Comment rédiger un rapport d'événement ? (+ exemples)

Rédiger un rapport d'événement à l'issue de ce dernier est primordial. Envoyé aux différentes parties prenantes concernées, il permet de synthétiser les informations essentielles, les objectifs et les résultats d'un événement spécifique et de faire les recommandations nécessaires.

Pourquoi rédiger un rapport d'événement ?

La rédaction d'un rapport d'événement est indispensable pour permettre la mise en place d'une meilleure gestion et organisation des événements futurs. Elle permet de :

• Garder une trace des événements passés, de récapituler les informations et de recenser les détails (lieux, dates, participants, etc.) et de faire un point sur les résultats finaux par rapport aux objectifs qui étaient fixés.
• Identifier les points forts et les points faibles de l'organisation ainsi que les axes d'amélioration et de déterminer la stratégie à adopter pour les événements à venir.
• Communiquer sur les résultats et d'informer les différentes parties telles que les collaborateurs, la hiérarchie, les sponsors ou les partenaires par exemple.

Introduction reprenant le contexte de l'événement

L'introduction va permettre de poser le contexte et de rappeler les informations de base telles que la date de l'événement, le lieu et la raison pour laquelle il était organisé.

Description précise de l'événement

Les informations détaillées doivent être indiquées dans le rapport. Selon l'événement et les destinataires du rapport, elles peuvent varier quelque peu :

• Le concept et l'objectif de l'événement.
• Le lieu, la date et les horaires de début et de fin.
• La forme de l'événement (visite, projection, conférence, salon, séminaire, etc.).
• Le programme et le déroulé de l'événement.
• Les intervenants (guides, conférenciers, experts, animateurs, etc.).
• Les prestataires et fournisseurs.
• Le public cible et le nombre de participants.

Objectif de l'événement

Il est primordial de rappeler l'objectif et les attentes qui peuvent être variés : relations publiques, lancement de produit, présentation d'un nouveau programme, réseautage, prospection, cohésion d'entreprise, etc.

Aspects marketing

Le budget prévu ainsi que les dépenses par poste peuvent être précisés ainsi que les dépassements ou imprévus éventuels.

Mesure des KPI

Les KPI, pour key performance indicator, soit des indicateurs clé de performance (ICP), sont efficaces pour mesurer les résultats d'un événement et les comparer aux objectifs fixés :

• Le nombre effectif des participants.
• Leur ressenti, qui peut être recueilli grâce à des commentaires, un livre d'or, un sondage ou une évaluation, par exemple.
• Les réalisations comme la signature d'un partenariat, la conclusion d'une vente, les retombées presse, etc.
• Le ROI ou retour sur investissement.
• Le NPS Interne ou Net Promoter Score qui détermine l'affinité de l'audience avec l'événement ou la marque.

Analyse des forces et faiblesses

Ces données précises vont permettre d'analyser les forces et les faiblesses de l'événement organisé et d'en tirer les leçons nécessaires. Les axes d'amélioration vont ainsi être clairement identifiables et pouvoir être appliqués pour les fois suivantes.

Recommandations et conclusion

Il est maintenant temps de conclure et de faire les recommandations nécessaires pour une meilleure gestion future. Celles-ci doivent être objectives, précises et clairement formulées.

Éléments annexes pouvant enrichir le contenu

Tout élément permettant d'enrichir le contenu du rapport peut également y figurer comme des photographies, des extraits vidéo, des témoignages, une présentation PowerPoint, des graphiques, etc.

Comment rédiger un bon rapport après un événement ?

Il est important de le rédiger quelques jours après la date de fin de l'événement et de ne pas laisser passer trop de temps entre celle-ci et la rédaction du rapport afin de pouvoir restituer un maximum d'informations pertinentes.
Adapter sa forme selon l'audience. Tous les destinataires n'ont pas forcément besoin du même degré d'information et ne feront pas le même usage du rapport. Un rapport plus détaillé ou davantage chiffré pourra être envoyé à la direction par exemple.
Structurer les informations pour une meilleure compréhension et lisibilité. Établir un plan au préalable en suivant une logique : rappel du contexte et de l'objectif, informations factuelles, analyse et recommandations.
Décrire l'événement avec les informations essentielles sans tomber dans les détails. Là encore, il est important de restituer les informations nécessaires et utiles qui intéressent l'audience, sans tomber dans des détails ne concernant que quelques personnes. Ces précisions peuvent toutefois être répertoriées dans un fichier indépendant et archivées.
Analyser les données avec des outils de mesure adaptés et les comparer aux objectifs qui étaient fixés avant de formuler les recommandations et conseils utiles. Là encore, les adapter à sa cible.
Il est intéressant, quand cela est possible, d'illustrer le rapport avec des visuels, graphiques ou des exemples concrets.

Deux exemples de rapport d'événement

1 – Rapport d'événement après un salon professionnel

2 – Rapport d'événement après un séminaire d'entreprise

Modèle de rapport d'événement

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