il vise à promouvoir une entreprise et son activité, mais participe également à atteindre les objectifs de cohésion internes entre ses salariés.
Il existe une grande variété d'événements d'entreprise :
- Les salons
- Les conférences
- Les congrès
- Les foires
- Les séminaires
- Les colloques
- Les afterworks
- Les soirées d'entreprise
- Les journées portes ouvertes
- Les activités de team building
- Les challenges
Comment fonctionne une stratégie de communication pour un événement ?
Une stratégie de communication événementielle fonctionne par le choix d'une cible, d'un message et d'une stratégie de promotion pour son événement.
Les événements d'entreprise s'adressent aussi bien aux employés qu'aux clients et prospects. Ils peuvent être organisés pour le grand public ou en privé. Le choix du message à diffuser et de ses canaux de diffusion dépendra entièrement du public cible et du type d'événement organisé. Ils devront également être en adéquation avec l'image de marque de l'entreprise.
Sur place, la logistique aura elle aussi un rôle à jouer dans l'efficacité communicationnelle de l'événement. Le lieu de l'événement d'entreprise devra être déterminé en fonction de la cible visée. Il peut s'agir d'une salle d'hôtel, d'une salle de conférences, d'un amphithéâtre ou d'un palais des congrès. Dans tous les cas, les événements d'entreprise ont tous un objectif commun : réunir du public et retenir son attention sur le message que l'entreprise souhaite lui transmettre.
Pourquoi faire un événement d'entreprise ?
1. Promouvoir un produit, un service ou une marque
Pour les entreprises, l'événementiel est un excellent moyen de promotion. Cela leur permet de mettre en avant leurs produits, leurs services ou leur savoir-faire, tout en se faisant connaître auprès de leur public. L'objectif est de gagner en visibilité et de susciter l'intérêt des participants sur les offres proposées afin d'attirer une nouvelle clientèle.
2. Générer des leads
Pour se développer et assurer leur pérennité, les entreprises ont besoin de générer régulièrement des leads, notamment lors des événements qu'elles organisent. Les événements d'entreprise sont de bonnes occasions de rassembler un large public et générer de nouveaux contacts. Si ces clients potentiels participent à ces événements, c'est justement pour rechercher des opportunités et des offres avantageuses. Pour les entreprises, les événements sont des moments idéaux pour développer leur réseau et enrichir leur carnet d'adresses.
3. Augmenter les ventes
L'organisation d'événements permet aux entreprises de booster leurs ventes. En effet, ce qui incite le public à passer à l'achat, c'est son contact avec le produit, le service ou la marque. Au cours des événements d'entreprise, les clients potentiels ont la possibilité de tester les offres qui leur sont proposées, mais aussi d'obtenir des informations sur leurs fonctionnalités et leurs avantages. Cela leur permettra de passer rapidement à l'acte d'achat et de donner aux entreprises leur retour sur leurs produits ou services.
4. Fidéliser la clientèle actuelle
L'événementiel constitue un véritable levier pour la fidélisation des clients existants. L'organisation d'événements n'est pas seulement l'occasion pour les entreprises de faire découvrir leurs offres aux prospects, cela leur permet aussi de rencontrer leurs clients actuels et d'entretenir des liens solides avec eux.
5. Renforcer sa cohésion interne
L'événementiel se révèle également un excellent outil de communication interne. Les événements d'entreprise permettent en effet de renforcer les liens entre les collaborateurs, leur esprit d'équipe, mais aussi de motiver les employés et leur adhésion aux valeurs internes de l'entreprise.
Comment annoncer un événement d'entreprise ?
Pour annoncer un événement à son audience et s'assurer de son succès, il est nécessaire de miser sur une stratégie de communication sur plusieurs canaux.
1. Création d'une page de destination pour un événement
Pour pouvoir débuter avec la promotion de son événement, il faut avant toute chose créer une page de destination.
Cette page présentera en détail votre événement et doit comporter les éléments suivants :
- Date et heure de l'événement
- Conférenciers (prénom, nom, liens vers leurs réseaux sociaux)
- Description de l'événement (ses objectifs et avantages pour les participants)
- Description de chaque conférence
- Teaser de l'événement (vidéos/ photos des précédentes éditions ou citations des participants)
- Compte à rebours jusqu'à l'événement
- Liens vers les réseaux sociaux de l'entreprise ou de l'événement
- Indications pour se rendre à l'événement et se loger
- Hashtag de l'événement
- Prix de l'événement
- Formulaire d'inscription
2. Promotion par e-mail de l'événement
L'e-mail marketing est généralement un canal très efficace pour faire la promotion d'un événement. Ainsi, dans votre communication par e-mail, ajoutez un call-to-action vers la page de l'événement.
Si votre événement cible une ville en particulier, segmentez votre liste en fonction de la ville des potentiels participants.
3. Promotion sur les réseaux sociaux
Il est nécessaire de communiquer sur les réseaux sociaux avant, durant et après l'événement.
Votre entreprise peut créer un hashtag particulier et en faire la promotion auprès des participants pour les inviter à l'utiliser.
De plus, l'interaction avec les participants sur les réseaux sociaux durant l'événement permet de maximiser sa visibilité sur les réseaux sociaux.
Enfin, durant l'événement, organisez un concours avec un cadeau à la clé pour augmenter l'engagement des participants sur les réseaux sociaux.
4. Promotion sur le blog et le site web
Le blog et le site web événementiel de l'entreprise sont de très bons canaux pour annoncer l'événement à votre audience.
Pour en faire la promotion, ajoutez une bannière sur votre site web avec un call-to-action vers la page d'inscription de l'événement. Créez également un article de blog qui présente l'événement et partagez-le sur les réseaux sociaux de l'entreprise.
5. Promotion des conférenciers
Les conférenciers qui participent à votre événement sont de bonnes ressources pour en faire la promotion. En effet, le réseau des participants pourrait être intéressé d'assister à leur conférence et susceptible de s'inscrire à l'événement.
Pour inciter les conférenciers à faire la promotion de l'événement sur leurs réseaux sociaux, partagez avec eux un dossier de promotion qui contient des messages pré-rédigés, des photos et les liens vers la page de l'événement.
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Comment promouvoir un événement ?
Pour promouvoir un événement, il faut :
- Sélectionner le public cible
- Innover, surprendre et séduire l'audience
- Miser sur les détails
- Relayer l'événement sur les réseaux sociaux
- Capturer et fidéliser les leads
Il existe de nos jours différentes stratégies basées principalement, mais pas exclusivement, sur la promotion en ligne et sur les réseaux sociaux afin de promouvoir de façon efficace un événement d'entreprise. En effet, la promotion en ligne est un élément essentiel pour la diffusion d'un événement, voici donc une série de conseils et de stratégies pour faire la promotion de votre événement d'entreprise.
1. Sélectionner le public cible
Lors de la préparation de votre événement d'entreprise, ne sélectionnez pas un public trop large, mais ciblez plutôt les clients, les prospects, les professionnels, les invités, les intervenants et les salariés qui pourraient être intéressés par le contenu de votre événement. En effet, afin d'atteindre les objectifs fixés pour chaque événement, ceux-ci doivent avoir été soigneusement définis au préalable.
De plus, un événement représente une opportunité unique de se créer un réseau de qualité, il faut donc également tenir compte du prestige et de la capacité d'influence de chaque invité.
2. Innover, surprendre, séduire
Il est très important d'apporter aux invités une expérience unique et extraordinaire dont ils se souviendront. Lors de l'organisation d'un événement d'entreprise, faites preuve d'imagination et sortez des sentiers battus.
L'innovation peut aussi bien provenir du lieu de l'événement que des actions et des activités à réaliser, c'est-à-dire de son contenu. Un exemple d'innovation consisterait à louer un endroit pittoresque comme un couvent, un phare, une ferme ou un musée, au lieu des salles d'hôtels habituelles.
Quant au contenu, il est également possible de faire preuve d'originalité en ce qui concerne le format : vous pouvez par exemple imaginer des conférences sous forme d'interventions éclair de quelques minutes seulement ou en utilisant les dernières technologies : visioconférences, mapping, vidéos en 2D ou 3D, etc.
3. Le pouvoir des détails
Pour la création de votre événement, n'oubliez pas que les petits détails sont toujours les bienvenus et ils n'ont pas besoin d'être coûteux pour faire bonne impression sur vos invités.
Voici quelques idées pour personnaliser votre événement d'entreprise et le différencier des autres : invitations écrites à la main sous forme de carte postale, ornement en provenance d'un pays exotique, courte vidéo personnalisée, article de blog avec des photos originales représentant le côté humain de l'événement, etc.
4. Stratégies sur les réseaux sociaux
Une stratégie de promotion est fondamentale pour fournir à votre événement d'entreprise une portée importante. Pour tirer profit au maximum des réseaux sociaux, il faut tenir compte des éléments suivants :
- Choisir les réseaux s'adaptant le mieux à l'événement et au public visé. Facebook, par exemple, est plutôt général et hétérogène, mais pour transmettre une image plus professionnelle, LinkedIn serait le réseau idéal.
- Établir des objectifs et des actions avec le maximum de détail, d'originalité et de clarté.
- Tenter de mesurer les résultats de la façon la plus quantitative possible : nombre de ventes, contacts établis, etc.
- Créer un article de blog pour l'événement ou ajouter un onglet sur le blog ou le site web de l'entreprise.
- Utiliser Twitter et déterminer un hashtag pour apporter de la visibilité à l'événement et encourager la participation et les interactions des participants.
- Essayer d'augmenter la portée d'un événement en impliquant au maximum les salariés, les influenceurs et les journalistes.
- Faire durer l'événement dans le temps en offrant des informations avant, pendant et après celui-ci.
- Le retransmettre en temps réel via le streaming sur des plateformes comme YouTube ou Facebook puis le publier sur votre site web pour un visionnage en différé.
- Donner la priorité à l'image à travers la publication de photos et de vidéos sur Facebook, Instagram, YouTube, Pinterest, etc.
- Assurer un échange rapide et fluide avec les personnes ayant laissé des commentaires et des suggestions d'améliorations.
Les activités en ligne et hors-ligne sont de plus en plus interconnectées et elles ont tendance à se fusionner. Les contacts personnels avec des blogueurs et des influenceurs auront toujours un effet positif sur la portée d'un événement, par le biais des réseaux sociaux.
C'est pourquoi les actions de promotion des événements doivent suivre une stratégie complète et intégrale, abordant tous les domaines possibles, pour assurer une forte promotion et une portée maximale.
5. Capturer et fidéliser les leads
Une fois que le contact avec un prospect est établi, il s'agit de le fidéliser et à cette fin l'e-mail marketing est un outil incontournable. En effet, il offre un contact direct, permanent et personnel avec le prospect, ce qui permet de répondre à toutes ses questions.
L'e-mail marketing atteint le maximum d'efficacité lorsque les informations envoyées sont vraiment utiles et qu'elles correspondent à ses attentes et ses besoins : c'est ici l'objectif de l'e-mail nurturing.
Une fois qu'une base de contacts conséquente a été créée, il faudra gagner la confiance de ces contacts pour en faire des clients potentiels. Une bonne campagne privilégie avant tout une approche personnalisée, il sera donc nécessaire de connaître parfaitement votre audience cible. Après avoir procédé à la segmentation, vous pourrez identifier les besoins spécifiques de l'audience et les mettre en lien avec votre événement.
L'information communiquée devra alors être claire, précise et surtout utile : toute information superflue devra être éliminée, au risque de fatiguer le prospect. Vous devez ici établir un vrai dialogue avec le client potentiel et apprendre à comprendre ses besoins. Enfin, analysez l'impact de cette stratégie et utilisez des outils qui vous permettent de connaître le nombre de clics obtenus sur vos contenus.
Pour faire la promotion de votre événement, n'oubliez pas non plus de créer une page de destination : son objectif se doit d'être clair, elle doit guider le prospect à réserver une place pour votre événement.
Après avoir établi ce contact, il faudra veiller à envoyer aux participants un e-mail de suivi une fois l'événement terminé, n'hésitez pas non plus à leur envoyer une enquête de satisfaction.
Vous savez donc à présent quels sont les éléments à ne pas oublier pour organiser un événement d'entreprise original et réussi.
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