Dans une entreprise de dimension internationale ou une start-up particulièrement sensible aux outils numériques, il n'est pas rare que certains collaborateurs ne soient pas toujours sur place pour participer aux réunions, qu'elles soient prévues ou improvisées, en raison de l'éloignement géographique ou de la part croissante du télétravail dans le temps de travail hebdomadaire. Les entreprises se sont donc fortement appuyées ces dernières années sur les technologies de l'information et de la communication pour maintenir un contact permanent entre les équipes, nécessaire à la prise de décisions communes et à l'avancement des projets.

Téléchargez ce modèle de plan de communication complet.

Il existe ainsi des logiciels qui permettent et facilitent l'échange d'opinions et l'édition de fichiers à partir de plusieurs postes de travail. Rien n'est plus productif qu'une conversation réelle en face-à-face, mais vous pourrez trouver sur le marché de nombreuses plateformes sophistiquées et peu coûteuses, qui rendent possible la tenue d'une réunion même lorsque certains des participants sont en déplacement ou en télétravail depuis leur domicile.

Dans cet article, retrouvez quelques softwares qui faciliteront la communication avec vos collègues, vos collaborateurs en freelance ou vos clients.

Comment aligner vos équipes ?

Téléchargez ce kit d'alignement gratuit et obtenez une meilleure collaboration entre vos équipes.

Choisir son logiciel de visioconférence en fonction de ses besoins

Pour choisir le logiciel de visioconférence qui vous convient, vous devez tout d'abord considérer vos attentes : souhaitez-vous utiliser le logiciel afin de maintenir la communication avec des employés en travaillant à distance ? Ou bien envisagez-vous de créer une plateforme de communication pour des discussions approfondies avec vos clients ?

De plus, vous devez aussi connaître les exigences de vos clients afin de faire le bon choix. Voici les points importants à prendre en considération :

  • Une qualité vidéo de haute ou de basse résolution.
  • Le plus grand nombre de participants potentiels.
  • Les fonctions liées au partage à distance de l'écran.
  • La possibilité d'un travail en équipe sur des documents.
  • Le cryptage des données.
  • Le prix et les obligations de contrat.

Pourquoi utiliser un logiciel de visioconférence ?

Les logiciels pour les réunions virtuelles peuvent vous aider à faire des économies liées au temps et aux déplacements. Ce sont des plateformes sûres et fiables pour toute communication virtuelle.

La tendance du travail à domicile et de la distribution des équipes sur des sites éloignés géographiquement augmente la demande en logiciels-outils fiables, permettant une mise en réseau virtuelle facile et rapide. Les programmes cités ci-dessus vous permettent de vous connecter à distance avec vos collègues, vos employés ou vos clients, et d'organiser des réunions productives.

Le choix de la bonne plateforme est fonction de vos besoins individuels. N'ayez pas peur de la communication à distance ! Organiser des réunions virtuelles vous permet de travailler avec tout le monde et plus efficacement.

Exemples de logiciels de réunions à distances

Afin de vous faciliter un peu la tâche dans le choix d'un logiciel de visioconférence, voici une liste de différents logiciels avec leurs avantages et inconvénients.

1 – Mikogo

Mikogo vous offre un outil de conférence « Made in Germany » pour vos réunions en ligne, vos présentations et vos partages d'écran. Grâce à Mikogo, les débutants arrivent rapidement à se connecter à un autre ordinateur avec Internet.

Avant de démarrer le logiciel, il faut créer un compte. Ensuite, vous pourrez inviter des collègues à interagir en direct sur votre ordinateur ou même à agir complètement à distance. Le programme a également une fonction chat et de transmission audio. Cependant, il n'offre pas de fonction vidéo avec l'utilisation de la webcam intégrée.

Avantage : les invités virtuels ne doivent pas nécessairement posséder le programme Mikogo pour la visualisation, mais peuvent s'enregistrer dans la session via le Player Web-HTML sur go.mikogo.com, tandis qu'un cryptage 256-bits protège des spectateurs non autorisés.

Coût : en plus de l'utilisation gratuite, Mikogo propose différents tarifs : par exemple, le tarif « Professionnel » pour 15 euros par mois. Dans ce paquet, vous pouvez enregistrer près de 25 participants par conférence.

2 - TeamViewer

La solution TeamViewer trouve son origine dans le contrôle à distance des ordinateurs. Ce logiciel de vidéoconférence professionnel offre à ses utilisateurs des fonctions à distance, ainsi qu'une base pour des réunions virtuelles.

Le programme s'installe rapidement, permet un contrôle à distance d'autres ordinateurs, fournit une fonction chat et une fonction meeting pour une communication rapide. Les présentations, le travail en équipe et l'échange de quantités de données plus importantes sont également possibles.

Dans TeamViewer, la communication s'effectue par chat vidéo. Cependant, 'accès à distance à un autre ordinateur est uniquement possible si le logiciel installé sur l'ordinateur cible est en cours de fonctionnement. Le numéro d'identification et le code de la personne cible font également partie des conditions nécessaires pour une connexion. Ces exigences renforcent la sécurité du programme.

Coût : TeamViewer propose différentes licences annuelles, la moins chère étant la licence « Business » à 27,90 euros par mois avec 5 participants maximum par réunion.

3 - Citrix GoToMeeting

Citrix GoToMeeting est l'une des plateformes de visioconférence les plus populaires avec une qualité vidéo de haute définition. 25 personnes peuvent être présentes simultanément à l'écran. Les conférences en ligne peuvent, si besoin, avoir lieu sur le web ou avec une invitation envoyée par e-mail à chaque participant.

En plus des 25 canaux vidéo, il est possible de travailler à plusieurs sur des documents. Le modérateur peut déverrouiller cette fonctionnalité pour chacun des participants. Pour participer à une réunion, l'option « Téléphone » est également proposée aux participants et Citrix fournit des numéros d'accès locaux pour la plupart des pays. L'outil existe également en tant qu'appli pour iOS, Android et le Windows Phone.

Coût : Pour les visioconférences avec un maximum de 150 participants, le fabricant exige un abonnement mensuel d'environ 12,50 euros. L'offre la plus populaire, permettant un maximum de 250 participants, coûte 17 euros par mois.

4 - FastViewer

Le système de partage de bureau FastViewer permet différents usages tels que la maintenance à distance, la formation, la présentation et la collaboration sur Internet, ainsi que l'accès à distance de votre ordinateur à un de vos collègues.

La réunion virtuelle a lieu via une session ID, transmise par téléphone ou par e-mail et, si besoin, un chat vidéo peut être activé. Le programme offre de nombreuses fonctions supplémentaires telles que les fenêtres de discussion ou le transfert de données via une connexion cryptée.

Le logiciel-outil est disponible en tant qu'application pour Android. FastViewer propose son programme à la vente ou en location. Une salle de réunion virtuelle pouvant être utilisée de façon permanente et sans restriction coûte 979 euros. À partir de deux salles, le prix baisse à 685,30 euros par salle. Les tarifs de location sont, quant à eux, bien plus bas : une salle de conférence virtuelle coûte 38 euros par mois, et 26,60 euros à partir de deux salles.

5 - Adobe Connect

Adobe Connect est un logiciel de visioconférence professionnel appartenant à l'entreprise informatique Adobe et proposé à la vente ou à la location. 3 solutions sont proposées :

  • Adobe Connect Meetings pour l'organisation de réunions en ligne.
  • Adobe Connect Webinars pour les e-séminaires.
  • Adobe Connect Learning pour la formation à travers des classes virtuelles.

Parmi ses fonctionnalités les plus innovantes, Adobe Connect Meetings peut s'intégrer via son API avec les systèmes de communication unifiée d'une entreprise. En outre, le bureau numérique propose un environnement adaptable à l'image de la marque ainsi qu'un enregistrement sécurisé des supports de réunions et prises de notes, entre autres.

Coût : Adobe Connect Meetings coûte 46 euros par mois et permet d'organiser et animer des réunions avec un maximum de 25 personnes. Pour davantage de participants, Adobe Connect Webinars propose une offre à partir de 120 euros par mois.

6 - Google Meet

Google Meet est une plateforme de vidéoconférence et de messagerie instantanée créée par Google. Retrouvez dans cet outil tout le savoir-faire du géant du web :

  • La rapidité d'installation.
  • L'intuitivité et la fluidité dans la navigation.
  • L'optimisation des fonctionnalités.

Un autre avantage réside dans l’intégration de Google Hangouts avec les autres solutions de la suite Google, telles que la messagerie Gmail ou le service de stockage et partage de fichiers Google Drive.

Coût : la solution est gratuite jusqu'à 10 participants, puis propose diverses versions payantes à partir de 5,20 euros par mois et par utilisateur pour des visioconférences allant jusqu'à 100 participants.

7 - Cisco Webex Meetings

Webex est une société américaine pionnière de la visioconférence et désormais détenue par Cisco. Son logiciel de vidéoconférence professionnel Cisco Webex Meetings garantit une qualité audio et vidéo élevée pour tous les participants. Par ailleurs, la technologie de détection des bruits de fond et l'accès simplifié à la réunion sans nécessité de télécharger l'outil contribuent à améliorer l'expérience utilisateur.

Coût : la version gratuite comprend un nombre illimité de réunions et 100 participants au maximum. Les offres à usage professionnel démarrent à 14,25 euros par hôte et par mois.

8 - Microsoft Teams

Anciennement Skype Entreprise, Microsoft Teams est l'un des leaders du marché de la visioconférence. Du fait de son appartenance au groupe Microsoft, l'outil s'intègre facilement avec d'autres modules de la suite comme OneDrive et Office.

Aux fonctionnalités de partage d'écran ou de prise en main du bureau à distance s'ajoute la possibilité d'enregistrer la réunion afin qu'elle soit disponible pour les absents. Elle sera enregistrée dans un onglet partagé avec les prises de notes et le compte-rendu de la réunion par exemple.

Coût : la version gratuite peut accueillir jusqu'à 300 participants tandis que les versions payantes vont de 4,20 euros jusqu'à 19, 70 euros hors taxe par mois pour un nombre de participants illimité.

9 - Zoom

Acteur relativement récent du secteur de la visioconférence né en 2011 aux États-Unis, Zoom est un logiciel de vidéoconférence gratuit. Il offre de nombreux avantages techniques comme un son et une vidéo de haute définition pour un maximum de 1000 participants et de 49 vidéos à l'écran. De plus, 'utilisation de Zoom est extrêmement facile pour un débutant, reposant sur une navigation intuitive et ergonomique, et favorise la collaboration via notamment le partage d'écran simultané.

Coût : la formule est gratuite pour une réunion de 40 minutes et 100 personnes maximum ou un face-à-face. Au-delà, les formules payantes vont de 13,99 euros à 18, 99 euros par mois et par animateur.

10 - Whereby

Anciennement Appear.in, Whereby est une solution collaborative développée en Norvège en 2014. Elle se distingue en particulier par sa facilité d'utilisation. Ainsi, la création du compte utilisateur demande uniquement d'enregistrer son adresse mail.

Nul besoin de nom d'utilisateur et de mot de passe, un code d'accès aléatoire vous sera envoyé par mail à chaque nouvelle connexion. Concernant la création de la réunion, il suffit de donner un nom à la salle virtuelle pour générer un lien à diffuser ensuite aux invités.

Coût : gratuite jusqu'à 4 participants, la solution coûte ensuite environ 9 euros par mois (9,99 dollars) jusqu'à 12 participants puis 55 euros par mois (59,99 dollars) pour 50 participants maximum.

11 – Livestorm

Livestorm est l'un des derniers-nés des logiciels de vidéoconférence gratuits, puisqu'il a été créé à Paris en 2016. Sa particularité réside dans le fait que la solution n'est pas téléchargeable, mais incluse dans le navigateur web de l'utilisateur, les données des échanges étant automatiquement encryptés pour des questions de sécurité.

Coût : Livestorm propose deux offres pour un nombre de réunions illimité : gratuite jusqu'à 4 participants puis à 28 euros par animateur et par mois jusqu'à 8 participants. Une offre davantage orientée vers le webinaire offre une capacité de 100 participants à 89 euros par animateur et par mois.

12 - Jitsi Meet

Jitsi Meet est une application développée en France qui se veut entièrement gratuite et accessible à tous. 100 % open source et cryptée par défaut, elle revendique une extrême simplicité. En effet, pour créer une réunion, nul besoin de vous inscrire, il suffit simplement de la nommer pour générer le lien URL à partager avec les invités.

Coût : la solution est gratuite sans limite de participants (la limitation pouvant être imposée par la capacité du serveur ou la connexion internet des participants).

Pour aller plus loin dans la collaboration à distance, téléchargez ce kit gratuit pour produire des webinars susceptibles de générer des leads pertinents et des résultats concrets pour votre équipe commerciale.

Pour aller plus loin dans la collaboration à distance, téléchargez ce modèle de plan de communication complet et diffusez votre message de manière efficace.

Bottom-CTA : Plan de communication

 Slide-in-CTA : Plan de communication

Publication originale le 30 juillet 2020, mise à jour le 05 août 2020

Sujet(s):

Collaboration professionnelle